Tâches projet et lignes de planification de projet
Dans DYCE Project Billing, les tâches projet servent à enregistrer, planifier, saisir les temps et facturer tous les types de prestations.
Les tâches projet sont nécessaires dès que des collaborateurs doivent enregistrer leurs temps. C'est le cas aussi bien pour des tâches internes (par ex. formations, réunions internes, etc.) que pour des tâches externes (par ex. ateliers, formations, coachings, etc.).
En principe, la facturation des prestations peut également se faire via le traitement normal des commandes vente (documents vente). L'avantage du traitement via les tâches projet et les lignes de planification de projet est qu'il permet aussi de relier le temps passé aux prestations vendues. Les écritures comptables projet offrent ainsi une comparaison directe entre le temps passé (consommation) et le chiffre d'affaires qui en résulte.
Les tâches projet et les lignes de planification de projet peuvent être saisies manuellement ou créées via une commande vente (actions Créer tâches de projet de service et Gérer les tâches de projet via Traitement). Dans les deux cas, un décompte est comptabilisé pour le client lors de la facturation.
Les tâches projet et les lignes de planification de projet sont souvent créées manuellement lorsqu'une prestation doit être facturée rapidement à un client - sans effort administratif supplémentaire via un document vente. La création d'une tâche projet avec ses lignes de planification de projet est également le meilleur moyen d'enregistrer des prestations internes (non facturables) ou des dépenses d'avant-vente. Des explications complémentaires sur les tâches projet et les lignes de planification de projet figurent dans cette partie de la documentation DYCE.
Statut des tâches projet
Un Statut peut être attribué aux tâches projet. Il concerne principalement la possibilité d'enregistrer des temps pour une tâche projet donnée. Les options de statut suivantes sont possibles :
| Option | Signification |
|---|---|
| Ouvert | Pour une tâche projet ouverte, des temps peuvent être enregistrés, comptabilisés et facturés. Une commande vente associée ne peut pas être supprimée. Le statut est recalculé automatiquement à partir de toutes les lignes de planification de projet Budget de la tâche projet chaque fois que l'une d'elles est ajoutée, modifiée ou supprimée : il devient (ou reste) Ouvert dès qu'au moins une ligne de planification de projet Budget a un Type de facturation service Sur base du temps et matériel, Budget, Prix fixe ou Prestation additionnelle. |
| Enregistrement de temps verrouillé | Aucun temps ne peut plus être enregistré pour une tâche projet ayant ce statut. Elle peut cependant encore être comptabilisée et facturée. Une commande vente associée ne peut pas encore être supprimée. Le statut est recalculé de la même manière que pour Ouvert : il devient (ou reste) Enregistrement de temps verrouillé dès qu'aucune des lignes de planification de projet Budget de la tâche projet n'a un Type de facturation service Sur base du temps et matériel, Budget, Prix fixe ou Prestation additionnelle. |
| Clôturé | Pour une tâche projet clôturée, des temps ne peuvent plus être enregistrés, comptabilisés ni facturés. Une commande vente associée peut être supprimée. Ce statut ne peut être défini que si la ligne de planification de projet Budget est entièrement facturée. Les lignes de planification de projet Budget sont entièrement facturées si la quantité de la ligne de planification de projet Facturable est égale à la quantité des lignes de planification de projet Budget associées et si la ligne de planification de projet Facturable a été comptabilisée via des factures ou des avoirs. Les lignes de planification de projet facturables de quantité 0 n'ont pas à être comptabilisées dans des factures. |
Détails sur les lignes de planification de projet
Les lignes de planification de projet de type Budget servent à représenter les spécifications des prestations à réaliser. Les enregistrements de temps se rapportent toujours à ce type de ligne de planification de projet.
Lors de la comptabilisation des enregistrements de temps libérés, des lignes de planification de projet de type Facturable sont créées. Elles servent ensuite de base à la facturation. Le lien vers le document de comptabilisation correspondant est visible via les champs Type de document facturation, N° de facturation et N° ligne de facturation. Lors de la facturation, des écritures comptables projet sont créées. Il existe également un lien direct entre les écritures comptables projet et les lignes de planification de projet de type Facturable. En outre, une ligne de planification de projet ne peut jamais être liée qu'à une seule facture (comptabilisée).
Dans DYCE Project Billing, seuls les articles de facturation de service sont facturés directement. Les collaborateurs ou les ressources de type Personne enregistrent le temps passé sur une tâche et l'affectent à la ligne de planification de projet de type Budget correspondante.
DYCE Time Tracking est utilisé pour un enregistrement confortable des temps. L'application est décrite en détail dans la partie correspondante de la documentation DYCE.