Beschaffung in Verbindung mit einem Verkaufsauftrag
In Business Central gibt es mehrere Wege, Bestellungen für Handelsartikel zu erstellen. Die Gängigsten sind die Bestellarbeitsblätter (aus dem Produktionsmodul) und die Funktionalität zum Erstellen einer Einkaufsbestellung aus einem Verkaufsauftrag heraus. Wird Ware allerdings explizit für einen konkreten Kundenauftrag benötigt, greifen diese beiden Möglichkeiten aber zu kurz.
In beiden Fällen wird die Ware nicht auftragsbezogen bestellt. Somit muss die Reservierung der benötigten Menge in der Verkaufsauftragszeile manuell erfolgen. Insbesondere im zweiten Fall fehlen sowohl im Auftrag (bzw. Auftragszeile) die vom Anwender erwartete Verknüpfung zur Bestellung (bzw. Bestellzeile) und umgekehrt.
Auftragsbezogene Bestellung erstellen
Die Funktionalität zum Erstellen einer Einkaufsbestellung (Einkaufsbestellungen erstellen in der Aktionsgruppe Aktionen / Funktion / Einkaufsbelege erstellen) aus einem Verkaufsauftrag heraus wurde mit DYCE IT-Business Toolkit erweitert. Die zusätzliche Aktion Bestellungen erstellen ist direkt im Menü Start zu finden. Mit dem Aufruf öffnet sich die Seite Bestellungen erstellen und verbinden. Die Seite zeigt die Artikelzeilen, die für den aktuellen Auftrag bestellt werden können. Sie enthält die Standard-Felder wie die Nr. des Artikels, die Beschreibung und den Kreditor, bei dem der Artikel bestellt werden soll (für weitere Details bzgl. des vorgeschlagenen Kreditors, s. unten im Abschnitt Favorisierter Kreditor). Darüber hinaus sind folgende Felder enthalten:
- Der Einkaufscode zeigt an, ob für die Auftragszeile eine spezielle Beschaffungsmethode (z.B. Direktlieferung) vorgesehen ist.
- Die Bedarfsmenge enthält die kundenseitige Bedarfsmenge aus der Auftragszeile.
- Im Feld EK-Preis wird der Preis aus der Auftragszeile angegeben. Dieser kann geändert werden, sofern dieser nicht Teil einer speziellen Vereinbarung (Special Bid als Teil von DYCE Project Billing) ist.
- Im Feld Einkaufsmenge wird die tatsächlich zu bestellende Menge vorgeschlagen. Das System berücksichtigt bei dem Vorschlag sowohl die Bedarfsmenge als auch den aktuell verfügbaren Lagerbestand (in Abhängigkeit des Lagerorts aus der Auftragszeile).
- Der verfügbare Lagerbestand (in Abhängigkeit des Lagerorts aus der Auftragszeile) wird im Feld Verfügb. Bedarfsmenge dargestellt.
- Eine spezielle Vereinbarung (z.B. für projektspezifische EK-Preise) wird im Feld Special Bid angezeigt (s. EK-Preis).
- Die zu verarbeitenden Zeilen (für die eine Bestellung erstellt werden soll) werden über das Feld Verarbeiten festgelegt.
Mit OK wird die Verarbeitung angestoßen, die Bestellung erstellt und geöffnet.
Damit ein Artikel bestellt werden kann, müssen in der Artikelkarte die folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Art = Bestand oder kein Bestand (Inforegister Artikel)
- Beschaffungsmethode = Einkauf (Inforegister Beschaffung)
In der Bestellung und im Verkaufsauftrag kann der jeweils andere Beleg geöffnet werden. In der Bestellung steht hierfür der Aufruf Reservierte Verkaufsaufträge (im Zeilenmenü unter Bestellung) zur Verfügung. Im Auftrag heißt die Funktion Reservierte Einkaufsbestellungen und befindet sich ebenfalls im Zeilenmenü (unter Auftrag).
Reservierungen
Für bestandsgeführte Artikel (Art=Bestand) wird bei der Erstellung der Bestellung die zu erwartende Ware automatisch für die Auftragszeile reserviert. Dies ist sowohl in der Auftrags- als auch in der Bestellzeile im Feld Reservierte Menge ersichtlich. Ein Klick auf das Feld öffnet die Reservierungen.
Für nicht bestandsgeführte Artikel (Art=kein Bestand) können keine Reservierungen erstellt werden. In diesem Fall wird die Standard-Funktionalität von Business Central ausgelöst und für die Erstellung von Bestellungen verwendet.
Favorisierter Kreditor
Artikel können bei unterschiedlichen Lieferanten eingekauft werden. Die jeweiligen Preise werden in den (Einkaufspreisen) hinterlegt. Mit DYCE IT-Business Toolkit besteht die Möglichkeit, einen der Lieferanten als Favoriten zu kennzeichnen. Dies erfolgt durch Aufruf der Aktion Als bevorzugten Kreditor definieren in der Seite Einkaufspreise. Dies ist für denjenigen Kreditor sinnvoll, der normalerweise für den Einkauf dieses Artikels verwendet wird. Es kann nur ein Lieferant als Favorit festgelegt werden. Mit Ausführen der Aktion wird das Feld Kreditorennr. in der Artikelkarte geändert, wenn der Favorit vom im Feld Kreditorennr. gewählten Kreditor abweicht. Dieser Favorit wird bei der Verwendung des Artikels in einer Verkaufszeile in diese übernommen, kann aber dort auch geändert werden.
Prozess
- Favorisierten Kreditor definieren
In den Stammdaten des Artikels wird in den Einkaufspreisen ein bevorzugter Kreditor bzw. Lieferant hinterlegt. Lieferantenvereinbarungen können aber grundsätzlich mit allen Kreditoren getroffen werden. - Anlage des Auftrags
In der Auftragszeile wird automatisch der für den Artikel bevorzugte Lieferant eingetragen und der zugehörige Einstandspreis verwendet. Die Einstandspreise werden prinzipiell durch den Einkäufer gepflegt und im Auftrag normalerweise nicht mehr verändert. - Verhandlung eines speziellen Einkaufspreises mit einem Lieferanten
Die gesondert ausgehandelten Einkaufkonditionen gelten ausschließlich für diesen einen Auftrag. Die Referenznummer (Special Bid) wird in der Auftragszeile hinterlegt. Der Einstandsreis wird je nach Vereinbarung angepasst. - Erstellung der Bestellung
Die Bestellung wird direkt aus dem Auftrag erstellt. Es wird je Special Bid eine eigene Bestellung erstellt. Die Referenznummer wird in die Bestellung übernommen. Beim Druck bzw. Versand (per E-Mail) wird die Referenznummer auf der Bestellung angedruckt. Verschiedene Auftragszeilen mit demselben Lieferanten und derselben Referenznummer können in eine Bestellung zusammengefasst werden.
- Für Direktlieferungen werden Änderungen der Einkaufspreise in der Einkaufszeile in die Verkaufszeile übernommen.
- Bei einer Direktlieferung kann die Einkaufsrechnung nicht gebucht werden, solange die Verkaufsrechnung nicht gebucht wurde. Dieses Verhalten ist analog zum Business Central Standard.