Verkaufsprozess
Erstellen Sie eine Rechnung oder einen Auftrag (im Folgenden Verkaufsbeleg), der eine entsprechende Position enthält, um damit eine Vorausbezahlte Leistung aufzuladen. Dieser Verkaufsbeleg stellt die vertragliche Vereinbarung mit dem Kunden dar. Positionen zu Vorausbezahlten Leistungen können auch vorab in Verkaufsangeboten verwendet und so dem Kunden zunächst angeboten werden. Sie werden gedruckt und können aus dem Auftrag heraus geliefert werden. Ob auch die Rechnungsstellung über den Verkaufsbeleg erfolgt, hängt davon ab, ob es sich um eine einmalige oder um eine wiederkehrende Vorausbezahlte Leistung handelt. Beide Varianten stehen zur Verfügung. Sie werden in diesem Abschnitt näher erläutert.
Einmaliges Aufladen von Vorausbezahlten Leistungen
Eine Vorausbezahlte Leistung kann einmalig aufgeladen werden, um einen Betrag als Guthaben für einen Kunden zu speichern. Wird ein als Vorausbezahlte Leistung gekennzeichneter Artikel in einem Verkaufsbeleg verwendet, muss die aufzuladende Vorausbezahlte Leistung Nr. in der Verkaufszeile vor der Buchung ausgewählt werden. Dabei wird die Menge für diese Verkaufszeile immer mit 1 vordefiniert und kann nicht geändert werden. Die Aufladung erfolgt dann durch die anschließende Fakturierung.
Wiederkehrendes Aufladen von Vorausbezahlten Leistungen
Eine Vorausbezahlte Leistung kann auch wiederkehrend aufgeladen werden, bspw. um eine bestimmte Menge an Dienstleistungen pro Periode (z.B. Support-Stunden pro Monat) bereitzustellen. In diesem Fall kann ebenfalls ein als Vorausbezahlte Leistung gekennzeichneter Artikel in einem Verkaufsbeleg verwendet werden, aus dem im weiteren Prozess ein Abonnement erstellt wird. Auch hier muss die Vorausbezahlte Leistung Nr. in der Verkaufszeile vor der Buchung angegeben werden. Diese Vorausbezahlte Leistung Nr. wird an die Abonnementzeile (im Abonnement) übergeben.
Alternativ kann das Abonnement auch manuell erstellt und die Vorausbezahlte Leistung Nr. in der Abonnementzeile direkt ausgewählt werden. Durch die Erstellung und Buchung der Vertragsrechnung des Debitoren-Abonnementvertrags erfolgt die Zubuchung bzw. Aufladung der Vorausbezahlte Leistung.
Abgrenzungen für Vorausbezahlte Leistungen
Das System grenzt bei der Buchung einer Rechnung für eine Vorausbezahlte Leistung die Erlöse immer automatisch ab, d.h. der Betrag wird nicht auf ein Erlös-, sondern auf ein Abgrenzungskonto gebucht. Dies gilt sowohl für einmalige als auch für periodische Vorausbezahlte Leistungen. Die abgegrenzten Beträge werden später - beim Buchen des Verbrauchs - auf ein Erlöskonto umgebucht. Die Steuerung der Sachkonten erfolgt anhand der Buchungsmatrix, weitere Informationen hierzu im nächsten Abschnitt.
Buchung und Kontenermittlung für Abgrenzungen und Auflösungen
Wenn ein als Vorausbezahlte Leistung gekennzeichneter Artikel in einem Beleg verwendet wird, wird die Produktbuchungsgruppe in der Verkaufszeile anhand der Vorgabe im Feld Produktbuchungsgruppe Abgrenzungen aus der Vorausbezahlte Leistungen Einrichtung ersetzt. Die Geschäftsbuchungsgruppe des Kunden (in Abhängigkeit von Rech. an/Verk. an MwSt.-Berech. in der Finanzbuchhaltung Einrichtung, Inforegister Allgemein) dient als weiteres Kriterium. Anhand dieser beiden Kriterien erfolgt die Ermittlung des Abgrenzungskontos. Beim Buchen der Rechnung wird der Betrag der Verkaufszeile auf das ermittelte Abgrenzungskonto gebucht und ein Posten (Buchungsart=Zugang) für die Vorausbezahlte Leistung erstellt und diese so entsprechend aufgeladen. Sobald die Vorausbezahlte Leistung aufgeladen ist, kann sie verwendet bzw. verbraucht werden. Weitere Details zum Verbrauch von Vorausbezahlten Leistungen werden hier näher erläutert.
Für Vertragszeilen mit einer Vorausbezahlte Leistung Nr. werden keine Vertragsabgrenzungen anhand des Debitoren-Abonnementvertrags erstellt, dies erfolgt immer ausschließlich anhand der Vorausbezahlte Leistungen Einrichtung. Beim Zuweisen einer Vorausbezahlte Leistung Nr. in einer Vertrags- oder Abonnementzeile wird das Feld Vertragsabgrenzungen erstellen immer automatisch auf Nein gesetzt und kann nicht manuell geändert werden. Dies verhindert eine doppelte Abgrenzungsbuchung und Erlösrealisierung. Das Sachkonto für die Buchung der Vertragsrechnung wird anhand der Produktbuchungsgruppe Abgrenzungen aus der Vorausbezahlte Leistungen Einrichtung ermittelt, nicht anhand des standardmäßigen Debitorenvertragskontos.
Die Umbuchung vom Abgrenzungs- auf das Erlöskonto erfolgt ausschließlich durch den Verbrauch der Vorausbezahlten Leistung – entweder durch Buchen von Verbrauchsrechnungen oder durch Ausführen des Berichts Restbeträge/-mengen auflösen.
Abonnementoption und Abonnements
Im Gegensatz zu Artikeln für einmalig aufzuladende Vorausbezahlte Leistungen müssen Artikel zum Aufladen von wiederkehrenden bzw. periodischen Vorausbezahlten Leistungen so eingestellt sein, dass ein Abonnement erstellt wird. Im Feld Abonnementoption muss daher Abonnementartikel ausgewählt und ein passendes Abonnementpaket hinterlegt sein.
Das Abonnementpaket muss
- über eine Zeile mit Partner=Kunde verfügen, welche
- über einen Vertrag berechnet wird (Abrechnung über=Vertrag),
- das Feld Abrechnung über Artikelnr. bleibt leer (damit für die Abrechnung der Artikel selbst verwendet wird) und
- die Berechnungsbasis % sollte 100 sein.
Darüber hinaus sollte es für den Artikel sinnvollerweise als Standard gekennzeichnet sein. Weitere Information zu Artikeln and Abonnementpakete, verwenden Sie bitte die entsprechenden Abschnitte der Dokumentation für Microsoft Subscription Billing.
Manuelle Erstellung von Posten
Vorausbezahlte Leistungen können auch manuell über die Aktion Posten erstellen (Aktionsgruppe Vorgang auf der Vorausbezahlte Leistung Karte) aufgeladen werden. Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie in diesem Teil der DYCE Dokumentation.