Projets
Dans DYCE Project Billing, les projets servent à facturer les prestations. Pour que des prestations puissent être fournies et facturées, au moins un projet par client doit obligatoirement être créé dans Business Central.
Créer un nouveau projet
Pour créer un nouveau projet, une nouvelle fiche projet est créée et renseignée avec toutes les informations nécessaires au traitement ultérieur. Le moyen le plus simple de créer un projet consiste à passer par la liste des clients ou des contacts. L'action Projet (dans le groupe d'actions Nouveau document) sert à cet effet.
Comme chaque projet peut potentiellement être facturé, un client doit être défini dans le projet. Si un projet doit être créé à partir d'un contact, ce contact doit être lié à un client (via une relation d'affaires). Pour plus d'informations sur les contacts et les relations d'affaires, consultez cette partie de la documentation DYCE (qui appartient à DYCE IT-Business Toolkit).
Les données de base sont ainsi automatiquement reprises dans le nouveau projet. Un projet peut également être créé à l'aide de l'action Créer dans la recherche du champ N° de projet des fiches de documents de vente.
Si un projet est créé manuellement (action Créer dans la liste des projets), il faut au moins sélectionner explicitement le destinataire de la facture. Par ailleurs, les projets existants sont visibles dans la liste des clients et des contacts. Le récapitulatif Historique des ventes donneur d'ordre (vignette Projets) permet d'ouvrir directement un projet donné ou celui qui vient d'être créé.
Les projets peuvent en outre être ouverts via le tableau de bord, le menu de navigation ou la recherche globale (Alt+Q).
Structure de la fiche projet
Raccourci Général
Lors de la création d'un nouveau projet, une fiche projet vide s'ouvre d'abord. Il est recommandé d'utiliser une souche de numéros manuelle pour le N° de projet, car à de nombreux endroits seul le champ N° de projet est visible. Un nom parlant plutôt qu'un numéro séquentiel peut alors être avantageux. Si la fiche projet a été créée à partir de la liste des clients ou des contacts, les champs de données de base correspondants sont déjà renseignés. Les étapes suivantes sont nécessaires pour créer un projet :
- Si nécessaire, sélectionnez un client (dans le champ N° client de facturation).
- Saisissez une description plus détaillée du projet dans le champ Description.
- Classez le projet en sélectionnant un Type de projet.
- Le Chef de projet peut être indiqué dans le champ du même nom en sélectionnant l'un des utilisateurs disponibles dans le système. À partir de ce moment, le projet s'affiche automatiquement dans la partie Mes projets du tableau de bord de cet utilisateur.
- D'autres responsables peuvent en outre être saisis dans les champs Personne responsable et Code vendeur. Ils doivent avoir été créés au préalable en tant que ressource ou vendeur avec les informations requises. Ces deux champs sont facultatifs.
- Le groupe Enregistrement de temps à la fin du raccourci Général contient les paramètres des enregistrements de temps de ce projet :
- Dans le champ Code modèle Time & Travel, un code de modèle pour l'enregistrement des temps de ce projet peut être indiqué. Cette indication est facultative.
- Le champ Modèle de majoration détermine les majorations des enregistrements de temps effectués en dehors des heures de travail habituelles sur ce projet. Il est repris du client indiqué dans le champ N° client de facturation et peut être modifié manuellement. Les enregistrements de temps existants ne sont pas modifiés par un nouveau modèle de majoration.
- Le champ Code calendrier principal détermine, selon le paramètre Origine du calendrier principal du modèle de majoration, le calendrier utilisé pour identifier les jours fériés lors du calcul des majorations sur ce projet lorsque l'Origine du calendrier principal est définie sur À partir du projet. Il est prérempli à partir des Informations société lors de la création du projet et peut être modifié manuellement.
Le champ N° client de facturation ne peut être modifié pour un autre client que tant qu'aucun traitement ni aucune comptabilisation n'a eu lieu pour le projet.
