Travailler avec les documents de vente
Processus métier
Une commande vente est créée et liée à un projet. Les composants du projet sont saisis sous forme de lignes de la commande vente. Sur cette base, l'étape suivante consiste à créer les différents composants ou lots de travail pour les services sous forme de tâches projet. Celles-ci seront nécessaires ultérieurement pour l'enregistrement de temps. Comme des budgets importants peuvent être répartis entre plusieurs sous-tâches à cette étape, cette activité fait généralement partie des tâches du chef de projet. Elle peut également être réalisée en plusieurs phases à différents moments. D'autres tâches projet (par exemple pour les marchandises) peuvent en outre être créées. Cette étape est toutefois facultative, car le système crée également ces tâches projet automatiquement lors de l'expédition des articles.
Pendant la durée du projet, les collaborateurs enregistrent leurs temps sur la tâche concernée. Plusieurs options sont disponibles à cet effet. La méthode recommandée passe par DYCE Time Tracking. Peu importe que les services soient fournis par des collaborateurs internes ou externes. Via la page Facturation de projet, le chef de projet contrôle les enregistrements de temps, effectue les éventuels ajustements concernant la facturabilité ou la description, puis les libère pour validation. Dans le système, la validation des enregistrements de temps (et donc la confirmation que le service a été fourni) correspond à l'expédition du service concerné. Dans la commande vente du projet, les lignes associées sont marquées comme expédiées avec les quantités correspondantes. À l'étape suivante, ces services peuvent être facturés. Au cours de ce processus, la facture peut être automatiquement complétée par des détails sous forme d'une vue détaillée, sur laquelle repose la facturation. La création ou non de la vue détaillée peut être définie dans la fiche projet. Lors de l'impression des factures, ce paramètre peut être remplacé via le champ Ajouter l'aperçu détaillé. Si les factures sont imprimées par lot, le paramètre est repris du projet concerné. Pour évaluer la contribution au chiffre d'affaires du projet, les parts facturées sont déterminées par collaborateur.
L'intégration du projet dans le processus de vente est illustrée dans cette partie de la documentation DYCE à l'aide de l'exemple d'un projet de mise en œuvre de logiciel.
Caractéristiques d'un projet de services
- La commande vente contient une liste détaillée des services vendus.
- La commande vente est liée à un projet dans l'en-tête du document.
- Des temps sont enregistrés pour les services à facturer.
- Chaque enregistrement de temps peut être directement affecté à une ligne de commande vente ou à une ligne de facture vente.
- Il est possible de créer des tâches projet sans commande vente associée.
- La facturation s'effectue via la commande vente ou via une fonction de traitement par lot.
- Via le projet, toutes les données sont regroupées sur la base d'un axe analytique.
Créer un projet
Pour plus de simplicité, il est recommandé de créer un nouveau projet directement depuis l'aperçu des contacts ou des clients (via Nouveau document / Projet). Le récapitulatif Historique des ventes indique les projets qui existent déjà pour le client. Un nouveau projet peut également être créé directement depuis le document de vente (champ N° de projet + Nouveau). Si des prix spécifiques au projet ont été convenus avec le client, ils sont enregistrés dans le projet, dans la zone Prix et remises. D'autres explications sur la création de projets figurent dans cette partie de la documentation DYCE.
Créer une commande vente projet
Une nouvelle commande vente peut également être créée (via Nouveau document / Commande vente) depuis l'aperçu des contacts ou des clients. Il est important que le projet correspondant (s'il a été créé au préalable) soit renseigné dans le champ N° de projet. Il est en outre possible de convertir un devis vente projet en commande vente projet lors de l'attribution du marché, à l'aide de l'action Créer commande (via Traiter).
Créer des tâches projet pour la commande vente
Une fois la commande vente créée et les lignes saisies, les tâches projet, y compris les lignes de planification de projet pour les différentes activités, peuvent être créées à l'aide de l'action Créer tâches de projet de service (via Accueil). Cette étape est nécessaire pour que les temps des services fournis puissent être enregistrés dans la suite du processus. Une description détaillée des tâches projet et des lignes de planification de projet associées figure dans cette partie de la documentation DYCE.
Créer des Work Orders à partir d'une commande vente
Les Work Orders peuvent être créés et gérés directement depuis une commande vente. L'action Work Orders (via Associé) ouvre une liste filtrée des Work Orders liés à la commande vente en cours. Les nouveaux Work Orders sont automatiquement pré-renseignés avec le client, le projet et le type de budget. Une description détaillée figure ici.
Commandes achat liées à une commande vente
Le standard de Business Central prévoit essentiellement des commandes achat pour les articles stockés. Une étape manuelle permet d'effectuer des réservations pour les lignes de commande vente. Cependant, comme cette démarche est assez fastidieuse et que les marchandises sont souvent commandées par commande vente ou par projet, DYCE IT-Business Toolkit propose une méthode simplifiée. Une description détaillée des commandes achat liées à une commande vente figure dans cette partie de la documentation DYCE.
