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Verwaltung von Verträgen, Leistungsgegenständen und Leistungen

Verträge, Leistungsgegenstände und Leistungen sind erforderlich, um wiederkehrende Abrechnungen durchzuführen.

Leistungen beschreiben den monetären Inhalt von Vereinbarungen mit Kunden und Lieferanten sowie die Kündigungstermine. Sie können nur in einem Leistungsgegenstand erstellt werden. Im Leistungsgegenstand sind die wesentlichen Informationen zum Leistungsnehmer und dem eigentlichen Inhalt, welcher wiederkehrend abgerechnet werden soll, definiert.

Vertrag​

Verträge dienen der Organisation der Leistungen für die Abrechnung gegenüber Kunden und Lieferanten. Soll etwas über eine getrennte Rechnung abgerechnet werden, kann dies über einen separaten Vertrag eingerichtet werden. Leistungen haben als Partner entweder Kunde oder Lieferant. Leistungen, die als Kunde eingestellt sind, werden in Debitorenverträge, Leistungen, die als Lieferant eingestellt sind, werden in Kreditorenverträge übernommen.

Bundle​

Mehrere Vertragszeilen können zu einem Bundle zusammengefasst werden. Ein Bundle ist wie ein eigenständiges Produkt, dass aus mehreren Komponenten besteht. Über ein Bundle kann z.B. eine Überlassungsgebühren und die Nebenkosten (Wartung) zu einem Bundle-Produkt zusammengefasst werden. Das Bundle kann nur in Debitorenverträgen und Verkaufsbelegen verwendet werden.

