Allgemeine Einrichtung

Für das Freigeben und Buchen von Zeiterfassungen ist keine spezielle Benutzereinrichtung erforderlich; entsprechende Berechtigungen genügen. Zum Buchen muss DYCE Project Billing aktiviert sein (siehe Freischaltung der Nutzer).

Einrichtung Projekte

In der Seite Einrichtung Projekte werden Einstellungen und Standardwerte zur Erstellung und Verwaltung von Projekten und Dienstleistungen (wie z.B. Nummernserien) vorgenommen.

In den Feldern Basiseinheitencode für Minute und Basiseinheitencode für Stunde werden die Einheitencodes hinterlegt, die für die jeweiligen Zeiteinheiten verwendet werden sollen. Das System benötigt diese Angaben, damit zwischen den Einheiten umgerechnet werden kann. Über Stunden pro Tag wird die Anzahl der Stunden pro Arbeitstag angegeben.

Das Feld Autom. Anlage Dimensionswert Projekt steuert, ob zu jedem neuen Projekt automatisch die Projektnummer als neuer Dimensionswert angelegt wird. Diese wird dem jeweiligen Projekt dann unmittelbar zugewiesen. Details zu der Funktionsweise von Dimensionen entnehmen Sie bitte diesem Teil der Microsoft Dokumentation. Der Standardwert für diese Einstellung ist JA. Zur Nutzung dieser Funktionalität muss in der Finanzbuchhaltung Einrichtung im Inforegister Dimensionen das Feld Dimensionscode für Projekt gefüllt sein.

Über das Feld Projektaufgabe je Verkaufszeile wird gesteuert, wie Projektplanzeilen für Handelsware (nicht Dienstleistungen) in Projektaufgaben zusammengefasst und mit welcher Beschreibung diese Projektaufgaben erstellt werden. Für Handelswaren werden bei Lieferung aus dem Auftrag oder mit der Aktion Sonstige Projektaufgaben anlegen Projektaufgaben (und Projektplanzeilen) erstellt. Mit der Standardeinstellung Beschreibung Projektaufgabe aus Verkaufszeile=NEIN wird eine Projektaufgabe je Produktbuchungsgruppe mit der Beschreibung der Produktbuchungsgruppe erstellt. Wenn Beschreibung Projektaufgabe aus Verkaufszeile auf JA geändert wird, wird für jede Auftragsposition, die keine Dienstleistung ist (Abrechnungsart im Artikel nicht gefüllt), eine Projektaufgabe erstellt. Die Beschreibung der Auftragszeile wird in die Beschreibung der Projektaufgabe übernommen.

Zur automatischen Erzeugung von Ressourcenkapazitäten diesen die folgenden Felder:

• Ressourcenkapazitätsposten automatisch erstellen legt fest, ob Ressourcenkapazitätsposten automatisch erstellt werden, wenn Personenressourcenvorgaben angewendet werden.
• Ressourcenkapazitätsposten erstellen ab gibt die Datumsformel an, ab wann Kapazitätsposten erstellt werden sollen.
• Ressourcenkapazitätsposten erstellen bis gibt die Datumsformel an, bis wann Kapazitätsposten erstellt werden sollen.

Die Nummernserien für Projekte, Zeiterfassungen und Reisen bestimmen, nach welchem Prinzip neue Nummern vergeben werden. Hier werden die Nummernserien hinterlegt, welche bei der Anlage neuer Einträge verwendet werden sollen. Über den Lookup gelangt man auf die Nummernserien, um den entsprechenden Code auszuwählen. Details zu der Einrichtung und Funktionsweise von Nummernserien entnehmen Sie bitte diesem Teil der Microsoft Dokumentation.

Projekt-Währung

Business Central übernimmt den Währungscode eines Debitors in das Feld Währungscode Rechnung des Projekts, während ein Verkaufsauftrag nur ein Feld Währungscode besitzt. Ein Projekt kann einem Verkaufsauftrag oder Verkaufsangebot nur zugeordnet werden, wenn die beiden Währungscodes übereinstimmen – ein Projekt mit einer Fremdwährung im Feld Währungscode Rechnung und ein Verkaufsauftrag ohne Währungscode gelten dabei als Abweichung, auch wenn beide auf den ersten Blick "leer" für die Hauswährung wirken. Kann ein Projekt wegen einer Währungsabweichung nicht zugeordnet werden, nennt die Fehlermeldung die abweichenden Währungscodes, verweist auf die Einstellung Projekt-Währung weiter unten und verlinkt direkt auf das Projekt.

