Beschaffung in Verbindung mit einem Verkaufsauftrag

In Business Central gibt es mehrere Wege, Bestellungen für Handelsartikel zu erstellen. Die Gängigsten sind die Bestellarbeitsblätter (aus dem Produktionsmodul) und die Funktionalität zum Erstellen einer Einkaufsbestellung aus einem Verkaufsauftrag heraus. Wird Ware allerdings explizit für einen konkreten Kundenauftrag benötigt, greifen diese beiden Möglichkeiten aber zu kurz.
In beiden Fällen wird die Ware nicht auftragsbezogen bestellt. Somit muss die Reservierung der benötigten Menge in der Verkaufsauftragszeile manuell erfolgen. Insbesondere im zweiten Fall fehlen sowohl im Auftrag (bzw. Auftragszeile) die vom Anwender erwartete Verknüpfung zur Bestellung (bzw. Bestellzeile) und umgekehrt.

Auftragsbezogene Bestellung erstellen

Die Funktionalität zum Erstellen einer Einkaufsbestellung (Einkaufsvorgänge erstellen) aus einem Verkaufsauftrag heraus wurde mit DYCE Job Billing erweitert. Die Aktion wurde hervorgehoben und ist nun direkt im Menü Prozess zu finden. Mit dem Aufruf öffnet sich die Seite Bestellungen erstellen und verbinden. Die Seite zeigt die Artikelzeilen, die für den aktuellen Auftrag bestellt werden können. Sie enthält die Standard-Felder wie die Nr. des Artikels, die Beschreibung und den Kreditor, bei dem der Artikel bestellt werden soll (für weitere Details bzgl. des vorgeschlagenen Kreditors s.u. im Abschnitt Favorisierter Kreditor). Darüber hinaus sind folgende Felder enthalten:

• Der Einkaufscode zeigt an, ob für die Auftragszeile eine spezielle Beschaffungsmethode (z.B. Direktlieferung) vorgesehen ist.
• Die Bedarfsmenge enthält die kundenseitige Bedarfsmenge aus der Auftragszeile.
• Im Feld EK-Preis wird der Preis aus der Auftragszeile angegeben. Dieser kann geändert werden, sofern dieser nicht Teil einer speziellen Vereinbarung (Special Bid, s.u.) ist.
• Im Feld Einkaufsmenge wird die tatsächlich zu bestellende Menge vorgeschlagen. Das System berücksichtigt bei dem Vorschlag sowohl die Bedarfsmenge als auch den aktuell verfügbaren Lagerbestand (in Abhängigkeit des Lagerorts aus der Auftragszeile).
• Der verfügbare Lagerbestand (in Abhängigkeit des Lagerorts aus der Auftragszeile) wird im Feld Verfügb. Bedarfsmenge dargestellt.
• Eine spezielle Vereinbarung (z.B. für projektspezifische EK-Preise) wird im Feld Special Bid angezeigt (s. EK-Preis).
• Die zu verarbeitenden Zeilen (für die eine Bestellung erstellt werden soll) werden über das Feld Verarbeiten festgelegt.
  Mit OK wird die Verarbeitung angestoßen, die Bestellung erstellt und geöffnet. Gleichzeitig wird die zu erwartende Ware automatisch für die Auftragszeile reserviert. Dies ist sowohl in der Auftrags- als auch in der Bestellzeile im Feld Reservierte Menge ersichtlich. Ein Klick auf das Feld öffnet die Reservierungen.

Voraussetzungen für die Bestellung von Artikeln

Damit ein Artikel bestellt werden kann, müssen in der Artikelkarte die folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Art = Bestand (Inforegister Artikel)
• Beschaffungsmethode = Einkauf (Inforegister Beschaffung)
• Kreditorennr. muss gefüllt sein (Inforegister Beschaffung)
• Wiederbeschaffungsverfahren = Auftrag (Inforegister Planung)

In der Bestellung und im Verkaufsauftrag kann der jeweils andere Beleg geöffnet werden. In der Bestellung steht hierfür der Aufruf Reservierte Verkaufsaufträge (im Zeilenmenü unter Bestellung) zur Verfügung. Im Auftrag heißt die Funktion Reservierte Einkaufsbestellungen und befindet sich ebenfalls im Zeilenmenü (unter Auftrag).

