Vorausbezahlte Leistungen Posten

Zu- und Abgänge werden in Form von Posten zu einer Vorausbezahlten Leistung dokumentiert. Diese Posten werden auf verschiedenen Wegen automatisch erstellt - zum einen durch die Buchung von Rechnungen für Zugänge und Verbräuche oder indem eine Auflösung für einen abgelaufenen Posten durchgeführt wird. Auch in Verbindung mit Gutschriften entstehen Posten. Unabhängig davon können Posten auch manuell erstellt werden.
Der Aufruf der Posten erfolgt über die gleichnamige Aktion (Aktionsgruppe Zugehörig) in der Übersicht und in der Karte oder durch Klick auf eines der Flowfields. Darüber hinaus können sie in Form eines Berichts (Vorausbezahlte Leistungen Auszug) ausgegeben bzw. gedruckt werden.

Übersicht über die wichtigsten Felder in den Posten

• Die Lfd. Nr. gibt die fortlaufende Nummer des Postens an. Die Nummer ist eindeutig und wird nur einmal verwendet.
• Das Feld Vorausbezahlte Leistung Nr. gibt die Nummer der vorausbezahlten Leistung an, zu der der Posten gehört.
• Die Postenart gibt an, um welchen Typ von Posten es sich handelt:
  • Zugang wird für eine Aufstockung der Vorausbezahlten Leistung verwendet. Dies kann entweder über einen Verkaufsbeleg oder manuell erfolgen. Auch für Ausgleichszeilen in Verkaufsgutschriften wird diese Postenart verwendet.
  • Die Art Verbrauch wird verwendet, wenn eine Vorausbezahlte Leistung über einen Verkaufsbeleg in Anspruch genommen wird. Außerdem wenn Ausgleichszeilen - automatisch oder manuell - in Verkaufsrechnungen verwendet werden.
  • Wenn eine Rechnung über einen Zugang storniert wird, wird in diesem Fall die Postenart Abgang verwendet. Daneben ist es auch möglich, Abgänge manuell zu erstellen und entsprechend vom Guthaben der Vorausbezahlten Leistung abzuziehen.
  • Wenn die Stapelverarbeitung zur Auflösung von abgelaufenen Zugängen für Vorausbezahlte Leistungen zu einem bestimmten Datum ausgeführt wird, werden für die noch offenen Restmengen und -beträge Posten mit dem Typ Auflösung erstellt.
• Das Buchungsdatum gibt das Datum an, an dem der Posten erstellt wurde.
• Ein Datum im Feld Gültig bis gibt an, bis wann der Zugangs gültig ist (s. Feld Gültig bis Datumsformel in der Vorausbezahlte Leistung Karte)).
• Wenn ein Zugang vollständig verbraucht oder aufgelöst ist, wird automatisch das Feld Abgelaufen auf JA gesetzt. Für Posten mit der Postenart Auflösung wird Abgelaufen immer auf JA gesetzt.
• Die Information, durch welchen Beleg ein Posten erzeugt wurde, wird in den Feldern Herkunft Belegart, Herkunft Belegnr. und Herkunft Belegzeilennr. angezeigt.
• Menge und Betrag geben jeweils an, was zu- oder abgebucht wurde:
  • für die Postenart Zugang ist der Betrag positiv,
  • für die Postenarten Verbrauch, Abgang und Auflösung ist der Betrag negativ.
• Restmenge und Restbetrag geben entsprechend an, was für Posten der Art Zugang noch zum Verbrauch zur Verfügung steht.
• Ausgleichsmenge und Ausgleichsbetrag enthalten, was für Posten der Art Zugang bereits verbraucht wurde.
• Das Feld Ausgleich mit Lfd. Nr. gibt für Posten der Art Verbrauch, Abgang und Auflösung an, auf welche Lfd. Nummer des Zugangs sie sich beziehen bzw. welchen Zugang sie ausgleichen.
• In der Projektnr. ist ersichtlich, welches Projekt für die Erstellung des Postens verwendet wurde.
• Die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe gibt die Buchungsgruppe an, mit der ein Posten erstellt wurde. Bei Verbrauchsbuchungen wird darüber hinaus geprüft, dass die Buchungsgruppe des Verbrauchs mit der des zu verbrauchenden Zugangs übereinstimmt.

Posten manuell erstellen

Es ist auch möglich, Posten für Vorausbezahlte Leistungen manuell zu erstellen. Dies kann bspw. zu Korrekturzwecken sinnvoll bzw. notwendig sein.
Nachdem die Vorausbezahlte Leistung mit allen Informationen erstellt wurde, können Posten mithilfe der Aktion Posten erstellen (Aktionsgruppe Prozess) erstellt werden. Auf der Seite Vorausbezahlte Leistungen Posten erstellen werden die folgenden Felder angezeigt:

• Postenart: In diesem Feld wird der Typ des zu erstellenden Postens eingetragen. Zur Auswahl stehen Zugang, Abgang und Auflösung.
• Die Artikelnr. gibt an, anhand welchen Artikels die Vorausbezahlte Leistung aufgefüllt wird.
• Als Buchungsdatum wird das Datum angegeben, zu dem der Posten erstellt wird.
• Im Feld Gültig bis kann ein Datum angegeben werden, bis zu dem der zu erstellende Posten gültig ist.
• Als Betrag wird der Betrag angegeben, mit dem der Posten erstellt werden soll. Dies gilt nur für Vorausbezahlte Leistungen mit Zugang=Einmalig.
• Als Menge wird die Menge angegeben, mit der der Posten erstellt werden soll. Dies gilt nur für Vorausbezahlte Leistungen mit Zugang=Periodisch.

Artikel und Gültigkeit

Das Feld Artikelnummer kann nur in Verbindung mit der Postenart Zugang gesetzt werden. Ist Zugang als Postenart ausgewählt, enthält das Feld als Standardwert die Artikelnummer des letzten Zugangs für die Vorausbezahlte Leistung. Wenn es noch keinen Zugangsposten enthält, ist das Feld leer und muss gefüllt werden. In beiden Fällen ist es möglich, eine Übersicht der Artikel, die als Vorausbezahlte Leistung gekennzeichnet sind, zu öffnen und den gewünschten Artikel auszuwählen.

Wenn das Feld Gültig bis Datumsformel auf der Vorausbezahlten Leistung gesetzt ist, wird der Wert anhand des Buchungsdatums berechnet. In diesem Fall ist das Feld nicht editierbar. Andernfalls ist das Feld zunächst leer und kann bearbeitet werden.