Preis Update

Regelmäßige Preisupdates von Vertragsleistungen sind in Zeiten von Subscriptions und Abo-Modellen eine Selbstverständlichkeit. Mit DYCE Subscription & Recurring Billing können Preisupdates von Vertragsleistungen problemlos geplant und durchgeführt werden.
Vertragspreise können auf drei verschiedene Varianten aktualisiert werden:

• Erhöhung (oder Senkung) des Verkaufspreises um einen Prozentsatz
• Erhöhung oder Senkung der Berechnungsbasis % auf einen Prozentsatz
• Aktualisierung der Preise der wiederkehrenden Leistungen mit den Listenpreisen der Artikel

Die Vertragszeilen, die ein Preisupdate erfahren sollen, können nach allen Feldern im Vertrag, Leistung und Leistungsgegenstand gefiltert werden. Mit Vorlagen können die Filter und Preisupdate-Methoden gespeichert, vorbelegt werden wann das Preisupdate wirksam, bis wann Vertragszeilen eingeschlossen und wie lange der Preis nach dem Update nicht mehr geändert werden soll (Vereinbarung zur Preisbindung).

In der Seite Update Vertragspreise wird mit der ausgewählten Vorlage ein Preisupdate-Vorschlag erstellt. Hier können alle vorgesehenen Preisupdates kontrolliert werden. Die Gruppierung der Anzeige nach Vertrag oder Kunde erhöht dabei die Lesbarkeit. Nach der Kontrolle können alle Preisupdates mit einem Klick durchgeführt werden.

Zukünftig geplante Preisupdates werden nicht sofort wirksam. Eine Preiserhöhung zum 01.01. soll den Preis im Dezember nicht ändern. Hierfür werden geplante Leistungen erstellt. Das geplante Update kann vom Benutzer eingesehen werden, bedarf allerdings keinerlei manueller Eingriffe. Das Preisupdate wird automatisch wirksam, sobald die Vertragszeile bis zu dem Stichtag fakturiert wurde.

Wird eine Periode, in der ein Preisupdate durchgeführt wurde, gutgeschrieben, wird der Preis nach der Gutschrift automatisch wieder auf den ursprünglichen Preis zurückgesetzt. Gleichzeitig wird automatisch eine geplante Leistung erstellt, die die zurückgesetzte Preisänderung speichert. Wird die Periode wieder in Rechnung gestellt, wird das Preisupdate wieder angewendet. Auf diesem Weg bleiben die periodenspezifischen Preise erhalten. Rechnungen und Gutschriften können mit den ursprünglichen Beträgen erstellt werden.

Vorlagen

Die Seite Update Vertragspreise (Alt+Q) dient der Erstellung von Preisupdate-Vorschlägen. Um einen Vorschlag erstellen zu können, muss zwingend eine Vorlage verwendet werden. Über den Assist-Edit im Feld Preis Update Vorlage kann die Liste der Preis Update Vorlagen geöffnet werden.

Filter

Die Vorlagen werden verwendet, um Leistungen zu filtern. Der in der Vorlage angegebene Partner bestimmt, ob beim Preisupdate Debitoren- oder Kreditorenverträge berücksichtigt werden. Über die Felder Vertragsfilter, Leistungsfilter und Leistungsgegenstand Filter werden entsprechende Filter angelegt. Ein Klick auf eines der Felder öffnet die Filterseite.

Wichtig

Bei der Erstellung von Preisupdate-Vorschlägen werden einige Filter automatisch verwendet:

• Es werden keine Leistungen mit dem Kennzeichen Nutzungsabhängige Berechnung berücksichtigt.
• Es werden ausschließlich Leistungen mit Abrechnung über Vertrag berücksichtigt.
• Vertragszeilen, die Beendet wurden, werden nicht berücksichtigt.
• Vertragszeilen mit Von Preisupdate ausschließen markiert sind, werden nicht berücksichtigt.

Neben diesen automatischen Filtern empfiehlt es sich, im Leistungsfilter Vertrag <>'' (ungleich leer) einzutragen. So wird vermieden, dass Leistungen, die noch keinem Vertrag zugeordnet sind oder nach vollständiger Fakturierung aus dem Vertrag gelöscht wurden, beim Preisupdate berücksichtigt werden. Das Feld Beendet gibt es nur in der Vertragszeile. Dementsprechend greift der automatische Filter in diesen Fällen nicht.

