Allgemeine Einrichtung

Für die Freigabe von Zeiterfassungen und deren anschließender Buchung muss in der Benutzer Einrichtung über das Feld Verwendet DYCE Projektabrechnung angegeben werden, welche Anwender die Projektabrechnung verwenden können. (siehe Freischaltung der Nutzer)

Einrichtung Projekte

In der Seite Einrichtung Projekte werden Einstellungen und Standardwerte zur Erstellung und Verwaltung von Projekten und Dienstleistungen (wie z.B. Nummernserien) vorgenommen.

In den Feldern Basiseinheitencode für Minute und Basiseinheitencode für Stunde werden die Einheitencodes hinterlegt, die für die jeweiligen Zeiteinheiten verwendet werden sollen. Das System benötigt diese Angaben, damit zwischen den Einheiten umgerechnet werden kann. Über Stunden pro Tag wird die Anzahl der Stunden pro Arbeitstag angegeben.

Das Feld Autom. Anlage Dimensionswert Projekt steuert, ob zu jedem neuen Projekt automatisch die Projektnummer als neuer Dimensionswert angelegt wird. Diese wird dem jeweiligen Projekt dann unmittelbar zugewiesen. Details zu der Funktionsweise von Dimensionen entnehmen Sie bitte diesem Teil der Microsoft Dokumentation. Der Standardwert für diese Einstellung ist JA. Zur Nutzung dieser Funktionalität muss in der Finanzbuchhaltung Einrichtung im Inforegister Dimensionen das Feld Dimensionscode für Projekt gefüllt sein.

Über das Feld Beschreibung Projektaufgabe aus Verkaufszeile wird gesteuert, wie Projektplanzeilen für Handelsware (nicht Dienstleistungen) in Projektaufgaben zusammengefasst und mit welcher Beschreibung diese Projektaufgaben erstellt werden. Für Handelswaren werden bei Lieferung aus dem Auftrag oder mit der Aktion Sonstige Projektaufgaben anlegen Projektaufgaben (und Projektplanzeilen) erstellt. Mit der Standardeinstellung Beschreibung Projektaufgabe aus Verkaufszeile=NEIN wird eine Projektaufgabe je Produktbuchungsgruppe mit der Beschreibung der Produktbuchungsgruppe erstellt. Wenn Beschreibung Projektaufgabe aus Verkaufszeile auf JA geändert wird, wird für jede Auftragsposition, die keine Dienstleistung ist (Abrechnungsart im Artikel nicht gefüllt), eine Projektaufgabe erstellt. Die Beschreibung der Auftragszeile wird in die Beschreibung der Projektaufgabe übernommen.

Zur automatischen Erzeugung von Ressourcenkapazitäten diesen die folgenden Felder:

• Ressourcenkapazitätsposten automatisch erstellen legt fest, ob Ressourcenkapazitätsposten automatisch erstellt werden, wenn Personenressourcenvorgaben angewendet werden.
• Ressourcenkapazitätsposten erstellen ab gibt die Datumsformel an, ab wann Kapazitätsposten erstellt werden sollen.
• Ressourcenkapazitätsposten erstellen bis gibt die Datumsformel an, bis wann Kapazitätsposten erstellt werden sollen.

Die Nummernserien für Projekte, Zeiterfassungen und Reisen bestimmen, nach welchem Prinzip neue Nummern vergeben werden. Hier werden die Nummernserien hinterlegt, welche bei der Anlage neuer Einträge verwendet werden sollen. Über den Lookup gelangt man auf die Nummernserien, um den entsprechenden Code auszuwählen. Details zu der Einrichtung und Funktionsweise von Nummernserien entnehmen Sie bitte diesem Teil der Microsoft Dokumentation.

Work Order Buchung

Das Feld Work Order Buchung verwenden im Inforegister Work Orders der Einrichtung Projekte steuert, wie detailliert Zeiterfassungen nachverfolgt, freigegeben, gebucht und fakturiert werden, wenn Work Orders verwendet werden. Wenn aktiviert, verschiebt sich die Zu fakturierende Menge von der Ebene der Projektplanzeile nach unten auf die einzelne Work Order-Zeile, was eine Work Order-bezogene Budgetkontrolle und detailliertere Rechnungszeilen ermöglicht.

