Configuration générale

La libération et la comptabilisation des enregistrements de temps ne nécessitent pas de configuration utilisateur spécifique ; des autorisations appropriées suffisent. La comptabilisation nécessite que DYCE Project Billing soit activé (voir Activation des utilisateurs).

Paramètres projet

La page Paramètres projet permet de définir les paramètres et les valeurs par défaut pour la création et la gestion des projets et des prestations (par exemple les souches de numéros).

Les champs Unité de base pour Minute et Unité de base pour Heure servent à enregistrer les codes unité à utiliser pour les unités de temps respectives. Le système a besoin de ces informations pour pouvoir convertir les unités entre elles. Le champ Heures par jour permet d'indiquer le nombre d'heures par jour ouvré.

Le champ Création auto. de la section analytique projet détermine si le N° de projet est automatiquement créé comme nouvelle section analytique pour chaque nouveau projet. Celle-ci est alors immédiatement affectée au projet concerné. Les axes analytiques servent généralement à des fins d'analyse et sont transmis de l'enregistrement de base (ici : le projet) aux données de transaction associées. Pour plus d'informations sur le fonctionnement des axes analytiques, consultez cette partie de la documentation Microsoft. La valeur par défaut de ce paramètre est OUI. Pour utiliser cette fonctionnalité, le champ Code axe pour projet doit être renseigné dans le raccourci Axes analytiques des Paramètres comptabilité.

Le champ Tâche projet par ligne vente détermine la manière dont les lignes de planification de projet des articles de négoce (et non des prestations) sont regroupées en tâches projet, ainsi que la description utilisée pour créer ces tâches projet. Pour tous les articles de négoce, des tâches projet (et des lignes de planification de projet) sont créées lors de la livraison depuis la commande vente ou avec l'action Créer autres tâches de projet. Avec le paramètre par défaut Tâche projet par ligne vente=NON, une tâche projet est créée par Groupe compta. produit, avec la description du groupe comptabilisation produit. Si Tâche projet par ligne vente est défini sur OUI, une tâche projet est créée pour chaque ligne de commande vente qui n'est pas une prestation (type de facturation service vide dans l'article). La description de la ligne de commande vente est copiée dans la description de la tâche projet.

Les champs suivants servent à générer automatiquement les capacités ressource :

• Créer automatiquement les écritures de capacité ressource détermine si les capacités ressource sont créées automatiquement lors de l'application des valeurs par défaut de la ressource personne.
• Créer les écritures de capacité ressource à partir du indique la formule de date à partir de laquelle les capacités doivent être créées.
• Créer les écritures de capacité ressource jusqu'au indique la formule de date jusqu'à laquelle les capacités doivent être créées.

Les souches de numéros des projets, des enregistrements de temps et des déplacements déterminent le principe d'attribution des nouveaux numéros. Les souches de numéros à utiliser lors de la création de nouvelles entrées sont enregistrées ici. La recherche permet d'accéder aux souches de numéros afin de sélectionner le code approprié. Pour plus d'informations sur la configuration et le fonctionnement des souches de numéros, consultez cette partie de la documentation Microsoft.

Devise projet

Business Central place la devise d'un client dans le champ Code devise facture du projet, tandis qu'une commande vente ne comporte qu'un champ Code devise. Un projet ne peut être affecté à une commande vente ou à un devis vente que si les deux codes devise concordent : un projet avec une devise étrangère dans Code devise facture et une commande vente sans Code devise sont considérés comme divergents, même si les deux semblent à première vue "vides" pour la devise société. Si un projet ne peut pas être affecté en raison d'une divergence de devise, le message d'erreur indique les codes devise divergents, mentionne le paramètre Devise projet ci-dessous et renvoie directement au projet.

Le champ Devise projet (raccourci Général) détermine le champ devise que reçoit un projet d'un client en devise étrangère lors de la création du projet ou lors de la modification de son client facturé. Les clients en devise société ne sont pas concernés, quel que soit ce paramètre : les deux champs devise du projet restent vides.

Option	Comportement
Afficher la sélection (par défaut)	Une boîte de dialogue demande lequel des deux champs ci-dessous utiliser, chaque fois qu'un client en devise étrangère est saisi dans un nouveau projet.
Code devise facture	La devise du client est placée dans Code devise facture (comportement standard de Business Central) ; Code devise reste vide. Ne choisir cette option que si le projet est facturé directement, sans passer par une commande vente.
Code devise	La devise du client est placée dans Code devise ; Code devise facture reste vide. Choisir cette option si des commandes vente doivent être affectées au projet.