Weiterhin empfiehlt es sich, im Leistungsfilter Leistungen mit dem Kennzeichen Rabatt auszuschließen. Rabatte können mit dem Preisupdate geändert werden, falls dies gewünscht ist. Allerdings ist dieses Vorgehen eher unüblich.

Falls Leistungen mit begrenzter Laufzeit, die potentiell Gegenstand von Vertragsverlängerungen sein können, ausgeschlossen werden sollen, muss auf ein leeres Leistungsende gefiltert werden.

Filter müssen eventuell nach Änderungen an der Vorlage geändert werden. Wenn beispielsweise nach einem konkreten Debitorenvertrag gefiltert und der Partner zu Lieferant geändert wird, bleibt der Filter auf den Debitorenvertrag bestehen. Bei Erstellung eines Vorschlages werden keine Leistungen gefunden, da es keine Leistungen mit Partner Lieferant in einem Debitorenvertrag gibt.

Preis Update Methoden

Es gibt drei Preis Update Methoden:

• Preis um %
  Erhöht oder senkt den Preis der Vertragszeilen um den Prozentsatz in Updatewert %. Die Verwendung negativer Werte ist möglich. Ein Preisupdate von 2% für eine Vertragszeile mit einem Preis von 100,-, wird den Preis auf 102,- erhöhen.
• Berechnungsbasis um %
  Setzt die Berechnungsbasis % auf den Wert in Updatewert %. Ein Preisupdate von 20% setzt den die Berechnungsbasis % auf 20%. Mit einem Filter auf die alte Berechnungsbasis % können die Prozentsätze aller Leistungen mit wenigen Klicks auf den neuen Wert erhöht werden.
• Aktueller Artikelpreis
  Aktualisiert die Berechnungsbasis in den Leistungen mit Preisen aus der Verkaufspreisliste. Die Preise für die Leistungen werden für die Artikel in den Leistungsgegenständen und das Datum in Update durchführen am ermittelt. Für die Zukunft geplante Preisaktualisierungen erhalten so die in der Verkaufspreisliste vorgesehenen Preise. Der Rabatt % in der Verkaufspreisliste wird bei der Abfrage nicht berücksichtigt, da diese oft individuell mit Kunden vereinbart sind.

Wichtig

Wenn ein Preis durch ein Preisupdate auf 0 gesetzt oder negativ werden würden, wird für die Leistung keine Vorschlagszeile angelegt.

Update durchführen am (Datumsformel)

Die Datumsformel belegt Update durchführen am in der Seite Update Vertragspreise vor. Das Datum Update durchführen am bestimmt, wann das Preisupdate in Kraft treten soll. Allerdings können Preisupdates nicht an jedem beliebigen Datum in Kraft treten. Der Preis für bereits berechnete Perioden kann und soll nicht mehr geändert werden. Dementsprechend wird die Preisänderung erst zu einem späteren Datum wirksam. Das Preisupdate tritt quasi am letzten Tag der zuletzt berechneten Periode in Kraft. Damit gilt für den bereits berechneten Zeitraum der alte Preis und für den nicht berechneten Folgezeitraum der neue Preis. Dies vermeidet unnötige Unstimmigkeiten in der Abrechnung und bei Gutschriften.

Gleiches gilt für noch nicht berechnete Zeiträume. Wenn Update durchführen am der 15.01. ist, dann müssen alle Tage bis zum 15.01. zum alten Preis berechnet werden. Wie genau die Datumsfindung funktioniert, wird in dem Abschnitt Update Vertragspreise näher erläutert.

Preisupdate sofort durchführen

Wenn Update durchführen am gleich Datum nächste Berechnung (und Next Price Update) wird das Preisupdate sofort durchgeführt. In der archivierten Leistung wird Update durchführen am als Datum nächste Berechnung minus 1 Tag gespeichert.

Indem das Preisupdate in die vorhergehende Periode gelegt wird, kann die aktuelle Periode mit den neuen Preisen berechnet und gutgeschrieben werden, ohne dass das Preisupdate zurückgenommen wird.

