Plans de paiement dans les commandes vente
DYCE IT-Business Toolkit apporte des modifications importantes concernant les acomptes dans le domaine des ventes. Les termes acomptes et paiements anticipés sont utilisés indifféremment dans la suite de cette documentation.
L'implémentation repose actuellement sur les dernières exigences du droit fiscal allemand. La TVA figure sur la facture d'acompte, mais elle n'est exigible qu'à réception du paiement. La TVA est alors comptabilisée automatiquement à réception du paiement.
Pour les principes de fonctionnement des acomptes, consultez cette partie de la documentation Microsoft.
Données de base pour la configuration des acomptes
Avant de commencer la configuration des données de base, certaines décisions fondamentales doivent être prises. La configuration de base du système permet de déterminer si :
- la TVA figurant sur la facture/l'avoir d'acompte doit être comptabilisée comme non réalisée et n'est donc pas encore exigible,
- une facture partielle ou finale peut être créée même en l'absence de paiement entrant, ou
- une souche de numéros distincte doit être utilisée pour les factures/avoirs d'acompte validés.
La configuration est expliquée dans cette partie de la documentation Microsoft.
Paramètres comptabilité
Dans les Paramètres comptabilité, le champ TVA non réalisée acompte (dans le raccourci Général) détermine la manière dont la TVA (non réalisée) doit être comptabilisée lors de la validation d'une facture vente. Plus de détails sur les acomptes, y compris des instructions sur la configuration des paramètres compta. TVA, figurent dans cette partie de la documentation DYCE.
Paramètres ventes
Le raccourci Souches de numéros contient les souches de numéros des factures d'acompte et des avoirs d'acompte validés. Des souches de numéros distinctes peuvent ainsi être utilisées pour les documents d'acompte.
Si les factures et avoirs d'acompte doivent utiliser la même souche de numéros que les documents de vente ordinaires, cette même souche de numéros peut être indiquée ici.
Autres options pour les acomptes
Des pourcentages fixes d'acompte peuvent être enregistrés aussi bien pour les clients (dans le raccourci Paiements) que pour les articles (via Associé / Ventes / Pourcentages acompte vente). Ces valeurs par défaut sont toujours utilisées automatiquement lorsqu'un nouveau document de vente est créé pour le client concerné. Il convient toutefois de noter ce qui suit :
Le champ % acompte du client est repris dans le champ du même nom du document de vente lors de la création de la commande vente. Un pourcentage d'acompte général est ainsi défini au niveau du client et s'applique en principe à toutes les ventes à ce client. Par ailleurs, il est possible de définir au niveau de l'article (indépendamment de l'acompte du client) qu'un certain acompte est toujours dû lorsque cet article est utilisé dans le document de vente. Cette définition s'effectue via la fiche article (voir ci-dessus) dans la page Pourcentages d'acompte et peut, comme dans la table des prix vente, s'appliquer à certains groupes, mais aussi à certains clients listés individuellement.
Les valeurs par défaut de l'article priment sur celles du client. Cela signifie que si un pourcentage d'acompte général est défini pour un client et que celui-ci achète un article pour lequel un pourcentage d'acompte est également défini, le document de vente reprend le pourcentage général, mais la ligne vente utilise le pourcentage d'acompte de l'article. Les deux valeurs par défaut peuvent être modifiées manuellement. Lors de la validation de la facture d'acompte, c'est la valeur de la ligne vente qui prévaut.
Le champ % acompte du client peut contenir un pourcentage d'acompte qui s'applique à toutes les commandes de ce client, quels que soient les articles ou prestations figurant dans les lignes de la commande vente. Si, en revanche, des acomptes doivent être configurés pour des articles individuels, il est recommandé de laisser vide le champ % acompte du client et de saisir plutôt les pourcentages d'acompte dans la page Pourcentages d'acompte de la fiche article. La combinaison des deux méthodes peut conduire à un résultat non souhaité.
