Services prépayés
La fiche service prépayé permet de saisir les informations et les détails d'un service prépayé donné. On y voit notamment l'état actuel du crédit. Une fois que le client a rechargé un service prépayé, celui-ci peut être utilisé selon les besoins.
Un nouveau service prépayé peut être créé avec l'action Nouveau, aussi bien depuis la liste que depuis la fiche, ainsi que via l'action du même nom sur le client (groupe d'actions Nouveau document).
La liste de tous les services prépayés est accessible via la recherche (Alt+Q). La fiche fournit en outre des détails supplémentaires (voir la section suivante).
Aperçu des champs des services prépayés
- Les champs N° client et Nom client indiquent respectivement le numéro et le nom du client pour lequel un service prépayé est créé.
- Le champ Description reçoit une description suffisamment détaillée du service prépayé. La description est imprimée dans l'édition détaillée.
- Pour une explication de Régularisation, voir Différents types de régularisations ci-dessous.
- Le champ Type détermine si un service prépayé se compose d'un montant ou d'une quantité. Les services prépayés de type Montant sont souvent utilisés comme budget pour des prestations dont on ne sait pas encore à l'avance lesquelles seront utilisées par la suite. Les services prépayés de type Quantité, en revanche, sont utilisés comme unités de temps, par exemple heures de support ou nombre de tickets par mois.
- Date de début et Date de fin permettent d'enregistrer le début et la fin du service prépayé. Ces deux indications sont facultatives.
- Le champ Clôturé indique que le service prépayé est déjà clôturé. Il est masqué par défaut dans les listes.
- Montant Restant DS indique le montant encore disponible en devise société (s'applique aux services prépayés ponctuels).
- Montant activité enregistré (DS) affiche le montant déjà consommé en devise société (s'applique aux services prépayés ponctuels).
- Quantité restante indique la quantité encore disponible (s'applique aux services prépayés périodiques).
- Quantité d'utilisation comptabilisée affiche la quantité déjà consommée (s'applique aux services prépayés périodiques).
- La formule de date facultative du champ Formule de date valide jusqu'au indique la validité du service prépayé. Pour que l'indication soit prise en compte pour une nouvelle entrée, la valeur doit être renseignée avant la création de l'entrée. Si le champ est vide, les nouveaux ajouts sont valides sans limite de durée.
- La section analytique utilisée pour les comptabilisations liées au service prépayé est indiquée dans le champ Section analytique pour service prépayé. Dans les Paramètres services prépayés, le champ Insertion automatique section analytique de service prépayé détermine si le numéro propre est automatiquement créé comme nouvelle section analytique pour chaque service prépayé.
- Le champ Nb de projets affectés indique le nombre de projets affectés au service prépayé. Il est possible d'affecter plusieurs projets à un service prépayé. Un clic sur le champ ouvre la page Projets affectés au service prépayé. Un ou plusieurs projets peuvent y être affectés au service prépayé.
Aperçu des actions des services prépayés
Le groupe d'actions Traitement propose les actions Expirer les résidus et Créer une écriture comptable.
L'action Expirer les résidus lance un traitement par lots qui libère les écritures expirées. Cela est utile chaque fois que les montants et quantités restants déjà expirés doivent être libérés explicitement pour ce service prépayé. Cette fonctionnalité peut également être automatisée. Pour plus d'informations sur cette action, consulter le lien ci-dessus.
L'action Créer une écriture comptable permet de créer des écritures manuellement. Cela peut être nécessaire dans des cas exceptionnels à des fins de correction. Pour plus de détails sur cette action, consulter le lien ci-dessus.
Relevé des services prépayés (groupe d'actions États) fournit un aperçu détaillé des écritures comptables (entrées et sorties) qui constituent la base du Montant Restant DS ou de la Quantité restante du service prépayé. L'appel est disponible aussi bien dans la liste que dans la fiche. L'état peut également être exécuté en saisissant Relevé des services prépayés dans la recherche (Alt+Q).
Différents types de régularisations
Les services prépayés se distinguent par le champ Régularisation (voir ci-dessus). Cela influe également sur le traitement des écritures de produits associées. Pour les deux types, les produits qui n'ont pas encore été utilisés doivent être reportés. La manière de procéder dépend de la sélection suivante :
- Ponctuel
Un article marqué comme service prépayé est vendu une seule fois à un client. Le montant de la vente est disponible sous forme de crédit dans le service prépayé. Tant que le crédit n'est pas utilisé, le montant est traité comme une sorte d'acompte. - Périodique
Les services prépayés marqués comme Périodique sont facturés via des contrats souscription client. Le crédit est rechargé lors de la comptabilisation de la facture de contrat. Les reports sont traités comme expliqué plus en détail ici. Cette sélection n'est possible que si Microsoft Subscription Billing est également utilisé.
Les services prépayés Ponctuel ne peuvent être configurés qu'avec le type Montant, tandis que les services prépayés Périodique peuvent l'être avec le type Montant comme avec le type Quantité.
| Ponctuel | Périodique | |
|---|---|---|
| Montant | x | x |
| Quantité | x |