Articles service prépayé
Avant qu'un article puisse être utilisé pour recharger un service prépayé (champ Service prépayé dans le raccourci Général de la fiche article), il doit remplir les conditions suivantes :
- Type d'article
Le Type de l'article doit être Hors stock. Le champ Service prépayé ne peut pas être activé pour les articles d'un autre type (par exemple Stock ou Service), et une fois le champ activé, le type de l'article ne peut plus être modifié pour une autre valeur que Hors stock. - Pas de combinaison avec la facturation de prestations
Le Type de facturation service de l'article (de DYCE Project Billing) doit être défini sur Aucun. Un article ne peut pas être utilisé à la fois comme article de facturation de prestations et comme article de service prépayé. - Pas de combinaison avec les Bundles
L'article ne doit pas être marqué comme Bundle (de DYCE Easy Bundle Seller). Les articles service prépayé et les articles Bundle s'excluent mutuellement. - Interaction avec Subscription Billing
Si l'application DYCE Recurring Prepaid Services est installée en plus de DYCE Prepaid Services, une contrainte supplémentaire s'applique au champ Option souscription de l'article (Microsoft Subscription Billing) : il doit être défini sur Aucune Souscription, Article Souscription ou Ventes avec Souscription — toute autre valeur est refusée dès que l'article est marqué comme service prépayé. Si l'article comporte également un package de souscription, le champ Facturation via des lignes de ce package doit être défini sur Contrat Souscription. Pour les articles servant à un service prépayé périodique (récurrent), l'Option souscription doit être définie sur Article Souscription.
Remarque : ce contrôle n'est effectué que lorsque l'application DYCE Recurring Prepaid Services est active ; sans elle, l'application DYCE Prepaid Services n'évalue pas le champ Option souscription. - Groupe comptabilisation distinct
Le Groupe compta. produit de l'article doit être différent du Groupe compta. produit reports configuré dans les Paramètres services prépayés. Cette séparation est nécessaire pour pouvoir distinguer, dans la comptabilité générale, les comptabilisations de recharge des comptabilisations de report.
Les articles avec Option souscription=Aucune Souscription, et donc sans package de souscription affecté, sont utilisés pour la recharge ponctuelle d'un service prépayé. La recharge s'effectue par exemple par la facturation de la commande vente.
Les articles avec Option souscription=Article Souscription et un package de souscription associé sont utilisés pour la recharge récurrente d'un service prépayé. Le N° service prépayé est transféré de la ligne vente vers la ligne de souscription. Pour les souscriptions créées manuellement, le numéro peut être saisi manuellement dans la ligne de souscription. La recharge du service prépayé concerné s'effectue par la validation de la facture du contrat.
Objectif
Les articles définis comme Service prépayé peuvent être utilisés pour recharger des services prépayés. Les documents vente ou les contrats souscription client sont disponibles à cet effet.
La recharge via un document vente (généralement une commande vente) est une opération ponctuelle. Dans ce cas, les produits sont traités comme une sorte d'acompte et donc reportés dans un premier temps. Les contrats souscription client, en revanche, rechargent un service prépayé de manière récurrente, les produits étant également reportés de la même manière. Dans les deux cas, une utilisation ultérieure entraîne le transfert du montant concerné vers le compte de produits correspondant. Les reports et la comptabilisation sur les comptes de report sont expliqués plus en détail ici.