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Der Debitorenvertrag

Ein Debitorenvertrag bildet die Verpflichtungen gegenüber einem Kunden ab. Er ist ähnlich aufgebaut wie ein Verkaufsauftrag. Die Felder im Inforegister Allgemein enthalten Informationen zu dem Vertragsnehmer, d.h. dem Ansprechpartner für diesen Vertrag. Die Zeilen enthalten genaue Angaben zur Abrechnung der Bestandteile des Vertrags. Im Inforegister Lieferung und Abrechnung können (vom Vertragsnehmer) abweichende Liefer- und Rechnungsempfänger hinterlegt werden.

  • Abweichender Lieferempfänger
    Ein anderes Wort für "Lieferempfänger" kann im Vertragskontext auch "Leistungsempfänger" sein. Hierüber lässt sich bspw. in einem Partner-Modell der Endkunde des Partners erfassen. Daher dient der Lieferempfänger bei der Zuordnung neuer Vertragsbestandteile gleichzeitig auch als optischer Indikator (s. Leistungen zu einem Debitorenvertrag zuordnen).
  • Abweichender Rechnungsempfänger
    Analog zum Verkaufsauftrag kann hier ein abweichender Rechnungsempfänger erfasst werden. Dieser wird bei der Erstellung der Vertragsrechnungen berücksichtigt.
Verträge in den Stammdaten

Verträge sind im Infobox-Bereich am Debitor, Kreditor und Kontakt sichtbar. Ein Klick auf die jeweilige Kachel öffnet die entsprechende Übersicht.

Erstellung eines neuen Debitorenvertrags​

Ein neuer Debitorenvertrag wird am Einfachsten über die Debitoren Übersicht und die Aktion Vertrag (unter Neuer Beleg) erstellt. Bei dieser Methode werden auch gleich die relevanten Kontaktdaten in den neu erstellten Vertragskopf übernommen. Alternativ geben Sie in der Suche (Alt+Q) den Begriff Debitorenverträge ein und öffnen Sie die Liste der Debitorenverträge. Über die Funktion Neu kann ein neuer Debitorenvertrag erstellt werden.
Folgende Schritte sind notwendig, um einen Vertrag anzulegen:

  1. Wählen Sie den Debitor aus.
  2. Wählen Sie die Vertragsart aus und geben sie eine kurze Beschreibung an (beide Angaben sind optional).
  3. Der für den Vertrag zuständige Mitarbeiter kann im Feld Zugewiesene Benutzer-ID ausgewählt werden. Das Feld befindet sich im Inforegister Allgemein. Da es standardmäßig ausgeblendet ist, kann es über Mehr anzeigen sichtbar gemacht werden.
  4. Über das Feld Dimensionen aus Projektnr. können per Lookup die Dimensionen aus dem angegebenen Projekt in den Debitorenvertrag geholt werden. Das Feld befindet sich im Inforegister Allgemein und ist standardmäßig ausgeblendet. Es kann über Mehr anzeigen sichtbar gemacht werden. Weitere Informationen zu der Funktionsweise von Dimensionen entnehmen Sie bitte diesem Teil der Microsoft Dokumentation oder diesem Teil der DYCE Dokumentation.
  5. Ändern Sie bei Bedarf Währungscode, Zlg.-Bedingungscode und Zahlungsformcode im Inforegister Rechnungsdetails. Die Angaben wurden im Schritt 1 aus dem Debitor übernommen.
  6. Wählen Sie, ob eine Detailübersicht zu Rechnungen ausgegeben werden soll.
  7. Kontrollieren und ändern Sie bei Bedarf die Angaben im Inforegister Lieferung und Abrechnung bzgl. Lieferempfänger (Lief. an) und Rechnungsempfänger (Rech. an).
Tipp

Die Vertragsart und die Zugewiesene Benutzer-ID können genutzt werden, um in der Wiederkehrenden Abrechnung darauf zu filtern. Anhand dieser (und weiterer) Filter können die Verträge separat je nach Art und zuständigem Mitarbeiter abgerechnet werden.