Das Feld Projekt-Währung (Inforegister Allgemein) legt fest, welches Währungsfeld eines Projekts den Währungscode eines Debitors mit Fremdwährung erhält, wenn das Projekt angelegt oder sein Rechnungsdebitor geändert wird. Debitoren mit Mandantenwährung sind von dieser Einstellung nicht betroffen – beide Währungsfelder des Projekts bleiben dann leer.

Option	Verhalten
Auswahl anzeigen (Standard)	Bei jeder Eingabe eines Debitors mit Fremdwährung auf einem neuen Projekt wird abgefragt, welches der beiden unten genannten Felder verwendet werden soll.
Währungscode Rechnung	Der Währungscode des Debitors wird in Währungscode Rechnung eingetragen (BC-Standardverhalten); Währungscode bleibt leer. Diese Option eignet sich nur, wenn das Projekt direkt fakturiert wird, ohne über einen Verkaufsauftrag zu laufen.
Währungscode	Der Währungscode des Debitors wird in Währungscode eingetragen; Währungscode Rechnung bleibt leer. Diese Option eignet sich, wenn dem Projekt Verkaufsaufträge zugeordnet werden sollen.

Work Order Buchung

Das Feld Work Order Buchung aktivieren im Inforegister Work Orders der Einrichtung Projekte steuert, wie detailliert Zeiterfassungen nachverfolgt, freigegeben, gebucht und fakturiert werden, wenn Work Orders verwendet werden. Wenn aktiviert, verschiebt sich die Zu fakturierende Menge von der Ebene der Projektplanzeile nach unten auf die einzelne Work Order-Zeile, was eine Work Order-bezogene Budgetkontrolle und detailliertere Rechnungszeilen ermöglicht.

Aktivierung: Einrichtung Projekte (Suche Alt+Q) öffnen → Inforegister Work Orders → Work Order Buchung aktivieren auf Ja setzen. Bevor die Änderung akzeptiert wird, laufen zwei Prüfungen:

Konsistenzprüfung: Überprüft, ob keine Work Orders oder Zeiterfassungen einen Zustand aufweisen, der inkonsistent werden würde. Werden Probleme festgestellt, wird die Änderung mit einem Fehler blockiert, der die betroffenen Datensätze benennt.

1. Keine freigegebenen Zeiterfassungen: Das Freigeben von Zeiterfassungen setzt die Zu fakturierende Menge in den Projektplanzeilen / Work Order-Zeilen. Das erneute Öffnen einer Zeiterfassung, die vor der Änderung von Work Order Buchung aktivieren freigegeben wurde, würde versuchen, die „falsche" Zu fakturierende Menge zu aktualisieren. Alle Zeiterfassungen müssen erneut geöffnet oder gebucht werden, bevor Work Order Buchung aktivieren geändert wird.
2. „Zu fakturierende Menge muss leer sein": Als zusätzliche Prüfung muss die Zu fakturierende Menge in allen Projektplanzeilen Budget und Work Order-Zeilen 0 betragen, um inkonsistente Datenzustände zu vermeiden.

warnung

Work Order Buchung aktivieren ändert das Feld Zu fakturierende Menge, das verwendet wird – sowohl in der Projektabrechnung als auch in der Projektabrechnung (Freigabe).

• Work Order Buchung aktivieren = Ja macht das Freigeben von Zeiterfassungen mit Work Order in der Projektabrechnung unpraktikabel, da Work Order-Zeilen dort nicht angezeigt werden.
• Work Order Buchung aktivieren = Nein macht das Freigeben von Zeiterfassungen ohne Work Order in der Projektabrechnung (Freigabe) unpraktikabel, da Projektplanzeilen dort nicht angezeigt werden.