TVA non réalisée
Dans Business Central standard, il est possible de comptabiliser d'abord la TVA des factures d'acompte dont le paiement n'a pas encore été reçu comme TVA non réalisée, puis de la recomptabiliser automatiquement comme TVA lors de la validation du paiement. La TVA n'est ainsi incluse dans la déclaration de TVA que le mois de la réception du paiement. Dans ce cas, l'indicateur du champ TVA non réalisée dans les Paramètres comptabilité (raccourci Général) doit être défini sur OUI. En outre, lors de la configuration des Paramètres compta. TVA, le champ Type TVA non réalisée permet de déterminer quelle part de la TVA doit être recomptabilisée de la TVA non réalisée vers la TVA réalisée lorsque des paiements partiels sont reçus pour solder les factures d'acompte. Le compte sur lequel la TVA non réalisée doit être comptabilisée doit être indiqué dans le champ Compte TVA vente non réalisée.
Pour plus d'informations sur la configuration de la TVA non réalisée et sur les méthodes de comptabilisation de la TVA, consultez les parties de la documentation Microsoft citées ici.
Processus de vente avec acompte
Les sections suivantes expliquent plus en détail les particularités du processus de vente concernant les acomptes.
Commande vente
Une fois la commande vente créée, le taux % acompte et la condition de paiement (dans le champ Code condition paiement acompte) de la facture d'acompte sont enregistrés dans le raccourci Acompte. La valeur saisie dans le champ % acompte est alors appliquée à toutes les lignes.
Le champ % acompte reste vide si des pourcentages différents ou des montants absolus doivent être utilisés par ligne vente. Dans ce cas, l'acompte est défini directement dans les lignes de la commande vente (voir la section suivante).
Lignes du document
Dans les lignes de la commande vente, le taux % acompte ou le Montant ligne acompte HT peut être saisi (ou remplacé).
Le Montant acompte facturé HT indique le montant déjà facturé pour chaque ligne (le champ n'est pas modifiable).
Dans le champ Montant acompte à déduire HT, le montant à déduire est d'abord calculé et saisi automatiquement en fonction de la quantité à facturer. Ce montant peut être modifié manuellement, mais le système garantit que le montant d'acompte à déduire ne peut pas dépasser le montant restant de la ligne.
Si une facture partielle a été créée, le montant Montant acompte déduit HT est affiché dans le champ correspondant.
Il est possible de créer plusieurs factures d'acompte pour une même commande vente. Une fois qu'une facture d'acompte a été créée, la commande est marquée en conséquence par le champ Il existe des factures d'acompte pour les écritures clients (voir également la section Écritures clients d'acompte).
Créer des factures d'acompte
Une fois toutes les informations renseignées dans les lignes vente, l'action Créer une facture d'acompte (via Actions / Plan de paiement) crée une facture d'acompte non validée. Si la case Comptabiliser la facture est cochée, la facture d'acompte est créée et validée immédiatement. La facture non validée peut être ouverte et consultée via l'appel Factures d'acompte non comptabilisées (via Associé / Acompte) ; les informations de texte, par exemple, peuvent encore y être modifiées.
Dans les lignes de la facture d'acompte, le compte général enregistré (champ Compte acomptes vente dans les Paramètres comptabilisation) est utilisé dans chaque ligne de facture, mais les textes de description des lignes correspondantes de la commande vente sont repris dans la facture non validée. L'utilisateur voit ainsi exactement quelles lignes sont facturées en acompte.
Écritures clients d'acompte
Lors de la validation de la facture d'acompte, des écritures clients d'acompte sont créées. Elles peuvent être consultées dans la commande vente via l'appel Écritures clients d'acompte (via Associé / Acompte), filtrées sur la commande concernée. Toutes les factures et tous les avoirs d'acompte y sont affichés d'un coup d'œil, avec les montants de ligne correspondants en devise du document et en devise société (DS) du client.
Si le champ Écriture clôturée est coché, cette écriture de facture a déjà été payée. Une vue d'ensemble complète de toutes les factures et de tous les avoirs d'acompte du système est disponible en recherchant Écritures d'acompte (Alt+Q).
