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Der Kreditorenvertrag

Ein Kreditorenvertrag bildet die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten oder Herstellern ab. Er ist ähnlich aufgebaut wie eine Einkaufsbestellung. Die Felder im Inforegister Allgemein enthalten Informationen zu dem Vertragspartner, d.h. dem Ansprechpartner des Lieferanten für diesen Vertrag. Die Zeilen enthalten genaue Angaben zur Abrechnung der Bestandteile des Vertrags.

Im Inforegister Zahlung kann ein (vom Vertragspartner) abweichender Zahlungsempfänger hinterlegt werden.

  • Abweichender Zahlungsempfänger
    Analog zur Einkaufsbestellung kann hier ein abweichender Zahlungsempfänger erfasst werden. Dieser wird bei der Erstellung der Vertragsrechnungen berücksichtigt.
Verträge in den Stammdaten

Verträge sind im Infobox-Bereich am Debitor, Kreditor und Kontakt sichtbar. Ein Klick auf die jeweilige Kachel öffnet die entsprechende Übersicht.

Erstellung eines neuen Kreditorenvertrags​

Ein neuer Kreditorenvertrag wird am Einfachsten über die Kreditoren-Übersicht und die Aktion Vertrag (unter Neuer Beleg) erstellt. Bei dieser Methode werden auch gleich die relevanten Kontaktdaten in den neu erstellten Vertragskopf übernommen. Alternativ geben Sie in der Suche (Alt+Q) den Begriff Kreditorenverträge ein und öffnen Sie die Liste der Kreditorenverträge. Über die Funktion Neu kann ein neuer Kreditorenvertrag erstellt werden.
Das Vorgehen zur Anlage eines neuen Kreditorenvertrags ist analog dem für Debitorenverträge. Folgende Schritte sind notwendig, um einen Vertrag anzulegen:

  1. Wählen Sie den Kreditor aus.
  2. Wählen Sie die Vertragsart aus und geben sie eine kurze Beschreibung an (beide Angaben sind optional).
  3. Der für den Vertrag zuständige Mitarbeiter kann im Feld Zugewiesene Benutzer-ID ausgewählt werden. Das Feld befindet sich im Inforegister Allgemein. Da es standardmäßig ausgeblendet ist, kann es über Mehr anzeigen sichtbar gemacht werden.
  4. Ändern Sie bei Bedarf Währungscode, Zlg.-Bedingungscode und Zahlungsformcode im Inforegister Rechnungsdetails. Die Angaben wurden im Schritt 1 aus dem Kreditor übernommen.
  5. Ändern Sie bei Bedarf den Zahlungsempfänger (Zahlung an) im Inforegister Zahlung.

Leistungen zu einem Kreditorenvertrag zuordnen​

Um Leistungen berechnen zu können, müssen sie einem Vertrag zugeordnet werden. Neue Vertragszeilen (Leistungen) können über die Aktion Leistungen abrufen (unter Prozess) dem Vertrag hinzugefügt werden. Die Aktion öffnet die Seite Leistungen ohne Kreditorenvertrag. Hier werden alle Leistungen, die zwar über einen Vertrag abgerechnet werden sollen, aber noch keinem Vertrag zugeordnet sind. Die Vertragsnummer und der Kreditor werden beim Aufruf im Vertrag vorbelegt (Zuordnung zu Vertrag und Kreditor). Durch die Funktion Markierte Leistungen zuordnen und Alle Leistungen zuordnen können die Leistungen in den Vertrag übernommen werden. Bei der Übernahme der Leistungen in einem Vertrag werden Vertragszeilen angelegt. Diese spiegeln den Inhalt der Leistungen wider. Jede Änderung der Vertragszeile wird automatisch in die Leistung übernommen. Das Feld Menge zeigt die Menge des zugehörigen Leistungsgegenstands an.
Alternativ kann die Seite Leistungen ohne Kreditorenvertrag auch über das Rollencenter oder über die Suche (Alt+Q) aufgerufen werden. Dabei werden die Vertragsnummer und der Kreditor nicht vorbelegt.

info

Nur Leistungen, die Lieferant als Partner haben, können in Kreditorenverträge übernommen werden. Da im Leistungsgegenstand kein Kreditor hinterlegt werden kann, können kreditorische Leistung jedem Kreditorenvertrag zugeordnet werden.

