Project Billing

Project Billing dans DYCE simplifie la facturation des prestations de services et des projets grâce au contrôle et à la comptabilisation à plusieurs niveaux des enregistrements de temps sur les tâches projet, avec des options de libération groupée ou individuelle et des fonctions avancées telles que le transfert de quantités et la répartition des temps. Après la libération, les enregistrements de temps sont comptabilisés, les commandes vente liées sont préparées pour la facturation et les factures sont générées ; l'annulation est également prise en charge depuis la même interface.

Général

Avec Project Billing, DYCE fournit un outil qui aide l'utilisateur à accomplir ses tâches de facturation des prestations de services et des projets de la manière la plus simple et la plus claire possible. Le contrôle et la comptabilisation des enregistrements de temps sur les différents éléments du projet s'effectuent dans une page de gestion à plusieurs niveaux, pour un nombre quelconque de tâches projet (filtrées).

• Les temps enregistrés pour les différentes tâches projet peuvent ainsi être facilement contrôlés et libérés pour la comptabilisation par le chef de projet.
• Cette libération peut s'effectuer soit par enregistrement de temps, soit pour tous les enregistrements de temps d'un document en une seule fois. Il est également possible de marquer plusieurs tâches projet et de les libérer en une seule étape.
• Des fonctions utiles, telles que le transfert de quantités (restantes) vers d'autres tâches projet ou la répartition des temps enregistrés, sont disponibles.
• L'étape suivante est la comptabilisation des enregistrements de temps. Si le champ Filtre date lors de la comptabilisation des paramètres projet est défini sur Appliquer, la fonction comptabilise uniquement les enregistrements de temps libérés jusqu'à la date indiquée dans Prendre en compte les enregistrements de temps jusqu'au. Avec Ignorer, la date n'est pas prise en compte lors de la comptabilisation et tous les enregistrements de temps libérés sont comptabilisés, quelle que soit leur Date service. Parallèlement, les éventuelles lignes de commande vente liées sont préparées pour la facturation.
• Dans une étape ultérieure, les documents de comptabilisation (factures de prestations) sont générés.
• L'annulation de prestations peut également être déclenchée depuis cette page.

Facturation des projets

La page Aperçu de la facturation projet contient la vue d'ensemble des tâches projet à contrôler, ainsi que la possibilité de sélectionner des vues individuelles (avec des filtres prédéfinis enregistrés au préalable). En détail, la page est structurée comme suit :