Valider le paiement entrant
La validation du paiement entrant de l'acompte ne présente aucune particularité. Selon le paramétrage des Paramètres compta. TVA, le paiement entrant transfère alors automatiquement la part de TVA du compte TVA non réalisée vers le compte TVA réalisée.
Facture partielle et finale d'une commande vente
Lors d'une facture partielle ou finale des lignes de la commande vente, le montant d'acompte déjà versé est déduit. Si, à ce moment, la réception du paiement de la facture d'acompte n'a pas encore été validée, un avertissement correspondant s'affiche ; il reste toutefois possible de créer une facture finale.
En cas de facturation partielle (modification de la quantité dans le champ Qté à facturer), le montant d'acompte du champ Montant acompte à déduire HT est également ajusté automatiquement en conséquence.
Il est également possible de modifier la valeur par défaut saisie (automatiquement) dans le champ Montant acompte à déduire HT. Le système garantit toutefois que, dans le cas d'une facture partielle, le montant déduit à chaque fois est limité de sorte que le montant d'acompte ne dépasse pas le montant réel de la facture finale.
Si une ou plusieurs factures d'acompte sont créées pour une commande, elles sont prises en compte dans la facture finale. Tous les acomptes y sont récapitulés par ligne de commande. La facture finale ne peut pas être créée tant que les acomptes n'ont pas été facturés.
Créer un avoir d'acompte
Si la facture d'acompte a été créée par erreur, un avoir permet de l'annuler. La fonction Créer un avoir d'acompte (via Actions / Plan de paiement) crédite de nouveau tous les acomptes calculés qui n'ont pas encore été déduits dans une facture partielle. Dans le raccourci Options, un lettrage avec la facture d'acompte validée précédemment peut être effectué, de sorte que la validation de l'avoir solde en même temps l'écriture de facture ouverte. Si la case Comptabiliser l'avoir est cochée, l'avoir est validé immédiatement en cliquant sur OK. Si, en revanche, l'indicateur n'est pas activé, un avoir non validé est créé (de manière analogue à la création de facture) ; il peut encore être consulté avant la validation et des lignes de texte peuvent encore y être saisies si nécessaire.
Si une devise est utilisée et que des taux de change différents s'appliquent par facture, facture partielle ou acompte, un ajustement rétroactif des taux de change est effectué et validé avec la facture finale pour toutes les factures et tous les avoirs émis.
Processus de vente avec plans de paiement
Outre les acomptes manuels, DYCE offre la possibilité de configurer un plan de paiement. Il s'agit d'une étape préliminaire à l'acompte, qui permet d'enregistrer à l'avance dans le système les données du plan de paiement négocié. Des étapes du plan de paiement distinctes sont prévues pour la gestion des plans de paiement. Chaque étape peut être appliquée à une ou plusieurs lignes vente. La fonctionnalité de plan de paiement de DYCE IT-Business Toolkit comprend :
- la création de plans de paiement pour les documents de vente,
- plusieurs niveaux de paiement avec affectation à différentes lignes vente,
- un traitement identique de la facturation, que ce soit avec un plan de paiement ou avec des acomptes manuels.
Si un plan de paiement est utilisé, la suite du traitement doit s'effectuer par son intermédiaire. Il n'est pas possible de combiner des acomptes manuels et un plan de paiement dans un même document de vente.
Configuration d'un plan de paiement
La répartition des pourcentages des étapes du plan de paiement sur les lignes associées se base toujours sur le montant ligne. Le montant de vente des lignes associées sert ainsi de critère pour la répartition du montant d'acompte sur les lignes de la commande vente. Aucun autre paramétrage n'est nécessaire pour le plan de paiement ; tout le reste s'effectue directement dans le document de vente.
