Vertragsabgrenzungen
Das System bietet eine Steuerungsmöglichkeit, dass bei der Vorfakturierung einer Rechnung die debitorischen Erlöse und die kreditorischen Kosten aus den zukünftigen Monaten noch nicht in dem Monat der Rechnungserstellung erlös- bzw. kostenwirksam gebucht werden. In diesem Fall wird der Nettorechnungsbetrag nicht auf ein Erlös- bzw. Aufwandskonto, sondern auf ein Rechnungsabgrenzungskonto gebucht. Diese Abgrenzung wird später monatlich ergebniswirksam aufgelöst.
Voraussetzung und Einrichtung
Bei der Buchung einer Vertragsrechnung werden automatisch Vertragsabgrenzungen erstellt, sofern das Kennzeichen Ohne Vertragsabgrenzung im Vertragskopf auf NEIN steht. Die Vertragsabgrenzungen dienen zur passiven (Debitorenvertrag) bzw. aktiven Rechnungsabgrenzung (Kreditorenvertrag).
Vertragsabgrenzungen Debitorenvertrag
Debitorische Vertragsabgrenzungen dienen zur passiven Rechnungsabgrenzung (PRAP).
Bebucht werden diejenigen Sachkonten, welche in der Buchungsmatrix Einrichtung für jede in einem Geschäftsvorfall mögliche Kombination aus Geschäfts- und Produktbuchungsgruppe hinterlegt worden sind.
Im Debitorenvertrag ist dies die Kombination der Geschäftsbuchungsgruppe des Debitors im Vertragskopf und der Produktbuchungsgruppe des Abrechnungsartikels.
Standardmäßig wird je nach Kombination das Konto verwendet, welches in der Buchungsmatrix Einrichtung im Feld Abgrenzung Debitorenvertragskonto hinterlegt ist. Wenn im Debitorenvertrag das Kennzeichen Ohne Vertragsabgrenzung allerdings auf JA gesetzt ist, wird der Rechnungsbetrag sofort als Erlös auf das Konto gebucht, welches im Feld Debitorenvertragskonto hinterlegt ist. Vertragsabgrenzungen werden in diesem Fall nicht erstellt.
Debitorische Vertragsabgrenzungen aufrufen
Die debitorischen Vertragsabgrenzungen können in der Debitorenvertragskarte über den Aktion Debitoren Vertragsabgrenzung aufgerufen werden. Die sich öffnende Seite zeigt folgende Informationen im Detail an:
- Das Buchungsdatum gibt pro Abgrenzung an, für wann sie erstellt wurde. Bei der ersten Abgrenzung (pro Beleg) wird das Buchungsdatum des Belegs, für alle weiteren Abgrenzungen der erste Tag des jeweiligen Monats verwendet.
- Die Vertragsnr. gibt die Nummer des Vertrags an, für den die Abgrenzung erzeugt wurde.
- Die Belegart gibt die Belegart an, mit der die Abgrenzung erzeugt wurde.
- Die Belegnr. gibt die Belegnummer an, mit der die Abgrenzung erzeugt wurde.
- Das Feld Beschreibung Leistungsgegenstand enthält die Beschreibung des zugehörigen Leistungsgegenstands, welcher über die Belegzeile abgerechnet wurde.
- Das Feld Beschreibung Leistung enthält die Beschreibung der zugehörigen Leistung, welche über die Belegzeile abgerechnet wurde.
- Die Rech. an Deb.-Nr. ist die Nummer des Debitors (Rechnungsempfänger), für den die Abgrenzung erzeugt wurde.
- Die Debitorennr. ist die Nummer des Debitors (Vertragsnehmer), für den die Abgrenzung erzeugt wurde.
- Das Feld Rabattbetrag enthält den (anteiligen) Rabattbetrag der Abgrenzung.
- Die Basis für die Abgrenzungen zu einem Beleg wird im Feld Grundlage Betrag für Abgrenzung darstellt.
- Das Feld Rabatt % enthält den zum Rabattbetrag gehörenden Prozentsatz.
