Documents comptabilisables
Les factures et les avoirs sont appelés documents comptabilisables, car ils peuvent être comptabilisés. Lors de la création de ces documents via la Facturation de projet, le système détermine, à partir des lignes de planification de projet sous-jacentes, s'il faut créer une facture ou un avoir. Cela s'applique aux tâches projet avec ou sans lien avec une commande vente.
Facturation des prestations
Les factures de prestations peuvent être générées de plusieurs manières. La page Commandes projet - Facturation de prestations affiche les commandes vente qui contiennent une prestation réalisée mais pas encore facturée. À partir de là, il est possible soit d'ouvrir la commande vente et de comptabiliser la facture directement depuis celle-ci, soit de générer les factures par traitement par lots.
L'action Créer les factures vente de la page Commandes projet - Facturation de prestations crée une ligne de facture pour chaque ligne de planification de projet facturable. La structure de la facture vente peut donc ne plus correspondre à celle de la commande vente, et les numéros de position peuvent être dupliqués. En revanche, si la facture vente est créée à partir de la commande vente (valider et facturer), la structure de la facture correspond à celle de la commande vente.
Par ailleurs, la page Lignes de planification facturables affiche toutes les lignes de planification de projet facturables des tâches projet sélectionnées qui ne font pas référence à une commande vente. Des factures peuvent également y être générées par lots. La page Lignes de planification facturables s'ouvre via l'action Facturation (groupe d'actions Accueil) de la Facturation de projet.
La page Commandes projet - Facturation de prestations ne convient donc qu'à la facturation de commandes vente (avec une référence projet). La page Lignes de planification facturables permet de facturer des prestations sans lien avec une commande vente.
Dans les deux pages, Créer les factures vente ouvre une boîte de dialogue Dates de facture qui demande la Date comptabilisation, la Date document et la Date TVA à utiliser dans la ou les factures créées ; toutes trois sont définies par défaut sur la date de travail et sont appliquées ensemble.
Le traitement par lots de la page Lignes de planification facturables parcourt toutes les lignes de planification de projet Facturables sans référence à une commande vente et crée une facture par projet. Il recherche les prestations annulées dont l'avoir correspondant n'a pas encore été comptabilisé. Comme les avoirs des prestations annulées ont une incidence sur le budget (voir ici), ils doivent être comptabilisés avant qu'une nouvelle facture puisse être créée et comptabilisée. Par conséquent, si une prestation annulée non encore comptabilisée est trouvée (par commande vente ou par projet), seul l'avoir est créé dans un premier temps, et non la facture.
En règle générale, la comptabilisation des enregistrements de temps correspond à la réalisation et donc à la livraison d'une prestation. Elle crée toujours des lignes de planification de projet facturables ainsi que des écritures comptables projet de type Consommation.
Facturation des articles à prix fixe
Si la quantité totale d'un article à prix fixe est atteinte avec la comptabilisation (livraison), le champ Qté à facturer est automatiquement prédéfini avec cette quantité. Pour plus d'informations sur la facturation des prestations à prix fixe, consultez cette section.
Aperçus des factures et des avoirs
Outre l'Aperçu validation de Business Central, DYCE propose également un aperçu avant impression pour les factures vente et les avoirs vente non encore comptabilisés.
Comptabilisation
Les documents comptabilisables des prestations ou des projets peuvent être comptabilisés et imprimés ou envoyés individuellement ou par lots, comme c'est l'usage dans les domaines Achats et Ventes. En particulier lorsque les factures sont nombreuses, il est recommandé de contrôler les documents comptabilisables par lots après leur génération, de les comptabiliser dans un second lot et, si nécessaire, de les imprimer ou de les envoyer également par lots. En outre, une Vue détaillée peut être automatiquement ajoutée à chaque facture de prestations. La vue détaillée contient le détail des enregistrements de temps facturés, y compris, le cas échéant, les temps accordés à titre gracieux.