1. Zone de filtre
   • Une Vue Aperçu de la facturation projet peut être sélectionnée ici.
   • La date du champ Prendre en compte les enregistrements de temps jusqu'au peut être prédéfinie via la vue (si une Formule des enregistrements de temps y est enregistrée, voir ci-dessous). La date peut également être modifiée manuellement. Elle sert à filtrer les tâches projet concernées sur la base de la Date service et à les afficher en conséquence pour la comptabilisation. Si Filtre date lors de la comptabilisation est défini sur Appliquer, la date limite également les enregistrements de temps libérés qui sont comptabilisés. Avec Ignorer, la date n'est pas prise en compte lors de la comptabilisation et tous les enregistrements de temps libérés sont comptabilisés, quelle que soit leur Date service.
   • La Date compta. facture indique la date utilisée lors de la comptabilisation des enregistrements de temps (dans les écritures comptables projet de type Consommation) et pour les lignes de planification de projet Facturable correspondantes.
2. Actions
   • Valider les enregistrements de temps (Traitement)
     L'action comptabilise tous les enregistrements de temps libérés des tâches projet affichées (via la Vue Aperçu de la facturation projet). Si Filtre date lors de la comptabilisation est défini sur Appliquer, seuls les enregistrements de temps dont la Date service est antérieure ou égale à Prendre en compte les enregistrements de temps jusqu'au sont comptabilisés. Avec Ignorer, la date n'est pas prise en compte lors de la comptabilisation et tous les enregistrements de temps libérés sont comptabilisés, quelle que soit leur Date service.
   • Annuler le service (Traitement)
     Appelle la fonction d'annulation de prestations pour les tâches projet sélectionnées.
   • Créer des commandes achat (Traitement)
     L'action concerne la commande de prestations externes et crée des commandes achat pour les tâches projet sélectionnées. Pour plus d'informations, consultez cette partie de la documentation DYCE.
   • Facturation (Traitement)
     La page qui s'ouvre affiche les lignes de planification de projet pouvant être facturées. Elle permet de créer des documents de comptabilisation, même sans commande vente.
   • Filtre rapide (Traitement)
     Pour filtrer ponctuellement les tâches projet, cette action peut être utilisée en complément des Vues Aperçu de la facturation de projet. Elle ouvre une page de filtre dans laquelle les critères de filtrage peuvent être saisis. Les critères de filtre de la vue actuellement sélectionnée sont repris comme valeurs par défaut.
   • Libérer les enregistrements de temps (Enregistrements de temps)
     Les enregistrements de temps de toutes les tâches projet sélectionnées sont libérés en une seule fois.
   • Rouvrir les enregistrements de temps (Enregistrements de temps)
     Cette action annule la libération des enregistrements de temps pour toutes les tâches projet sélectionnées.
   • Modifier les enregistrements de temps (Enregistrements de temps)
     Ouvre la page du même nom, dans laquelle les lignes de planification de projet Budget peuvent être consultées et les enregistrements de temps modifiés.
   • Fiche projet (Projet)
     L'action ouvre la fiche projet de la tâche projet sélectionnée.
   • Factures vente du projet (Projet)
     L'action ouvre un aperçu des factures vente non validées du projet sélectionné.
   • Factures vente enregistrées du projet (Projet)
     L'action ouvre un aperçu des factures vente validées du projet sélectionné.
   • Commandes client du projet (Projet)
     L'action ouvre un aperçu des commandes vente appartenant au projet sélectionné.
   • Fiche tâche projet (Tâche projet)
     L'action ouvre la fiche de la tâche projet actuellement sélectionnée.
   • Lignes de planification de projet (Tâche projet)
     L'action ouvre les lignes de planification de projet de la tâche projet actuellement sélectionnée.
   • Commande vente (Tâche projet)
     L'action ouvre la commande vente (le cas échéant) associée à la tâche projet actuellement sélectionnée.
3. Tâches projet (lignes)
   • Les lignes de l'aperçu de la facturation projet affichent les tâches projet pour lesquelles des temps ont été enregistrés dans le filtre défini (voir Vues Aperçu de la facturation de projet).
   • Outre le projet et le client, la commande vente associée (le cas échéant), le total des enregistrements de temps et les informations de budget sont également affichés.
   • Lors du changement de Vue Aperçu de la facturation projet, l'affichage des tâches projet est mis à jour si nécessaire.
   • Un clic sur l'un des champs d'enregistrements de temps (Enregistrements de temps non libérés, Enregistrements de temps libérés, Enregistrements de temps facturables, Enregistrements de temps non facturables) ouvre une page supplémentaire permettant de contrôler, modifier et libérer les enregistrements de temps.
   • Un clic sur l'un des champs de budget (Quantité budgétée vendue, Budget (prix total)) ouvre les lignes de planification de projet correspondantes (pour Facturé (prix total), les écritures comptables projet).
   • En alternative aux actions et aux champs, de nombreux appels concernant les enregistrements de temps, les projets et les tâches projet sont disponibles via l'AssistEdit des lignes.

Inclure tous les enregistrements de temps passés

La date du champ d'en-tête Prendre en compte les enregistrements de temps jusqu'au prend en compte tous les enregistrements de temps passés. Ainsi, aucune prestation à facturer ne peut être oubliée (tant que les critères de filtre de la Vue Aperçu de la facturation projet sont corrects), puisque tous les enregistrements de temps passés font automatiquement partie du filtre.

