Kündigung von Vertragsbestandteilen
Alle Vertragszeilen beinhalten Informationen über ihre Gültigkeit und Kündigungsfristen. So können sie vor Ablauf von Fristen beendet werden oder Kündigungstermine geändert werden. Sind Gültigkeit und Kündigungsfristen nicht gesetzt, sind die Vertragszeilen unbegrenzt gültig bzw. können jederzeit gekündigt werden.
Kündigung einer Vertragszeile / bzw. Leistung
In dem Feld Leistungsende kann ein Datum gepflegt werden, ab welchem die Vertragszeile nicht mehr berechnet werden soll. Ab diesem Datum wird die Vertragszeile automatisch nicht mehr für die Fakturierung berücksichtigt. Das Leistungsende kann unabhängig von Kündigung möglich bis und Laufzeit bis werden.
Gibt es keine Vereinbarung mit dem Kunden oder Lieferant, wird das Feld leer gelassen. Wenn das Leistungsende einen Tag vor dem Datum nächste Berechnung liegt, gilt die Vertragszeile als beendet. Bei Ausführung der Aktion Leistungstermine aktualisieren wird die Vertragszeile als beendet markiert.
Ist eine Vertragszeile versehentlich berechnet worden, weil das Leistungsende nicht gepflegt war, kann sie nicht einfach nachträglich beendet werden. Andernfalls würde die Vertragszeile für einen Zeitraum nach dem Leistungsende als fakturiert gelten. Daher muss zunächst eine Gutschrift erfolgen. Die Gutschrift setzt das Datum nächste Berechnung zurück. Anschließend kann die Vertragszeile beendet werden. Dadurch ist sichergestellt, dass Prozess von Gutschrift und Beenden der Vertragszeile eingehalten wird.
Kündigungstermine und -fristen
Das Kündigung möglich bis-Datum gibt Auskunft darüber, bis wann eine Vertragszeile fristgerecht gekündigt werden kann. Das Datum in Laufzeit bis gibt Auskunft darüber, bis wann eine Vertragszeile mindestens berechnet wird bzw. werden soll, selbst wenn diese gekündigt wurde.
Die Verlängerungslaufzeit gibt die Dauer der automatischen Verlängerung nach der Anfangslaufzeit an. Zusätzlich bestimmt sie den Rhythmus der Aktualisierung von Kündigung möglich bis und Laufzeit bis. Ist das Feld leer und gleichzeitig entweder die Anfangslaufzeit oder die Kündigungsfrist gesetzt, wird das Leistungsende automatisch auf das Ablaufdatum der Anfangslaufzeit gesetzt.
Gibt es beispielsweise eine Vertragszeile mit Datum nächste Berechnung 01.01.YYYY, die sich jährlich verlängert und eine Kündigungsfrist von 3 Monaten hat, gestalten sich die Kündigungstermine folgendermaßen:
- Laufzeit bis ist der 31.12.YYYY. Die Vertragszeile soll auch bei fristgerechter Kündigung für das ganze Jahr berechnet werden.
- Kündigung möglich bis ist der 30.09.YYYY. Bis zu diesem Datum kann die Vertragszeile fristgerecht gekündigt werden. Geht die Kündigung später ein, wird die Vertragszeile für ein weiteres Jahr fakturiert.
Wird eine Vertragszeile durch den Kunden gekündigt, kann in der Vertragszeile direkt das Datum eingetragen werden, bis wann sie fakturiert wird. Findet die Kündigung nach Ablauf der Frist statt, kann das reguläre Ende eintragen oder aus Kulanz die Frist ignoriert werden. Dies kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn der Kunde bspw. ein Upgrade wünscht und die alte Vertragszeile deshalb nicht mehr berechnet werden soll.
Wird Kündigung möglich bis oder Laufzeit bis geändert, wird das jeweils andere Feld neu berechnet. Zur Berechnung wird immer die Kündigungsfrist verwendet. Bei der nächsten Aktualisierung der Termine wird mit den eingetragenen Werten gerechnet.
Über die Aktion Leistungstermine aktualisieren können die Kündigungstermine aktualisiert werden. Die Funktion kann sowohl im Vertrag als auch im Leistungsgegenstand aufgerufen werden. Für einen reibungslosen Betrieb sollte die Funktion immer in der Aufgabenwarteschlange laufen.
Die Aktualisierung der Kündigungstermine kann mit dem Job DYCEUpdateServCommTermDates (Codeunit 70920758) in die Aufgabenwarteschlangeposten aufgenommen werden, um automatisch und selbstständig zu laufen. Es ist ausreichend die Codeunit einmal pro Tag außerhalb der Geschäftszeiten laufen zu lassen. Die Funktionalität entspricht dem Aufruf der Aktion Leistungstermine aktualisieren in der Vertragskarte.