Zahlungspläne in Verkaufsaufträgen
Mit DYCE IT-Business Toolkit wurden im Verkaufsbereich einige Änderungen bzgl. Vorauszahlungen vorgenommen. Die Begriffe Vorauszahlungen und Anzahlungen werden im weiteren Verlauf dieser Dokumentation synonym verwendet.
Die Umsetzung orientiert sich derzeit an den aktuellen Vorgaben des deutschen Steuerrechts. Dabei wird die Steuer in der Anzahlungsrechnung ausgewiesen, diese ist aber erst fällig, wenn der Zahlungseingang erfolgt ist. Mit dem Zahlungseingang wird dann automatisiert die Steuer gebucht.
Grundlagen zu der Funktionsweise von Vorauszahlungen entnehmen Sie bitte diesem Teil der Microsoft Dokumentation.
Stammdaten zur Anzahlungseinrichtung
Bevor mit der Einrichtung der Stammdaten begonnen wird, müssen einige grundsätzliche Entscheidungen getroffen werden. Über die Grundeinrichtung des Systems kann gesteuert werden, ob:
- die auf der Verkaufsanzahlungsrechnung /-gutschrift ausgewiesene Steuer als unrealisierte und somit noch nicht fällige Steuer gebucht werden soll,
- eine Teil- oder Schlussrechnung erstellt werden kann, auch wenn noch kein Zahlungseingang vorhanden ist oder
- für die gebuchten Vorauszahlungsrechnungen / -gutschriften ein separater Belegnummernkreis verwendet werden soll. Die Einrichtung wird in diesem Teil der Microsoft Dokumentation erläutert.
Finanzbuchhaltung Einrichtung
In der Finanzbuchhaltung Einrichtung kann über das Feld Unrealisierte MwSt. Vorauszahlung (im Inforegister Allgemein) gesteuert werden, wie bei der Buchung einer Vorauszahlungsrechnung die (unrealisierte) Mehrwertsteuer gebucht werden soll. Weitere Details zu Vorauszahlungen inkl. Hinweise zur Einrichtung der MwSt. Buchungsmatrix entnehmen Sie bitte diesem Teil der DYCE Dokumentation.
Einrichtung Debitoren und Verkauf
Im Inforegister Nummerierung werden die Nummernserien für die gebuchten Vorauszahlungsrechnungen bzw. -gutschriften hinterlegt. Somit können für Vorauszahlungsbelege getrennte Nummernserien verwendet werden.
Sollen für die Vorauszahlungsrechnungen /-gutschriften die gleichen Nummernserien wie für die regulären Verkaufsbelege verwendet werden, können hier die gleichen Nummernserien hinterlegt werden.
Weitere Möglichkeiten zur Vorbelegung
Sowohl für Debitoren (im Inforegister Zahlung) als auch für Artikel (über Zugehörig / Verkauf / Vorauszahlungsprozentsätze) können feste Prozentsätze für Anzahlungen hinterlegt werden. Diese Standardwerte werden immer automatisch verwendet, wenn für den entsprechenden Kunden ein neuer Verkaufsbeleg erstellt wird. Zu beachten ist dabei jedoch Folgendes:
Das Feld Vorauszahlung % im Debitor wird bei Auftragsanlage in das gleichnamige Feld des Verkaufsbelegs übertragen. Das heißt, mit Hinterlegung am Debitor wird ein allgemeiner Vorauszahlungsprozentsatz definiert, der grundsätzlich für sämtliche Verkäufe an diesen Debitor verwendet wird. Hingegen können im Artikel selbst (unabhängig von der Hinterlegung am Debitor) Vorkehrungen getroffen werden, dass bei Verwendung dieses Artikels im Verkaufsbeleg immer eine gewisse Anzahlung fällig wird. Diese Hinterlegung erfolgt über die Artikelkarte (s. oben) in der Seite Vorauszahlungsprozentsätze und kann – wie in der Verkaufspreise-Tabelle – für bestimmte Gruppen, aber auch für bestimmte einzeln aufgeführte Debitoren gelten.