- Der Betrag pro Abgrenzung wird im Feld Betrag angezeigt.
- Das Feld Aufgelöst gibt an, ob die Abgrenzung bereits wieder aufgelöst wurde.
- Im Feld Vertragsart wird die Vertragsart des zugehörigen Vertrags angezeigt.
- Als Benutzer ID wird die ID desjenigen Benutzers angezeigt, der den Beleg gebucht und so die Abgrenzung erzeugt hat.
- Das Feld Buchungsdatum Beleg enthält das Buchungsdatum des Belegs, mit dem die Angrenzung erzeugt wurde.
- Das Feld Buchungsdatum Auflösung enthält das Buchungsdatum, zu dem die Abgrenzung aufgelöst wurde.
- In Anzahl Tage werden die Tage angezeigt, die zu der jeweiligen Abgrenzung gehören.
- Sachposten Lfd. Nr. enthält die Nummer des Sachpostens, mit dem die Abgrenzung aufgelöst wurde.
- Die Lfd. Nr. wird bei der Erstellung der Abgrenzung aus der angegebenen Nummernserie zugewiesen.
Die zu erstellenden Abgrenzungen können in der ungebuchten Vertragsrechnung auch bereits über die Buchungsvorschau geprüft werden.
Vertragsabgrenzungen Kreditorenvertrag
Kreditorische Vertragsabgrenzungen dienen zur aktiven Rechnungsabgrenzung (ARAP). Bei der Nachfakturierung (also der rückwirkenden Berechnung von Leistungen) hingegen wird immer sofort kostenwirksam gebucht. Da der Zeitraum bereits in der Vergangenheit liegt, werden Vertragsabgrenzungen hier nicht benötigt und auch nicht erstellt.
Analog zum Debitorenvertrag werden die bebuchenden Sachkonten anhand der Buchungsmatrix Einrichtung für den jeweiligen Geschäftsvorfall ermittelt. Im Kreditorenvertrag ist dies die Kombination der Geschäftsbuchungsgruppe des Kreditors im Vertragskopf und der Produktbuchungsgruppe des Abrechnungsartikels.
Standardmäßig wird das Konto verwendet, welches in der Buchungsmatrix Einrichtung im Feld Abgrenzung Kreditorenvertragskonto hinterlegt ist. Wenn im Kreditorenvertrag das Kennzeichen Ohne Vertragsabgrenzung allerdings auf JA gesetzt ist, wird der Rechnungsbetrag sofort als Kosten auf das Konto gebucht, welches im Feld Kreditorenvertragskonto hinterlegt ist. Vertragsabgrenzungen werden in diesem Fall nicht erstellt.
Kreditorische Vertragsabgrenzungen aufrufen
Die kreditorischen Vertragsabgrenzungen können in der Kreditorenvertragskarte über den Aktion Kreditoren Vertragsabgrenzung aufgerufen werden. Die sich öffnende Seite entspricht der für die debitorischen Vertragsabgrenzungen.
Methodik bei der Erstellung der Vertragsabgrenzungen
Beim Buchen der Vertragsrechnung werden die Vertragsabgrenzungen nach folgendem Schema erstellt:
- Der Gesamtbetrag (Feld Grundlage Betrag für Abgrenzung) wird auf die Anzahl der zu erstellenden Abgrenzungen aufgeteilt.
- Wenn die erste Abgrenzung für die Rechnungszeile erstellt wird, wird geprüft, ob der Beginn der Rechnungsperiode der erste Tag eines Monats ist. Wenn nicht, wird der Betrag anteilig tagesgenau (anhand von Grundlage Betrag für Abgrenzung) auf Basis des ersten Monats ermittelt.
- Wenn die letzte Abgrenzung für die Rechnungszeile erstellt wird, wird geprüft, ob das Ende der Rechnungsperiode der letzte Tag eines Monats ist. Wenn nicht, wird der Betrag anteilig tagesgenau (anhand von Grundlage Betrag für Abgrenzung) auf Basis des letzten Monats ermittelt.