KPI

Budget restant indique le budget (quantité) restant pour la tâche projet. Toutes les lignes de planification de projet ayant un Type de facturation service sont prises en compte dans le calcul. Ce KPI ne devrait pas devenir négatif.

$$Remaining \ Budget = \sum\limits_1^n Quantity \ Project \ Planning \ Line_i \ (Budget) \ - \sum\limits_1^n Quantity \ Project \ Planning \ Line_i \ (Billable)$$

Enregistrements de temps non facturables indique la durée des enregistrements de temps (dans l'unité d'affichage de la Vue Aperçu de la facturation projet) qui ne sera pas facturée.
Pour un enregistrement de temps d'une durée de 1 heure et d'une durée facturable de 45 minutes, 15 minutes ne sont pas facturables. Si le KPI est négatif, une durée supérieure à la durée réelle sera facturée après la libération et la comptabilisation des enregistrements de temps. C'est généralement le cas lorsqu'un arrondi du modèle Time & Travel a été appliqué.

Exemple : un enregistrement de temps d'une durée de 5 minutes et d'une durée facturable de 15 minutes (par exemple en raison d'un arrondi à 15 minutes dans le modèle Time & Travel) donne une valeur de -10 minutes pour Enregistrements de temps non facturables. Une valeur de 0 pour Enregistrements de temps non facturables signifie que la totalité de la durée sera facturée. Si le KPI s'écarte de 0 de manière disproportionnée et qu'il ne s'agit pas d'un projet interne, les enregistrements de temps doivent être examinés de plus près.

$$Not \ Billable \ Time Recordings = \sum\limits_1^n Duration \ Time \ Recordings_i \ - \sum\limits_1^n Billable \ Duration \ Time \ Recordings_i$$

Les enregistrements de temps sont filtrés sur le Statut Ouvert et Approuvé.

Vues Aperçu de la facturation de projet

Un nombre quelconque de vues (sous forme de filtres prédéfinis) peut être créé pour filtrer les prestations (tâches projet) à facturer. Un clic sur l'AssistEdit du champ Vue Aperçu de la facturation projet ouvre la page correspondante. Outre un code unique et une description, chaque vue nécessite la définition de critères de filtre et de valeurs par défaut pour le calcul des dates. Les valeurs par défaut pour le calcul des dates sont indiquées sous forme de formule de date. Pour plus d'informations sur l'utilisation des formules de date, consultez cette partie de la documentation Microsoft.
Les valeurs de date effectives sont ensuite calculées à partir de la date de travail lors de la sélection d'une vue. Les valeurs par défaut peuvent ainsi être utilisées en continu sans devoir être adaptées. Lorsqu'une vue est sélectionnée, les filtres déterminant les tâches projet à afficher dans la page Aperçu de la facturation projet sont appliqués. Tous les champs des tâches projet sont disponibles comme critères de filtre.
Pour définir les filtres, l'action Modifier le filtre de tâche projet est appelée. Une page de filtre s'ouvre, dans laquelle les critères peuvent être définis. Outre les critères prédéfinis, d'autres critères peuvent être ajoutés (via + Filtre...). Si la page de filtre est fermée avec OK, les critères sont enregistrés dans la vue. Cela se reconnaît à la coche placée dans le champ Filtre tâche projet.
Si seuls les projets dans lesquels l'utilisateur est lui-même enregistré comme Chef de projet doivent être affichés, l'indicateur correspondant peut être activé dans le champ Mes projets.
Le champ Formule des enregistrements de temps contient une formule de date qui est interprétée dans le champ Prendre en compte les enregistrements de temps jusqu'au lors de l'utilisation de la vue. Ce champ sert ensuite à filtrer les tâches projet à facturer (sur la base de la Date service des enregistrements de temps). Si aucune formule de date n'est indiquée, l'Aperçu de la facturation projet n'utilise pas de filtre.
Le champ Unité d'affichage permet de définir l'unité dans laquelle les enregistrements de temps sont affichés. Les choix possibles sont Jour et Heure.
En outre, l'action Copier la vue permet de créer une copie de la vue actuellement sélectionnée, filtres compris. Il n'est ainsi pas nécessaire de saisir à nouveau tous les critères ; seuls les critères divergents doivent être modifiés.

Remarque

Pour n'afficher qu'un projet spécifique ou facturer par projet, filtrer sur le N° de projet, soit via une Vue Aperçu de la facturation projet, soit via le Filtre rapide. En revanche, si un chef de projet souhaite contrôler tous ses projets en une seule fois, il est judicieux de filtrer sur le Chef de projet.