Die Vorgaben am Artikel übersteuern die Vorgaben am Debitor. Das heißt, wenn für einen Debitor ein allgemeiner Vorauszahlungsprozentsatz hinterlegt ist und er kauft einen Artikel, bei dem ebenfalls ein Vorauszahlungsprozentsatz hinterlegt ist, wird in den Verkaufsbeleg zwar der allgemeine Prozentwert übertragen, in der Verkaufszeile hingegen der Vorauszahlungsprozentsatz aus dem Artikel verwendet. Beide Vorgabewerte können manuell angepasst werden. Bei Verbuchung der Anzahlungsrechnung gewinnt der Wert aus der Verkaufszeile.
Der Wert im Feld Vorauszahlung % am Debitor kann einen Vorauszahlungsprozentsatz enthalten, der - unabhängig von den Artikeln bzw. Dienstleistungen in den Auftragszeilen - für alle Aufträge für diesen Debitor gilt. Wenn hingegen Vorauszahlungen für einzelne Artikel eingerichtet werden sollen, empfiehlt es sich, das Feld Vorauszahlung % am Debitor leer zu lassen und stattdessen in der Seite Vorauszahlungsprozentsätze der Artikelkarte die Prozentsätze für die Vorauszahlung zu hinterlegen. Beide Arten zusammen führen u.U. zu einem nicht gewünschten Ergebnis.
Unrealisierte Mehrwertsteuer
Im Standard von Business Central ist es möglich, die Mehrwertsteuer aus Vorauszahlungsrechnungen, für die noch kein Zahlungseingang erfolgt ist, zunächst als unrealisierte Umsatzsteuer zu buchen und mit der Buchung der Zahlung automatisiert als Umsatzsteuer umzubuchen. Somit wird die Umsatzsteuer erst in dem Monat des Zahlungseingangs in die MwSt.-Abrechnung einbezogen. Ist dies gewünscht, muss in der Finanzbuchhaltung Einrichtung im Inforegister Allgemein das Kennzeichen im Feld Unrealisierte MwSt. auf JA gesetzt werden. Darüber hinaus wird bei der Einrichtung der MwSt. Buchungsmatrix über das Feld Unreal. MwSt.-Art gesteuert, welcher Anteil der Mehrwertsteuer von unrealisierter Mehrwertsteuer auf realisierte Mehrwertsteuer umgebucht werden soll, falls Teilzahlungen zum Ausgleich der Vorauszahlungsrechnung eingehen. In dem Feld Unreal. Umsatzsteuerkonto ist das Konto anzugeben, auf das die unrealisierte Mehrwertsteuer gebucht werden soll.
Weitere Erläuterungen zur Einrichtung unrealisierter Mehrwertsteuer und zu den Buchungsmethoden für Mehrwertsteuer entnehmen Sie bitte den hier genannten Teilen der Microsoft Dokumentation.
Verkaufsprozess mit Anzahlung
In den nächsten Abschnitten werden die Besonderheiten innerhalb des Verkaufsprozesses hinsichtlich Anzahlungen näher erläutert.
Verkaufsauftrag
Nach der Auftragsanlage wird im Inforegister Vorauszahlung der Vorauszahlung %-Satz und die Zahlungskondition (im Feld Zlg.-Bedingungscode Vorauszahlung) zur Anzahlungsrechnung hinterlegt. Der im Feld Vorauszahlung % eingetragene Wert wird dann auf alle Auftragszeilen übertragen.
Das Feld Vorauszahlung % bleibt leer, wenn verschiedene Prozentsätze oder die absoluten Werte pro Verkaufszeile verwendet werden sollen. In diesem Fall erfolgt die Hinterlegung direkt in den Auftragszeilen (s. nächster Abschnitt).
Belegzeilen
In den Auftragszeilen kann der Vorauszahlung %-Satz oder der Vorauszahlungszeilenbetrag Ohne MwSt. eingetragen (oder überschrieben) werden.
Das Feld Fakt. Vorauszahlungsbetrag zeigt für jede Zeile den bereits in Rechnung gestellten Betrag an (das Feld ist nicht editierbar).
Im Feld Abzuziehender Vorauszahlungsbetrag ohne MwSt. wird zunächst anhand der zu fakturierenden Menge der abzuziehende Betrag automatisch errechnet und eingetragen. Dieser Betrag kann manuell verändert werden, jedoch ist systemseitig sichergestellt, dass der abzuziehende Vorauszahlungsbetrag nicht höher als der Restbetrag der Zeile eingegeben werden kann.