Vertragszeilen einschließen bis (Datumsformel)

Die Datumsformel belegt Vertragszeilen einschließen bis in der Seite Update Vertragspreise vor. Das Datum in Vertragszeilen einschließen bis wird mit dem Datum in Next Price Update in der Leistung verglichen, um festzustellen, ob die Leistung für ein Preisupdate infrage kommt.

In jeder Leistung bzw. Vertragszeile gibt das Feld Next Price Update an, ab wann das nächste Preisupdate durchgeführt werden kann. So werden Preisbindungsperioden abgebildet und vermieden, dass der Preis versehentlich mehrfach hintereinander geändert wird.
Das Next Price Update wird bei Erstellung der Leistung aus dem Leistungsbeginn und der Preisbindungsperiode in der Leitungspaketzeile errechnet. Bei einem Preisupdate wird das Datum Next Price Update mit der Preisbindungsperiode aus der Vorlage neu errechnet und in der Leistung geändert.

Info

Das Datum Next Price Update kann jederzeit manuell geändert werden. Der Preis einer Leistung kann unabhängig vom Datum Next Price Update jederzeit geändert werden. Wenn eine Leistung laut Next Price Update noch nicht wieder für ein Preisupdate infrage kommt, wird keine Vorschlagszeile erstellt.

Preisbindungsperiode

Die Preisbindungsperiode bestimmt, wie lange die Leistung nach einem Preisupdate nicht mehr berücksichtigt wird. Soll der Preis nur einmal innerhalb des eines Jahres erhöht werden, wird die Datumsformel 1J eingetragen. Bei der Durchführung des Preisupdates wird das Next Price Update in der Leistung automatisch geändert. Das neue Datum Next Price Update errechnet sich aus Update durchführen am plus Preisbindungsperiode (z.B. 31.12.2023 + 1J = 31.12.2024).

Gruppierung

Die Gruppierung legt die Anzeige in der Seite Update Vertragspreise fest. Die Vorschläge für Preisupdates können nicht, nach Vertrag oder nach Kunde gruppiert angezeigt werden.

Update Vertragspreise

In der Seite Update Vertragspreise können Vorschläge für Preisupdates erstellt, kontrolliert und durchgeführt werden. Die Seite kann über die Suche (Alt+Q) geöffnet werden. Die Preis Update Vorlage, Vertragszeilen einschließen bis und Update durchführen am müssen eingetragen sein, um einen Vorschlag zu erstellen.

Vorschlag erstellen

Mit der Aktion Vorschlag erstellen werden für alle Leistungen im Filter Vorschlagszeilen erstellt. Jede Zeile beinhaltet den aktuellen Preis, Betrag, Berechnungsbasis % sowie die neuen Werte und die Differenz der jeweiligen. Felder wie Berechnungsbasis %, Menge, Rabatt %, etc. können mittels Personalisierung eingeblendet werden. In jeder Vorschlagszeile wird bei Erstellung Update durchführen am und Next Price Update eingetragen. Dadurch kann der Vorschlag problemlos mit weiteren Vorlagen erweitert werden, bevor die Preisupdates angewendet werden.

Falls das Filtern der Leistungen in einer Vorlage zu komplex oder nicht möglich ist, empfiehlt sich die Verwendung von mehreren Vorlagen. Die Vorlagen können nacheinander ausgewählt werden, um den Vorschlag jeweils um die zusätzlichen Leistungen in der neuen Vorlage zu ergänzen (z.B. die Preise in Leistungen nach dem xx.xx werden um 2% erhöht und alle älteren Leistungen werden nur um 1% erhöht.)

Wichtig

Je Leistung wird maximal eine Vorschlagszeile erstellt und bei erneuter Verwendung der Aktion Vorschlag erstellen nicht aktualisiert. Wird eine Leistung von mehreren Vorschlägen gefunden, bleibt der Vorschlag für das Preisupdate aus dem ersten Vorschlag erhalten und wird nicht durch die Anwendung eines weiteren Vorschlags überschrieben. Dies gilt ebenfalls für die Felder Update durchführen am und Next Price Update.

