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Wiederkehrende Abrechnung

Über die Seite Wiederkehrende Abrechnung werden die Verträge abgerechnet. Dabei wird zunächst ein Abrechnungsvorschlag erstellt, auf dessen Basis dann in einem zweiten Schritt die Buchungsbelege (Rechnungen und Gutschriften) erstellt werden. Die Abrechung bzw. die Erstellung des Abrechnungsvorschlags erfolgt auf Basis der Vertragszeilen unter Berücksichtigung des Felds Datum nächste Berechnung (s. Übersicht der Felder in der Leistung / Vertragszeile).

Aufbau des Arbeitsbereichs

Die Seite ist folgendermaßen aufgebaut:

  1. Filterbereich
    • Hier kann eine Abrechnungsvorlage ausgewählt werden.
    • Das Abrechnungsdatum wird über die Abrechnungsvorlage vorbelegt, kann aber geändert werden. Es dient dazu, anhand des Felds Datum nächste Berechnung (aus der Vertragszeile) die entsprechenden Vertragszeilen zur Abrechnung vorzuschlagen.
    • Über den Berechnungsrhythmus bringt jede Vertragszeile die Information mit, bis zu welchem Datum sie standardmäßig berechnet werden soll. Über das Feld Abrechnung bis kann dies für alle zu erstellenden Zeilen (abweichend) vorgegeben werden. Das kann dazu führen, dass der abzurechnende Zeitraum verkürzt oder auch verlängert wird. Das Feld wird ebenfalls über die Abrechnungsvorlage vorbelegt und kann ebenfalls geändert werden. Durch eine Eingrenzung könnte beispielsweise erreicht werden, dass während eines Geschäftsjahres hinzugekommene Vertragspositionen nur bis zum Ende des Jahres/Geschäftsjahres fakturiert werden, um für die nächste Abrechnungsperiode wieder einen einheitlichen Berechnungsrhythmus zu haben.
  2. Aktionen
    • Abrechnungsvorschlag erstellen
      Die Aktion durchläuft alle Vertragszeilen und schlägt die abzurechnenden Leistungen anhand des Datum nächste Berechnung und des Abrechnungsdatums vor. Durch einen Wechsel der Abrechnungsvorlage und einen erneuten Aufruf kann der Abrechnungsvorschlag um weitere Zeilen ergänzt werden.
      Ist das "Datum nächste Berechnung" größer als das Abrechnungdatum, wird diese Zeile nicht beachtet. Ist das "Datum nächste Berechnung" kleiner als das Abrechnungdatum, muss der entsprechende Zeitraum (unter Berücksichtigung des Berechnungsrhythmus) fakturiert werden.
    • Abrechnungsvorschlag leeren
      Mit Aufruf dieser Aktion kann der Abrechnungsvorschlag gelöscht werden. Es folgt eine Abfrage, ob der gesamte Abrechnungsvorschlag oder lediglich die Zeilen, die durch die aktuell ausgewählte Abrechnungsvorlage hinzugefügt wurden, gelöscht werden sollen.
    • Belege erstellen
      Die Aktion erstellt Vertragsrechnungen oder -gutschriften zu den angezeigten Zeilen, zu denen noch keine Belege existieren.
