Vertragsverlängerung
Manche Vertragszeilen enden zu einem bestimmten Datum. Diese Vertragszeilen können mit der Vertragsverlängerung verlängert werden. Dabei wird ein Verlängerungszeitraum festgelegt und ein Angebot erstellt. Das Leistungsende (in der Leistung bzw. der Vertragszeile) wird verlängert, sobald das Angebot beauftragt und geliefert wird.
Erstellen eines Angebots zur Vertragsverlängerung
Ein Vertragsverlängerungsangebot kann auf der Seite Vertragsverlängerung und über den Debitorenvertrag erstellt werden. Die Seite Vertragsverlängerung kann verwendet werden, um Vertragsverlängerungsangebote für alle Vertragszeilen zu erstellen, die in Kürze auslaufen oder ausgelaufen sind.
Öffnen Sie die Suche (Alt+Q) und geben Sie Vertragsverlängerung ein, um die Seite zu öffnen. Mit der Aktion Vertragszeilen holen wird eine Filterseite geöffnet. Auf dieser Seite ist es möglich, nach Vertragszeilen zu filtern, die verlängert werden müssen.
Vertragszeilen holen
Die Aktion kann in der Seite Vertragsverlängerung aufgerufen werden und zeigt eine Filterseite. Setzen Sie in dieser Filterseite ein Datum im Feld Zeitraum Leistungsende, um das früheste Leistungsende festzulegen, anhand dessen Vertragszeilen berücksichtigt werden sollen. Das Feld Kreditorische Vertragszeilen hinzufügen legt fest, ob die zugehörigen lieferantenseitigen Vertragszeilen berücksichtigt werden sollen. Falls ja, werden die Leistungsgegenstände der relevanten Debitorenvertragszeilen darauf geprüft, ob zusätzlich kreditorische Leistungen existieren. Alle nicht beendeten, kreditorischen Leistungen, die einem Kreditorenvertrag zugeordnet sind und ein Leistungsende aufweisen, werden ebenfalls für Vertragsverlängerungen berücksichtigt.
Wenn Sie Kreditorische Vertragszeilen hinzufügen auf Ja setzen, werden somit auch alle lieferantenseitigen Leistungen desselben Leistungsgegenstands bei der Verlängerung berücksichtigt.
Werden darüber hinaus weitere Filter benötigt, können Sie nach jedem Feld des Debitorenvertrags und der Leistung filtern.
Nach Bestätigung der eingegebenen Filter werden Verlängerungszeilen für alle gültigen Vertragszeilen erstellt. Eine Vertragszeile ist gültig, wenn ein Leistungsende gesetzt innerhalb des Filters ist und die Zeile nicht beendet ist. Alle Zeilen werden in der Seite Vertragsverlängerung angezeigt.
Vertragszeilen werden beendet, wenn das Leistungsende erreicht ist. Beendete Vertragszeilen sind in dem Inforegister Beendete Zeilen der Vertragskarte zu finden. Sie können wieder geöffnet werden, indem Sie das Feld Beendet auf Nein setzen.
Um eine Vertragszeile zu verlängern, muss in Erneuerungslaufzeit ein Wert angegeben werden. Dieser wird aus der Anfangslaufzeit der entsprechenden Vertragszeile vorbelegt. Der Wert kann geändert werden, um die gewünschte Verlängerungsdauer zu erreichen.
Eine Verlängerungszeile kann nur erstellt werden, wenn es keine Angebotszeile gibt, die diese Vertragszeile bereits verlängert.
Angebote erstellen
Über die Aktion Angebote erstellen auf der Seite Vertragsverlängerung werden neue Verkaufsangebote erstellt. Der Benutzer kann diese Aktion entweder für alle oder nur für ausgewählte Zeilen durchführen. Alle Verlängerungszeilen, für die Angebotszeilen erstellt wurden, werden gelöscht.
Hat das Feld Erneuerungslaufzeit in der Verlängerungszeile keinen Wert, wird die Verlängerungszeile nicht in ein Angebot aufgenommen und somit auch nicht verlängert.
Die erstellten Zeilen im Verkaufsangebot sind vom Typ Leistungsobjekt und als Vertragsverlängerung=Ja gekennzeichnet. Die Verkaufsleistungen können geändert und neue Positionen im Angebot hinzugefügt werden. Das Hinzufügen neuer Leistungen zu bestehenden Verkaufszeilen (gekennzeichnet als Vertragsverlängerung=Ja) ist jedoch nicht möglich.