Validation par Work Order

Le champ Activer la validation par Work Order du raccourci Work Orders des paramètres projet détermine le niveau de détail avec lequel les enregistrements de temps sont suivis, libérés, comptabilisés et facturés lorsque des Work Orders sont utilisés. Lorsqu'il est activé, la quantité à facturer passe du niveau de la ligne de planification de projet à celui de chaque ligne Work Order, ce qui permet un contrôle budgétaire par Work Order et des lignes de facture plus détaillées.

Activation : ouvrir les Paramètres projet (recherche Alt+Q) → raccourci Work Orders → définir Activer la validation par Work Order sur Oui. Avant que la modification ne soit acceptée, deux contrôles sont effectués :

Contrôle de cohérence : vérifie qu'aucun Work Order ni aucun enregistrement de temps ne se trouve dans un état qui deviendrait incohérent. Si des problèmes sont détectés, la modification est bloquée par un message d'erreur indiquant les enregistrements concernés.

1. Aucun enregistrement de temps libéré : la libération d'enregistrements de temps renseigne la quantité à facturer dans les lignes de planification de projet ou les lignes Work Order. La réouverture d'un enregistrement de temps libéré avant la modification de Activer la validation par Work Order tenterait de mettre à jour la "mauvaise" quantité à facturer. Il convient donc de rouvrir ou de comptabiliser tous les enregistrements de temps avant de modifier Activer la validation par Work Order.
2. "La quantité à facturer doit être vide :" à titre de contrôle supplémentaire, la quantité à facturer doit être égale à 0 dans toutes les lignes de planification de projet budget et toutes les lignes Work Order, afin d'éviter des constellations de données incohérentes.

attention

Activer la validation par Work Order modifie le champ de quantité à facturer utilisé, aussi bien dans l'Aperçu de la facturation projet que dans Facturation projet (Approbation).

• Activer la validation par Work Order = Oui rend impossible la libération d'enregistrements de temps avec Work Order dans l'Aperçu de la facturation projet, car les lignes Work Order n'y sont pas affichées.
• Activer la validation par Work Order = Non rend impossible la libération d'enregistrements de temps sans Work Order dans Facturation projet (Approbation), car les lignes de planification de projet n'y sont pas affichées.

Le paramètre modifie le comportement à chaque étape du processus d'approbation et de facturation :

Lors de la libération :

Aspect	Sans validation par Work Order	Avec validation par Work Order
Quantité à facturer enregistrée sur	Ligne de planification de projet (Budget)	Ligne Work Order
Plafonnement (Budget et Prix fixe)	À la quantité de la ligne de planification de projet	À la quantité réservée par ligne Work Order (et à la quantité de la ligne de planification de projet)
Dépassement pour Sur base du temps et matériel	Augmente la quantité de la ligne de planification de projet	Augmente la quantité réservée et la quantité de la ligne de planification de projet

Lors de la comptabilisation et de la facturation :

Aspect	Sans validation par Work Order	Avec validation par Work Order
Ligne de planification de projet Facturable créée par	Ligne de planification de projet Budget	Ligne Work Order (combinaison Billing Work Order + ligne de planification de projet Budget)
N° Billing Work Order dans l'écriture comptable projet	Non enregistré	Enregistré
Granularité des lignes de facture — sans commande vente	Une ligne par ligne de planification de projet	Une ligne par ligne Work Order
Granularité des lignes de facture — avec commande vente	Une ligne par ligne de commande vente	Une ligne par ligne de commande vente

Affectation du budget selon le principe du premier arrivé, premier servi

Lorsque la validation par Work Order est activée et que plusieurs Work Orders partagent la même ligne de planification de projet (Budget) sans quantité réservée, le premier Work Order qui libère ses enregistrements de temps fixe sa quantité à facturer. Les Work Orders suivants se partagent le budget restant. Si la somme de toutes les quantités réservées des lignes Work Order dépasse la quantité de la ligne de planification de projet, les champs concernés sont mis en évidence en rouge sur la fiche Work Order à titre d'avertissement visuel.

Une quantité réservée sur une ligne Work Order donne à ce Work Order un accès exclusif à une partie précise du budget (par exemple pour une demande de modification à budget fixe). Pour les enveloppes ouvertes ou partagées, laisser la quantité réservée vide.

La validation par Work Order est surtout utile pour les projets qui utilisent des Work Orders Jira ou Azure DevOps, qui nécessitent un suivi budgétaire ou une granularité de facturation par Work Order, ou qui utilisent des quantités réservées. Elle n'a aucun effet sur les enregistrements de temps saisis directement sur des tâches projet sans Work Order.

Pour la description complète de la page d'approbation qui utilise ce paramètre, voir Facturation projet (Approbation).