Leistungen einem Debitorenvertrag zuordnen​

Um Leistungen berechnen zu können, müssen sie einem Vertrag zugeordnet werden. Neue Vertragszeilen (Leistungen) können über die Aktion Leistungen abrufen (unter Prozess) dem Vertrag hinzugefügt werden. Die Aktion öffnet die Seite Leistungen ohne Debitorenvertrag. Hier werden alle Leistungen zu dem Debitor aufgelistet, die zwar über einen Vertrag abgerechnet werden sollen, aber noch keinem Vertrag zugeordnet sind. Diese Ermittlung erfolgt anhand vom Debitor im Leistungsgegenstand (siehe Inforegister Leistungsnehmer im Leistungsgegenstand). Die Vertragsnummer wird beim Aufruf im Vertrag im Feld Zuordnung zu Vertrag vorbelegt. Durch die Funktion Markierte Leistungen zuordnen und Alle Leistungen zuordnen können die Leistungen in den Vertrag übernommen werden.

Tipp

Alternativ kann die Seite Leistungen ohne Debitorenvertrag auch über das Rollencenterpart Leistungen ohne Vertrag oder über die Suche (Alt+Q) aufgerufen werden. Dabei werden die Leistungen nicht gefiltert und auch die Vertragsnummer nicht vorbelegt.

Das Rollencenter-Part ist neben dem DYCE-Rollencenter Subscription & Recurring Billing zusätzlich in den Rollencentern Unternehmens-Hub, Geschäftsführer, Serviceleiter, Verkaufsauftragsverarbeitung, Projekt-Manager und Marketing- und Vertriebsmanager verfügbar.

Bei der Übernahme der Leistungen in einem Vertrag werden Vertragszeilen angelegt. Diese spiegeln den Inhalt der Leistungen wider. Jede Änderung der Vertragszeile wird automatisch in die Leistung übernommen. Das Feld Menge zeigt die Menge des zugehörigen Leistungsgegenstands an.

Leistungen können bei Lieferungen aus Aufträgen erstellt werden. Sind diese Leistungen Teil eines Bundles wird das Bundle beim Buchen der Lieferung gespeichert. Bei der Übernahme einer Leistung aus dem Bundle in einen Debitorenvertrag wird automatisch das Bundle angelegt und alle Komponenten (Leistungen) übernommen.

Textzeilen

Die manuelle Erfassung von Vertragszeilen ist nur für Textzeilen möglich. Diese dienen lediglich als interner Hinweis für den Vertragsbearbeiter und werden nicht weiterverarbeitet. Die Basis für eine Abrechnung ist immer eine Leistung. Nur Textzeilen, die als Bundle gekennzeichnet sind, werden in die Rechnung übernommen.

Ist zum Zeitpunkt der Zuordnung der ersten Leistung zu einem Debitorenvertrag kein Lief. an Name im Vertrag eingetragen, wird der im Leistungsgegenstand hinterlegte Lieferempfänger in den Vertrag übernommen. Bei der Übernahme der nächsten Leistung ist das Feld Lief. an Name fett markiert, wenn dieser im Vertrag und Leistungsgegenstand übereinstimmt. Dies erleichtert die Vertragsanlage bei der Abbildung eines Partner-Modells.

Tipp

Das Editieren von Vertragszeilen anstelle der Leistungen in den einzelnen Leistungsgegenständen bietet eine Arbeitserleichterung. Da die Leistungen, die zusammen abgerechnet werden sollen, i.d.R. auch inhaltlich zusammen gehören, ist e sinnvoll, dass sie alle Bestandteil des gleichen Vertrags sind. So können sie schnell über den Vertrag eingesehen und editiert werden.