Hinweis

Leistungen werden i.d.R. automatisch beim Buchen des Warenausgangs im Verkaufsauftrag erzeugt. Voraussetzung hierfür ist eine entsprechende Einrichtung in dem verwendeten Artikel bzw. in dem Leistungspaket.

Vertrag erweitern​

Soll ein Vertrag möglichst einfach um einen weiteren Bestandteil erweitert werden, steht hierfür die Aktion Vertrag erweitern (unter Prozess) bereit. Sie dient dazu, in nur einem Schritt einen Leistungsgegenstand anzulegen und die zugehörigen Leistungen einem Debitoren- und/oder Kreditorenvertrag zuzuordnen.
Die sich öffnende Seite ist in drei Bereiche geteilt. Im ersten Teil (Hersteller) kann über das Feld Kreditorenvertragsnr. der Kreditorenvertrag ausgewählt werden, welcher die (möglichen) lieferantenseitigen Leistungen aufnehmen soll. Das Feld ist nur editierbar, wenn gleichzeitig Kreditorenvertrag erweitern aktiviert ist. Der zweite Teil der Seite (Kunde) verhält sich analog zum ersten Teil. Im dritten Teil muss im Feld Artikelnr. der Artikel angegeben werden, der dem neuen Vertragsbestandteil entspricht. Über Menge und Bereitstellung Startdatum können weitere Vorgaben gemacht werden. Der AssistEdit bei Zusatzleistungen erlaubt es, optionale Leistungen des ausgewählten Artikels anzugeben.

Die Seite verhält sich je nach Aufruf etwas unterschiedlich. Grundsätzlich werden die Werte des letzten Aufrufs (pro Anwender) gespeichert. Sie dienen der Vorbelegung beim nächsten Öffnen. Beim Aufruf aus einem Debitorenvertrag wird der Teil Kunde entsprechend vorbelegt. Gleiches gilt analog für den Teil Hersteller für den Aufruf aus einem Kreditorenvertrag. In beiden Fällen wird die Vertragserweiterung mit Klick auf OK durchgeführt.

Aufruf über das Menü

Neben dem Aufruf aus einer Vertragskarte kann die Seite auch direkt aus dem Menü heraus aufgerufen werden. Dabei dienen ebenfalls die Werte des letzten Aufrufs der Vorbelegung. Allerdings steht für die Durchführung (systemtechnisch bedingt) kein OK-Button zur Verfügung. Sie erfolgt durch Aufruf der Aktion Erweiterung durchführen. Diese Aktion ist beim Aufruf aus einem Debitoren- oder Kreditorenvertrag nicht sichtbar.

Rechnungsrabatte​

Die Abbildung von pauschalen Rabatten für einen gesamten Vertrag wird in diesem Teil der DYCE Dokumentation näher erläutert.

Beendete Vertragszeilen​

Wurde das Leistungsende zu einer Vertragszeile eingegeben bzw. diese automatisch aktualisiert, kann diese Zeile zukünftig nicht mehr abgerechnet werden. In der Standardansicht der Vertragskarte werden beendete Zeilen daher auch nicht mehr angezeigt. Über das Inforegister Beendete Zeilen besteht allerdings die Möglichkeit, diese Zeilen weiterhin einzusehen und so auch zu einem späteren Zeitpunkt nachzuvollziehen, was früher mal Bestandteil des Vertrags war.
Die Felder einer beendeten Zeile sind bis auf Beendet nicht editierbar. Wird der Haken in diesem Feld entfernt, wird die Zeile wieder in das Inforegister Zeilen verschoben und ist so wieder editierbar. Anschließend kann bspw. das Leistungsende angepasst werden. Erfolgt keine Änderung, wird die Zeile beim nächsten Aufruf von Leistungstermine aktualisieren wieder in das Inforegister Beendete Zeilen verschoben. Weitere Informationen zum Aktualisieren von Kündigungsterminen und -fristen und das Beenden von Vertragszeilen finden Sie hier.

Vertragszeilen zusammenfassen​

Im Lauf der Zeit kann es vorkommen, dass von einem Lieferanten ähnliche bzw. gleiche Leistungen erworben werden, bspw. als Nachkauf weiterer User zu einer bereits bestehenden Lizenz. Damit diese Leistungen gemeinsam in Rechnung gestellt werden können, besteht über die Aktion Vertragszeilen zusammenfassen im Zeilenmenü des Kreditorenvertrags die Möglichkeit, diese Leistungen zusammenzuführen.

