Lier des contacts à des clients et des fournisseurs

Les contacts sont liés aux clients (et/ou aux fournisseurs) via ce que l'on appelle des relations d'affaires. Pour plus de détails sur le fonctionnement des relations d'affaires, consultez cette partie de la documentation Microsoft.

Récapitulatifs des transactions et documents

L'aperçu et la fiche des contacts comportent deux récapitulatifs qui représentent l'historique des ventes du contact. Le récapitulatif Historique des ventes donneur d'ordre porte sur toutes les transactions dans lesquelles le contact figure en tant que donneur d'ordre (c'est-à-dire celui à qui, par exemple, la commande a été vendue). Le récapitulatif Historique des ventes facturé à affiche toutes les transactions dans lesquelles le contact figure en tant que destinataire de la facture. Un clic sur les vignettes correspondantes ouvre les enregistrements sous-jacents.
Alors que le récapitulatif relatif au destinataire de la facture ne peut porter que sur les transactions du client lié, le donneur d'ordre présente deux particularités :

• Les vignettes Tâches ouvertes et Opportunités de vente ouvertes affichent les transactions selon leurs contacts respectifs.
• Comme une relation d'affaires entre le contact et un client n'est pas nécessaire pour un devis, mais peut exister, le filtre fait l'objet d'une distinction de cas.
  • S'il existe une relation d'affaires avec un client, la vignette du contact société affiche tous les devis de la société, et la vignette du contact personne affiche uniquement les devis de cette personne. Les devis sont filtrés sur la base du n° client associé (via le champ N° client donneur d'ordre).
    
  • S'il n'existe aucune relation d'affaires avec un client, la vignette affiche toujours uniquement les devis du contact concerné. Dans ce cas, les devis sont filtrés sur la base du champ N° contact donneur d'ordre.

L'aperçu et la fiche des clients ne comportent que le récapitulatif qui affiche l'historique des ventes du donneur d'ordre.

Création de devis vente sans client

Pour établir un devis à l'intention d'un prospect, il n'est pas nécessaire de le créer dès ce stade en tant que client en comptabilité. Un contact suffit à cet effet, utilisé conjointement avec un modèle client approprié. Ce n'est qu'au moment de convertir un devis vente en commande vente que la relation d'affaires avec un client devient obligatoire dans le contact.
Le modèle client contient toutes les informations nécessaires, telles que les groupes comptables marché et les groupes comptables produit, les conditions de paiement, mais aussi les informations fiscales nécessaires à l'établissement d'un devis. Ces données sont enregistrées dans les modèles client, qui peuvent également être ouverts via la recherche (Alt+Q). Différents modèles types pour d'autres pays/régions, devises, indicatifs régionaux, etc. peuvent également y être enregistrés pour sélection. Le modèle adapté à un prospect peut ainsi être sélectionné rapidement lors de la création de devis comme lors de la création d'un client à partir d'un contact.

Profils d'envoi de documents

Le champ Envoi par lot de documents des Paramètres ventes détermine si les paramètres définis pour le client sont utilisés lors de l'envoi par lot de documents validés ou si la boîte de dialogue standard s'affiche. Avec le paramètre par défaut Utiliser la configuration client, aucune boîte de dialogue ne s'affiche.