Bei Vorschlagszeilen handelt es sich um einen Vorschlag für ein Preisupdate. An dieser Stelle wird noch kein Update der Leistungen bzw. der Vertragszeilen durchgeführt. Basierend auf den Daten kann der Vorschlag von dem tatsächlichen Update in Bezug auf Update durchführen am abweichen. So ist es möglich ein Datum in der Vergangenheit für Update durchführen am einzutragen. Der Preis in bereits berechneten Perioden wird dennoch nicht geändert.

Gibt es bereits eine geplante Leistung mit Art des Updates Preis Update oder Vertragsverlängerung, wird keine Vorschlagszeile für diese Leistung erstellt. Andernfalls würden die geplanten Leistungen den Preis jeweils überschreiben, womit sich ein Problem bzgl. der Ausführungsreihenfolge ergeben würde. Gleichzeitig ist sowohl ein Preisupdate als auch eine Vertragsverlängerung potentiell bindend, weshalb die Kombination bei Ausführung von Vorschlag erstellen aktuell vermieden wird.

Vorschlagszeilen löschen

Die Vorlage, die zur Erstellung der Vorschlagszeile verwendet wurde, wird in der Zeile gespeichert. Dementsprechend ist es nicht nur möglich die markierten oder alle Vorschlagszeilen zu löschen, sondern auch die Zeilen, die mit einer bestimmten Vorlage erstellt wurden. Dies ist insbesondere hilfreich, wenn z.B. das Update durchführen am falsch gesetzt war.
Die Aktion Zeile löschen löscht alle markierten Zeilen. Die Aktion Vorschlag löschen öffnet einen Dialog, der abfragt, ob der gesamte Vorschlag oder nur die Zeilen, die zur aktuell ausgewählten Vorlage gehören, gelöscht werden sollen.
Überschriftszeilen werden automatisch gelöscht, wenn es keine zugehörige Vorschlagszeile mehr gibt.

Preisupdate durchführen

Die Aktion Preisupdate durchführen führt das Preisupdate durch und löscht danach alle Vorschlagszeilen. Kann das Preisupdate sofort durchgeführt werden, werden folgende Felder in der Leistung bzw. der Vertragszeile sofort aktualisiert:

• Berechnungsbasis %
• Berechnungsbasis
• Rabatt %
• Preis (wird aus Berechnungsbasis und Berechnungsbasis % neu errechnet)
• Leistungsbetrag (wird aus Preis und Menge neu berechnet)
• Next Price Update
• Preisbindungsperiode

Änderungen, die in der Zwischenzeit an diesen Feldern vorgenommen wurden, werden überschrieben.
Änderungen, die an anderen Feldern vorgenommen wurden, bleiben erhalten.

Kann das Preisupdate nicht sofort durchgeführt werden, werden geplante Leistungen erstellt. Aus folgenden Gründen kann das Preisupdate potentiell nicht sofort durchgeführt werden:

• Es gibt Abrechnungszeilen zu einer Vertragszeile.
  Das Preisupdate greift nie in den aktuellen Rechnungslauf ein.
• Es gibt eine ungebuchte Rechnung oder Gutschrift.
  Das Preisupdate verändert keine Belege.
• Datum nächste Berechnung ist vor Next Price Update.
  Ist das Datum Datum nächste Berechnung vor Next Price Update (22.11. ist z.B. vor 31.12.), gibt es einen Zeitraum, der mit dem alten Preis berechnet werden muss.

Die geplante Leistung ist mit wenigen Abweichungen eine Kopie der Leistung. Die Felder, die sofortiger Ausführung überschrieben werden, werden aus der Vorschlagszeile übernommen (s.o., neuer Preis etc.). Zusätzlich werden die Datumsinformationen zu Update durchführen am, Update durchführen am und Preisbindungsperiode aus der Vorschlagszeile übernommen. Die geplante Leistung wird mit der Art des Updates Preis Update angelegt.

Hinweis

In der Liste Geplante Leistungen vorhanden kann das Feld Art des Updates gefiltert werden, um eine Liste der bereits erstellten bzw. durchgeführten Preisupdates, die noch nicht in Kraft getreten sind, zu erhalten.