    • Debitor / Kreditor
      Die Aktion öffnet den Debitor oder Kreditor der aktuellen Zeile.
    • Vertrag
      Die Aktion öffnet den Vertrag der aktuellen Zeile.
    • Leistungsgegenstand
      Die Aktion öffnet den Leistungsgegenstand der aktuellen Zeile.
    • Dimensionen Vertragszeile
      Über diese Aktion können die an der zugehörigen Vertragszeile hinterlegten Dimensionen eingesehen werden.
    • Abrechnung bis ändern
      Über diese Aktion kann das Datum im Feld Abrechnung bis individuell angepasst werden. Gleichzeitig wird dabei auch der Leistungsbetrag neu berechnet. Die Aktion wird für alle markierten Zeilen ausgeführt.
    • Abrechnungszeilen löschen
      Über diese Aktion werden alle markierten Zeilen gelöscht.
    • Aktualisieren
      Diese Aktion aktualisiert die Zeilen, z.B. wenn dort Warnungen angezeigt werden. Ist der Grund für die Warnung nicht mehr gegeben, wird die Warnung zurückgenommen.
  3. Abrechnungsvorschlagszeilen
    • Die Zeilen des Abrechnungsvorschlags zeigen die Details zu den abzurechnenden Zeilen an.
    • Neben dem Vertragspartner und dem Vertrag werden auch Informationen zum Leistungsgegenstand und der abzurechnenden Leistung dargestellt.
    • Beim Aufruf von Abrechnungsvorschlag erstellen werden anhand des Datum nächste Berechnung und des Abrechnungsdatums pro Leistung eine oder mehrere Zeilen erstellt. Zu mehreren Zeilen kommt es immer dann, wenn der Berechnungsrhythmus der Vertragszeile mehrfach in den Zeitraum zwischen Datum nächste Berechnung und Abrechnungsdatum hineinpasst. Jede Zeile zeigt dabei Informationen bzgl. des Abrechnungszeitraums (Felder Abrechnung von und Abrechnung bis) und der Preise (Felder Leistungsbetrag, Preis, Menge und Rabatt) an. Über diesen Weg kann keine abzurechnende Vertragszeile übersehen werden (sofern die Filterkriterien aus der Abrechnungsvorlage korrekt sind), da alle zurückliegenden Vertragszeilen automatisch Teil des Filters sind.
    • Es besteht die Möglichkeit, in der Abrechnungsvorlage eine Gruppierung für den Abrechnungsvorschlag zu hinterlegen (s. nächster Abschnitt). Ist in der aktuell ausgewählten Vorlage eine Gruppierung eingestellt, können die Abrechnungsvorschlagszeilen anhand dieses Kriteriums auf- und zugeklappt werden. Dies erfolgt über den Doppelpfeil neben der Überschrift Vertragspartnername. Zusätzlich können auch einzelne Blöcke auf- und zugeklappt werden. Dies erfolgt über den Einzelpfeil neben dem Feld Vertragspartnername in der Zeile.
    • Ist bereits ein Buchungsbeleg (Rechnung oder Gutschrift) erstellt, wird über Belegart und Belegnummer angezeigt. Ein Klick auf die Belegnummer öffnet den Buchungsbeleg.
Abrechnungsvorschlag erweitern