Vertrag erweitern​

Soll ein Vertrag möglichst einfach um einen weiteren Bestandteil erweitert werden, steht hierfür die Aktion Vertrag erweitern (unter Prozess) bereit. Sie dient dazu, in nur einem Schritt einen Leistungsgegenstand anzulegen und die zugehörigen Leistungen einem Debitoren- und/oder Kreditorenvertrag zuzuordnen.
Die sich öffnende Seite ist in drei Bereiche geteilt. Im ersten Teil (Hersteller) kann über das Feld Kreditorenvertragsnr. der Kreditorenvertrag ausgewählt werden, welcher die (möglichen) lieferantenseitigen Leistungen aufnehmen soll. Das Feld ist nur editierbar, wenn gleichzeitig Kreditorenvertrag erweitern aktiviert ist. Der zweite Teil der Seite (Kunde) verhält sich analog zum ersten Teil. Im dritten Teil muss im Feld Artikelnr. der Artikel angegeben werden, der dem neuen Vertragsbestandteil entspricht. Über Menge und Bereitstellung Startdatum können weitere Vorgaben gemacht werden. Der AssistEdit bei Zusatzleistungen erlaubt es, optionale Leistungen des ausgewählten Artikels anzugeben.

Die Seite verhält sich je nach Aufruf etwas unterschiedlich. Grundsätzlich werden die Werte des letzten Aufrufs (pro Anwender) gespeichert. Sie dienen der Vorbelegung beim nächsten Öffnen. Beim Aufruf aus einem Debitorenvertrag wird der Teil Kunde entsprechend vorbelegt. Gleiches gilt analog für den Teil Hersteller für den Aufruf aus einem Kreditorenvertrag. In beiden Fällen wird die Vertragserweiterung mit Klick auf OK durchgeführt.

Aufruf über das Menü

Neben dem Aufruf aus einer Vertragskarte kann die Seite auch direkt aus dem Menü heraus aufgerufen werden. Dabei dienen ebenfalls die Werte des letzten Aufrufs der Vorbelegung. Allerdings steht für die Durchführung (systemtechnisch bedingt) kein OK-Button zur Verfügung. Sie erfolgt durch Aufruf der Aktion Erweiterung durchführen. Diese Aktion ist beim Aufruf aus einem Debitoren- oder Kreditorenvertrag nicht sichtbar.

Rechnungsrabatte​

Die Abbildung von pauschalen Rabatten für einen gesamten Vertrag wird in diesem Teil der DYCE Dokumentation näher erläutert.

Beendete Vertragszeilen​

Wurde das Leistungsende zu einer Vertragszeile eingegeben bzw. diese automatisch aktualisiert, kann diese Zeile zukünftig nicht mehr abgerechnet werden. In der Standardansicht der Vertragskarte werden beendete Zeilen daher auch nicht mehr angezeigt. Über das Inforegister Beendete Zeilen besteht allerdings die Möglichkeit, diese Zeilen weiterhin einzusehen und so auch zu einem späteren Zeitpunkt nachzuvollziehen, was früher mal Bestandteil des Vertrags war.
Die Felder einer beendeten Zeile sind bis auf Beendet nicht editierbar. Wird der Haken in diesem Feld entfernt, wird die Zeile wieder in das Inforegister Zeilen verschoben und ist so wieder editierbar. Anschließend kann bspw. das Leistungsende angepasst werden. Erfolgt keine Änderung, wird die Zeile beim nächsten Aufruf von Leistungstermine aktualisieren wieder in das Inforegister Beendete Zeilen verschoben. Weitere Informationen zum Aktualisieren von Kündigungsterminen und -fristen und das Beenden von Vertragszeilen finden Sie hier.

Vertragszeilen zusammenfassen​

Im Lauf der Zeit kann es vorkommen, dass ein Kunde ähnliche bzw. gleiche Leistungen erwirbt, bspw. als Nachkauf weiterer User zu einer bereits bestehenden Lizenz. Damit diese Leistungen gemeinsam in Rechnung gestellt werden können, besteht über die Aktion Vertragszeilen zusammenfassen im Zeilenmenü des Debitorenvertrags die Möglichkeit, diese Leistungen zusammenzuführen.