Angebote können gedruckt werden. Die als Vertragsverlängerung=Ja gekennzeichneten Verkaufszeilen sind (über die Formatierung) so eingestellt, dass nur die Menge gedruckt wird. Bei den Verkaufsleistungen wird der Preis gedruckt. Die Summe der Leistungen wird separat in dem Bereich Vertragsverlängerung ausgegeben.
Verkaufsauftrag
Um eine Vertragsverlängerung durchzuführen, muss das Angebot in einen Auftrag gewandelt und (aus Sicht des Systems) geliefert werden. Verkaufszeilen, die als Vertragsverlängerung markiert sind, können nur vollständig geliefert oder von der Lieferung ausgeschlossen werden. Die Buchung der Lieferung dient dabei als standardisierter Schritt zum Starten der Verarbeitung. Dabei werden die Zeile als solche nicht tatsächlich geliefert, sondern lediglich die Leistung, für die die Verlängerung angeboten wurde, wird aktualisiert (s.u.). Daher gibt es zu diesen Verlängerungen weder gebuchte Lieferungen noch gebuchte Rechnungen. Die Leistungen werden über die nächste Vertragsrechnung fakturiert. Gleichwohl können aber Lieferungen und Rechnungen für Positionen erstellt werden, bei denen es sich nicht um eine Vertragsverlängerung handelt.
Durch die Lieferung der Auftragszeilen werden die Laufzeiten der zugehörigen Vertragszeilen entweder verlängert oder es werden Geplante Leistungen erstellt. Die Vertragszeile wird verlängert und damit das Leistungsende geändert bzw. verschoben, wenn keines der folgenden Felder in der Verkaufsleistung geändert wurde:
- Berechnungsbasis
- Berechnungsbasis %
- Preis
- Rabatt %
- Kündigung möglich bis
- Berechnungsbasis Zeitraum
- Berechnungsrhythmus
Wenn eines dieser Felder geändert wurde und die Vertragszeile nicht bis zum Leistungsende fakturiert wurde, wird eine Geplante Leistung erstellt. Die Geplante Leistung speichert die Änderungen an der Vertragszeile und stellt damit sicher, dass die Vertragszeile bis zum Leistungsende zu den aktuellen Konditionen abgerechnet werden kann.
Wird die Vertragszeile bis zum Leistungsende fakturiert, so wird die Vertragszeile mit den zugehörigen Geplante Leistung aktualisiert. Nach der Aktualisierung wird die Geplante Leistung gelöscht.
Geplante Leistungen für bestimmte Vertragszeilen können über den Lookup im Feld Geplante Leistungen vorhanden im Inforegister Zeilen der Debitorenvertragskarte eingesehen werden.
Durch Eingabe von Geplante Leistungen in der Suche (Alt+Q) werden auf der gleichnamigen Seite alle Geplanten Leistungen für alle Verträge angezeigt.
Da Geplante Leistungen auch für kreditorische Leistungen existieren können, ist dieses Feld auch in den Zeilen der Kreditorenverträge vorhanden.
Debitorenvertrag
Die Verlängerung eines bestimmten Debitorenvertrags kann durch den Aufruf der Aktion Vertragsverlängerungsangebot erstellen in der Menügruppe Start der Debitorenvertragskarte erreicht werden. Anschließend wird die Seite Vertragszeilen für Verlängerung auswählen geöffnet.
Durch die Aktion Vertragsverlängerungsangebot erstellen werden bereits erstellte Verlängerungszeilen gelöscht.
Ein neues Angebot für eine Vertragszeile kann nur erstellt werden, solange es noch kein Angebot oder Auftrag für diese Vertragszeile gibt.
Auf der Seite Vertragszeilen für Verlängerung auswählen werden nur gültige Vertragszeilen angezeigt. Eine Vertragszeile ist gültig, wenn ein Leistungsende gesetzt ist und die Vertragszeile nicht beendet ist.
Um eine Vertragszeile zu verlängern, muss in Erneuerungslaufzeit ein Wert angegeben werden. Dieser wird aus der Anfangslaufzeit der entsprechenden Vertragszeile vorbelegt. Der Wert kann geändert werden, um die gewünschte Verlängerungsdauer zu erreichen.
Hat das Feld Erneuerungslaufzeit in der Verlängerungszeile keinen Wert, wird die Verlängerungszeile wird nicht in das Angebot aufgenommen.
Nach dem Schließen der Seite Vertragszeilen für Verlängerung auswählen mit OK wird das Angebot erstellt. Die Schritte zum Bearbeitung von Verkaufsangeboten und die Durchführung der Vertragsverlängerung sind identisch mit dem bereits beschriebenen Prozess.