- Zeilenrabatte werden nicht in Grundlage Betrag für Abgrenzung einbezogen.
- Rundungsdifferenzen werden zu der letzten Abgrenzung addiert, die für die Rechnungszeile erstellt wird.
Auflösung der passiven und aktiven Rechnungsabgrenzung
Zum Auflösen der Rechnungsabgrenzung wird der Stapelreport Vertragsabgrenzungen Auflösung verwendet. Dieser Report durchläuft alle Vertragsabgrenzungen (debitorisch und kreditorisch), filtert anhand von Buchung bis Datum aus der Berichtsanforderungsseite (Requestpage) auf die Felder Buchungsdatum und Buchungsdatum Beleg und bucht die so gefundenen Posten vom Abgrenzungskonto auf das Kosten- bzw. Erlöskonto um. Die Auflösung erfolgt dabei für debitorische und kreditorische Vertragsabgrenzungen gleichzeitig. Als Buchungsdatum für die Auflösung wird das Feld Buchungsdatum aus der Berichtsanforderungsseite (Requestpage) verwendet. Gleichzeitig wird das Feld Aufgelöst in den Vertragsabgrenzungen auf JA gesetzt.
Es empfiehlt sich daher, die Auflösung der Vertragsabgrenzungen monatlich (z.B. zum Ende des Monats) anzustoßen. Zukünftig wird es möglich sein, die Auflösung der Vertragsabgrenzungen auch automatisch über die Aufgabenwarteschlange durchzuführen.
Beim Buchen der Auflösung wird der Herkunftscode verwendet, welcher im Feld Auflösung Vertragsabgrenzung in der Seite Herkunftscode Einrichtung hinterlegt ist.
-
Wurden durch eine Vertragsrechnung Abgrenzungen erzeugt, werden diese automatisch vollständig zum Buchungsdatum der Gutschrift aufgelöst, wenn die Vertragsrechnung gutgeschrieben wird.
-
Vertragsauflösungen sollten nicht in zukünftige Perioden erfolgen.
-
Gutschriften sollten nicht in vergangene (vermeintlich abgeschlossen) Perioden gebucht werden. Die Korrekturauflösungen finden zu dem Belegdatum der Gutschrift statt. Gegebenenfalls würde dadurch das Reporting und die bereits erstellte Umsatzsteuervoranmeldung verfälscht werden. Falls in vergangene Perioden gebucht wurde, müssen unter anderem diese beiden Punkte unter Abstimmung mit den Fachbereichen (interne Finanzbuchhaltung bzw. Steuerberater) korrigiert werden.
Dimensionen und deren Aktualisierung
Wird eine Dimension an einer Vertragszeile aktualisiert, zu der Abgrenzungen existieren, ist es sinnvoll, auch die zugehörigen Abgrenzungen zu aktualisieren, damit die späteren Auflösungsbuchungen die gleichen Dimensionen verwenden. Hierfür steht in der jeweiligen Debitoren- bzw. Kreditorenvertragskarte die Aktion Dimensionen in Abgrenzungen aktualisieren zur Verfügung. Sie aktualisiert die Dimensionen in allen noch nicht aufgelösten Vertragsabgrenzungen zu dem jeweiligen Vertrag. Gibt es zu einem Vertrag keine Abgrenzungen, ist die Aktion nicht verfügbar. Nach Durchlauf erhält der Anwender einen entsprechenden Hinweis.
Ausgabe der Abgrenzungen
Zur Kontrolle der Abgrenzungen und zur Vorlage für Wirtschaftsprüfer besteht die Möglichkeit, die Abgrenzungen nach Excel zu exportieren oder auszudrucken. Hierfür können die Aufrufe Debitoren Vertragsabgrenzung Auswertung und Kreditoren Vertragsabgrenzung Auswertung (Alt+Q) verwendet werden.