Wurde eine Teilrechnung erstellt, so wird der abgezogene Vorauszahlungsbetrag im Feld Abgezogener Vorauszahlungsbetrag ohne MwSt. abgebildet.
Es ist möglich zu einem Auftrag mehrere Anzahlungsrechnungen zu erstellen. Nachdem eine Anzahlungsrechnung erstellt wurde, wird der Auftrag über das Feld Debitorenposten für Anzahlungsrechnungen existieren entsprechend gekennzeichnet (s. hierzu auch Abschnitt Anzahlungsposten).
Anzahlungsrechnungen erstellen
Nachdem alle Informationen in den Verkaufszeilen angelegt worden sind, wird über die Aktion Anzahlungsrechnung erstellen (über Aktionen / Zahlungsplanstufen) eine ungebuchte Anzahlungsrechnung erstellt. Wird dabei das Kennzeichen Rechnung buchen gesetzt, wird die Anzahlungsrechnung erstellt und sofort verbucht. Die ungebuchte Rechnung kann über den Aufruf Vorauszahlungsrechnungen (über Zugehörig / Auftrag) geöffnet, eingesehen und bspw. textlich noch verändert werden.
In den Verkaufszeilen der Anzahlungsrechnung wird das (in der Buchungsmatrix im Feld Verkaufsvorauszahlungskonto) hinterlegte Sachkonto in jeder Rechnungszeile angesprochen, jedoch werden die Beschreibungstexte aus den entsprechenden Auftragszeilen in die ungebuchte Rechnung übernommen. So kann der Anwender genau nachvollziehen, welche Auftragspositionen als Anzahlung in Rechnung gestellt wird.
Anzahlungsposten
Mit Buchen der Anzahlungsrechnung entstehen Anzahlungsposten. Diese können im Verkaufsauftrag über den Aufruf Anzahlungsposten (über Zugehörig / Auftrag) gefiltert für den jeweiligen Auftrag eingesehen werden. Auf einen Blick erhält man hier alle Anzahlungsrechnungen und Anzahlungsgutschriften mit den zugehörigen Zeilenbeträgen in Belegwährung und in Mandantenwährung (MW) angezeigt.
Ist im Feld OP Geschlossen ein Haken gesetzt, so ist diese Rechnungsposition bereits bezahlt. Eine komplette Übersicht aller im System befindlichen Anzahlungsrechnungen und /-gutschriften erhält man über die Suche nach dem Wert Anzahlungsposten (Alt+Q).
Zahlungseingang buchen
Beim Buchen des Zahlungseingangs zu der Anzahlung sind keine Besonderheiten zu beachten. Je nach Einstellung in der MwSt. Buchungsmatrix wird mit dem Zahlungseingang dann der Steueranteil vom Konto Unrealisierte MwSt. auf Realisierte MwSt. automatisiert umgebucht.
Teil- und Schlussrechnung über den Verkaufsauftrag
Bei einer Teil- oder Schlussrechnung über die Verkaufsauftragszeilen wird der bereits erfolgte Vorauszahlungsbetrag in Abzug gebracht. Sollte zu diesem Zeitpunkt der Zahlungseingang für die Anzahlungsrechnung noch nicht gebucht sein, erfolgt eine entsprechender Hinweis – das Erstellen einer Schlussrechnung ist jedoch dennoch möglich.
Bei Teilrechnung (Anpassung der Menge im Feld Zu fakturieren) wird auch der Vorauszahlungsbetrag im Feld Abzuziehender Vorauszahlungsbetrag automatisch entsprechend angepasst.
Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit, den (automatisch) eingetragenen Vorschlagswert im Feld Abzuziehender Vorauszahlungsbetrag abzuändern. Jedoch ist sichergestellt, dass bei einer Teilrechnung nur immer so viel abgezogen werden kann, dass bei der Schlussrechnung der Anzahlungsbetrag nicht höher als der eigentliche Rechnungsbetrag ausfällt.
Wenn zu einem Auftrag eine oder mehrere Anzahlungsrechnungen erstellt werden, werden diese in der Schlussrechnung berücksichtigt. Dabei werden sämtliche geleisteten Anzahlungen pro Auftragszeile zusammengefasst. Die Abschlussrechnung kann nicht gestellt werden, bevor alle Anzahlungsrechnungen gestellt sind.
