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Verkaufsprozess

Erstellen Sie eine Rechnung oder einen Auftrag (im Folgenden Verkaufsbeleg), der eine entsprechende Position enthält, um damit eine Vorausbezahlte Leistung aufzuladen. Dieser Verkaufsbeleg stellt die vertragliche Vereinbarung mit dem Kunden dar. Positionen zu Vorausbezahlten Leistungen können auch vorab in Verkaufsangeboten verwendet und so dem Kunden zunächst angeboten werden. Sie werden gedruckt und können aus dem Auftrag heraus geliefert werden. Ob auch die Rechnungsstellung über den Verkaufsbeleg erfolgt, hängt davon ab, ob es sich um eine einmalige oder um eine wiederkehrende Vorausbezahlte Leistung handelt. Beide Varianten stehen zur Verfügung. Sie werden in diesem Abschnitt näher erläutert.

Einmaliges Aufladen von Vorausbezahlten Leistungen​

Eine Vorausbezahlte Leistung kann einmalig aufgeladen werden, um einen Betrag als Guthaben für einen Kunden zu speichern. Wird ein als Vorausbezahlte Leistung gekennzeichneter Artikel in einem Verkaufsbeleg verwendet, muss die aufzuladende Vorausbezahlte Leistung Nr. in der Verkaufszeile vor der Buchung ausgewählt werden. Dabei wird die Menge für diese Verkaufszeile immer mit 1 vordefiniert und kann nicht geändert werden. Die Aufladung erfolgt dann durch die anschließende Fakturierung.

Buchung von einmalig Vorausbezahlten Leistungen auf Abgrenzungskonten​

Das System grenzt bei der Buchung einer Rechnung für eine einmalige Vorausbezahlte Leistung die Erlöse automatisch ab, d.h. der Betrag der Verkaufszeile wird nicht auf ein Erlös-, sondern auf ein Abgrenzungskonto gebucht. Die so abgegrenzten Beträge werden später - beim Buchen der Verbrauchsrechnung - auf das Erlöskonto umgebucht, welches zur Produktbuchungsgruppe des für den Zugang verwendeten Artikels gehört (Buchungsart=Zugang in den Posten).
Die Steuerung der Sachkonten wird über die Buchungsmatrix vorgenommen. Für jede Kombination von Geschäftsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe können unterschiedliche Sachkonten gewählt werden.

Wenn ein als Vorausbezahlte Leistung gekennzeichneter Artikel in einem Beleg verwendet wird, wird beim Buchen die Produktbuchungsgruppe in der Verkaufszeile anhand der Vorgabe im Feld Produktbuchungsgruppe Abgrenzungen aus der Vorausbezahlte Leistungen Einrichtung ersetzt. Die Geschäftsbuchungsgruppe des Kunden (in Abhängigkeit von Rech. an/Verk. an MwSt.-Berech. in der Finanzbuchhaltung Einrichtung, Inforegister Allgemein) dient als weiteres Kriterium.
Nach dem Buchen der Rechnung wird der Betrag der Verkaufszeile auf das ermittelte (Abgrenzungs-)Konto gebucht und ein Posten (Buchungsart=Zugang) für die Vorausbezahlte Leistung erstellt und diese so entsprechend aufgeladen.
Sobald die Vorausbezahlte Leistung aufgeladen ist, kann sie verwendet bzw. verbraucht werden. Weitere Details zum Verbrauch von Vorausbezahlten Leistungen werden hier näher erläutert.

Wiederkehrendes Aufladen von Vorausbezahlten Leistungen​

Eine Vorausbezahlte Leistung kann wiederkehrend aufgeladen werden, bspw. um eine bestimmte Menge an Dienstleistungen pro Periode (z.B. Support-Stunden pro Monat) bereitzustellen. In diesem Fall kann ebenfalls ein als Vorausbezahlte Leistung gekennzeichneter Artikel in einem Verkaufsbeleg verwendet werden, aus dem im weiteren Prozess ein Leistungsgegenstand erstellt wird. Auch hier muss die Vorausbezahlte Leistung Nr. in der Verkaufszeile vor der Buchung angegeben werden. Diese Vorausbezahlte Leistung Nr. wird an die Leistung (im Leistungsgegenstand) übergeben.
Alternativ kann der Leistungsgegenstand auch manuell erstellt und die Vorausbezahlte Leistung Nr. in der Leistung direkt ausgewählt werden. Durch die Erstellung und Buchung der Debitorenvertragsrechnung erfolgt die Zubuchung bzw. Aufladung der Vorausbezahlte Leistung. Voraussetzung hierfür ist, dass die App DYCE Subscription & Recurring Billing installiert ist.

Leistungsoption und Leistung​

Im Gegensatz zu Artikeln für einmalig aufzuladende Vorausbezahlte Leistungen müssen Artikel zum Aufladen von wiederkehrenden bzw. periodischen Vorausbezahlten Leistungen so eingestellt sein, dass ein Leistungsgegenstand inkl. Leistung erstellt wird. Im Feld Leistungsoption muss daher Leistungsartikel ausgewählt und ein passendes Leistungspaket hinterlegt sein.

Das Leistungspaket muss

  • über eine Zeile mit Partner=Kunde verfügen, welche
  • über einen Vertrag berechnet wird (Abrechnung über=Vertrag),
  • das Feld Abrechnung über Artikelnr. bleibt leer (damit für die Abrechnung der Artikel selbst verwendet wird) und
  • die Berechnungsbasis % sollte 100 sein.

Darüber hinaus sollte es für den Artikel sinnvollerweise als Standard gekennzeichnet sein. Weitere Information zu Artikeln und Leistungspaketen entnehmen sie bitte den entsprechenden Teilen der Dokumentation für DYCE Subscription & Recurring Billing.

Buchung von wiederkehrenden Vorausbezahlten Leistungen auf Abgrenzungskonten​

Die Abgrenzung von Erlösen für wiederkehrende Vorausbezahlte Leistungen erfolgt anhand der Mechanismen der Vertragsabgrenzungen.

Manuelle Erstellung von Posten​

Vorausbezahlte Leistungen können auch manuell über die Aktion Posten erstellen (Aktionsgruppe Vorgang auf der Vorausbezahlte Leistung Karte) aufgeladen werden. Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie in diesem Teil der DYCE Dokumentation.