Critères de filtre spéciaux

Enregistrements de temps à contrôler et Enregistrements de temps à valider Les deux critères de filtre se rapportent aux enregistrements de temps appartenant à la tâche projet concernée. Enregistrements de temps à contrôler s'adresse plutôt au chef de projet, Enregistrements de temps à valider plutôt à la personne qui comptabilise les enregistrements de temps. Trois options peuvent être sélectionnées pour chacun des deux critères :

Option	Signification
VIDE	Cette option affiche toutes les données.
Oui	Cette option permet d'afficher les tâches projet dans lesquelles des enregistrements de temps sont soit à libérer, soit à comptabiliser.
Non	Cette option permet d'afficher toutes les tâches projet qui ne contiennent pas d'enregistrements de temps à libérer ou à comptabiliser.

Utilisation des critères de filtre spéciaux

Le critère de filtre Enregistrements de temps à contrôler en particulier doit être utilisé avec discernement. Selon ce qui doit être affiché, il peut être judicieux de laisser provisoirement le filtre sur Vide. Si le filtre est défini sur NON, toutes les tâches projet contenant des enregistrements de temps qui n'ont pas encore été libérés pour la comptabilisation sont affichées. Toutefois, au moment de la libération, celles-ci sont immédiatement exclues par le filtre et disparaissent donc de la liste. Ce comportement est utile, par exemple, pour traiter la libération des enregistrements de temps de manière progressive tout en gardant la progression visible.

Modification et libération des enregistrements de temps

Les enregistrements de temps peuvent en principe être libérés sans contrôle détaillé. Pour cela, sélectionner les tâches projet et appeler l'action Libérer les enregistrements de temps (via Enregistrements de temps, voir ci-dessus). Cette façon de procéder peut être utile dans certains cas, mais n'est généralement pas recommandée.
Le contrôle détaillé suivi de la libération des enregistrements de temps s'effectue quant à lui soit en cliquant sur la valeur, par exemple dans le champ Enregistrements de temps non libérés, soit via l'action Modifier les enregistrements de temps (via Enregistrements de temps, voir ci-dessus). Celle-ci ouvre la page du même nom, dans laquelle les lignes de planification de projet Budget sont affichées et les enregistrements de temps peuvent être modifiés puis libérés. Des zones distinctes affichent les prestations (lignes de planification de projet Budget) en haut et les enregistrements de temps des collaborateurs en bas.
Les actions suivantes sont disponibles dans cette page :

• Augmenter la quantité
  Cette action augmente la quantité des lignes de planification de projet au moyen d'une boîte de dialogue. Celle-ci affiche la quantité actuelle et, le cas échéant, la commande vente. Si la ligne de planification de projet est liée à une ligne de commande vente, la modification s'applique également à la ligne de commande vente.
• Basculer les enregistrements de temps
  Cette action bascule le statut de tous les enregistrements de temps sélectionnés. Dans chaque cas, l'autre valeur (Ouvert / Libéré) est définie.
• Libérer tous les enregistrements de temps
  L'action libère tous les enregistrements de temps pour la comptabilisation.
• Rouvrir les enregistrements de temps
  L'action annule la libération de tous les enregistrements de temps.
• Comptabiliser la quantité à facturer
  Comptabilise la Quantité à facturer de la ligne de planification de projet sélectionnée. Dépend du type de facturation service :
  • Prix fixe : toujours possible.
  • Budget : uniquement si Filtre date lors de la comptabilisation est défini sur Ignorer. Avec Appliquer, utiliser Valider les enregistrements de temps.
  • Sur base du temps et matériel : impossible.