Raccourci Facture et expédition
Le champ Ajouter la vue détaillée à la facture du groupe Vue détaillée permet d'ajouter automatiquement des détails à la facture lors de la facturation des prestations ou de l'impression d'une facture vente correspondante pour ce projet. La vue détaillée contient le détail des enregistrements de temps facturés et, le cas échéant, des temps accordés à titre gracieux. La valeur peut déjà être définie par défaut dans les modèles client et dans la fiche client. Les nouveaux projets reprennent alors la valeur du client indiqué dans le champ N° client de facturation. Elle peut toutefois être modifiée manuellement dans le projet si nécessaire.
Raccourci Tâches
Les lignes de la fiche projet représentent les différents composants du projet (Tâches projet). Elles affichent de manière cumulée, dans les colonnes correspondantes, les quantités et les valeurs ou les écritures comptables projet. Un clic sur un champ permet d'en afficher le détail.
Avec DYCE Project Billing, les tâches projet peuvent être créées manuellement ou à partir de commandes vente (actions Gérer les tâches de projet, Créer tâches de projet de service ou Créer autres tâches de projet dans Traitement). Des lignes de planification de projet de type Budget sont créées en même temps. Elles servent ensuite à l'affectation des enregistrements de temps et constituent ainsi un élément déterminant de la facturation des prestations. Les nouvelles tâches projet créées à partir d'une commande vente sont regroupées sur la base du numéro de commande. À cet effet, des lignes Début total et Fin total supplémentaires sont créées pour la première tâche projet. Les autres tâches projet issues de la même commande vente sont triées en conséquence.
Dans la version standard de Business Central, les t âches projet et les lignes de planification ne peuvent être créées que manuellement. Cela serait non seulement très peu pratique pour l'enregistrement des temps, mais les composants du projet ne seraient pas non plus liés au budget correspondant de la commande vente associée. DYCE Project Billing relie ces deux éléments.
Lors de la comptabilisation des enregistrements de temps, des lignes de planification de projet de type Facturable sont automatiquement créées. Elles servent de base à la facturation des prestations à l'étape suivante. Si une tâche projet est liée à une ligne vente (par exemple dans une commande vente), la comptabilisation des lignes de planification de projet Facturables s'effectue automatiquement lors de la facturation de la ligne de commande correspondante.
La description des tâches projet et des lignes de planification de projet générées à partir de la commande vente dépend des descriptions utilisées dans la ligne de commande, qui reposent elles-mêmes par défaut sur les articles utilisés.
L'affichage des tâches projet dans la fiche projet sert au contrôle et, si nécessaire, à la gestion des différentes lignes de planification de projet.
Des explications complémentaires sur les tâches projet et les lignes de planification de projet figurent dans cette partie de la documentation DYCE.
Raccourci Comptabilisation
- Le champ Statut indique le statut actuel du projet. Lors de la création d'un nouveau projet, le statut est toujours défini sur Ouvert. Il peut toutefois être modifié manuellement. Seuls les projets ouverts peuvent faire l'objet de comptabilisations.
Les options de statut suivantes sont possibles :
| Option | Signification |
|---|---|
| Planification | Le projet est en phase de planification. Aucune comptabilisation n'est possible au statut Planification. |
| Devis | Ce statut permet d'effectuer des calculs préliminaires. Aucune comptabilisation n'est possible. |
| Ouvert | Toutes les fonctions de pilotage du projet peuvent être utilisées et modifiées si nécessaire. Les comptabilisations ne sont possibles que dans cette phase. Les factures vente et les avoirs vente permettent de créer des factures et des avoirs client pour les différentes tâches projet. |
| Terminé | Les projets terminés ne peuvent plus faire l'objet de comptabilisations. La facturation n'est plus possible non plus. Cette étape clôture le projet. Les fonctions statistiques peuvent être utilisées à des fins de comparaison pour les projets terminés ou pour faciliter la planification de projets futurs. Les coûts réels d'un projet terminé peuvent être comparés aux montants planifiés. Ces informations sont utiles non seulement pour les comparaisons, mais aussi comme référence ou valeur par défaut pour les projets futurs. |
- Le Groupe comptabilisation projet détermine les écritures comptables générées lors de l'exécution du traitement par lots Valider TEC en comptabilité. Les TEC (travaux en cours) servent à rapprocher les charges et les produits. Le champ est repris des Paramètres projet lors de la création d'un projet.