Utilisation d'un plan de paiement dans une commande vente
Une fois une nouvelle commande vente créée, le plan de paiement convenu est créé directement dans le document à l'aide de l'action Plan de paiement (via Associé / Acompte). Le plan de paiement peut comprendre une ou plusieurs étapes. Chaque étape du plan de paiement contient soit un montant fixe (champ Montant du paiement), soit un pourcentage (champ Paiement en %) et doit se rapporter à une ligne précise de la commande vente. Le lien avec la ligne de la commande vente est établi à l'aide de l'action Sélectionner les lignes de vente. Dans la page Sélection des lignes de vente du plan de paiement qui s'ouvre, le lien avec les lignes vente est établi pour chaque ligne du plan de paiement en les sélectionnant. Les lignes sélectionnées sont marquées par le champ Sélectionné. Parallèlement, le champ Lignes attribuées des étapes du plan de paiement indique que des lignes vente sont déjà affectées à cette étape.
Si plusieurs étapes du plan de paiement au contenu similaire ou identique sont saisies, il est recommandé de créer les lignes supplémentaires par copie. Cela s'effectue à l'aide de l'action Copier l'étape.
Les étapes du plan de paiement contiennent également d'autres champs ayant la fonction suivante :
| Champ | Signification |
|---|---|
| Description | Le texte saisi ici est copié comme texte dans la facture d'acompte validée et est également imprimé comme texte dans le document. |
| Date de facturation prévue | La date convenue à laquelle l'acompte doit être versé est saisie ici. Cette saisie est facultative. |
| Code conditions de paiement | Une condition de paiement de l'étape du plan de paiement différente de celle du document peut être saisie ici. Cette saisie est facultative. |
| N° facture | Indique le N° document de la facture utilisée pour facturer l'étape du plan de paiement. |
| Date de comptabilisation de la facture | Indique la date comptabilisation de la facture utilisée pour facturer l'étape du plan de paiement. |
Pour qu'un plan de paiement prenne effet, il doit être libéré. Cela s'effectue via l'action du même nom dans le plan de paiement et est indiqué dans le champ correspondant du raccourci Acompte de la commande vente. Une fois un plan de paiement libéré, les étapes du plan de paiement ne peuvent plus être modifiées. Pour modifier les étapes, une réinitialisation est nécessaire ; elle s'effectue à l'aide de l'action Rouvrir.
Après la fermeture de la page Étapes du plan de paiement, la commande vente (dans le raccourci Acompte) est marquée en conséquence par le champ Plan de paiement existant. Ce champ peut être utilisé comme critère de filtre, par exemple pour afficher toutes les commandes vente pour lesquelles un plan de paiement est enregistré.
Facturation d'une étape du plan de paiement
La facturation d'une étape du plan de paiement est similaire, voire quasiment identique, à la procédure de création des factures d'acompte (voir la section Créer des factures d'acompte et suivantes). Une fois toutes les informations saisies dans les lignes vente et les étapes du plan de paiement, et le plan de paiement libéré, la fonctionnalité est appelée à l'aide de l'action Créer une facture d'acompte (via Actions / Plan de paiement). La seule différence avec une facture d'acompte normale est que le système a déjà détecté au préalable le plan de paiement existant et a activé automatiquement l'indicateur Utiliser le plan de paiement. Après confirmation avec OK, la liste des étapes du plan de paiement possibles pour ce document s'affiche. Le niveau souhaité peut être sélectionné à l'aide du marqueur d'enregistrement. Une facture d'acompte non validée (ou validée, si l'indicateur Comptabiliser la facture est activé) est créée pour l'étape sélectionnée.
Une seule étape du plan de paiement peut être sélectionnée à la fois par facture d'acompte.
Après la validation de la facture d'acompte, le N° facture et la Date de comptabilisation de la facture sont reportés dans la page Étapes du plan de paiement, pour les étapes du plan de paiement sélectionnées précédemment. Si une autre facture d'acompte (par ex. pour l'étape suivante) est créée pour la même commande vente, un message d'avertissement s'affiche avant la validation s'il existe des factures d'acompte impayées. L'utilisateur peut choisir de poursuivre ou d'annuler l'opération. S'il choisit de poursuivre, la facture d'acompte suivante est créée, malgré l'avertissement.