Les enregistrements de temps se rapportent à une prestation (voir le haut de la page) et sont donc en principe facturables. Ils peuvent toutefois aussi contenir des parts non facturables, telles que des temps Geste commercial, Garantie, Interne ou Contrat client. Grâce à l'affectation aux prestations, les enregistrements de temps sont mis en gras en fonction de la prestation mise en évidence.
Tant qu'un enregistrement de temps n'est pas encore comptabilisé, tous les champs peuvent être modifiés. En outre, un enregistrement de temps peut être réparti différemment quant à sa durée totale ou déplacé vers une autre tâche projet (voire vers un autre projet, voir ci-dessous). Si une partie d'un enregistrement de temps ne doit pas être facturée, le temps peut être réduit en conséquence dans le champ Durée facturable (ou Durée facturable (heures)). Au départ, ces champs sont prédéfinis avec la Durée (et la Durée (heures)). En cas de réduction, un motif de non-facturation (champ Motif de non-facturation) doit être indiqué en même temps. La sélection est initialement prédéfinie sur Interne ou sur la base de la ligne du modèle Time & Travel. Elle peut toutefois être modifiée.
Via le menu de ligne, la fonction Déplacer les enregistrements de temps permet de déplacer un enregistrement de temps non encore comptabilisé d'une tâche projet vers une autre tâche projet, voire vers un autre projet ; l'action est disponible de la même manière depuis l'Aperçu de la facturation projet et depuis la page Facturation projet (Approbation). Lors de l'appel de l'action, une page de sélection s'ouvre, dans laquelle les données des enregistrements de temps sont déjà renseignées comme point de départ. Un champ modifiable N° donneur d'ordre (accompagné d'un champ Nom du donneur d'ordre en lecture seule) facilite le déplacement vers un projet d'un autre client : la modification du client efface la sélection du projet (ou la renseigne automatiquement si le client n'a qu'un seul projet), et la modification du projet met à jour le client. Pour le déplacement, le projet, la tâche projet et la ligne de planification de projet budget peuvent être sélectionnés. Un clic sur OK déplace l'enregistrement de temps en conséquence.
Si la tâche projet n'a pas encore de ligne Work Order pour le Work Order sélectionné, un bouton bascule Créer une ligne Work Order permet de sélectionner directement la tâche projet et la ligne de planification de projet budget, comme s'il n'y avait pas de Work Order. La confirmation du déplacement crée alors automatiquement la ligne Work Order manquante. Alternativement, l'action Ajouter des lignes à partir des lignes de planification de la recherche Lignes Work Order ouverte depuis le champ de tâche projet crée (et sélectionne) une ligne Work Order pour une ligne de planification de projet budget ouverte ayant un type de facturation service, de la même manière que depuis la fiche Work Order elle-même. Une prestation additionnelle de l'enregistrement de temps déplacé obtient dans tous les cas sa propre ligne Work Order, créée automatiquement.
Pour plus d'informations sur l'enregistrement de temps et les parts non facturables, consultez cette partie de la documentation DYCE.

Justificatif d'activité via les relevés de temps

Avant de recevoir une facture de prestations, certains clients exigent un justificatif préalable des prestations qui seront prochainement facturées. À cet effet, l'action Créer un rapport de relevé de temps (groupe de menus Enregistrements de temps) est disponible dans la page Aperçu de la facturation projet. Elle permet de créer, pour chaque tâche projet, un récapitulatif des enregistrements de temps sous forme de justificatif pouvant être imprimé ou envoyé par e-mail au client.
Lors de l'appel, la page DYCE Relevé de temps s'ouvre et affiche les enregistrements de temps de la tâche projet sélectionnée au préalable qui se situent dans le filtre de date. Les enregistrements de temps ne peuvent pas être modifiés dans cette page. Pour chaque enregistrement de temps, elle indique s'il a déjà été inclus dans un relevé de temps précédent (Imprimé=OUI). Le champ Imprimer permet d'indiquer quels enregistrements de temps doivent être imprimés (ou envoyés par e-mail). Les enregistrements de temps déjà imprimés peuvent être imprimés à nouveau. Pour sélectionner tous les enregistrements de temps en une seule fois, l'action Basculer l'impression est utile.
L'action Imprimer ouvre une boîte de dialogue qui contrôle la sortie des enregistrements de temps sélectionnés au préalable.