Die Einstellung ändert das Verhalten bei jedem Schritt des Freigabe- und Fakturierungsprozesses:

Bei der Freigabe:

Aspekt	Ohne Work Order Buchung	Mit Work Order Buchung
Zu fakturierende Menge gespeichert auf	Projektplanzeile (Budget)	Work Order-Zeile
Deckelung (Budget und Festpreis)	Bei der Menge der Projektplanzeile	Bei der Reservierten Menge pro Work Order-Zeile (und der Menge der Projektplanzeile)
Überbuchung bei Nach Aufwand	Erhöht die Menge der Projektplanzeile	Erhöht die Reservierte Menge und die Menge der Projektplanzeile

Beim Buchen und Fakturieren:

Aspekt	Ohne Work Order Buchung	Mit Work Order Buchung
Projektplanzeile Fakturierbar erstellt pro	Projektplanzeile Budget	Work Order-Zeile (Kombination aus Work Order Abrechnung und Projektplanzeile Budget)
Work Order Abrechnung-Nummer im Projektposten	Nicht gespeichert	Gespeichert
Rechnungszeilen-Granularität – ohne Verkaufsauftrag	Eine Zeile pro Projektplanzeile	Eine Zeile pro Work Order-Zeile
Rechnungszeilen-Granularität – mit Verkaufsauftrag	Eine Zeile pro Verkaufsauftragszeile	Eine Zeile pro Verkaufsauftragszeile

Budgetzuteilung nach Reihenfolge der Freigabe

Wenn Work Order Buchung aktiviert ist und mehrere Work Orders dieselbe Projektplanzeile (Budget) ohne Reservierte Menge teilen, sichert sich das erste Work Order, das seine Zeiterfassungen freigibt, seine Zu fakturierende Menge. Nachfolgende Work Orders konkurrieren um das verbleibende Budget. Übersteigt die Summe aller Reservierten Mengen über Work Order-Zeilen die Menge der Projektplanzeile, werden die betroffenen Felder auf der Work Order-Karte rot hervorgehoben.

Eine Reservierte Menge in einer Work Order-Zeile gibt diesem Work Order exklusiven Zugriff auf einen bestimmten Budgetanteil (z. B. eine Änderungsanforderung mit Festbudget). Für offene oder geteilte Budgets bleibt die Reservierte Menge leer.

Work Order Buchung ist besonders nützlich für Projekte, die Work Orders aus Jira oder Azure DevOps verwenden, eine Work Order-bezogene Budgetverfolgung oder Rechnungsgranularität benötigen oder Reservierte Mengen einsetzen. Für Zeiterfassungen, die direkt auf Projektaufgaben ohne Work Order erfasst werden, hat die Einstellung keine Auswirkung.

Die vollständige Beschreibung der Freigabeseite, die diese Einstellung verwendet, finden Sie unter Projektabrechnung (Freigabe).

Datumsfilter beim Buchen

Das Feld Datumsfilter beim Buchen (Inforegister Allgemein in der Einrichtung Projekte) steuert, ob das Datum in Zeiterfassungen berücksichtigen bis auf den Seiten Projektabrechnung und Projektabrechnung (Freigabe) auch festlegt, welche freigegebenen Zeiterfassungen gebucht werden. Beim Freigeben wird das Datum unabhängig von dieser Einstellung immer berücksichtigt.

So lassen sich zum Beispiel nur die Zeiterfassungen des Vormonats buchen, während Projektleiter bereits Zeiterfassungen des laufenden Monats freigeben, oder eine Rechnung einer früheren Periode korrigieren, ohne danach freigegebene Zeiterfassungen mitzubuchen.

Die beiden Optionen unterscheiden sich wie folgt:

	Anwenden	Ignorieren
Gebuchte Zeiterfassungen	Nur freigegebene Zeiterfassungen mit einem Leistungsdatum bis einschließlich Zeiterfassungen berücksichtigen bis. Ohne Datum werden alle freigegebenen Zeiterfassungen gebucht.	Alle freigegebenen Zeiterfassungen, unabhängig vom Datum.
Standard	Neuinstallationen	Bestehende Installationen nach dem Update, sodass deren Buchungsverhalten unverändert bleibt
Menge zu fakturieren bei Abrechnungsart Budget	Nicht editierbar; wird wie bei Nach Aufwand aus den freigegebenen Zeiterfassungen berechnet	Editierbar
Menge zu fakturieren buchen (Seite Zeiterfassungen bearbeiten)	Nur für Festpreis	Für Budget und Festpreis
Menge der Projektplanzeile (Fakturierbar)	Nach Aufwand und Budget: aus den Zeiterfassungen gebuchte Menge, siehe unten. Festpreis: Menge zu fakturieren der Projektplanzeile (Budget) bzw. Work Order Zeile	Menge zu fakturieren der Projektplanzeile (Budget) bzw. Work Order Zeile

Eine Änderung der Einstellung muss bestätigt werden. Anschließend wird die Menge zu fakturieren aller Projektplanzeilen (Budget) und – mit Work Order Buchung – Work Order Zeilen mit Abrechnungsart Nach Aufwand oder Budget aus ihren freigegebenen Zeiterfassungen neu berechnet. Zeilen mit Festpreis und Zeilen geschlossener Projektaufgaben werden nicht neu berechnet.