Übersicht der Felder in der Leistung / Vertragszeile​

  • Der Leistungsbeginn beschreibt das Datum, ab dem die Leistung gültig ist und berechnet werden kann.
  • Das Leistungsende ist das Datum, zu dem die Leistung beendet ist und nicht mehr berechnet werden kann. Das Datum kann manuell eingetragen werden, wenn eine Leistung gekündigt wird.
  • Geplante Leistungen vorhanden zeigt, dass zu dieser Leistung eine Vertragsverlängerung durchgeführt wurde, diese Verlängerung aber noch nicht gültig ist, da die Leistung noch nicht vollständig fakturiert wurde.
  • Das Datum nächste Berechnung gibt den Stichtag der nächsten Berechnung an. Das Datum wird automatisch beim Rechnungslauf neu berechnet. Das Datum wird ausgegraut dargestellt, wenn bis zum Leistungsende fakturiert wurde.
  • Die Berechnungsbasis ist die Grundlage der Bewertung der Leistung. Beim Verkauf eines Gutes mit zusätzlicher, wiederkehrender Leistung entspricht die Berechnungsbasis dem Wert des Artikels.
  • Die Berechnungsbasis % ist der Prozentsatz von der Berechnungsbasis, welcher zur Preisermittlung der Leistung herangezogen wird.
  • Der Preis wird aus der Berechnungsbasis und der Berechnungsbasis % errechnet. Er gilt immer für den gesamten Berechnungsbasis Zeitraum. D.h. es handelt sich um einen Jahrespreis, wenn in Berechnungsbasis Zeitraum ein Jahr eingetragen ist und um einen Monatspreis, wenn in Berechnungsbasis Zeitraum ein Monat eingetragen ist.
  • Der Rabatt % gibt den prozentualen Rabatt für die Leistung an.
  • Der Rabattbetrag gibt den Rabatt an, der auf die Leistung gewährt wird.
  • Der Leistungsbetrag ergibt sich aus Preis, Rabatt und Menge des Leistungsgegenstands.
  • Der Berechnungsbasis Zeitraum gibt an, auf welchen Zeitraum sich der Leistungsbetrag bezieht. Geben Sie hier beispielsweise 1M ein, falls sich der Betrag auf einen Monat bzw. 12M falls sich der Betrag auf 1 Jahr bezieht.
  • Der Berechnungsrhythmus gibt den Rhythmus an, in dem die Leistung berechnet wird. Über eine Datumsformel kann der Rhythmus auf z.B. monatliche, quartalsweise oder jährliche Berechnung gestellt werden.
  • Die Abrechnung über gibt an, ob die Leistung wiederkehrend berechnet wird oder ausschließlich Informationen über den Verkauf speichert (z.B. für Garantieverlängerungen). Leistungen mit der Option Vertrag können in Verträge abgerufen werden und wiederkehrend berechnet werden.
  • Der Partner gibt an, ob es sich um eine debitorische oder kreditorische Leistung handelt. Dementsprechend können die Leistungen in Debitoren-/ Kreditorenverträge abgerufen und über Eingangs- oder Verkaufsrechnungen fakturiert werden.
  • Der Vertrag gibt den Vertrag an, über den die Leistung berechnet wird.
  • Die Anfangslaufzeit gibt die minimale Laufzeit der Leistung an. Ist die Anfangslaufzeit gefüllt und keine Verlängerungslaufzeit eingetragen, wird das Leistungsende automatisch auf das Ende der Anfangslaufzeit gesetzt.
  • Die Verlängerungslaufzeit gibt die Dauer der automatischen Verlängerung nach der Anfangslaufzeit an. Zusätzlich bestimmt es den Rhythmus der Aktualisierung von Kündigung möglich bis und Laufzeit bis. Ist das Feld leer und gleichzeitig entweder die Anfangslaufzeit oder die Kündigungsfrist gesetzt, wird das Leistungsende automatisch auf das Ablaufdatum der Anfangslaufzeit oder der Kündigungsfrist gesetzt.
  • Kündigung möglich bis gibt den letzten Termin für eine fristgerechte Kündigung an. Der Termin wird von der Anfangslaufzeit, der Verlängerungslaufzeit und der Kündigungsfrist bestimmt. Eine 12 monatige Anfangslaufzeit mit 3 monatiger Kündigungsfrist bedeutet, dass der fristgerechte Termin für eine Kündigung nach 9 Monaten erreicht ist. Eine Verlängerungslaufzeit von 12 Monaten verschiebt den Termin bei Erreichung des Datums Kündigung möglich bis um 12 Monate.

Rechnungsrabatte​

Es ist möglich - dauerhaft oder für einen begrenzten Zeitraum - einen pauschalen Rabatt (Rechnungsrabatt) für den gesamten Vertrag zu gewähren. Dies kann bspw. dann zum Tragen kommen, wenn der Kunde das Lizenzmodell wechselt oder wenn nachträglich ein dauerhafter Rabatt auf die Vertragsleistungen vereinbart wird.
Der Rabatt kann nur in den Leistungsvorlagen und den Leistungspaketen definiert werden. Beträge für Leistungspaketzeilen, die als Rabatt=Ja gekennzeichnet sind, wirken sich in der Abrechnung als Rabatte aus. Der Ablauf bei der Anlage eines Leistungsgegenstands und bei der Abrechnung ist identisch mit den bestehenden Prozessen. Beim Erstellen des Abrechnungsvorschlags über die Wiederkehrende Abrechnung werden Abrechnungszeilen, die für Vertragszeilen mit Rabatt erstellt werden, mit negativer Menge und damit mit einem negativen Leistungsbetrag erstellt. Dieser Rabattbetrag wird anschließend bei der Erstellung der Buchungsbelege berücksichtigt.

Leistungspaket mit Rechnungsrabatt

Ein Leistungspaket, in dem ein Rechnungsrabatt definiert ist, kann nur Artikeln mit Leistungsoption=Leistungsartikel zugeordnet werden.

Rechnungsrabatte sind sowohl für Debitoren- als auch für Kreditorenverträge anwendbar. Sie werden auch bei Gutschriften und in den Vertragsabgrenzungen berücksichtigt.