Processus : contrôler, libérer et comptabiliser les enregistrements de temps

La partie suivante de la documentation présente le processus de facturation des prestations avec Project Billing à l'aide de l'exemple d'une tâche projet donnée.

Gérer les enregistrements de temps

En pratique, le contrôle et, si nécessaire, l'ajustement des enregistrements de temps effectués par les collaborateurs, ainsi que la libération ultérieure de ces consommations projet pour la facturation, sont généralement effectués par les chefs de projet ou d'équipe concernés, car ils sont mieux à même d'évaluer le contenu des activités réalisées que, par exemple, un gestionnaire des commandes vente.
Pour que seuls les enregistrements de temps des collaborateurs qui n'ont pas encore été comptabilisés soient affichés dans un premier temps, il est conseillé de créer une vue adaptée au contrôle et à l'approbation des tâches projet. Proposition de définition des filtres de la vue pour le contrôle et la libération des consommations :

• Mes projets = Oui
• Formule des enregistrements de temps = -CM-1D (ici : jusqu'au dernier jour du mois précédent)
• Enregistrements de temps à contrôler = Oui (page de filtre Tâches projet)

Enregistrements de temps à contrôler=Oui recherche toutes les tâches projet pour lesquelles il existe au moins un enregistrement de temps avec le Statut=Ouvert. Tous les enregistrements de temps ayant le Statut=Ouvert ou Libéré sont affichés dans la tâche projet, afin que les chefs de projet retrouvent plus facilement les enregistrements de temps déjà approuvés mais pas encore comptabilisés. Les filtres Enregistrements de temps à contrôler et Enregistrements de temps à valider ne doivent pas être utilisés conjointement.

Augmenter ou réduire les quantités enregistrées

Le total des enregistrements de temps affectés à une prestation facturable (ligne de planification de projet Budget) est affiché dans les champs Enregistrement de temps facturable libéré ou Enregistrement de temps facturable comptabilisé. Si les enregistrements de temps dépassent la quantité facturable calculée à l'origine, il faut décider de la procédure appropriée pour cette tâche projet :

• Pour une ligne de planification de projet ayant le type de facturation service Sur base du temps et matériel, on part du principe que la quantité (facturable) peut être augmentée sans problème en fonction des dépenses. Cela se fait automatiquement et peut être répercuté jusqu'à la ligne de commande vente. Dans ce cas, aucune intervention de l'utilisateur n'est nécessaire, car lors de la comptabilisation des enregistrements de temps, la quantité de la ligne de planification de projet est automatiquement augmentée pour correspondre aux enregistrements de temps associés.
• Si, en revanche, la ligne de planification de projet a l'un des types de facturation service Budget ou Prix fixe, cette règle ne s'applique pas. Dans ces cas, la prestation a été vendue au forfait ou à prix fixe et ne peut pas être augmentée à volonté. Pour une meilleure visibilité, la tâche projet contenant une telle ligne de planification de projet dépassée est affichée en rouge dans la page Aperçu de la facturation projet. Le chef de projet (ou une autre personne responsable) doit alors décider comment traiter le dépassement de la prestation : la quantité de la ligne de planification de projet peut-elle et doit-elle être augmentée ? Cette question se pose en particulier lorsque la ligne de planification de projet est liée à une commande vente :
  • Si la ligne de commande vente offre encore une quantité disponible, une augmentation manuelle de la quantité de la ligne de planification de projet jusqu'à la quantité affectée serait en principe possible.
  • Si, en revanche, la quantité de cette ligne dans la commande vente est déjà épuisée, la quantité de la ligne de planification de projet ne peut pas être augmentée. Dans ce cas, la seule possibilité (après concertation avec le client) est d'augmenter la quantité de la ligne de commande vente. Cela doit toutefois être fait manuellement.

L'action Augmenter la quantité permet d'augmenter la quantité, y compris l'ajustement de la ligne de commande vente, par exemple après concertation avec le client. Si une augmentation de quantité dans la ligne de tâche projet (forfaitaire) est exclue pour des raisons contractuelles, il reste la possibilité de transférer les enregistrements de temps non encore comptabilisés vers une autre tâche projet (ou vers un autre projet) disposant encore de quantités libres. La fonction correspondante Déplacer les enregistrements de temps (voir Modification et libération des enregistrements de temps) se trouve dans le menu de ligne de la partie inférieure de la page Modifier les enregistrements de temps.