Durch den Wechsel der Abrechnungsvorlage und einen erneuten Aufruf von Abrechnungsvorschlag erstellen kann der Abrechnungsvorschlag stückweise erweitert werden. Auf diesem Weg lassen sich bspw. Sammelrechnungen zu mehreren Verträgen erstellen, obwohl die Verträge über unterschiedliche Abrechnungsvorschläge gefunden werden.

Abrechnungsvorlagen

Mit Klick auf den AssistEdit im Feld Abrechnungsvorlage werden alle verfügbaren Abrechnungsvorlagen angezeigt. Jede Abrechnungsvorlage benötigt neben einem eindeutigen Code und einer Beschreibung die Angabe von Filterkriterien und Vorgaben für die Datumsberechnung. Die Vorgaben für die Datumsberechnung werden in Form von Datumsformeln angegeben. Die tatsächlichen Datumswerte werden dann bei der Auswahl einer Abrechnungsvorlage anhand des Arbeitsdatums berechnet. Dadurch können die Vorlagen immer wieder verwendet werden.
Im Feld Partner wird festgelegt, ob diese Vorlage für die Abrechnung von debitorischen (Wert Kunde) oder kreditorischen (Wert Lieferant) Leistungen verwendet wird.
Um eine Abrechnungsvorlage nutzen zu können, müssen Filterkriterien erfasst werden, die dann für die Ermittlung der abzurechnenden Leistungen verwendet werden. Zur Definition der Filter wird die Aktion Filter bearbeiten aufgerufen. Es öffnet sich eine Filterseite, auf der die Kriterien festgelegt werden können. Neben den vorab eingestellten Kriterien können weitere Kriterien (über + Filter...) wie bspw. die Vertragsart, der zuständige Sachbearbeiter oder der Verkäufer hinzugefügt werden. Wird die Filterseite über OK verlassen, werden die Kriterien in der Abrechnungsvorlage abgespeichert. Dies ist daran zu erkennen, der im Feld Vertrag Filter ein Haken gesetzt wird.
Im Feld Abrechnungsdatum Datumsformel wird eine Datumsformel eingegeben, die bei der Verwendung der Abrechnungsvorlage im Feld Abrechnungsdatum interpretiert wird. Anhand dieses Feldes werden die abzurechnenden Leistungen (auf Basis von Datum nächste Berechnung) dann bei der Erstellung der Zeilen gefiltert. Wird keine Datumsformel angegeben, verwendet die Wiederkehrende Abrechnung das Arbeitsdatum.
Im Feld Abrechnung bis Datumsformel kann optional eine Datumsformel eingegeben werden, die - sofern vorhanden - bei der Verwendung der Abrechnungsvorlage im Feld Abrechnung bis interpretiert wird. Anhand dieses Feldes wird in den abzurechnenden Leistungen dann das Enddatum der Abrechnung gesetzt. Wird keine Datumsformel angegeben, bleibt auch das Feld in der Wiederkehrenden Abrechnung leer und die Zeilen werden auf Basis der Informationen in der Vertragszeile vorgeschlagen.
Über das Feld Nur meine Vorschläge kann der Abrechnungsvorschlag auf diejenigen Zeilen gefiltert werden, die durch den Anwender selbst erstellt wurden.
Das Feld Gruppierung nach steuert, ob die Zeilen im Abrechnungsvorschlag gruppiert dargestellt werden. Neben keiner Gruppierung stehen die Auswahlmöglichkeiten Vertrag und Vertragspartner zur Verfügung. Bei der Auswahl von Vertrag werden alle Abrechnungszeilen eines Vertrags gruppiert dargestellt. Die Gruppierungsebene wird fett formatiert dargestellt. Zusätzlich wird in den Feldern Abrechnung von und Abrechnung bis der gesamte (gruppierte) Zeitraum und im Feld Leistungsbetrag die Summe der zugehörigen Leistungsbeträge dargestellt.
Darüber hinaus besteht über die Aktion Abrechnungsvorlage kopieren die Möglichkeit, eine Kopie der aktuell ausgewählten Abrechnungsvorlage inkl. aller Filter zu erstellen. So müssen nicht alle Kriterien erneut eingegeben sondern lediglich die abweichenden Kriterien geändert werden.

Abrechnungsvorschläge mit mehreren Anwendern

Jede Vertragszeile kann nur einmal pro Abrechnungsperiode in einem Abrechnungsvorschlag enthalten sein. Wurde eine Abrechnungszeile für einen Zeitraum bereits von einem anderen Anwender erstellt und der aktuelle Abrechnungsvorschlag verwendet eine Vorlage in der das Kennzeichen Nur meine Vorschläge gesetzt ist, kann der aktuelle Anwender diese Zeile nicht noch einmal für sich erstellen.

Buchungsbelege erstellen

Nach Erstellung des Abrechnungsvorschlags können über die Aktion Belege erstellen die Vertragsrechnungen oder -gutschriften zu den angezeigten Zeilen erstellt werden, zu denen noch keine Belege existieren. Es öffnet sich die gleichnamige Seite, in der Vorgaben für die zu erstellenden Belege getroffen werden können. So kann sowohl das Belegdataum als auch das Buchungsdatum vorgegeben werden. Optional können die erstellten Belege auch direkt gebucht werden (Belege buchen). Darüber hinaus kann über Belege pro festgelegt werden, ob die Belege pro Vertrag, pro Vertragspartner oder pro Rechnungsempfänger erstellt werden sollen.

