Consommer des services prépayés
Les services prépayés peuvent être utilisés ou consommés de plusieurs manières. D'une part, ils peuvent être utilisés dans des commandes vente ou dans des factures vente. D'autre part, des prestations (sans lien avec une commande vente) peuvent également être imputées sur un service prépayé via des projets.
Consommation via les commandes vente
Lors d'une consommation via des commandes vente, des articles qui ne sont pas marqués comme Service prépayé sont ajoutés à la commande. Parallèlement, le service prépayé à débiter ou à consommer est sélectionné dans le champ N° service prépayé. La sélection est alors filtrée sur le client (N° client donneur d'ordre) de la commande vente.
Lors de la validation (facturation) de la commande vente, une ou plusieurs nouvelles lignes sont automatiquement créées sous forme de lignes de solde dans la facture générée. Ces lignes de solde représentent la consommation qui sera déduite du service prépayé indiqué. La ou les lignes de solde sont créées à l'exécution et leurs champs sont renseignés automatiquement. Parallèlement, une écriture comptable associée à la ligne de solde (avec Type écriture=Consommation) est créée pour les services prépayés, qui sont réduits en conséquence.
Transfert des reports vers le compte de produits
Pour les lignes de solde, le Groupe compta. produit est défini en fonction de la configuration (champ Groupe compta. produit reports des Paramètres services prépayés), de sorte que le montant est contrepassé, sur la base des Paramètres comptabilisation, avec la comptabilisation sur le compte de report. Parallèlement, le Groupe compta. produit de l'article comptabilise comme d'habitude sur le compte de produits dans la ligne de facture associée.
La quantité des lignes de solde est toujours une valeur négative fixe de -1 et ne peut pas être modifiée.
Quel que soit le nombre de lignes vente et d'articles utilisés, une seule ligne de solde est créée par N° service prépayé.
Ajout de lignes de solde dans les factures vente
Outre la création automatique de lignes de solde, celles-ci peuvent également être ajoutées manuellement, si nécessaire, à une facture vente non encore comptabilisée. Pour cela, une valeur doit être indiquée dans le champ N° service prépayé d'au moins une ligne de facture. L'exécution de l'action Ajouter une ligne de solde de service prépayé (via le groupe d'actions Actions / Fonctions) crée ces lignes de solde. Parallèlement, les écritures comptables correspondantes sont créées pour le service prépayé, de sorte que le budget restant est toujours mis à jour immédiatement. La suppression d'une ligne de solde supprime également l'écriture comptable associée.
La fonction d'ajout de lignes de solde est en principe également disponible dans les avoirs vente non encore comptabilisés. Elle sert toutefois ici principalement à restaurer un document créé par le système.
L'action est toujours exécutée pour toutes les lignes du document. Tous les services prépayés sont pris en compte.
Une fois créées, les lignes de solde ne peuvent plus être modifiées.
Lorsque des lignes de solde sont supprimées, les écritures comptables correspondantes sont également supprimées.
Création manuelle d'écritures comptables
Les services prépayés peuvent également être réduits manuellement à l'aide de l'action Créer une écriture comptable (groupe d'actions Traitement de la fiche service prépayé). La création manuelle d'écritures comptables est expliquée plus en détail dans cette partie de la documentation DYCE.