Particularité : facturation des prestations à prix fixe

Pour facturer des prestations à prix fixe, celles-ci doivent être marquées d'une manière ou d'une autre comme terminées. Pour cela, la quantité (totale) à comptabiliser est saisie dans le champ Quantité à facturer de la ligne de planification de projet budget. Cette étape ne peut pas être automatisée, car seul le chef de projet (le cas échéant en concertation avec la personne ayant enregistré les temps) peut évaluer si les activités concernées sont terminées et si la ligne de commande vente correspondante peut donc être facturée.
Si la quantité totale d'un article à prix fixe est atteinte avec la comptabilisation (livraison), le champ Qté à facturer de la ligne de commande vente est automatiquement prédéfini avec cette quantité.

Libérer les consommations

Pour libérer les enregistrements de temps, le chef de projet filtre par exemple (via une vue appropriée) sur les projets ou tâches projet dont il est responsable. Si, dans cette vue, le filtre de contrôle des enregistrements de temps est défini sur OUI et le filtre de libération des tâches projet sur NON, toutes les tâches projet qui n'ont pas encore été libérées pour la comptabilisation sont affichées. Immédiatement après le contrôle et la libération de tous les enregistrements de temps, la tâche projet disparaît de la vue actuelle en raison du filtre défini, et le chef de projet peut passer à la tâche projet suivante de la liste.
La libération peut s'effectuer par enregistrement de temps (page Modifier les enregistrements de temps) ou, pour toutes les tâches projet sélectionnées en une seule fois, à l'aide de l'action Libérer les enregistrements de temps de la barre de menus de la page Aperçu de la facturation projet. Dans ce dernier cas, le champ Statut est automatiquement défini sur Libéré pour tous les enregistrements de temps non encore comptabilisés. Le champ Quantité à facturer de la ligne de planification de projet Budget associée est alors mis à jour à chaque libération.

Comptabiliser les enregistrements de temps libérés

Une fois que le chef de projet a contrôlé et libéré les enregistrements de temps (Statut = Libéré), un gestionnaire des commandes vente peut les comptabiliser par lot. Pour cela, la page Aperçu de la facturation projet est également utilisée, mais avec une autre Vue Aperçu de la facturation projet.

Vue recommandée

Champ	Valeur	Objectif
Mes projets	Non	Affiche tous les projets, pas seulement ceux de l'utilisateur.
Formule des enregistrements de temps	-CM-1D	Prend en compte les enregistrements de temps jusqu'au dernier jour du mois précédent. Si Filtre date lors de la comptabilisation est défini sur Appliquer, la date limite également les enregistrements de temps qui sont comptabilisés. Avec Ignorer, la date n'est pas prise en compte lors de la comptabilisation et tous les enregistrements de temps libérés sont comptabilisés, quelle que soit leur Date service.
Enregistrements de temps à valider (dans le Filtre tâche projet de la vue, voir Critères de filtre spéciaux)	Oui	Affiche uniquement les tâches projet comportant au moins un enregistrement de temps au statut Libéré.

Enregistrements de temps à contrôler et Enregistrements de temps à valider ne doivent pas être utilisés conjointement. Une tâche projet affiche toujours tous ses enregistrements de temps au statut Ouvert ou Libéré.

Comptabilisation

Les enregistrements de temps libérés sont comptabilisés via l'action Valider les enregistrements de temps (via Traitement). La comptabilisation :

• comptabilise uniquement les enregistrements de temps libérés jusqu'à Prendre en compte les enregistrements de temps jusqu'au si Filtre date lors de la comptabilisation est défini sur Appliquer. Avec Ignorer, la date n'est pas prise en compte lors de la comptabilisation et tous les enregistrements de temps libérés sont comptabilisés, quelle que soit leur Date service.
• met à jour les champs Enregistrement de temps facturable libéré et Enregistrement de temps facturable comptabilisé des lignes de planification de projet Budget associées.
• augmente la quantité d'une ligne de planification de projet Budget ayant le type de facturation service Sur base du temps et matériel si la quantité comptabilisée la dépasse. Si la ligne de planification de projet est liée à une ligne de commande vente dont la quantité est également épuisée, la quantité de la ligne de commande vente est augmentée en conséquence.

