Import de calculs
Cette fonction permet d'importer des calculs ou des configurations d'un système source dans un devis vente ou une commande vente. Peu importe que le système source soit un système interne (orienté ventes) ou, par exemple, le système d'un fournisseur. Un import universel lit le contenu d'un fichier dans une table d'import. Les données peuvent également être transférées dans la table d'import via une interface. Lors du traitement ultérieur, tous les articles qui n'existent pas encore sont créés pendant l'import en tant qu'articles catalogue et articles, et les lignes du devis / de la commande sont créées.
Importer un calcul
Si un calcul doit être importé à l'aide d'un fichier, une définition d'échange de données est nécessaire. Une fois celle-ci définie, le processus d'import est lancé dans le devis vente via l'action Importer le calcul (groupe d'actions Préparer).
La page qui s'ouvre demande la Définition d'échange de données à utiliser et le fichier d'import, et offre également la possibilité d'indiquer une référence projet (Special Bid) du fournisseur. Si la définition d'échange de données affecte un N° Special Bid par ligne à partir du fichier d'import, cette valeur est conservée, de sorte qu'un même devis ou une même commande vente peut contenir plusieurs Special Bids ; le N° Special Bid saisi dans la page ne s'applique qu'aux lignes sans valeur issue du fichier. Une fois l'import réussi, les lignes importées peuvent être ouvertes directement. Avant le traitement ultérieur, un indicateur d'import (Type) doit être défini dans toutes les lignes de la page Calcul importé. Les lignes qui ne doivent pas être traitées doivent être supprimées. Si le champ Définir les valeurs par défaut pour l'import de calcul est défini sur OUI dans les Paramètres ventes, le système tente de préremplir ce champ automatiquement.
Pour le préremplissage automatique, le système procède comme suit :
- La première ligne contenant un prix est marquée comme Principal. Si l'import contient plusieurs lignes Principal, les autres lignes principales doivent être marquées comme telles manuellement.
- Toutes les autres lignes contenant des prix sont marquées comme Composant.
- Toutes les lignes sans prix sont marquées comme Texte. Ces lignes sont enregistrées sur la ligne de document de l'article principal et sont prises en compte lors du traitement ultérieur de la ligne (voir Textes de calcul).
Le système utilise en outre le N° article fabricant pour déterminer si un article catalogue correspondant existe déjà. Si c'est le cas, celui-ci est saisi directement dans le champ correspondant. Sinon, le champ reste vide et l'article catalogue est créé lors de l'étape de traitement suivante.
Comme la structure du fichier de calcul ou d'import varie généralement d'un fournisseur à l'autre, une définition d'échange de données distincte doit être créée pour chaque fournisseur. Cela présente aussi l'avantage que le n° fournisseur n'a pas besoin d'être saisi manuellement, mais peut déjà être enregistré dans la définition d'échange de données en tant que valeur fixe.
Traiter les lignes importées
L'étape suivante consiste à traiter les lignes importées. Pour cela, l'action Traitement est appelée. Outre l'indication du fournisseur (N° fournisseur), les champs N° article fournisseur, Code modèle d'article et Code unité de mesure sont obligatoires. Si ces informations sont incomplètes, une erreur correspondante est affichée dans la ligne concernée.
Si de nouveaux articles catalogue sont nécessaires, ils sont créés. Sinon, les articles existants sont utilisés (voir ci-dessus). Des lignes de document sont créées pour toutes les lignes Principal ou Composant. Un article est automatiquement créé pour chaque article catalogue à partir du modèle article.
Textes de calcul
Chaque ligne de texte est enregistrée en tant que Texte de calcul et liée à la ligne de document de l'article Principal choisi, car plusieurs lignes Principal peuvent être sélectionnées lors de l'import. Outre la description, le N° article fabricant et la Quantité sont pris en compte. Les textes peuvent être affichés via le champ du même nom dans la ligne de document ou via le récapitulatif Détails ligne vente. Les textes sont en outre pris en compte lors du traitement ultérieur de la ligne de document, par ex. lors de la création d'une commande achat ou lors de la validation ou de l'archivage du document. Ils sont par ailleurs imprimés dans une section distincte de la commande achat et des documents de vente.