Projektpreise für Einkauf mit Special Bid

Lieferanten gewähren mitunter Rabatte auf einzelne auftrags-, projekt- oder kundenbezogene Bestellungen. Dafür werden die Menge und der Preis (und ggf. der Rabatt) speziell ausgehandelt. Bestellungen, für die ein solcher Projektpreis ausgehandelt wurde, müssen separat verarbeitet werden. Es liegt in der Natur der Sache, dass es zu dieser Art von Bestellungen auch immer einen Kundenauftrag gibt. Für den Projektpreis wird vom Lieferanten eine Referenznummer (Special Bid) vergeben. In der Regel wird eine Projekt-Bestellung lieferantenseitig nur dann bearbeitet, wenn die Referenznummer in der Bestellung angegeben ist. Ist die Referenz nicht enthalten, wird der Rabatt nicht gewährt oder die Bestellung wird nicht bearbeitet.
Zur Erstellung und Abwicklung solcher Bestellungen kann eine Referenznummer in der Auftragszeile (im Feld Special Bid) erfasst werden. Die Nummer wird über die Funktionalität Einkaufsvorgänge erstellen (s.o. im Abschnitt Auftragsbezogene Bestellung erstellen) in die Bestellung übernommen und kann somit gedruckt werden. Das gilt auch für Bestellungen, die über die Bestellarbeitsblätter erstellt werden.
Beim Erzeugen der Bestellungen sind diese immer hinsichtlich Special Bid eindeutig. Verschiedene Auftragszeilen mit der gleichen Referenznummer können in eine Bestellung zusammengefasst werden.

Reservierung

Enthält eine Auftragszeile eine Referenznummer, erfolgt die Reservierung nicht gegenüber eventuell verfügbarem Lagerbestand.

Favorisierter Kreditor

Artikel können bei unterschiedlichen Lieferanten eingekauft werden. Die jeweiligen Preise werden in den (Einkaufspreisen) hinterlegt. Mit DYCE Job Billing besteht die Möglichkeit, einen der Lieferanten als Favoriten zu kennzeichnen. Dies erfolgt durch Aufruf der Aktion Als bevorzugten Kreditor definieren in der Seite Einkaufspreise. Dies ist für denjenigen Kreditor sinnvoll, der normalerweise für den Einkauf dieses Artikels verwendet wird. Es kann nur ein Lieferant als Favorit festgelegt werden. Mit Ausführen der Aktion wird das Feld Kreditorennr. in der Artikelkarte geändert, wenn der Favorit vom im Feld Kreditorennr. gewählten Kreditor abweicht. Dieser Favorit wird bei der Verwendung des Artikels in einer Verkaufszeile in diese übernommen, kann aber dort auch geändert werden.

Prozess

1. Favorisierten Kreditor definieren
   In den Stammdaten des Artikels wird in den Einkaufspreisen ein bevorzugter Kreditor bzw. Lieferant hinterlegt. Lieferantenvereinbarungen können aber grundsätzlich mit allen Kreditoren getroffen werden.
2. Anlage des Auftrags
   In der Auftragszeile wird automatisch der für den Artikel bevorzugte Lieferant eingetragen und der zugehörige Einstandspreis verwendet. Die Einstandspreise werden prinzipiell durch den Einkäufer gepflegt und im Auftrag normalerweise nicht mehr verändert.
3. Verhandlung eines speziellen Einkaufspreises mit einem Lieferanten
   Die gesondert ausgehandelten Einkaufkonditionen gelten ausschließlich für diesen einen Auftrag. Die Referenznummer (Special Bid) wird in der Auftragszeile hinterlegt. Der Einstandsreis wird je nach Vereinbarung angepasst.
4. Erstellung der Bestellung
   Die Bestellung wird direkt aus dem Auftrag erstellt. Es wird je Special Bid eine eigene Bestellung erstellt. Die Referenznummer wird in die Bestellung übernommen. Beim Druck bzw. Versand (per E-Mail) wird die Referenznummer auf der Bestellung angedruckt. Verschiedene Auftragszeilen mit demselben Lieferanten und derselben Referenznummer können in eine Bestellung zusammengefasst werden.