Einsatzzweck und Nutzen von DYCE Prepaid Services
Ein Kunde wendet sich an seinen Ansprechpartner im Vertrieb und möchte einige Dienstleistungen im Voraus erwerben und diese zu einem späteren Zeitpunkt abrufen. Es ist für ihn in Ordnung, wenn er auch im Voraus bezahlt, sofern er dieses Budget für beliebige Dienstleistungen in der Zukunft verwenden kann.
Die Anwenderin im Vertrieb erstellt ein Angebot und schickt es per Mail an den Kunden. Nach der Genehmigung erstellt sie einen Verkaufsauftrag, liefert und fakturiert diesen und lädt so mit dem Betrag die Vorausbezahlte Leistung des Kunden auf. Nachdem die Vorausbezahlte Leistung aufgeladen ist, erwartet der Kunde, dass er regelmäßig (z. B. monatlich) eine Aufstellung erhält. Außerdem möchte der Kunde zunächst das Budget in der Vorausbezahlten Leistung verwenden und erwartet, dass er erst Rechnungen erhält, sobald die Vorausbezahlte Leistung aufgebraucht ist.
Der Kunde möchte, dass dieses Budget für Leistungen verwendet wird, die im Rahmen eines bestimmten Projekts erbracht werden. Die Anwenderin im Vertrieb überprüft daher die für den Kunden eingerichteten Vorausbezahlten Leistungen. Außerdem prüft sie, ob den Vorausbezahlten Leistungen generell die richtigen Projekte zugeordnet sind, um sicherzustellen, dass zukünftige Buchungen korrekt sind. Sie stellt fest, dass die Vorausbezahlte Leistung noch nicht mit dem Projekt verknüpft ist, für das der Kunde das Budget verwenden möchte. In der Vorausbezahlten Leistung wählt sie daher das entsprechende Projekt aus der Liste aus und ordnet es so der Vorausbezahlten Leistung zu. Nach einiger Zeit bittet der Kunde sie, dieser Vorausbezahlten Leistung ein weiteres Projekt zuzuweisen, um das Budget auch für diese Dienstleistungen zu verbrauchen. Sie ordnet dieses zusätzliche Projekt derselben Vorausbezahlten Leistung zu.
Der Key-Account Manager möchte für diesen Kunden ein Goodie verschenken, das bei der nächsten Gelegenheit verwendet werden soll. Er öffnet die Vorausbezahlte Leistung und möchte sie mit einem zusätzlichen Betrag aufladen. Der Nutzer erwartet eine Möglichkeit, Informationen über den aufzuladenden Betrag und die Buchungsdaten angeben zu können.
Während des Projekts nimmt der Kunde verschiedene Dienstleistungen in Anspruch und kauft einige Handelsartikel. Sowohl die Dienstleistungen als auch die Artikel sollen mit den Vorausbezahlten Leistungen abgegolten werden. Am Ende des Monats erhält der Kunde einen Auszug über die Abgänge und den aktuellen Stand des Budgets der Vorausbezahlten Leistungen sowie eine Rechnung mit einem Nullbetrag. Die Rechnungen und der Auszug werden von Mitarbeiter:innen im Vertriebsinnendienst erstellt. Ob der Rechnungsbetrag durch die Vorausbezahlten Leistung gedeckt ist, soll automatisch überprüft werden. Die Dienstleistungen und Handelsware werden automatisch gegen diese Vorausbezahlte Leistung gebucht. Anschließend versenden die Mitarbeiter:innen die Dokumente.
Von Zeit zu Zeit wendet sich der Kunde an seinen Key-Account Manager und benötigt Informationen über den Saldo aller seiner Vorausbezahlten Leistungen für das gesamte laufende Jahr (oder einen bestimmten Zeitraum). Außerdem möchte er Details zu jeder seiner Vorausbezahlten Leistungen sehen. Der Key-Account Manager verwendet den Auszug der Vorausbezahlten Leistungen, der den Saldo jeder Vorausbezahlten Leistung inkl. Details zu den Buchungen anzeigt. Er sendet diesen Bericht per E-Mail an den Kunden.
Zu Beginn des Projekts haben Kunde und Key-Account Manager vereinbart, dass ein Restbetrag (unterhalb eines bestimmten Schwellenwerts) nach einiger Zeit verfallen wird. Drei Monate nach Ende des Projekts prüft der Key-Account Manager, ob ein Restbetrag in der Vorausbezahlten Leistung vorhanden ist. Da er sich innerhalb des vereinbarten Rahmens befindet, muss dieser Betrag vom Vorauszahlungskonto auf das Erlöskonto übertragen werden. Der Key-Account Manager bittet einen Kollegen aus der Finanzabteilung, sich darum zu kümmern. Zu diesem Zweck öffnet der Benutzer aus der Finanzabteilung die Karte der Vorausbezahlten Leistung und ruft eine Aktion auf, um den Restbetrag aufzulösen. Der Restbetrag wird in das Fibu-Buchblatt übertragen, das in der Einrichtung hinterlegt ist. Hier kann darüber hinaus festgelegt werden, ob die Einträge in diesem Fibu-Buchblatt anschließend auch automatisch gebucht werden.