Gebuchte Menge je Abrechnungsart

Mit Anwenden wird die Menge der Projektplanzeile (Fakturierbar) je Abrechnungsart ermittelt. Nach Aufwand und Budget verwenden die tatsächlich gebuchten Zeiterfassungen; Festpreis verwendet wie bei Ignorieren die Menge zu fakturieren:

Abrechnungsart	Gebuchte Menge
Nach Aufwand	Summe der berechenbaren Dauer der gebuchten Zeiterfassungen, gerundet mit Rundung Projektplanzeile (Minute) aus dem Time & Travel Model. Überschreitet die gebuchte Menge die Menge der Projektplanzeile (Budget) oder die Reservierte Menge der Work Order Zeile, werden diese erhöht.
Budget	Wie bei Nach Aufwand, aber begrenzt durch die Restmenge der Projektplanzeile (Budget) und – bei Work Order Buchung – durch die Reservierte Menge der Work Order Zeile. Von anderen Work Orders reservierte Mengen werden nicht verwendet.
Festpreis	Die Menge zu fakturieren der Projektplanzeile (Budget) bzw. Work Order Zeile, nicht die Dauer der Zeiterfassungen.

Die Zeiterfassungen werden je Projektplanzeile (Budget) summiert, bei Work Order Buchung je Work Order Zeile; Zeiterfassungen ohne Work Order werden je Projektplanzeile (Budget) summiert. Die gebuchte Menge wird anschließend von der Menge zu fakturieren abgezogen, die dabei nie negativ wird. Der Rest entfällt auf die freigegebenen, nicht gebuchten Zeiterfassungen.

Einschränkungen

• Offene fakturierbare Zeilen aus früheren Perioden: Wurde eine Projektplanzeile (Fakturierbar) erstellt, aber noch nicht fakturiert, werden neu gebuchte Zeiterfassungen ihr hinzugefügt – auch wenn der Datumsfilter sie nach Perioden trennt. Bestehende Projektplanzeilen (Fakturierbar) sollten daher fakturiert werden, bevor die nächste Periode gebucht wird.
• Rundung bei Teilbuchungen: Die Rundung wird auf die gesamte gebuchte Dauer einer Projektplanzeile (Fakturierbar) angewendet, nicht auf jeden Buchungslauf einzeln. Jeder Lauf fügt die Differenz zwischen der gerundeten Summe nach und vor dem Lauf hinzu, sodass mehrere Teilbuchungen nicht jeweils aufrunden. Dadurch kann die Menge eines einzelnen Laufs von seiner eigenen gerundeten Dauer abweichen. Bei Rundung Projektplanzeile (Minute) = 1 wird nicht gerundet.

Vorschläge für grundlegende Einrichtungen

In der Praxis werden oft sprechende Projektnamen gegenüber einer durchlaufenden Nummerierung bevorzugt. Ist dies gewünscht, muss in der Nummernserie das Feld Manuelle Nr. auf JA gesetzt werden.
Darüber hinaus sollte zur Verbesserung der allgemeinen Übersichtlichkeit überlegt werden, die Bezeichnung für Dienstleistungsartikel und Ressourcen ebenfalls sprechend zu gestalten. Konkrete Vorschläge hierfür sind in den Stammdaten-Abschnitten Artikel und Ressourcen der DYCE Dokumentation zu finden.

Vorlagen

Die Artikel- und Debitorenvorlagen enthalten DYCE-spezifische Felder, so dass diese einfach für neue Stammdatensätze vorbelegt werden können.

Einrichtung Debitoren und Verkauf

Das Feld Kulanz drucken gibt an, ob in der Detailübersicht zur Projektauftragsrechnung die erfassten Kulanzzeiten ausgegeben werden.
Auch das Feld Start- und Endzeit drucken hat Einfluss auf die Detailübersicht zur Projektauftragsrechnung. Hiermit wird die Ausgabe der Tätigkeit inkl. Start- und Endzeit gesteuert.

