Erste Schritte

Starten Sie, indem Sie einen Artikel zur Aufladung einer Vorausbezahlte Leistung anlegen. In der Artikelkarte kann das entsprechende Kennzeichen gesetzt und weitere Informationen hinterlegt werden.

Anschließend legen Sie eine Vorausbezahlte Leistung für einen Kunden an. Dies geschieht am einfachsten über die Kundenübersicht (oder die Kundenkarte) mithilfe der Aktion Vorausbezahlte Leistung (Aktionsgruppe Neuer Beleg). Vergeben Sie in der sich öffnenden Seite eine Beschreibung und ggf. ein Startdatum und/oder eine Gültigkeit. Darüber hinaus können hier ein oder mehrere Projekte hinterlegt werden. Dies ist v.a. in Bezug auf die Abrechnung von Dienstleistungen über DYCE Project Billing relevant.

Eine Vorausbezahlte Leistung wird normalerweise über einen Verkaufsauftrag aufgeladen. Hierfür wird der vorher angelegte Artikel in der Verkaufszeile verwendet und die aufzufüllende Vorausbezahlte Leistung angegeben. Durch die Buchung erfolgt die Aufladung. Alternativ kann eine Vorausbezahlte Leistung auch wiederkehrend über einen Debitorenvertrag bzw. die zugehörigen Rechnungen aufgeladen werden. Hierfür wird neben DYCE Project Billing zusätzlich auch DYCE Subscription & Recurring Billing benötigt.

Das Guthaben kann anschließend bspw. durch die Erbringung von pro- und reaktiven Dienstleistungen verbraucht werden. Dafür muss die Vorausbezahlte Leistung in der entsprechenden Projektaufgabe hinterlegt werden. Nach der Buchung der Zeiterfassung über die Projektabrechnung kann eine entsprechende Rechnung erstellt werden. Die Rechnung läuft automatisch gegen das Guthaben der Vorausbezahlten Leistung. Ist nicht genug Guthaben in der Vorausbezahlten Leistung vorhanden, erhält der Kunde eine Rechnung über die Differenz.
Grundsätzlich wird der Betrag bei einer Aufladung abgegrenzt. Beim Buchen einer Rechnung gegen ein Guthaben wird dieser Rechnungsbetrag in den Erlös umgebucht. Das Restguthaben einer Vorausbezahlten Leistung kann nach Ablauf der Gültigkeit entweder automatisch oder auch manuell aufgelöst werden.

Bei Buchungen in Verbindung mit Vorausbezahlten Leistungen werden Vorausbezahlte Leistungen Posten erstellt. Diese können an der Vorausbezahlten Leistung und der Rechnung eingesehen oder in Form eines Auszugs gedruckt werden.