Das Preisupdate auf Basis einer geplanten Leistung wird automatisch angewendet, sobald möglich. Beim Buchen von Vertragsrechnungen wird geprüft, ob es für die berechneten Vertragszeilen geplante Leistungen gibt und ob deren Preisupdates angewendet werden können. Wenn eine Rechnung gebucht wird, kann es keine Abrechnungszeilen oder ungebuchte Belege mehr geben. Dementsprechend bleibt nur die Bedingung, dass die Leistung bis zum Datum Next Price Update berechnet sein muss (Datum nächste Berechnung darf nicht vor Next Price Update). Ist diese Bedingung erfüllt, werden die gleichen Felder in der Leistung aktualisiert, wie bei der sofortigen Anwendung des Preisupdates.

Bei jedem Preisupdate wird eine archivierte Leistung erstellt. Die archivierte Leistung ist eine Kopie der Leistung vor dem Preisupdate mit einigen erwähnenswerten Abweichungen. Update durchführen am entspricht dem Datum nächste Berechnung minus einem Tag. Unabhängig davon, wann das ursprüngliche Update durchführen am war, wurde das Update am Ende der letzten berechneten Periode durchgeführt und ist mit der neuen Periode gültig.
Die Archivierung, wann genau das Preisupdate tatsächlich in Kraft getreten ist, ist essentiell für die Bewahrung periodengenauer Preise. Wird die letzte Periode gutgeschrieben, muss das Preisupdate zurückgenommen werden, um die Preise der letzten Periode verwendet zu können. Art des Updates wird in der archivierte Leistung auf Preisupdate gesetzt.

Wichtig

Ist das Datum Update durchführen am vor Next Price Update, kann das Preisupdate trotzdem angewendet werden, wenn die Leistung bis oder über Next Price Update hinaus berechnet wurde. Das Datum Update durchführen am wird auf Datum nächste Berechnung - 1 Tag in der archivierten Leistung geändert, weil das Preisupdate erst am Ende der letzten Periode in Kraft getreten ist. Entscheidend für die Anwendung des Preisupdates in diesem Fall ist, dass der gesamte Zeitraum, für den der alte Preis gilt, bereits berechnet wurde.

Wurde das das Preisupdate aufgrund von bestehenden Abrechnungszeilen oder ungebuchten Rechnungen nicht durchgeführt (geplante Leistungen erstellt), wird das Preisupdate nicht angewendet, wenn die Rechnung bzw. Abrechnungszeilen gelöscht werden. Das Preisupdate in der geplanten Leistung wird nur angewendet, wenn eine Rechnung gebucht wird.

Beispiel 1
Das Preisupdate kann sofort wirksam werden.

Art	Datum nächste Berechnung	Next Price Update	Update durchführen am	Preisbindungs-periode	Preis
Leistung vor Preisupdate	01.01.2024	31.12.2023	-	1J	Alt
Vorschlag Preisupdate	-	31.12.2024	31.12.2023	1J	Neu
Sofortige Ausführung			31.12.2023 gleich oder nach 31.12.2023
Leistung nach Preisupdate	01.01.2024	31.12.2024	-	1J	Neu
Archivierte Leistung	01.01.2024	31.12.2023	31.12.2023	1J	Alt

Wichtig

Das Preisupdate wäre nicht durchgeführt worden, wenn das Datum Update durchführen am am 02.01.2024 gewesen wäre. Das Datum nächste Berechnung beschreibt den nächsten Tag, der berechnet werden kann. Das schliesst diesen Tag ein. Damit müsste der 01.01.2024 zum alten Preis berechnet werden, bevor das Preisupdate in Kraft treten kann.

Beispiel 2
Das Preisupdate kann nicht sofort in Kraft treten. Es wird eine geplante Leistung erstellt, um das Preisupdate zu speichern und später automatisch anzuwenden (beim Buchen einer Rechnung, sobald die Bedingungen erfüllt sind).