Filtre date lors de la comptabilisation

Le champ Filtre date lors de la comptabilisation (raccourci Général des paramètres projet) détermine si la date Prendre en compte les enregistrements de temps jusqu'au des pages Aperçu de la facturation projet et Facturation projet (Approbation) limite également les enregistrements de temps libérés qui sont comptabilisés. La libération utilise toujours la date, quel que soit ce paramètre.

Cela permet par exemple de ne comptabiliser que les enregistrements de temps du mois précédent alors que les chefs de projet libèrent déjà des enregistrements de temps du mois en cours, ou de corriger une facture d'une période antérieure sans comptabiliser les enregistrements de temps libérés par la suite.

Les deux options se distinguent comme suit :

	Appliquer	Ignorer
Enregistrements de temps comptabilisés	Uniquement les enregistrements de temps libérés dont la Date service est antérieure ou égale à Prendre en compte les enregistrements de temps jusqu'au. Sans date, tous les enregistrements de temps libérés sont comptabilisés.	Tous les enregistrements de temps libérés, quelle que soit la date.
Valeur par défaut	Nouvelles installations	Installations existantes après la mise à jour, afin que leur comportement de comptabilisation reste inchangé
Quantité à facturer pour le type de facturation service Budget	Non modifiable ; calculée à partir des enregistrements de temps libérés, comme pour Sur base du temps et matériel	Modifiable
Comptabiliser la quantité à facturer (page Modifier les enregistrements de temps)	Uniquement pour Prix fixe	Pour Budget et Prix fixe
Quantité de la ligne de planification de projet (Facturable)	Sur base du temps et matériel et Budget : quantité comptabilisée à partir des enregistrements de temps, voir ci-dessous. Prix fixe : Quantité à facturer de la ligne de planification de projet (Budget) ou de la ligne Work Order	Quantité à facturer de la ligne de planification de projet (Budget) ou de la ligne Work Order

La modification du paramètre demande une confirmation, puis recalcule la Quantité à facturer de toutes les lignes de planification de projet (Budget) et, avec la validation par Work Order, des lignes Work Order ayant le type de facturation service Sur base du temps et matériel ou Budget, à partir de leurs enregistrements de temps libérés. Les lignes Prix fixe et les lignes de tâches projet clôturées ne sont pas recalculées.

Quantité comptabilisée par type de facturation service

Avec Appliquer, la quantité de la ligne de planification de projet (Facturable) est déterminée par type de facturation service. Sur base du temps et matériel et Budget utilisent les enregistrements de temps effectivement comptabilisés ; Prix fixe utilise la Quantité à facturer, comme avec Ignorer :

Type de facturation service	Quantité comptabilisée
Sur base du temps et matériel	Somme de la durée facturable des enregistrements de temps comptabilisés, arrondie selon Arrondi ligne de planification de projet (minutes) du modèle Time & Travel. La quantité de la ligne de planification de projet (Budget) et la quantité réservée d'une ligne Work Order sont augmentées si la quantité comptabilisée les dépasse.
Budget	Comme pour Sur base du temps et matériel, mais plafonnée par la quantité restante de la ligne de planification de projet (Budget) et, avec la validation par Work Order, par la quantité réservée de la ligne Work Order. Les quantités réservées par d'autres Work Orders ne sont pas utilisées.
Prix fixe	La Quantité à facturer de la ligne de planification de projet (Budget) ou de la ligne Work Order, et non la durée des enregistrements de temps.

Les enregistrements de temps sont totalisés par ligne de planification de projet (Budget) ou, avec la validation par Work Order, par ligne Work Order ; les enregistrements de temps sans Work Order sont totalisés par ligne de planification de projet (Budget). La quantité comptabilisée est ensuite déduite de la Quantité à facturer, qui ne devient jamais négative. Le reste correspond aux enregistrements de temps libérés qui n'ont pas été comptabilisés.

Limites

• Lignes facturables ouvertes de périodes antérieures : si une ligne de planification de projet (Facturable) a été créée mais pas encore facturée, les enregistrements de temps nouvellement comptabilisés y sont ajoutés, même si le filtre de date les sépare par période. Facturer les lignes de planification de projet (Facturable) existantes avant de comptabiliser la période suivante.
• Arrondi en cas de comptabilisations partielles : l'arrondi s'applique à la durée totale comptabilisée d'une ligne de planification de projet (Facturable), et non à chaque exécution de comptabilisation prise isolément. Chaque exécution ajoute la différence entre le total arrondi après et avant l'exécution, de sorte que plusieurs comptabilisations partielles ne sont pas chacune arrondies à la hausse. Par conséquent, la quantité d'une exécution donnée peut différer de sa propre durée arrondie. Avec Arrondi ligne de planification de projet (minutes) = 1, aucun arrondi n'est appliqué.