Im Feld Einheit für Druck Festpreisartikel kann die Einheit hinterlegt werden, die in den Druckbelegen für Festpreis-Artikel verwendet wird. Die hier hinterlegte Einheit wird in den Druckbelegen zusammen mit der Menge 1 verwendet. So wird erreicht, dass für Festpreis-Positionen intern mit den tatsächlichen Mengen gerechnet werden kan, diese aber nicht für den Kunden ersichtlich sind.

Erläuterungen zu dem Feld Autom. Anlage Dimensionswert Debitor finden Sie in diesem Teil der DYCE Dokumentation.

Über Stapelversand Belege wird gesteuert, ob beim Stapelversand von gebuchten Belegen die am Debitor hinterlegten Einstellungen verwendet werden oder der Standard-Dialog angezeigt wird. Für die Standard-Einstellung Einrichtung pro Debitor verwenden wird kein Dialog angezeigt.

Bundles

Details zu den Einstellungen und Vorgaben für Bundles entnehmen Sie bitte diesem Teil der DYCE Dokumentation.

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) für einzelne Projekte

Disclaimer: Feature in Preview

Da für dieses Feature noch die abschließende Beurteilung anhand von Produktivdaten aussteht, wird es bis aus Weiteres als Preview behandelt. Das bedeutet in erster Linie, dass es vor einer produktiven Verwendung durch den Kunden sorgfältig getestet werden sollte.

Um diese Funktion nutzen können, muss das Feld Statistische Konten verwenden in dem Inforegister Kostenrechnung auf der Seite Einrichtung Projekte aktiviert werden. Anschließend werden Statistikposten erstellt und aktualisiert, immer wenn der Stapelreport Fakturierte Anteile berechnen ausgeführt wird. Um Statistikposten zu erstellen, muss ein Buch.-Blattname Statistisches Konto auf derselben Registerkarte ausgewählt sein. In diesem Buchblatt werden durch den Stapelreport Fakturierte Anteile berechnen Zeilen erstellt und anhand der Vorgaben (s. nächster Abschnitt) gebucht.

Analyse nach Statistikkonten

Zusätzlich zu der Aktivierung (s. Statistische Konten verwenden) müssen in der Matrix in diesem Inforegister die Statistischen Konten definiert werden, auf die die Werte gebucht werden sollen. Sie besteht aus fünf Zeilen und vier Spalten. In der ersten Spalte wird je Zeile eine Berechnungsart aus den Projektposten (s. auch Grund für Nichtberechnung) eingestellt. Die drei übrigen Spalten beziehen sich ebenfalls auf die Projektposten und stehen jeweils für die drei verschiedenen Werte Einstandspreis, Verkaufspreis und Anteilig berechnet (Anteilig fakturierter Betrag).
Mithilfe der Matrixfelder werden die Statistischen Konten festgelegt, für die die Statistikposten registriert werden.

Feste Matrix

Die nachfolgende Matrix ist fest definiert. Daher ist es nicht möglich, Zeilen oder Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen.

Berechnungsart	Einstandspreis	Verkaufspreis	Anteilig berechnet
Fakturierung	Statistisches Konto	Statistisches Konto	Statistisches Konto
Intern	Statistisches Konto	Statistisches Konto	Statistisches Konto
Kulanz	Statistisches Konto	Statistisches Konto	Statistisches Konto
Garantie	Statistisches Konto	Statistisches Konto	Statistisches Konto
Debitorenvertrag	Statistisches Konto	Statistisches Konto	Statistisches Konto

Berichte

Zusammen mit DYCE Project Billing wird die App DYCE Essentials installiert. Die App enthält u.a. Erweiterungen am Dataset der folgenden Standard-Reports:

• Einkauf
  
  • Bestellung
    
  • Rahmenbestellung
    
• Verkauf
  
  • Angebot
    
  • Auftragsbestätigung
    
  • Rahmenauftrag
    
  • Lieferschein
    
  • Rechnung (inkl. Details zu den in Rechnung gestellten Dienstleistungen (und Abonnements))
    
  • Gutschrift
    
  • Mahnung
    

Darüber hinaus werden je Report zwei zusätzliche Berichtslayouts für WORD und für RDL mitgeliefert.