Définir manuellement la quantité à facturer

Si la consommation est inférieure à ce qui était prévu à l'origine, ou si une prestation est terminée, la Quantité à facturer de la ligne de planification de projet Budget peut être définie manuellement et comptabilisée avec l'action Comptabiliser la quantité à facturer de la page Modifier les enregistrements de temps. Cette possibilité dépend du type de facturation service et du champ Filtre date lors de la comptabilisation :

Type de facturation service	Filtre date lors de la comptabilisation = Ignorer	Filtre date lors de la comptabilisation = Appliquer
Prix fixe	Saisir la quantité à facturer, puis utiliser Comptabiliser la quantité à facturer (voir Facturation des prestations à prix fixe).	Comme avec Ignorer.
Budget	Comme pour Prix fixe, par exemple pour facturer moins que prévu lors d'une facturation finale.	Non modifiable ; la Quantité à facturer est calculée à partir des enregistrements de temps libérés.
Sur base du temps et matériel	Non modifiable.	Non modifiable.

Comptabiliser dans la file d'attente des travaux

Les enregistrements de temps libérés peuvent être comptabilisés automatiquement dans la file d'attente des travaux. Si un enregistrement de temps ne peut pas être comptabilisé (par exemple en raison d'un avoir existant), il est ignoré.

Une Écriture file d'attente des travaux avec les paramètres suivants comptabilise les enregistrements de temps libérés jusqu'à une date calculée à partir d'une formule de date :

Champ	Valeur
Type d'objet à exécuter	Codeunit
ID objet à exécuter	70920977 (DYCEPostTimeRecordingJobQueue)
Chaîne paramètre	Une formule de date, par exemple -CM-1D (dernier jour du mois précédent)

La formule de date est calculée à partir de la date d'exécution de l'écriture file d'attente des travaux. Seuls les enregistrements de temps libérés dont la Date service est antérieure ou égale à la date obtenue sont comptabilisés. Si la Chaîne paramètre est vide, tous les enregistrements de temps libérés sont comptabilisés. Si elle ne donne pas de date, aucun enregistrement de temps n'est comptabilisé et l'écriture file d'attente des travaux se termine avec l'erreur "The parameter string … did not produce a date to filter the time recordings."

La Chaîne paramètre n'est utilisée que si Filtre date lors de la comptabilisation est défini sur Appliquer. Avec Ignorer, tous les enregistrements de temps libérés sont comptabilisés.

L'état 70920909 "Post Time Recordings" est obsolète et sera supprimé dans une version ultérieure. Les écritures file d'attente des travaux existantes utilisant cet état continuent de fonctionner, mais comptabilisent toujours tous les enregistrements de temps libérés sans filtre de date. Pour utiliser un filtre de date, les faire passer au codeunit 70920977.

Créer des documents de comptabilisation

Une fois les enregistrements de temps comptabilisés, les prestations doivent encore être facturées. Cela peut se faire soit directement via la commande vente concernée, soit via des documents de comptabilisation (factures et avoirs). Les commandes vente contenant des prestations facturables sont affichées dans la page Commandes projet - Facturation de prestations. Ici, via l'élément de menu Comptabilisation, il est possible soit de créer des factures par lot et de les comptabiliser directement (action Comptabiliser par lot), soit de créer des factures individuelles non validées (action Créer les factures vente). La page peut être ouverte via la recherche (Alt+Q).
Alternativement, l'appel Facturation est disponible dans la page Aperçu de la facturation projet. Il ouvre la page Facturation projet, qui affiche toutes les lignes de planification de projet pouvant être facturées. Ici aussi, il est possible de créer les documents de comptabilisation par traitement par lot et, si nécessaire, de les comptabiliser directement.
D'autres détails sur les documents de comptabilisation sont expliqués ici.