Approvisionnement en lien avec une commande vente

Dans Business Central, il existe plusieurs façons de créer des commandes achat pour des articles de négoce. Les plus courantes sont les feuilles réquisition (du module de production) et la fonctionnalité permettant de créer une commande achat à partir d'une commande vente. Toutefois, lorsque des articles de négoce sont nécessaires explicitement pour une commande vente précise, ces deux options atteignent leurs limites.
Dans les deux cas, les marchandises ne sont pas commandées commande par commande. La réservation de la quantité requise dans la ligne de commande vente doit donc être effectuée manuellement. Dans le second cas en particulier, la commande (ici : la ligne de commande vente) ne dispose pas du lien vers la commande achat (ici : la ligne de commande achat) attendu par l'utilisateur, et inversement.

Créer une commande achat

La fonctionnalité de création d'une commande achat (Créer des commandes achat dans le groupe d'actions Actions / Fonctions / Créer un document d'achat / Créer des commandes achat) à partir d'une commande vente a été étendue par DYCE IT-Business Toolkit. L'action supplémentaire Créer des commandes d'achat liées se trouve directement dans le menu Accueil. Son appel ouvre la page Créer et lier des commandes d'achat. La page affiche les lignes de document (articles) pouvant être commandées pour la commande vente en cours. Elle contient les champs standard tels que le N° de l'article, la Description et le Fournisseur auprès duquel l'article doit être commandé (pour plus de détails sur le fournisseur proposé, voir ci-dessous la section Fournisseur favori). Elle comprend en outre les champs suivants :

• Le Code achat indique si un mode d'approvisionnement particulier (par ex. une livraison directe) est prévu pour la ligne de commande.
• La Quantité demande contient la quantité demandée par le client dans la ligne de commande.
• Le champ Coût unitaire direct contient le prix d'achat de la ligne de commande. Il peut être modifié, sauf s'il fait partie d'un accord spécial (Special Bid).
• Le champ Quantité à acheter propose la quantité à commander effectivement. Pour cette proposition, le système tient compte à la fois de la Quantité demande et du stock disponible actuel (en fonction du magasin de la ligne de commande vente).
• Le stock disponible (en fonction du magasin de la ligne de commande vente) est affiché dans le champ Qté demande disponible.
• Un accord spécial (par ex. pour des prix d'achat spécifiques à un projet) est affiché dans le champ Special Bid (voir Coût unitaire direct).
• Les lignes à traiter (pour lesquelles une commande achat doit être créée) sont indiquées via le champ Traitement.
  OK déclenche le traitement ; la commande est créée et ouverte.

Conditions préalables à l'achat d'articles

Pour qu'un article puisse être acheté, les conditions suivantes doivent être remplies dans la fiche article :

• Type = Stock ou Hors stock (raccourci Article).
• Mode de réapprovisionnement = Achat (raccourci Réapprovisionnement)

Dans la commande achat et dans la commande vente, l'autre document associé peut être ouvert. Dans la commande achat, l'appel Commandes clients réservées (dans le menu de ligne sous Commande achat) est disponible à cet effet. Dans la commande vente, la fonction s'appelle Commandes d'achat réservées et se trouve également dans le menu de ligne (sous Commande).

Réservations

Pour les articles stockés (Type = Stock), les marchandises attendues sont automatiquement réservées pour la ligne de commande vente lors de la création de la commande achat. Cela est visible dans le champ Quantité réservée, aussi bien dans la ligne de commande vente que dans la ligne de commande achat. Un clic sur le champ ouvre les écritures réservation.
Aucune réservation ne peut être créée pour les articles hors stock (Type = Hors stock). Dans ce cas, la fonctionnalité standard de Business Central est déclenchée et utilisée pour créer les commandes achat.

Fournisseur favori

Les articles peuvent être achetés auprès de différents fournisseurs. Les prix d'achat correspondants sont enregistrés dans les prix achat. DYCE IT-Business Toolkit permet de marquer l'un des fournisseurs comme Favori. Pour cela, l'action Définir le fournisseur comme favori est appelée dans la page Prix achat. C'est utile pour le fournisseur auprès duquel cet article est habituellement acheté. Un seul fournisseur peut être défini comme favori. L'exécution de l'action modifie le champ N° fournisseur de la fiche article si le favori diffère du fournisseur sélectionné dans le champ N° fournisseur. Ce fournisseur favori est repris dans la ligne du document de vente lorsque l'article est utilisé dans une ligne vente, mais il peut également y être modifié.

Processus

1. Définir le fournisseur favori
   Dans les données de base de l'article, un fournisseur préféré est enregistré dans les prix achat. Des accords fournisseur peuvent toutefois en principe être conclus avec tous les fournisseurs.
2. Création de la commande
   Le fournisseur préféré de l'article est automatiquement saisi dans la ligne de commande vente et le coût unitaire associé est utilisé. Les coûts unitaires sont en principe gérés par l'acheteur et ne sont normalement pas modifiés dans la ligne de commande vente.
3. Négociation d'un prix d'achat spécial avec un fournisseur
   Les conditions d'achat négociées s'appliquent exclusivement à cette seule commande vente. Le numéro de référence (Special Bid) est indiqué sur la ligne de commande vente. Le coût unitaire est ajusté en fonction de l'accord.
4. Création de la commande achat
   La commande achat est créée directement à partir de la commande vente. Une commande achat distincte est créée pour chaque Special Bid. Le numéro de référence est repris dans la commande achat. Lors de l'impression ou de l'envoi (par e-mail), le numéro de référence est imprimé sur la commande achat. Différentes lignes de commande vente ayant le même fournisseur et le même numéro de référence peuvent être regroupées dans une seule commande achat.

Livraison directe

1. Les modifications du Coût unitaire dans la ligne achat sont reportées dans la ligne vente si la livraison directe est définie.
2. En cas de livraison directe, la facture achat ne peut pas être validée avant la validation des factures vente. Ce comportement est analogue au standard de Business Central.

Commande spéciale

Lorsqu'une réception achat est validée pour une commande achat liée, créée pour une ligne de commande vente avec le code achat Commande spéciale, les N° de série, N° de lot ou N° de package attribués lors de la validation sont automatiquement transférés dans la traçabilité de la ligne de commande vente liée – comme pour la livraison directe. Il n'est pas nécessaire d'attribuer ensuite manuellement la traçabilité côté vente.