- Dans Business Central, les TEC et la constatation des produits et des charges peuvent en principe être calculés de plusieurs manières. La distinction se fait par la sélection de la Méthode TEC du projet. Pour plus d'informations sur les méthodes TEC, consultez cette partie de la documentation Microsoft. Le champ est repris des Paramètres projet lors de la création d'un projet.
- La Méthode de comptabilisation TEC détermine si la méthode TEC s'applique par projet ou par écriture comptable projet. Avec la sélection Par projet, Business Central calcule les TEC à partir du total des coûts et des ventes TEC. Avec Par écriture comptable projet, Business Central utilise les valeurs cumulées des coûts et des ventes TEC. Le champ est repris des Paramètres projet lors de la création d'un projet.
- Le champ Autoriser lignes budget/facturables doit toujours être défini sur OUI pour les projets de DYCE Project Billing afin de créer une ligne de planification de type Budget et une de type Facturable. Sinon, la facturation des prestations n'est pas possible. Le champ est repris des Paramètres projet lors de la création d'un projet.
- Appliquer lien utilisation indique si les écritures comptables projet de type Consommation sont liées aux lignes de planification de projet. Le lien doit être activé chaque fois que les quantités et montants du travail restant doivent être suivis afin de visualiser le lien entre la planification des besoins, la consommation et les ventes. Le lien utilisation n'est utilisé que pour les lignes de planification de projet de type Budget. Ce champ est généralement déjà prédéfini sur OUI et ne doit normalement pas être modifié. Le champ est repris des Paramètres projet lors de la création d'un projet.
Raccourci Durée
Les champs Date début et Date fin permettent d'indiquer, à titre informatif, le début et la fin (prévue) du projet. Ces deux indications sont facultatives.
Copier un projet
Un projet peut être copié à l'aide de l'action standard de Business Central Copier le projet, et les tâches projet seules peuvent être copiées d'un projet à l'autre à l'aide des actions standard Copier tâches projet depuis / Copier tâches projet vers. DYCE Project Billing ajuste le résultat de ces trois actions afin que la copie parte d'un état propre et correct, et non d'un état qui reflète encore le projet source :
- Axes analytiques : lorsque Copier les axes analytiques est activé, les valeurs des axes analytiques Client et Projet ne sont pas copiées depuis la source. L'axe analytique Client du nouveau projet (et de ses tâches projet) est à la place redéterminé à partir du client de facturation du nouveau projet, et une nouvelle valeur d'axe analytique Projet est créée pour le nouveau projet, de la même manière que les deux sont déjà définis pour un projet nouvellement créé (voir Création auto. de la section analytique projet). Tous les autres axes analytiques sont toujours copiés tels quels. Lorsque Copier les axes analytiques est désactivé, les axes analytiques ne sont pas concernés par ce comportement.
- Références source : les tâches projet et les lignes de planification de projet copiées ne reprennent jamais la référence à la commande vente, à la facture vente ou à l'avoir vente d'origine : celles-ci appartiennent uniquement à l'enregistrement d'origine.
- Statut : le statut d'une tâche projet copiée n'est pas repris de la tâche source. Il est défini sur Ouvert si la tâche possède au moins une ligne de planification de projet Budget avec un type de facturation service, sinon sur Enregistrement de temps verrouillé, selon la même règle que celle appliquée lorsqu'une tâche projet est créée d'une autre manière (voir Statut des tâches projet).