Beispiele
Beispiel 1: 1 Jahr, volle Monate
- Grundlage Betrag für Abgrenzung: 1.200,00
- Startdatum: 01.01.2021
- Enddatum: 31.12.2021
- Grundlage Monatsbeträge: 1.200,00
- Anzahl volle Monate: 12
- Monatsbetrag: 100,00
| Buchungsdatum | Anzahl Tage | Grundlage Betrag für Abgrenzung | Betrag Abgrenzung |
|---|---|---|---|
| 01.01.2021 | 31 | 1.200,00 | 100,00 |
| 01.02.2021 | 28 | 1.200,00 | 100,00 |
| 01.03.2021 | 31 | 1.200,00 | 100,00 |
| 01.04.2021 | 30 | 1.200,00 | 100,00 |
| 01.05.2021 | 31 | 1.200,00 | 100,00 |
| 01.06.2021 | 30 | 1.200,00 | 100,00 |
| 01.07.2021 | 31 | 1.200,00 | 100,00 |
| 01.08.2021 | 31 | 1.200,00 | 100,00 |
| 01.09.2021 | 30 | 1.200,00 | 100,00 |
| 01.10.2021 | 31 | 1.200,00 | 100,00 |
| 01.11.2021 | 30 | 1.200,00 | 100,00 |
| 01.12.2021 | 31 | 1.200,00 | 100,00 |
Beispiel 2: 1 Jahr mit Teilzeiträumen
- Grundlage Betrag für Abgrenzung: 1.200,00
- Startdatum: 15.01.2021
- Enddatum: 14.01.2022
- Grundlage Monatsbeträge: 1.098,08
- Anzahl volle Monate: 11
- Monatsbetrag: 99,83
| Buchungsdatum | Anzahl Tage | Grundlage Betrag für Abgrenzung | Betrag Abgrenzung |
|---|---|---|---|
| 15.01.2021 | 17 | 1.200,00 | 55,89 |
| 01.02.2021 | 28 | 1.200,00 | 99,83 |
| 01.03.2021 | 31 | 1.200,00 | 99,83 |
| 01.04.2021 | 30 | 1.200,00 | 99,83 |
| 01.05.2021 | 31 | 1.200,00 | 99,83 |
| 01.06.2021 | 30 | 1.200,00 | 99,83 |
| 01.07.2021 | 31 | 1.200,00 | 99,83 |
| 01.08.2021 | 31 | 1.200,00 | 99,83 |
| 01.09.2021 | 30 | 1.200,00 | 99,83 |
| 01.10.2021 | 31 | 1.200,00 | 99,83 |
| 01.11.2021 | 30 | 1.200,00 | 99,83 |
| 01.12.2021 | 31 | 1.200,00 | 99,83 |
| 01.01.2022 | 14 | 1.200,00 | 45,98 |
Beispiel 3: weniger als 1 Jahr mit Teilzeiträumen
- Grundlage Betrag für Abgrenzung: 1.022,47
- Startdatum: 15.01.2021
- Enddatum: 21.11.2021
- Grundlage Monatsbeträge: 897,54
- Anzahl volle Monate: 9
- Monatsbetrag: 99,73
| Buchungsdatum | Anzahl Tage | Grundlage Betrag für Abgrenzung | Betrag Abgrenzung |
|---|---|---|---|
| 15.01.2021 | 17 | 1.022,47 | 55,89 |
| 01.02.2021 | 28 | 1.022,47 | 99,73 |
| 01.03.2021 | 31 | 1.022,47 | 99,73 |
| 01.04.2021 | 30 | 1.022,47 | 99,73 |
| 01.05.2021 | 31 | 1.022,47 | 99,73 |
| 01.06.2021 | 30 | 1.022,47 | 99,73 |
| 01.07.2021 | 31 | 1.022,47 | 99,73 |
| 01.08.2021 | 31 | 1.022,47 | 99,73 |
| 01.09.2021 | 30 | 1.022,47 | 99,73 |
| 01.10.2021 | 31 | 1.022,47 | 99,73 |
| 01.11.2021 | 21 | 1.022,47 | 69,01 |