Artikel für Vorausbezahlte Leistungen
Bevor ein Artikel zum Aufladen einer Vorausbezahlten Leistung verwendet werden kann (Feld Vorausbezahlte Leistung im Register Allgemein auf der Artikelkarte), muss er die folgenden Anforderungen erfüllen:
- Typ
Der Typ des Artikels muss auf Kein Bestand eingestellt sein. Das Feld Vorausbezahlte Leistung kann bei Artikeln anderer Typen (z.B. Bestand oder Service) nicht aktiviert werden, und sobald das Feld aktiviert ist, kann der Typ des Artikels nicht mehr von Kein Bestand geändert werden. - Keine Kombination mit Abrechnungsart
Die Abrechnungsart des Artikels (aus DYCE Project Billing) muss auf <leer> gesetzt sein. Ein Artikel kann nicht gleichzeitig als Dienstleistung und als Vorausbezahlte Leistung verwendet werden. - Keine Kombination mit Bundles
Der Artikel darf nicht als Bundle (aus DYCE Easy Bundle Seller) gekennzeichnet sein. Vorausbezahlte Leistungen und Bundle-Artikel schließen sich gegenseitig aus. - Wechselwirkung mit der Abrechnung von Abonnements
Wenn zusätzlich die App DYCE Recurring Prepaid Services installiert ist, gilt eine zusätzliche Einschränkung für das Feld Abonnementoption des Artikels (Microsoft Subscription Billing): Es muss auf Kein Abonnement, Abonnementartikel oder Verkauf mit Abonnement gesetzt sein – jeder andere Wert wird abgelehnt, sobald der Artikel als Vorausbezahlte Leistung gekennzeichnet ist. Wenn der Artikel zudem ein Abonnementpaket enthält, muss die Option Abrechnung über für die Zeilen dieses Pakets auf Vertrag gesetzt sein. Bei Artikeln, die eine periodische (wiederkehrenden) Vorausbezahlte Leistung abdecken, muss Abonnementoption auf Abonnementartikel gesetzt sein.
Hinweis: Diese Prüfung ist nur relevant, wenn die App DYCE Recurring Prepaid Services aktiv ist; ohne diese App wertet DYCE Prepaid Services das Feld Abonnementoption nicht aus. - Abweichende Buchungsgruppe
Die Produktbuchungsgruppe des Artikels muss sich von der in den Vorausbezahlte Leistungen Einrichtung konfigurierten Produktbuchungsgruppe Abgrenzungen unterscheiden. Diese Trennung ist erforderlich, damit Aufladungsbuchungen im Hauptbuch von Abgrenzungsbuchungen unterschieden werden können.
Für die einmalige Aufladung einer Vorausbezahlten Leistung werden Artikel mit Abonnementoption=Verkauf ohne Abonnement und damit auch ohne hinterlegtes Abonnementpaket verwendet. Die Aufladung erfolgt i.d.R. durch die Fakturierung des Verkaufsauftrags.
Für die wiederkehrende Aufladung einer Vorausbezahlten Leistung werden Artikel mit Abonnementoption=Abonnementartikel und zugehörigem Abonnementpaket verwendet. Die Vorausbezahlte Leistung Nr. wird aus der Verkaufszeile in die Abonnementzeilen übernommen. Für manuell erstelle Abonnements kann die Nummer in den Abonnementzeilen manuell nachgetragen werden. Die Aufladung der Vorausbezahlte Leistung erfolgt durch die Buchung der Vertragsrechnung.
Zweck
Mit Artikeln, die als Vorausbezahlte Leistung eingestellt sind, können Vorausbezahlte Leistungen aufgeladen werden. Hierfür können entweder Verkaufsbelege oder Debitoren-Abonnementverträge verwendet werden.
Bei der Aufladung über einen Verkaufsbeleg (i.d.R. ein Verkaufsauftrag bzw. -rechnung) handelt es sich um einen einmaligen Vorgang. Dabei werden die Erlöse zunächst auf ein Vorauszahlungskonto gebucht. Debitoren-Abonnementverträge hingegen laden eine Vorausbezahlte Leistung wiederkehrend auf, wobei die Erlöse hier ebenfalls zunächst auf ein Abgrenzungskonto gebucht werden. In beiden Fällen erfolgt durch eine anschließende Inanspruchnahme die Umbuchung des jeweiligen Betrags auf das entsprechende Erlöskonto. Weitere Einzelheiten zur Aufstockung und Buchung auf das Abgrenzungskonto werden hier näher erläutert.