Suggestions de configuration de base

En pratique, des noms de projet parlants sont souvent préférés à une numérotation séquentielle. Si cela est souhaité, le champ N° manuels doit être défini sur OUI dans la souche de numéros.
Par ailleurs, pour améliorer la clarté d'ensemble, il convient d'envisager de rendre également parlants les noms des articles de facturation de prestations et des ressources. Des suggestions concrètes à ce sujet figurent dans les sections de données de base Article et Ressource de la documentation DYCE.

Modèles

Les modèles article et client contiennent des champs spécifiques à DYCE afin qu'ils puissent être facilement prédéfinis pour les nouveaux enregistrements de données de base.

Paramètres ventes

Le champ Imprimer bienveillance indique si les temps de geste commercial enregistrés sont imprimés dans l'aperçu détaillé des factures des commandes vente projet.
Le champ Imprimer heure début-fin concerne également l'aperçu détaillé des factures des commandes vente projet. Il contrôle l'impression de l'activité avec l'heure de début et de fin.

Le champ Unité pour impression article prix fixe permet d'enregistrer l'unité utilisée dans les documents imprimés pour les articles à prix fixe. L'unité enregistrée ici est utilisée dans les documents imprimés avec la quantité 1. Ainsi, les quantités réelles des articles à prix fixe peuvent être calculées en interne sans être visibles pour le client.

Des explications sur le champ Ins. autom. section analytique client figurent dans cette partie de la documentation DYCE.

Le champ Envoi par lot de documents détermine si les paramètres définis pour le client sont utilisés pour l'envoi par lot des documents validés ou si la boîte de dialogue standard s'affiche. Avec le paramètre par défaut Utiliser la configuration client, aucune boîte de dialogue ne s'affiche.

Bundles

Pour plus d'informations sur les paramètres et les valeurs par défaut des bundles, consultez cette partie de la documentation DYCE.

Compte de résultat par projet

Avertissement : fonctionnalité en préversion

Cette fonctionnalité n'ayant pas encore été évaluée de manière définitive sur la base de données productives, elle est considérée comme une préversion jusqu'à nouvel ordre. Cela signifie avant tout qu'elle doit être soigneusement testée avant d'être utilisée en production par le client.

Avant d'utiliser cette fonctionnalité, le champ Utiliser les comptes statistiques du raccourci Comptabilité analytique de la page Paramètres projet doit être activé. Une fois le champ activé, des écritures compte statistique sont créées et mises à jour lors de l'exécution de l'état Calculer les parts facturées proportionnellement. Pour enregistrer des écritures compte statistique, vérifier que la Feuille journal compte statistique est sélectionnée dans le même raccourci. Dans cette feuille, le traitement par lot Calculer les parts facturées proportionnellement crée des lignes et les comptabilise conformément aux spécifications (voir la section suivante).

Analyse par comptes statistiques

Outre l'activation (voir Utiliser les comptes statistiques), les comptes statistiques sur lesquels les valeurs doivent être enregistrées doivent être définis dans la matrice de ce raccourci. Elle se compose de cinq lignes et de quatre colonnes. Dans la première colonne, un Type de facturation issu des écritures comptables projet (voir aussi Motif de non-facturation) est défini pour chaque ligne. Les trois colonnes restantes se rapportent également aux écritures comptables projet et représentent chacune l'une des trois valeurs Coût total, Prix total et Facturé proportionnellement (montant facturé proportionnellement).
Les champs de la matrice servent à définir les comptes statistiques pour lesquels les écritures compte statistique sont enregistrées.

remarque

La matrice suivante est fixe ; il n'est pas possible d'ajouter ou de supprimer des lignes ou des colonnes.

Type de facturation	Coût total	Prix total	Facturé proportionnellement
Facturation	Compte statistique	Compte statistique	Compte statistique
Interne	Compte statistique	Compte statistique	Compte statistique
Geste commercial	Compte statistique	Compte statistique	Compte statistique
Garantie	Compte statistique	Compte statistique	Compte statistique
Contrat client	Compte statistique	Compte statistique	Compte statistique

États

Avec DYCE Project Billing, l'application DYCE Essentials est installée. Celle-ci comprend notamment des extensions du jeu de données des états standard suivants :

• Achats
  
  • Commande achat
    
  • Commande ouverte achat
    
• Ventes
  
  • Devis
    
  • Confirmation de commande
    
  • Commande ouverte vente
    
  • Expédition
    
  • Facture (y compris le détail des prestations de services (et souscriptions) facturées)
    
  • Avoir
    
  • Relance
    

En outre, une mise en page DYCE supplémentaire pour WORD et pour RDL est fournie pour chaque état.