Anzahlungsgutschriften erstellen
Wenn die Anzahlungsrechnung falsch erstellt wurde, kann eine Gutschrift erstellt werden. Mit der Funktion Anzahlungsgutschrift erstellen (über Aktionen / Zahlungsplanstufen) werden alle berechneten Anzahlungen, die noch nicht in einer Teilrechnung zum Abzug gebracht wurden, wieder gutgeschrieben. Im Inforegister Optionen kann dabei ein Ausgleich mit der zuvor gebuchten Anzahlungsrechnung hergestellt werden, so dass durch die Buchung der Gutschrift zugleich auch der offene Rechnungsposten ausgeglichen wird. Wird das Kennzeichen Gutschrift buchen gesetzt, erfolgt mit Klicken auf OK eine sofortige Buchung der Gutschrift. Wird das Kennzeichen hingegen nicht gesetzt, wird (analog der Rechnungserstellung) eine ungebuchte Gutschrift erstellt, welche vor dem Verbuchen noch eingesehen und/oder in der ggf. noch Textzeilen erfasst werden können.
Wenn eine Währung verwendet und pro Rechnung / Teilrechnung / Anzahlung unterschiedliche Währungswechselkurse verwendet werden, wird mit der Schlussrechnung eine rückwirkende Währungskursregulierung über alle gestellten Rechnungen / Gutschriften durchgeführt und gebucht.
Verkaufsprozess mit Zahlungsplan
Neben der manuellen Vorauszahlung bietet DYCE die Möglichkeit, einen Zahlungsplan einzurichten. Dieser ist eine Vorstufe zur Anzahlung, um die verhandelten Zahlungsplandaten bereits vorab im System hinterlegen zu können. Für die Handhabung von Zahlungsplänen gibt es eigene Zahlungsplanstufen. Jede Stufe kann auf eine oder mehrere Verkaufszeilen angewendet werden. Der Zahlungsplan in DYCE IT-Business Toolkit bietet u.a. folgende Features:
- Erstellung von Zahlungsplänen für Verkaufsbelege
- Mehrere Zahlungsstufen mit Zuordnung zu unterschiedlichen Auftragszeilen
- Gleiches Handling bzgl. der Fakturierung - egal ob mit Verwendung eines Zahlungsplanes oder einer manuellen Anzahlung
Wenn ein Zahlungsplan verwendet wird, muss der weitere Verlauf über diesen getätigt werden. Ein Mischbetrieb zwischen Anzahlungen und Zahlungsplan innerhalb eines Verkaufsbelegs ist nicht möglich.
Einrichtung eines Zahlungsplans
Die Verteilung der Prozentsätze der Zahlungsplanstufen auf die zugehörigen Zeilen erfolgt immer anhand des Zeilenbetrags. Der Verkaufsbetrag der zugehörigen Zeilen dient somit als Verteilungskriterium für die Aufteilung des Anzahlungsbetrags auf die Auftragszeilen. Weitere Einrichtungen zum Thema Zahlungsplan sind nicht zu treffen, alles Weitere erfolgt direkt im Verkaufsbeleg.
Verwenden eines Zahlungsplans im Verkaufsauftrag
Nach der Neuanlage eines Verkaufsauftrages wird der vereinbarte Zahlungsplan direkt im Beleg über die Aktion Zahlungsplanstufen (über Zugehörig / Vorauszahlung) erstellt. Der Zahlungsplan kann eine oder mehrere Stufen umfassen. Jede Stufe eines Zahlungsplans enthält entweder einen festen Zahlungsbetrag (Feld Zahlungsbetrag) oder einen Prozentsatz (Feld Zahlung %) und muss sich auf eine konkrete Auftragszeile beziehen. Die Verknüpfung zur Auftragszeile wird über die Aktion Verkaufszeilen wählen hergestellt. In der sich öffnenden Seite Zahlungsplan Verkaufszeilen Auswahl wird pro Zeile im Zahlungsplan die Verknüpfung zu den Verkaufszeilen durch Auswahl derselben hergestellt. Die ausgewählten Zeilen werden über das Feld Ausgewählt gekennzeichnet. Gleichzeitig wird in der Zahlungsplanstufe über das Feld Zeilen zugeordnet angezeigt, dass bereits Verkaufszeilen dieser Stufe zugewiesen sind.