Vor dem Aufruf der Aktion müssen die zusammenzuführenden Vertragszeilen markiert werden. Vertragszeilen können nur zusammengefasst werden, sofern die folgenden Kriterien für alle Zeilen erfüllt sind:

  • Es dürfen keine Abrechnungszeilen zu einer der Leistungen bestehen.
  • Die Dimensionen müssen identisch sein.
  • Die Angaben zum Leistungsnehmer müssen identisch sein.
  • Die Artikel der Leistungsgegenstände müssen identisch sein.
  • Die Kundenreferenzen der Leistungsgegenstände müssen identisch sein.
  • Es darf sich nicht um seriennummergeführte Leistungsgegenstände handeln.
  • Das Datum nächste Berechnung muss identisch sein.

Nicht identisch sein müssen hingegen:

  • Leistungsgegenstände
    • Menge
    • Beschreibung
    • Bereitstellung Startdatum
    • Bereitstellung Enddatum
  • Leistung
    • Beschreibung
    • Leistungsbeginn
    • Kündigung möglich bis
    • Laufzeit bis
Hinweis

Die Funktion kann für Textzeilen nicht aufgerufen werden.

Es öffnet sich die Seite Kreditorenvertragszeile auswählen, in der diejenige Vertragszeile ausgewählt werden muss, auf die die vorher markierten Zeilen zusammengefasst werden sollen. Anschließend wird ein neuer Leistungsgegenstand (als Kopie des Leistungsgegenstands der ausgewählten Vertragszeile) inkl. Leistung erstellt. Dabei wird die Gesamtmenge übernommen. Die zusammenzufassenden Leistungen werden beendet und die neue Leistung dem Vertrag hinzugefügt. In den alten Leistungsgegenständen wird nach Möglichkeit das Feld Bereitstellung Enddatum gesetzt.

Vertragsrechnung pro Vertrag erstellen​

Normalerweise werden Vertragsrechnungen in DYCE Subscription & Recurring Billing über die Wiederkehrende Abrechnung erstellt. Diese Stelle ist darauf ausgelegt, Abrechnungsvorschläge im Stapel zu erzeugen. Darüber hinaus stehen mehrere Möglichkeiten für die Erstellung der Buchungsbelege bereit (z.B. Sammelrechnungen etc.).
Dennoch kann es auch sinnvoll bzw. notwendig sein, eine Vertragsrechnung für den einen Vertrag zu erstellen, der gerade bearbeitet wird - ohne dass zunächst ein Abrechnungsvorschlag hierfür erstellt wird. Für diesen Anwendungsfall kann die Aktion Vertragsrechnung erstellen verwendet werden. Sie steht sowohl in der Übersicht der Kreditorenverträge als auch in der Kreditorenvertragskarte zur Verfügung.
In der sich öffnenden Abfrage können der Stichtag für die Abrechnung (Abrechnungsdatum) und optional das Datum, bis zu dem abgerechnet werden soll (Abrechnung bis), angegeben werden. Darüber hinaus können für den zu erstellenden Buchungsbeleg das Belegdatum und das Buchungsdatum vorgegeben werden. Ist das Kennzeichen Beleg öffnen gesetzt, wird der erstellte Beleg direkt im Anschluss geöffnet. Optional kann der erstellte Beleg auch direkt gebucht werden (Beleg buchen). Bis auf Abrechnung bis werden alle Felder mit dem Arbeitsdatum (s. Seite Meine Einstellungen) vorbelegt.

Hinweis

Die Erstellung einer Vertragsrechnung über den hier beschriebenen Weg ist lediglich in Einzelfällen sinnvoll.

Verknüpfte Informationen​

Im Vertrag können verknüpfte Informationen aufgerufen werden. Im Menü können in der Gruppe Navigieren alle Rechnungen und Gutschriften aufgerufen werden. In der Menügruppe Zugehörig/Kreditorenvertrag kann die Vertragsabgrenzung eingesehen werden, wenn der Buchungen in dem Vertrag periodisch abgegrenzt werden.

Im Zeilenmenü Vertragszeile können die Abrechnungszeilen und Archivierten Abrechnungszeilen aufgerufen werden. Die Informationen werden für die markierte Vertragszeile aufgerufen. Die Archivierten Abrechnungszeilen können auch in der gebuchten Rechnung und Gutschrift geöffnet werden.