Enregistrement de temps
Les enregistrements de temps peuvent être créés facilement via DYCE Project Billing. L'application n'est toutefois pas conçue pour créer tous les enregistrements de temps directement dans l'application. Elle est plutôt optimisée pour la libération, la validation et la facturation des enregistrements de temps.
Les enregistrements de temps font une distinction explicite entre la Durée et la Durée facturable. La Durée décrit la durée réelle de l'activité. La Durée facturable décrit la durée à facturer sur une facture. Ainsi, une heure de travail peut être enregistrée sans que rien ne soit facturé, par exemple à titre de geste commercial ou de garantie. Pour évaluer correctement les projets, ces activités doivent également être enregistrées. L'inverse est également possible : un appel téléphonique de 5 minutes peut être facturé 15 minutes.
Les enregistrements de temps peuvent être consultés, créés, modifiés et supprimés sur les pages suivantes :
- Enregistrement de temps
- Enregistrements de temps
- Modifier les enregistrements de temps
Créer des enregistrements de temps
Les pages Enregistrement de temps et Enregistrements de temps sont accessibles, entre autres, via la recherche (Alt+Q). Lorsque les pages sont ouvertes de cette manière, tous les enregistrements de temps sont affichés sans filtre. Une nouvelle ligne peut y être créée, de même qu'un enregistrement de temps.
Lors de la création d'un enregistrement de temps, les champs suivants sont à prendre en compte :
- N° de projet
L'enregistrement de temps doit être affecté à un projet. - Tâche projet
Les enregistrements de temps doivent être affectés à une tâche projet. Si un modèle Time & Travel a été affecté au projet, la tâche projet peut être sélectionnée implicitement via la sélection d'une activité. Les enregistrements de temps sans tâche projet ne sont affichés nulle part ailleurs. Un filtrage spécifique est nécessaire pour faire apparaître ces enregistrements de temps. Si une tâche projet a le statut Clôturé ou Enregistrement de temps verrouillé, aucun nouvel enregistrement de temps ne peut être créé pour cette tâche projet. Les tâches projet peuvent également être créées directement à partir d'un contrat souscription client, voir Créer des lignes de planification de projet à partir de contrats. - Lignes de planification de projet Budget
Les enregistrements de temps doivent être affectés à une ligne de planification de projet de type Budget, car la facturation via la ligne de planification de projet est obligatoire. Si un modèle Time & Travel a été affecté au projet, la ligne de planification de projet peut être sélectionnée implicitement via la sélection d'une activité. S'il existe exactement une ligne de planification de projet Budget dans la tâche projet, elle est sélectionnée automatiquement. - N° ressource
Une ressource doit être affectée à un enregistrement de temps. - Date service
Une date service doit être saisie dans chaque enregistrement de temps. La date service sert également à déterminer le type de jour pour le calcul des majorations. - Description
La saisie d'une description (courte) est obligatoire et doit faire référence à l'activité. Cette description est imprimée sur la vue détaillée. - Durée
La durée indique la durée réelle de l'activité. Les coûts imputés au projet sont basés sur la durée. - Activité
Les activités servent à sélectionner la tâche projet et les lignes de planification de projet. L'activité repose sur les lignes de modèle Time & Travel. Les lignes de modèle Time & Travel permettent de déterminer l'arrondi, les types de travail et les motifs de non-facturation. La Durée facturable peut être définie. Si aucune activité n'est sélectionnée, la durée facturable est automatiquement égale à la durée. - Motif de non-facturation
Si tout ou partie de l'enregistrement de temps ne doit pas être facturé, le motif de non-facturation est automatiquement défini sur Interne. Si une activité est sélectionnée, la valeur par défaut est déterminée à partir de la ligne de modèle Time & Travel. Les valeurs disponibles sont Interne, Garantie, Geste commercial et Contrat client. - Statut
Les enregistrements de temps peuvent être modifiés si le statut est Ouvert. Ce statut est défini automatiquement lorsque des enregistrements de temps sont créés, libérés, validés ou annulés. - Commande ouverte achat et N° ligne commande ouverte achat
S'il s'agit d'une ressource externe achetée, la commande ouverte achat et le n° de ligne de commande ouverte achat peuvent être saisis pour l'approvisionnement. S'il existe une commande ouverte achat pour le projet et le fournisseur associé à la ressource, les champs sont automatiquement pré-renseignés.
L'activité affiche les combinaisons de la ligne de modèle Time & Travel (activité), de la tâche projet et de la ligne de planification de projet. Lorsque l'activité est saisie, la tâche projet et les lignes de planification de projet sont renseignées automatiquement. Les valeurs peuvent également être saisies manuellement. Si la tâche projet est saisie manuellement, la sélection dans l'activité est réduite.
Si un enregistrement de temps est créé depuis la tâche projet, depuis le projet ou dans la page Facturation de projet, le projet et la tâche projet sont renseignés automatiquement. Pour cela, il suffit d'accéder au projet et d'ouvrir l'enregistrement de temps dans le menu de ligne des tâches. Il est également possible d'ouvrir la page Facturation de projet puis la page Modifier les enregistrements de temps, par exemple en cliquant sur le champ Enregistrements de temps non libérés. L'enregistrement de temps peut aussi être ouvert via l'AssistEdit du projet concerné dans la partie Mes projets du Tableau de bord de DYCE Project Billing (Administrateur de projet).