  • Vertrag
    Zu jedem Vertrag wird eine separate Rechnung angelegt. Dabei werden alle Vorgaben aus dem jeweiligen Vertrag übernommen.
  • Vertragspartner
    Das System versucht, pro Vertragspartner möglichst viele Verträge bzw. Vertragszeilen (idealerweise alle) in einem Beleg zusammenzufassen. Als zusätzliche Kriterien gelten eine im Vertrag hinterlegte Währung und - zumindest für Debitorenverträge - die Vorgabe bzgl. der Rechnungsdetails.
  • Rechnungsempfänger
    Das System versucht, pro Rechnungsempfänger möglichst viele Verträge bzw. Vertragszeilen (idealerweise alle) in einem Beleg zusammenzufassen. Als zusätzliche Kriterien gelten eine im Vertrag hinterlegte Währung und - zumindest für Debitorenverträge - die Vorgabe bzgl. der Rechnungsdetails.

Weitere Details zu den erstellen Buchungsbelegen werden hier näher erläutert.

Vorschüssige und nachschüssige Abrechnung

Vorschüssig und nachschüssig abzurechnende Vertragszeilen können bei Bedarf über unterschiedliche Abrechnungsvorlagen zur Abrechnung vorgeschlagen werden. Möglich ist dies durch das Zusammenspiel von Datum nächste Berechnung und des Abrechnungsdatums, sofern kein Abrechnung bis-Datum verwendet wird. Alternativ bzw. zusätzlich können die unterschiedlich abzurechnenden Verträge auch über unterschiedliche Vertragsarten voneinander abgegrenzt werden. Die Vertragsart kann als Filterkriterium in den Abrechnungsvorlagen verwendet werden.

Notwendigkeit zur Aktualisierung

Die Wiederkehrende Abrechnung ist mit einem mehrstufigen Mechanismus ausgestattet, um Dateninkonsistenzen zu verhindern.
Werden Änderungen jeglicher Art an einer Leistung oder an einer Vertragszeile vorgenommen, während bereits Zeilen im Abrechnungsvorschlag erstellt sind, werden diese Zeilen im Abrechnungsvorschlag zweifach markiert. Die Zeilen werden zum einen rot und fett formatiert dargestellt und zum anderen erhalten sie im Feld Aktualisierung notwendig ein Kennzeichen, welches anzeigt, dass eine Aktualisierung der Zeilen notwnendig ist. Beim Aktualisieren werden die geänderten Werte aus der Leistung bzw. der Vertragszeile übernommen. Die Aktualisierung kann durch das Ausführen einer der Aktionen Abrechnungsvorschlag erstellen oder Aktualisieren erfolgen. Solange die Aktualisierung noch nicht durchgeführt wurde, können keine Buchungsbelege (Rechnung / Gutschrift) erstellt werden.
Existiert bereits ein ungebuchter Buchungsbeleg, können keine Änderungen an der Leistung oder der Vertragszeile vorgenommen werden. Es erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.
Im Buchungsbeleg selbst können nur Änderungen vorgenommen werden, die nicht abrechnungsrelevant sind. Beispielsweise können Änderungen an der Beschreibung der Zeilen vorgenommen oder neue Zeilen hinzugefügt werden. Für alle anderen Änderungen muss der Buchungsbeleg zunächst gelöscht, die Änderungen in der Vertragszeile (oder der Leistung) durchgeführt, anschließend die Abrechnungszeilen aktualisiert und der Beleg neu erstellt werden.
Darüber hinaus ist es nicht möglich, mehrere Buchungsbelege zu der gleichen Abrechnungszeile zu erstellen.

Aktualisierung der Vertragszeile

In dem Moment, in dem ein Abrechnungsvorschlag zu einer Vertragszeile erstellt wird, wird das Feld Datum nächste Berechnung sofort aktualisiert. Es zeigt somit immer den aktuellen Stand an. Wird die Abrechnunsgzeile gelöscht (oder der Abrechnugszeitraum geändert), wird das Feld automatisch wieder zurückgesetzt (oder anhand des geänderten Abrechnugszeitraums gesetzt).
Eine Gutschrift zu einer Vertragsrechnung setzt das Feld Datum nächste Berechnung ebenfalls wieder zurück. Um die Konsistenz der Vertragszeile und der Leistung sicherzustellen, müssen bei der Gutschrift mehrerer Vertragsrechnungen die Gutschriften chronologisch erfolgen.