Prix projet pour les achats avec Special Bid
Les fournisseurs accordent parfois des remises sur des commandes achat individuelles, liées à un projet ou à un client. Pour cela, la quantité et le prix (et, le cas échéant, la remise) font l'objet d'une négociation spécifique. Les commandes pour lesquelles un tel prix projet a été négocié doivent être traitées séparément. Par nature, il existe toujours une commande vente pour ce type de commande achat. Le fournisseur attribue un numéro de référence (Special Bid) au prix projet. En règle générale, le fournisseur ne traite ce type de commande spéciale que si le numéro de référence figure dans la commande. Si la référence n'est pas indiquée, la remise n'est pas accordée ou la commande n'est pas traitée.
Pour créer et traiter de telles commandes, un numéro de référence peut être saisi dans la ligne de commande vente (dans le champ Special Bid). La référence est reprise dans la commande achat via la fonctionnalité Créer des commandes d'achat liées (voir la section Créer une commande achat) et peut ainsi être imprimée. Cela s'applique également aux commandes achat créées via la feuille réquisition.
Lors de leur création, les commandes achat sont toujours uniques en ce qui concerne le Special Bid. Différentes lignes de commande portant le même numéro de référence peuvent être regroupées dans une seule commande achat.
Si une ligne de commande vente contient un numéro de référence, la réservation n'est jamais effectuée sur le stock disponible.
Validation et facturation
Entre-temps, des enregistrements de temps ont été saisis pour les tâches projet, puis contrôlés et approuvés par le chef de projet. Par la validation des enregistrements de temps, ces services sont considérés comme expédiés (partiellement ou entièrement). Il est également possible que la réception des marchandises liées à la commande ait déjà eu lieu et que la sortie de l'article ait été validée. Dès qu'une ligne de commande est expédiée, elle peut être facturée. Cela s'effectue soit dans la commande vente via l'action standard Valider / Facturer, soit via la fonction de traitement par lot Créer les factures vente sur la page Facturation des services.
La facture validée peut être envoyée au client. Selon le paramétrage de la fiche projet (champ Impression auto. vue détaillée), une vue détaillée est créée automatiquement et vient compléter la facture. La vue détaillée contient les détails des lignes de commande facturées, y compris les temps accordés à titre de geste commercial.
La contribution de chaque collaborateur au chiffre d'affaires du projet est affichée à l'aide des parts facturées.
Données générées et écritures
Les lignes de la fiche projet montrent que des écritures comptables projet de type Vente ont été créées suite à l'expédition et à la facturation des articles. Un clic sur la valeur du champ Facturé (prix total) ouvre les écritures comptables projet, qui contiennent le numéro de facture dans le champ N° document. L'action Écritures (via Projet) permet par exemple d'accéder à la facture.
Lors de la validation des enregistrements de temps, des écritures comptables projet de type Consommation sont créées pour les ressources humaines. Ces écritures comptables projet sont liées aux enregistrements de temps et peuvent être consultées, par exemple, en cliquant sur le champ Total des enregistrements de temps validés (jours). La validation des enregistrements de temps crée également des lignes de planification de projet de type Facturable. Celles-ci s'ouvrent en cliquant sur le champ Facturable (prix total). Des écritures comptables projet de type Vente (voir ci-dessus) sont créées lors de la facturation des lignes de commande vente associées.
Avec DYCE Project Billing, la facturation des services ne s'effectue jamais via le module Projets ni directement depuis le projet, contrairement au standard de Business Central.
Une fois les enregistrements de temps validés, plusieurs options de facturation sont disponibles. Elles sont expliquées plus en détail dans cette section de la documentation DYCE.
Facture d'acompte dans une commande vente projet
Dans la commande vente, un acompte peut être saisi sous forme de montant ou de pourcentage. Pour saisir un montant d'acompte, le champ Montant ligne acompte HT doit toutefois être affiché dans les lignes de la commande vente. Un pourcentage est saisi soit directement dans la ligne vente (dans le champ % acompte), soit dans le raccourci Acompte. L'application DYCE IT-Business Toolkit offre en outre une méthode simplifiée pour travailler avec un plan de paiement spécifique à la commande vente. Une description détaillée des acomptes et des plans de paiement figure dans cette partie de la documentation DYCE.
L'action Créer une facture d'acompte (via Actions / Plan de paiement) crée une facture d'acompte non validée, qui peut être validée immédiatement ou ultérieurement. Les factures d'acompte et avoirs d'acompte validés et non validés peuvent être ouverts via le menu Associé / Acompte.