Création de lignes de planification de projet à partir de contrats
DYCE Project Billing permet de créer des tâches projet et des lignes de planification de projet directement à partir d'un contrat souscription client ou d'une souscription, sans passer séparément par le projet. Une action dédiée Lignes de planification de projet sur le contrat ou la souscription offre une vue consolidée de toutes les lignes de planification déjà liées à ce document et permet d'en créer de nouvelles. Chaque tâche créée de cette manière enregistre automatiquement son origine dans le champ Type origine (Contrat ou Souscription), ce qui rend le lien entre le contrat et les travaux de projet associés explicite et traçable à tout moment.
Page Lignes de planification de projet
L'action Lignes de planification de projet est disponible sur la fiche contrat souscription client, la fiche souscription et la liste des contrats souscription client dans les onglets Naviguer et Associé, ainsi que dans le menu contextuel de toute ligne de contrat ou ligne de souscription. Le titre de la page indique le numéro du document et le nom du client, complétés par le numéro de ligne lorsque la page est ouverte à partir d'une ligne spécifique. La page n'est accessible qu'à partir du contrat ou de la souscription, et non via la barre de recherche.
Les champs N° origine, N° ligne origine et N° de projet sont des liens d'exploration. Description, Quantité et Statut peuvent être modifiés directement dans la ligne et mettent respectivement à jour la description de la tâche, la quantité de la ligne de planification et le statut de la tâche. Les champs N° tâche projet et Description sont masqués par défaut et peuvent être affichés via la personnalisation.
Les nouvelles lignes de planification de projet sont créées à l'aide de l'action Créer de la barre d'actions. La procédure est décrite dans la section ci-dessous.
Création d'une ligne de planification de projet
Le choix de Créer dans l'une de ces pages ouvre une page fiche (Créer une ligne de planification de projet) dans laquelle une tâche projet et une ligne de planification de projet sont créées après confirmation.
Le champ Contrat / Souscription est en lecture seule et indique le document à partir duquel la page a été ouverte. Selon le contexte, sa légende est Contrat ou Souscription. Si l'action a été ouverte à partir d'une ligne spécifique, le champ N° ligne est prérempli et la recherche est limitée aux lignes de ce contrat ou de cette souscription. Sinon, le champ est facultatif et peut servir à associer la nouvelle tâche à une ligne de contrat ou de souscription spécifique.
Le N° de projet est obligatoire et filtré sur les projets du client d'origine. La sélection d'un projet active le N° article, limité aux articles ayant un type de facturation service. Une fois un article sélectionné, les champs Quantité et N° service prépayé (facultatif) sont activés. Lorsqu'un N° service prépayé est indiqué, il est affecté à la fois à la tâche projet et à la ligne de planification de projet lors de la création. Le Prix unitaire et le Coût unitaire de la ligne de planification de projet créée sont repris de l'article, de la même manière que pour une ligne de planification de projet créée manuellement ou à partir d'une commande vente.
La Description est renseignée par défaut avec le type d'origine et le numéro du document. Lorsqu'une ligne est sélectionnée, la description de la ligne est également incluse. La valeur peut être modifiée avant la confirmation. La confirmation avec OK crée la tâche projet et la ligne de planification de projet, prêtes à être facturées comme toute autre ligne de planification de projet dès que des enregistrements de temps y sont comptabilisés. Le temps peut ensuite être saisi directement sur la tâche projet (voir Enregistrement de temps) ou via un Work Order.
Chaque tâche projet comporte un champ Type origine visible sur la page Tâches projet. Pour les tâches créées manuellement ou à partir d'une commande vente, ce champ existait déjà avec les valeurs (vide) et Commande. Deux nouvelles valeurs viennent s'y ajouter :
- Contrat : la tâche a été créée à partir d'un contrat souscription client.
- Souscription : la tâche a été créée à partir d'une souscription.
Le Type origine et le N° origine correspondant sont renseignés automatiquement lorsqu'une tâche est créée par l'action Créer, par ex. via la fiche Créer une ligne de planification de projet. Ils ne peuvent pas être modifiés manuellement sur la page Tâches projet, ce qui garantit la fiabilité de l'origine de chaque tâche.
Lorsqu'une tâche projet est créée avec un N° ligne sélectionné, elle hérite des axes analytiques de la ligne de contrat ou de la ligne de souscription sélectionnée. Si aucune ligne n'est sélectionnée, les axes analytiques sont repris de l'en-tête du contrat ou de la souscription.
Si les mêmes axes analytiques sont définis à la fois sur le contrat ou la souscription et via l'article ou le projet sélectionné dans l'assistant de création, les valeurs de l'assistant sont prioritaires. Les autres axes analytiques qui ne sont pas fournis par l'article ou le projet sont copiés à partir du contrat ou de la souscription.
Les tâches projet et lignes de planification liées à un contrat sont automatiquement mises à jour lorsque le contrat change. Si une ligne de contrat ou de souscription est supprimée et qu'aucun enregistrement de temps n'existe pour la tâche liée, la tâche et sa ligne de planification sont toutes deux supprimées.
Lorsqu'une ligne de contrat est définie sur Clôturé ou que le contrat est désactivé (Actif = Non), toutes les tâches liées sont clôturées. Si des enregistrements de temps existent sur la tâche, le statut est défini sur Enregistrement de temps verrouillé à la place.