Vorausbezahlte Leistungen

In der Vorausbezahlte Leistung Karte können Informationen und Details zu der konkreten Vorausbezahlte Leistung gesammelt werden. Hier ist u.a. der aktuelle Stand des Guthabens ersichtlich. Nachdem der Kunde eine Vorausbezahlte Leistung aufgeladen hat, kann sie je nach Bedarf verbraucht werden.
Eine neue Vorausbezahlte Leistung kann mit der Aktion Neu sowohl über die Übersicht und die Karte als auch über die gleichnamige Aktion am Debitor (Aktionsgruppe Neuer Beleg) angelegt werden.

Die Übersicht aller Vorausbezahlten Leistungen kann über die Suche (Alt+Q) aufgerufen werden. Darüber hinaus stellt die Karte weitere Details zur Verfügung (s. nächster Abschnitt).

Übersicht über die Felder der Vorausbezahlten Leistung

• Die Felder Debitorennr. und Debitorenname geben jeweils die Nummer und den Namen des Kunden an, für den eine Vorausbezahlte Leistung angelegt ist.
• Geben Sie im Feld Beschreibung eine sinnvoll detaillierte Beschreibung der Vorausbezahlten Leistung an. Die Beschreibung wird in der Ausgabe der Details gedruckt.
• Eine Erläuterung des Zugangs finden Sie weiter unten unter Unterscheidungen von Zugängen.
• Das Feld Art steuert, ob eine Vorausbezahlte Leistung aus einem Betrag oder einer Menge besteht. Vorausbezahlte Leistungen der Art Betrag werden häufig als Budget für Dienstleistungen verwendet, für die im Voraus noch nicht feststeht, welche Leistungen später hierfür in Anspruch genommen werden sollen. Vorausbezahlte Leistungen der Art Menge hingegen werden bspw. als Zeiteinheiten verwendet, z.B. als Stunden für Supportleistungen oder Anzahl Tickets pro Monat.
• Das Startdatum und das Enddatum können verwendet werden, um den Beginn und das Ende der Vorausbezahlten Leistung festzuhalten. Beide Angaben sind optional.
• Das Feld Geschlossen zeigt an, dass die Vorausbezahlte Leistung bereits geschlossen ist. Sie wird in Übersichten standardmäßig ausgeblendet.
• Restbetrag (MW) zeigt den noch verfügbaren Betrag in Mandantenwährung an (gilt für Einmalige Vorausbezahlte Leistungen).
• Gebuchter Verbrauchsbetrag (MW) zeigt den bereits verbrauchten Betrag in Mandantenwährung an (gilt für Einmalige Vorausbezahlte Leistungen).
• Restmenge zeigt die noch verfügbare Menge an (gilt für Periodische Vorausbezahlte Leistungen).
• Gebuchter Verbrauchsmenge zeigt die bereits verbrauchte Menge an (gilt für Periodische Vorausbezahlte Leistungen).
• Die optionale Datumsformel im Feld Gültig bis Datumsformel gibt die Gültigkeit der Zugänge zu der Vorausbezahlten Leistung an. Damit die Angabe bei einem neuen Zugang berücksichtigt wird, muss der Wert vor der Erstellung des Zugangs angegeben werden. Ist das Feld leer, sind neue Zugänge unbegrenzt gültig.
• Der Dimensionswert, der für Buchungen rund um die Vorausbezahlte Leistung verwendet wird, wird im Feld Dimensionswert für Vorausbezahlte Leistung angegeben. In der Vorausbezahlte Leistungen Einrichtung steuert das Feld Dimensionswert für vorausbezahlte Leistungen automatisch einfügen, ob für jede Vorausbezahlte Leistung die eigene Nummer automatisch als neuer Dimensionswert erstellt wird.
• Das Feld Projekte zugeordnet gibt die Anzahl der zugewiesenen Projekte für Vorausbezahlte Leistung an. Es ist möglich, einer Vorausbezahlten Leistung mehrere Projekte zuzuweisen. Beim Klick auf das Feld öffnet sich die Seite Projektzuordnung Vorausbezahlte Leistung. Hier können der Vorausbezahlten Leistung ein oder mehrere Projekte zugewiesen werden.

Übersicht über die Aktionen in der Vorausbezahlten Leistung

In der Aktionsgruppe Prozess stehen die Aktionen Restbeträge/-mengen auflösen und Posten erstellen zur Verfügung.
Beim Aufruf der Aktion Restbeträge/-mengen auflösen wird die Stapelverarbeitung für die Auflösung der abgelaufenen Posten ausgeführt. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn die bereits abgelaufenen Restbeträge und -mengen explizit für diese Vorausbezahlte Leistung aufgelöst werden sollen. Diese Funktionalität kann auch automatisiert werden. Weitere Informationen zu dieser Aktion entnehmen Sie bitte dem o.g. Link.
Über die Aktion Posten erstellen besteht die Möglichkeit, diese manuell zu erstellen. Dies kann in Ausnahmefällen zu Korrekturzwecken notwendig sein. Weitere Details zu dieser Aktion entnehmen Sie bitte dem o.g. Link.

Vorausbezahlte Leistungen Auszug (Aktionsgruppe Berichte) liefert eine detaillierte Übersicht über die Posten (Zu- und Abgänge), die die Basis für den Ausstehenden Betrag bzw. die Ausstehende Menge der Vorausbezahlten Leistung bilden. Der Aufruf steht sowohl in der Übersicht und in der Karte zur Verfügung. Alternativ können Sie mit den Begriff Vorausbezahlte Leistungen Auszug in die Suchfunktion (Alt+Q) eingeben und den Bericht ausführen.

Unterschiedliche Abgrenzungen von Zugängen

Vorausbezahlte Leistungen werden anhand der Art unterschieden (s. oben). Dies wirkt sich auch auf den Umgang mit den zugehörigen Erlösbuchungen aus. Für beide Arten gilt: noch nicht abgeleistete Erlöse müssen abgegrenzt werden. Die Art und Weise unterschiedet sich anhand der folgenden Auswahl:

• Einmalig
  Ein als Vorausbezahlte Leistung gekennzeichneter Artikel wird an einen Kunden einmalig verkauft. Der Betrag aus dem Verkauf steht als Guthaben in der Vorausbezahlten Leistung zur Verfügung. Bis zur Verwendung des Guthabens wird der Betrag ähnlich einer Anzahlung behandelt.
• Periodisch
  Als Periodisch gekennzeichnete Vorausbezahlte Leistungen werden über Debitorenverträge berechnet. Das Guthaben wird mit Buchung der Vertragsrechnung aufgeladen. Die Abgrenzung erfolgt in diesem Fall über die Debitoren Vertragsabgrenzung. Diese Auswahl kann nur getroffen werden, wenn zusätzlich die App Subscription & Recurring Billing installiert ist.

Kombinationsmöglichkeiten

Einmalige Vorausbezahlte Leistungen können nur als Betrag eingestellt sein, während Periodische Vorausbezahlte Leistungen sowohl mit Beträgen als auch mit Mengen verwendet werden können.

	Einmalig	Periodisch
Betrag	x	x
Menge		x