Art	Datum nächste Berechnung	Next Price Update	Update durchführen am	Preisbindungs-periode	Preis
Leistung vor Preisupdate	01.01.2024	31.12.2023	-	1J	Alt
Vorschlag Preisupdate	-	31.12.2024	15.01.2024	1J	Neu
geplante Leistung notwendig			01.01.2024 ist vor 15.01.2024
geplante Leistung	01.01.2024	31.12.2024	15.01.2024	1J	Neu
Rechnung 01.01.2024 - 31.12.2024				Alt
Leistung nach Preisupdate	01.01.2025	31.12.2024	-	1J	Neu
Archivierte Leistung	01.01.2025	31.12.2024	31.12.2024	1J	Alt

Wichtig

Preisupdates und Update durchführen am in geplanten Leistungen haben keinen Einfluss auf die Berechnung von Vertragsleistungen. Das Preisupdate wird nach Berechnung automatisch angewendet, sobald dies möglich ist.

Das Datum Next Price Update wird nicht auf das geänderte Datum angepasst, an dem das Preisupdate tatsächlich in Kraft getreten ist.

Preisupdate zurücksetzen / Gutschrift

Unabhängig von Preisupdates wird eine Gutschrift immer mit dem gleichem Betrag wie die Rechnung erstellt. Zudem werden Preisupdates zurückgenommen, um sicherzustellen, dass die Preise zur jeweiligen Periode passen.

Bei der Gutschrift einer Vertragsrechnung wird geprüft, ob in dem Zeitraum der Gutschrift ein Preisupdate stattgefunden hat. Wurde ein Preisupdate vorgenommen, wird dieses zurückgenommen.

Preisupdates werden nie innerhalb eines Abrechnungszeitraums wirksam. Eine Vertragsleistung wird genau zu einem Preis berechnet. Fällt ein Preisupdate in eine zu berechnende Periode, wird es erst nach erfolgter Abrechnung gültig.

Beispiel Update durchführen am 15.01.2024
Rechnung 01.01.2024 - 31.01.2024
Der Zeitraum 01.01. - 14.01.2024 muss mit dem alten Preis in Rechnung gestellt werden. Da ein Preisupdate nicht in die Rechnungsstellung eingreift, wird der gesamte Zeitraum in der Rechnung mit dem alten Preis in Rechnung gestellt. Das Preisupdate wird zum Ende der berechneten Periode wirksam (31.01.2024).

Soll diese Rechnung wieder gutgeschrieben werden, ist das Datum nächste Berechnung wieder der 01.01.2024. Zu diesem Datum war ursprünglich noch der alte Preis gültig und das Preisupdate noch nicht in Kraft getreten. Dementsprechend wird das Preisupdate zurückgenommen und die ursprünglichen Preise zum Stand 01.01.2024 wieder hergestellt. Die Vertragsrechnung kann mit den ursprünglichen Preisen erneut gestellt werden, ohne dass der Anwender etwas tun muss.

Bei der Rücknahme des Preisupdates wird gleichzeitig eine geplante Leistung erstellt, die das Preisupdate wieder anwendet (zum 31.01.2024), wenn die Periode erneut berechnet wird.

Wichtig

Die geplante Leistung, die zusammen mit einer Gutschrift erstellt wird, hat das Datum 31.01.2024 in Update durchführen am in dem Beispiel. Grund dafür ist, dass das Preisupdate tatsächlich erst am 31.01.2024 in Kraft getreten ist und erst für die nächste Periode gilt. Für Update durchführen am wird nie das Datum nächste Berechnung nach der Rechnung verwendet, da das Preisupdate sonst fälschlicherweise in der Folgeperiode zurückgenommen werden würde.

Beispiel Update durchführen am 15.01.2024
Rechnung 01.01.2024 - 31.01.2024
Archivierte Leistung Update durchführen am 01.02.2024
Rechnung 01.02.2024 - 29.02.2024 (neuer Preis gilt uneingeschränkt für die Periode)
Gutschrift --> Das Preisupdate sollte nicht zurückgenommen werden.

Wenn Preise manuell editiert wurden, werden diese beim Zurücknehmen und erneuten Anwenden von Preisupdates verwendet. In diesem Fall ist es allerdings schwieriger, die Schritte mittels archivierten und geplanten Leistungen nachzuvollziehen.

Wurden die Preise nach der Gutschrift geändert, werden sie durch das Preisupdate wieder überschrieben.

Das Preisupdate kann nach der Gutschrift storniert bzw. gelöscht werden, indem die geplante Leistung gelöscht wird.