Utilisation avec des projets
L'application DYCE Prepaid Services est une extension de DYCE Project Billing et permet d'utiliser des services prépayés en combinaison avec des projets. Dans DYCE Project Billing, les projets servent à l'enregistrement des temps et à la facturation de tous types de prestations ainsi qu'à l'intégration avec les ventes. La structure et la configuration des projets sont expliquées dans cette partie de la documentation DYCE.
Création de tâches projet à partir de la commande vente
Une fois qu'une commande vente contenant un article de facturation de services et le N° service prépayé indiqué a été créée, l'action Créer tâches de projet de service (via le groupe d'actions Accueil) permet de créer les tâches projet, y compris les lignes de planification de projet, pour les différentes activités. La condition préalable à l'appel de l'action est que la commande vente contienne un lien vers un projet.
Tâches projet et lignes de planification de projet
Les tâches projet et lignes de planification de projet constituent la base des enregistrements de temps et de la facturation des prestations qui en découle. Les informations sur les services prépayés peuvent également être fournies de cette manière. La page Créer des tâches projet affiche les lignes contenant des articles de facturation de services, y compris le service prépayé à utiliser. Pour chaque tâche projet, une ligne de planification de projet est créée avec le Type de ligne Budget et le N° service prépayé correspondant. Les autres champs des tâches projet et des lignes de planification de projet sont renseignés de la manière habituelle.
Lors de la comptabilisation des enregistrements de temps, une autre ligne de planification de projet est créée avec le Type de ligne Facturable, sur la base de la ligne de planification de projet de type Budget et avec le N° service prépayé.
La consommation du N° service prépayé (via une ligne de solde) est déterminée par enregistrement de temps, et non par facture. Chaque enregistrement de temps possède une Date service. Cette date est comparée à la période de validité de l'écriture comptable service prépayé. La Date comptabilisation de la facture elle-même ne joue aucun rôle. Si la date service se situe dans la période de validité et qu'un crédit est encore disponible, le montant consomme le crédit et est couvert par la ligne de solde. Si la date service se situe en dehors de la période de validité, le montant est facturé normalement et le crédit n'est pas utilisé.
Une facture peut contenir des enregistrements de temps situés à la fois dans et en dehors de la période de validité. Dans ce cas, la ligne de solde ne couvre que la partie située dans la période de validité, et le reste figure sur la facture comme un montant normal. Sur la base de la ligne de solde, des écritures comptables service prépayé sont créées et liées à la facture comptabilisée.
Ce fonctionnement est identique pour les factures créées via des commandes vente et pour les factures sans lien avec une commande vente. Il est également identique pour chaque Type de service prépayé (Montant ou Quantité) et chaque Régularisation (Ponctuel ou Périodique).
Pour plus de détails sur les tâches projet et les lignes de planification de projet, voir cette partie de la documentation DYCE.
Si aucun des enregistrements de temps d'une facture n'a de date service dans la période de validité, aucune ligne de solde n'est créée. Une notification informe l'utilisateur qu'aucun crédit n'est disponible.
Outre la création automatique du N° service pr épayé dans les tâches projet et les lignes de planification de projet, celui-ci peut également être indiqué manuellement.