Vor dem Aufruf der Aktion müssen die zusammenzuführenden Vertragszeilen markiert werden. Vertragszeilen können nur zusammengefasst werden, sofern die folgenden Kriterien für alle Zeilen erfüllt sind:

  • Es dürfen keine Abrechnungszeilen zu einer der Leistungen bestehen.
  • Die Dimensionen müssen identisch sein.
  • Die Angaben zum Leistungsnehmer müssen identisch sein.
  • Die Artikel der Leistungsgegenstände müssen identisch sein.
  • Die Kundenreferenzen der Leistungsgegenstände müssen identisch sein.
  • Es darf sich nicht um seriennummergeführte Leistungsgegenstände handeln.
  • Das Datum nächste Berechnung muss identisch sein (s. hierzu auch die Möglichkeit zur Harmonisierung der Vertragsbestandteile).

Nicht identisch sein müssen hingegen:

  • Leistungsgegenstände
    • Menge
    • Beschreibung
    • Bereitstellung Startdatum
    • Bereitstellung Enddatum
  • Leistung
    • Beschreibung
    • Leistungsbeginn
    • Kündigung möglich bis
    • Laufzeit bis
Hinweis

Die Funktion kann für Textzeilen nicht aufgerufen werden.

Es öffnet sich die Seite Debitorenvertragszeile auswählen, in der diejenige Vertragszeile ausgewählt werden muss, auf die die vorher markierten Zeilen zusammengefasst werden sollen. Anschließend wird ein neuer Leistungsgegenstand (als Kopie des Leistungsgegenstands der ausgewählten Vertragszeile) inkl. Leistung erstellt. Dabei wird die Gesamtmenge übernommen. Die zusammenzufassenden Leistungen werden beendet und die neue Leistung dem Vertrag hinzugefügt. In den alten Leistungsgegenständen wird nach Möglichkeit das Feld Bereitstellung Enddatum gesetzt.

Vertragsrechnung pro Vertrag erstellen​

Normalerweise werden Vertragsrechnungen in DYCE Subscription & Recurring Billing über die Wiederkehrende Abrechnung erstellt. Diese Stelle ist darauf ausgelegt, Abrechnungsvorschläge im Stapel zu erzeugen. Darüber hinaus stehen mehrere Möglichkeiten für die Erstellung der Buchungsbelege bereit (z.B. Sammelrechnungen etc.).
Dennoch kann es auch sinnvoll bzw. notwendig sein, eine Vertragsrechnung für den einen Vertrag zu erstellen, der gerade bearbeitet wird - ohne dass zunächst ein Abrechnungvorschlag hierfür erstellt wird. Für diesen Anwendungsfall kann die Aktion Vertragsrechnung erstellen verwendet werden. Sie steht sowohl in der Übersicht der Debitorenverträge als auch in der Debitorenvertragskarte zur Verfügung.
In der sich öffnenden Abfrage können der Stichtag für die Abrechnung (Abrechnungsdatum) und optional das Datum, bis zu dem abgerechnet werden soll (Abrechnung bis), angegeben werden. Darüber hinaus können für den zu erstellenden Buchungsbeleg das Belegdatum und das Buchungsdatum vorgegeben werden. Ist das Kennzeichen Beleg öffnen gesetzt, wird der erstellte Beleg direkt im Anschluss geöffnet. Optional kann der erstellte Beleg auch direkt gebucht werden (Beleg buchen). Bis auf Abrechnung bis werden alle Felder mit dem Arbeitsdatum (s. Seite Meine Einstellungen) vorbelegt.

Hinweis

Die Erstellung einer Vertragsrechnung über den hier beschriebenen Weg ist lediglich in Einzelfällen sinnvoll.

Details für Vertragsrechnungen​

Im Inforegister Rechnungsdetails wird über das Feld Detailübersicht pro Vertrag gesteuert, ob Abrechnungsdetails automatisch zu jeder Rechnung ausgegeben werden. Dabei kann unterschieden werden, ob die Details mit oder ohne Preise (Vollständig / Ohne Preise) ausgegeben werden sollen. Darüber hinaus dient dieses Feld als Kriterium bzgl. der Erstellung von Sammelrechnungen, da es für alle zusammenzufassenden Verträge den gleichen Wert haben muss.
Die Felder Vertragspartner Name in Sammelrechnung und Lieferempfänger Name in Sammelrechnung bestimmen, ob und wenn ja, welche Kunden-Namen in Sammelrechnungen übernommen und dort ausgegeben werden. Bei der Anlage eines neuen Debitorenvertrags wird das Feld Herkunft Name für VK-Sammelrechnung aus der Einrichtung interpretiert. Die Einstellung kann allerdings pro Vertrag erfolgen. Entscheidend für die Erstellung der Sammelrechnung sind die Felder des jeweiligen Debitorenvertrags.

