Premiers pas

La première étape consiste à créer un article permettant de recharger un service prépayé. Dans la fiche article, la case à cocher correspondante peut être activée et d'autres informations peuvent être enregistrées.

Un service prépayé est ensuite créé pour un client. Le plus simple est de passer par la liste des clients (ou la fiche client) à l'aide de l'action Service prépayé (groupe d'actions Nouveau document). Dans la page qui s'ouvre, une description et, si nécessaire, une date de début et/ou une validité sont saisies. Un ou plusieurs projets peuvent en outre être liés ici. Cela est particulièrement important pour la facturation des prestations via DYCE Project Billing.

Un service prépayé est normalement rechargé via une commande vente. Pour cela, l'article créé précédemment est indiqué dans la ligne vente et le service prépayé à recharger est sélectionné. La recharge s'effectue lors de la validation. Un service prépayé peut également être rechargé de manière récurrente (via des contrats souscription client).

Le crédit peut ensuite être consommé, par exemple par la fourniture de prestations proactives et réactives. Pour cela, le service prépayé doit être lié dans les tâches projet correspondantes. Une fois l'enregistrement de temps validé via la facturation de projet, une facture peut être créée. La facture est automatiquement imputée sur le solde du service prépayé. Si le crédit du service prépayé est insuffisant, le client reçoit une facture pour la différence.
En principe, lors de la validation de la facture, le montant reporté sur un compte d'acompte lors de la recharge du service prépayé est transféré en produits. Le budget restant d'un service prépayé peut être dissous après l'expiration de la validité, soit automatiquement, soit manuellement.

Les comptabilisations liées à un service prépayé génèrent des écritures comptables correspondantes. Celles-ci peuvent être consultées via la fiche concernée. Il est également possible de restituer ces écritures comptables sous la forme d'un relevé.