Processus de vente
Pour recharger un service prépayé, créer une facture vente ou une commande vente (ci-après document de vente) contenant un article de service prépayé. Ce document de vente représente l'accord contractuel avec le client. Les articles de service prépayé peuvent également être utilisés au préalable dans des devis vente et ainsi être d'abord proposés au client. Ils sont imprimés et peuvent être livrés à partir de la commande vente. L'utilisation du document de vente également pour la facturation dépend du type du service prépayé, ponctuel ou récurrent. Les deux variantes sont disponibles. Elles sont expliquées plus en détail dans cette section.
Recharger des services prépayés ponctuels
Un service prépayé peut être rechargé une seule fois afin d'enregistrer un montant comme crédit pour un client. Si un article marqué comme Service prépayé est utilisé dans un document de vente, le N° service prépayé à augmenter doit être sélectionné dans la ligne vente avant la comptabilisation. Dans ce cas, la Quantité de cette ligne vente est toujours prédéfinie sur 1 et ne peut pas être modifiée. L'augmentation s'effectue ensuite par la facturation qui suit.
Recharger des services prépayés récurrents
Un service prépayé peut également être rechargé de manière récurrente, par exemple pour fournir un volume donné de prestations par période (par ex. des heures de support par mois). Dans ce cas également, un article marqué comme Service prépayé peut être utilisé dans un document de vente, à partir duquel une souscription est créée plus tard dans le processus. Là aussi, le N° service prépayé doit être indiqué dans la ligne vente avant la comptabilisation de l'opération. Ce N° service prépayé est repris dans la ligne de souscription (dans la souscription).
La souscription peut aussi être créée manuellement, et le N° service prépayé peut alors être sélectionné directement dans la ligne de souscription. La création et la comptabilisation de la facture de contrat pour le contrat souscription client déclenchent la comptabilisation, c'est-à-dire le crédit du service prépayé.
Reports pour les services prépayés
Lors de la comptabilisation d'une facture pour un service prépayé, le système effectue toujours automatiquement des reports : le montant n'est pas comptabilisé sur un compte de produits, mais sur un compte de report. Cela s'applique aussi bien aux services prépayés ponctuels qu'aux services prépayés récurrents. Les montants reportés sont ensuite transférés vers un compte de produits lors de la comptabilisation de la consommation. Les comptes généraux sont déterminés à l'aide des Paramètres comptabilisation ; voir la section suivante pour plus d'informations.
Comptabilisation et détermination des comptes pour les reports et les libérations
Si un article marqué comme Service prépayé est utilisé dans un document, le Groupe compta. produit de la ligne vente est remplacé en fonction du paramètre du champ Groupe compta. produit reports des Paramètres services prépayés. Le groupe compta. marché du client (selon le champ Calcul TVA facturation/vente des Paramètres comptabilité, raccourci Général) sert de critère supplémentaire. Le compte de report est déterminé à partir de ces deux critères. Lors de la comptabilisation de la facture, le montant de la ligne vente est comptabilisé sur le compte de report déterminé, et une écriture comptable (Type écriture=Positif (ajust.)) est créée pour le service prépayé, qui est ainsi crédité en conséquence. Une fois le service prépayé rechargé, il peut être utilisé ou consommé. La consommation des services prépayés est expliquée plus en détail ici.
Pour les lignes de contrat avec un N° service prépayé, aucun report de contrat n'est créé sur la base du contrat souscription client ; cela se fait toujours exclusivement via les Paramètres services prépayés. Lors de l'affectation d'un N° service prépayé dans une ligne de contrat ou de souscription, le champ Créer des reports de contrat est toujours automatiquement défini sur Non et ne peut pas être modifié manuellement. Cela évite les écritures de report et les constatations de produits en double. Le compte général de comptabilisation de la facture de contrat est déterminé à partir du Groupe compta. produit reports des Paramètres services prépayés, et non à partir du compte de contrat client par défaut.
Le transfert du compte de report vers le compte de produits s'effectue exclusivement par la consommation du service prépayé, soit par la comptabilisation de factures de consommation, soit par l'exécution de l'état Expirer les résidus.
Option souscription et souscriptions
Contrairement aux articles servant à recharger des services prépayés ponctuels, les articles servant à recharger des services prépayés récurrents ou périodiques doivent être configurés pour créer une souscription avec ses lignes. Pour cela, Article Souscription doit être sélectionné dans le champ Option souscription de l'article, et un package de souscription approprié doit être affecté.
Le package de souscription doit
- comporter une ligne avec Partenaire=Client, qui
- est facturée via le contrat (Facturation via=Contrat Souscription),
- dont le champ N° article de facturation reste vide (afin que l'article lui-même soit utilisé pour la facturation) et
- dont la Base de calcul % doit être de 100.
En outre, il est judicieux de le marquer comme Standard pour l'article. Pour plus d'informations sur les articles et les packages de souscription, consultez les parties correspondantes de la documentation de Microsoft Subscription Billing.
Création manuelle d'écritures comptables
Les services prépayés peuvent également être rechargés manuellement à l'aide de l'action Créer une écriture comptable (groupe d'actions Traitement de la fiche service prépayé). Pour plus de détails, voir cette partie de la documentation DYCE.