Wenn mehrere Zahlungsplanstufen ähnlichen oder gleichen Inhalts erfasst werden, empfiehlt es sich, die weiteren Zeilen durch Kopieren zu erstellen. Dies kann durch die Aktion Zahlungsplanstufe kopieren erreicht werden.
Die Zahlungsplanstufen enthalten darüber hinaus weitere Felder mit folgendem Hintergrund:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Beschreibung | Der hier eingegebene Text wird als Text bei der gebuchten Anzahlungsrechnung übernommen und auch als Artikeltext im Beleg mit ausgegeben. |
| Geplantes Faktura Datum | Hier wird das vereinbarte Datum, wann die Anzahlung zu erfolgen hat, eingetragen. Diese Angabe ist optional. |
| Zlg.-Bedingungscode | Hier kann eine vom Beleg abweichende Zahlungsbedingung für die Zahlungsplanstufe hinterlegt werden. Diese Angabe ist optional. |
| Rechnungsnr. | Gibt die Belegnummer der Rechnung an, über die die Zahlungsplanstufe berechnet wurde. |
| Faktura Buchungsdatum | Gibt das Buchungsdatum der Rechnung an, über die die Zahlungsplanstufe berechnet wurde. |
Damit ein Zahlungsplan wirksam wird, muss dieser noch Freigegeben werden. Dies erfolgt durch die gleichnamige Aktion im Zahlungsplan und wird im Inforegister Vorauszahlung des Auftrags in dem entsprechenden Feld angezeigt. Ist ein Zahlungsplan freigegeben, können die Zahlungsplanstufen nicht mehr verändert werden. Zum Verändern der Zeilen ist ein Zurücksetzen notwendig, welches durch die Aktion Status zurücksetzen erreicht wird.
Nach Verlassen der Seite Zahlungsplanstufen wird der Verkaufsauftrag (im Inforegister Vorauszahlung) durch das Feld Zahlungsplan vorhanden entsprechend gekennzeichnet. Dieses Feld kann als Filterkriterium verwendet werden, um bspw. alle Verkaufsaufträge mit einem hinterlegten Zahlungsplan anzuzeigen.
Fakturierung einer Zahlungsplanstufe
Das Fakturieren einer Zahlungsplanstufe ist ähnlich bzw. fast identisch mit dem Vorgehen beim Erstellen von Anzahlungsrechnungen (s. hierzu Abschnitt Anzahlungsrechnungen erstellen ff.). Nachdem alle Informationen in den Verkaufszeilen und in den Zahlungsplanstufen erfasst und der Zahlungsplan freigegeben wurde, wird über die Aktion Anzahlungsrechnung erstellen (über Aktionen / Zahlungsplanstufen) die Funktionalität aufgerufen. Der einzige Unterschied zu einer normalen Anzahlungsrechnung besteht darin, dass das System bereits im Vorfeld den vorhandenen Zahlungsplan erkannt und automatisch das Kennzeichen Zahlungsplan verwenden aktiviert hat. Nach Bestätigung mit OK wird die Liste der möglichen Zahlungsplanstufen zu diesem Beleg angezeigt. Mit Hilfe der Datensatz-Markierung kann die gewünschte Stufe ausgewählt werden. Für die gewählte Stufe wird eine ungebuchte (oder beim Setzen des Kennzeichens Rechnung buchen eine gebuchte) Anzahlungsrechnung erstellt.
Es kann nur immer eine Zahlungsplanstufe pro Anzahlungsrechnung gewählt werden.
Nach der Verbuchung der Anzahlungsrechnung wird die Rechnungsnr. und das Buchungsdatum Faktura in die Seite Zahlungsplanstufen in der zuvor gewählte Zahlungsplanstufe übertragen. Wird eine weitere Anzahlungsrechnung (z.B. für die nächste Stufe) zu dem gleichen Verkaufsauftrag erstellt, erscheint vor dem Buchen ein Warnhinweis, falls unbezahlte Anzahlungsrechnungen vorliegen. Der Anwender kann sich entscheiden fortzufahren oder den Vorgang abzubrechen. Entscheidet er sich fortzufahren, wird - trotz Hinweis - die nächste Anzahlungsrechnung erstellt.