Vorausbezahlte Leistungen verbrauchen
Vorausbezahlte Leistungen können auf verschiedene Arten verwendet bzw. verbraucht werden. So können sie zu einen in Verkaufsaufträgen oder in Verkaufsrechnungen verwendet werden. Zum anderen können auch Dienstleistungen (die keinen Auftragsbezug haben) über Projekte gegen eine Vorausbezahlte Leistung berechnet werden.
Verbrauch über Verkaufsaufträge
Beim Verbrauch über Verkaufsaufträge wird ein Artikel zu dem Auftrag hinzugefügt, der selbst nicht als Vorausbezahlte Leistung gekennzeichnet ist. Gleichzeitig wird in dem Feld Vorausbezahlte Leistungen Nr. die zu belastende bzw. zu verbrauchende Vorausbezahlte Leistung ausgewählt. Die Auswahl wird dabei anhand des Kunden (Verk. an Deb.-Nr.) aus dem Auftrag gefiltert.
Beim Buchen (Fakturieren) des Verkaufsauftrag werden in der erstellten Rechnung automatisch eine oder mehrere neue Zeilen als Ausgleichszeilen angelegt. Diese Ausgleichszeilen stellen den Verbrauch dar, der von der angegebenen Vorausbezahlten Leistung abgezogen wird. Die Ausgleichszeile(n) wird zur Laufzeit erstellt und die Felder automatisch gefüllt. Gleichzeitig wird ein zu der Ausgleichszeile gehörender Posten (mit der Buchungsart=Verbrauch) für Vorausbezahlte Leistung erstellt und diese entsprechend reduziert.
Umbuchung der Abgrenzungen auf das Erlöskonto
Für Ausgleichszeilen wird die Produktbuchungsgruppe anhand der Einrichtung (Feld Produktbuchungsgruppe Abgrenzungen in Vorausbezahlte Leistungen Einrichtung) gesetzt und so der Betrag - basierend auf der Buchungsmatrix Einrichtung - mit der Buchung auf dem Abgrenzungskonto wieder ausgeglichen. Gleichzeitig wird durch die Produktbuchungsgruppe des Artikels in der zugehörigen Rechnungszeile - wie gewohnt - auf das Erlöskonto gebucht.
Die Menge für Ausgleichszeilen hat immer den festen, negativen Wert -1. Dieser kann nicht geändert werden.
Unabhängig von der Anzahl der Verkaufszeilen und der verwendeten Artikel wird immer nur eine Ausgleichszeile pro Vorausbezahlte Leistung Nr. erstellt.
Hinzufügen von Ausgleichszeilen in Verkaufsrechnungen
Neben der automatischen Erstellung von Ausgleichszeilen können diese bei Bedarf auch manuell in einer noch nicht gebuchten Verkaufsrechnung hinzugefügt werden. Hierfür muss in mindestens einer Rechnungszeile im Feld Vorausbezahlte Leistung Nr. ein Wert angegeben sein. Mit der Ausführung der Aktion Ausgleichszeile erstellen (über Aktionsgruppe Aktionen/Funktion) ausführen, werden diese Ausgleichszeile(n) erstellt. Gleichzeitig werden entsprechende Posten in der Vorausbezahlten Leistung erstellt, damit das Restbudget immer sofort aktualisiert ist. Durch das Löschen einer Ausgleichszeile wird auch der zugehörige Posten gelöscht.
Die Funktion zum Hinzufügen von Ausgleichszeilen steht grundsätzlich auch in noch nicht gebuchten Verkaufsgutschriften zur Verfügung. Der Zweck ist hier aber in erster Linie die Wiederherstellung eines durch das System erstellten Belegs.
Die Aktion wird immer für alle Belegzeilen ausgeführt. Dabei werden alle Vorausbezahlten Leistungen berücksichtigt.
Nach der Erstellung von Ausgleichszeilen ist es nicht möglich, diese zu ändern.
Werden Ausgleichszeilen gelöscht, werden auch die zugehörigen Posten gelöscht.
Manuelle Erstellung von Posten
Vorausbezahlte Leistungen können auch manuell über die Aktion Posten erstellen (Aktionsgruppe Vorgang auf der Vorausbezahlte Leistung Karte) reduziert werden. Weitere Details zur manuellen Erstellung von Posten werden in diesem Teil der DYCE Dokumentation näher erläutert.