Harmonisierte Abrechnung​

Werden mehrere Leistungen mit längerem Berechnungsrhythmus (z.B. 12 Monate) zu unterschiedlichen Zeitpunkten von dem Kunden erworben und über den gleichen Vertrag abgerechnet, ist der Abrechnungszeitpunkt der Leistungen i.d.R. unterschiedlich. Wünscht der Kunde eine angeglichene Abrechnung zu einem Abrechnungsstichtag, kann hierfür das Kennzeichen Harmonisierte Abrechnung Debitorenverträge aus der Vertragsart genutzt werden.
Ist in der Vertragsart des Debitorenvertrags dieses Kennzeichen gesetzt, sind die Felder Basisdatum Berechnung und Vorgabe Berechnungsrhythmus (in der Gruppe Harmonisierte Abrechnung im Inforegister Lieferung und Abrechnung) editierbar. Beim Hinzufügen der ersten Leistung zu dem Vertrag werden die Felder auf Basis dieser Leistung vorbelegt. Sie können aber manuell geändert werden.
Beim Erstellen der Abrechnungszeilen wird pro Leistung geprüft, ob sie zu einem harmonisiert abzurechnenden Vertrag gehört. Falls ja, werden die Harmonisierungsfelder entsprechend berücksichtigt.
Die Harmonisierungsfelder werden beim Hinzufügen, Löschen und Ändern einer Leistung ggf. aktualisiert.

Tipp

Werden Leistungen mit längerem Berechnungsrhythmus (z.B. 12 Monate) zu einem Vertrag hinzugefügt, deren Datum nächste Berechnung unterjährig ist, und diese Leistungen (und alle weiteren) sollen grundsätzlich nur bis zum Jahresende abgerechnet werden, kann das Basisdatum Berechnung auf den 1. Januar des Jahres zurückgesetzt werden.

Sonderfall: Löschen des ersten Abrechnungsvorschlags​

Es gibt einen bekannten Sonderfall, in dem ein manueller Eingriff durch den User erfolgen muss:
Ein Vertrag soll harmonisiert (z.B. pro Kalenderjahr) abgerechnet werden. Daher wird das Basisdatum Berechnung im Vertragskopf (im Inforegister Lieferung und Abrechnung) auf den 01. Januar des aktuellen Jahres gesetzt. Die Leistungen werden im Lauf des ersten Jahres hinzugefügt. Wird nun ein Abrechnungsvorschlag innerhalb und für das erste Jahr erstellt und anschließend wieder gelöscht, wird das Basisdatum Berechnung mit dem ältesten Datum nächste Berechnung aus den Vertragszeilen (Leistungen) überschrieben. Dies lässt sich aufgrund der automatischen Aktualisierung der Leistungen nicht vermeiden und tritt nur auf, solange der Vertrag noch nie berechnet wurde. Nach der ersten Abrechnung tritt das Verhalten dann nicht mehr auf. In diesem Fall muss das Basisdatum Berechnung manuell auf den 01. Januar des aktuellen Jahres zurückgesetzt werden.

Verknüpfte Informationen​

Im Vertrag können verknüpfte Informationen aufgerufen werden. Im Menü können in der Gruppe Navigieren alle Rechnungen und Gutschriften aufgerufen werden. In der Menügruppe Zugehörig/Debitorenvertrag kann die Vertragsabgrenzung eingesehen werden, wenn der Buchungen in dem Vertrag periodisch abgegrenzt werden.

Im Zeilenmenü Vertragszeile können die Abrechnungszeilen und Archivierten Abrechnungszeilen aufgerufen werden. Die Informationen werden für die markierte Vertragszeile aufgerufen. Die Archivierten Abrechnungszeilen können auch in der gebuchten Rechnung und Gutschrift geöffnet werden.