Aktivierung: Öffnen Sie Einrichtung Projekte (Suche Alt+Q) → Inforegister Work Orders → setzen Sie Work Order Buchung verwenden auf Ja. Bevor die Änderung akzeptiert wird, laufen zwei Prüfungen:

Konsistenzprüfung: Überprüft, ob keine Work Orders oder Zeiterfassungen einen Zustand aufweisen, der inkonsistent werden würde. Werden Probleme festgestellt, wird die Änderung mit einem Fehler blockiert, der die betroffenen Datensätze benennt.

1. Keine freigegebenen Zeiterfassungen: Das Freigeben von Zeiterfassungen setzt die Zu fakturierende Menge in den Projektplanzeilen / Work Order-Zeilen. Das erneute Öffnen einer Zeiterfassung, die vor der Änderung von Work Order Buchung verwenden freigegeben wurde, würde versuchen, die „falsche" Zu fakturierende Menge zu aktualisieren. Öffnen Sie alle Zeiterfassungen erneut oder buchen Sie sie, bevor Sie Work Order Buchung verwenden ändern.
2. „Zu fakturierende Menge muss leer sein": Als zusätzliche Prüfung muss die Zu fakturierende Menge in allen Projektplanzeilen Budget und Work Order-Zeilen 0 betragen, um inkonsistente Datenzustände zu vermeiden.

warnung

Work Order Buchung verwenden ändert das Feld Zu fakturierende Menge, das verwendet wird – sowohl in der Projektabrechnung als auch in der Projektabrechnung (Freigabe).

• Work Order Buchung verwenden = Ja macht das Freigeben von Zeiterfassungen mit Work Order in der Projektabrechnung unpraktikabel, da Work Order-Zeilen dort nicht angezeigt werden.
• Work Order Buchung verwenden = Nein macht das Freigeben von Zeiterfassungen ohne Work Order in der Projektabrechnung (Freigabe) unpraktikabel, da Projektplanzeilen dort nicht angezeigt werden.

Die Einstellung ändert das Verhalten bei jedem Schritt des Freigabe- und Fakturierungsprozesses:

Bei der Freigabe:

Aspekt	Ohne Work Order Buchung	Mit Work Order Buchung
Zu fakturierende Menge gespeichert auf	Projektplanzeile (Budget)	Work Order-Zeile
Deckelung (Budget und Festpreis)	Bei der Menge der Projektplanzeile	Bei der Reservierten Menge pro Work Order-Zeile (und der Menge der Projektplanzeile)
Überbuchung bei Nach Aufwand	Erhöht die Menge der Projektplanzeile	Erhöht die Reservierte Menge und die Menge der Projektplanzeile

Beim Buchen und Fakturieren:

Aspekt	Ohne Work Order Buchung	Mit Work Order Buchung
Projektplanzeile Fakturierbar erstellt pro	Projektplanzeile Budget	Work Order-Zeile (Kombination aus Work Order Abrechnung und Projektplanzeile Budget)
Work Order Abrechnung-Nummer im Projektposten	Nicht gespeichert	Gespeichert
Rechnungszeilen-Granularität – ohne Verkaufsauftrag	Eine Zeile pro Projektplanzeile	Eine Zeile pro Work Order-Zeile
Rechnungszeilen-Granularität – mit Verkaufsauftrag	Eine Zeile pro Verkaufsauftragszeile	Eine Zeile pro Verkaufsauftragszeile

Budgetzuteilung nach Reihenfolge der Freigabe

Wenn Work Order Buchung aktiviert ist und mehrere Work Orders dieselbe Projektplanzeile (Budget) ohne Reservierte Menge teilen, sichert sich das erste Work Order, das seine Zeiterfassungen freigibt, seine Zu fakturierende Menge. Nachfolgende Work Orders konkurrieren um das verbleibende Budget. Übersteigt die Summe aller Reservierten Mengen über Work Order-Zeilen die Menge der Projektplanzeile, werden die betroffenen Felder auf der Work Order-Karte rot hervorgehoben.

Verwenden Sie eine Reservierte Menge in einer Work Order-Zeile, um diesem Work Order exklusiven Zugriff auf einen bestimmten Budgetanteil zu geben (z. B. eine Änderungsanforderung mit Festbudget). Lassen Sie die Reservierte Menge für offene oder geteilte Budgets leer.

Work Order Buchung ist besonders nützlich für Projekte, die Work Orders aus Jira oder Azure DevOps verwenden, eine Work Order-bezogene Budgetverfolgung oder Rechnungsgranularität benötigen oder Reservierte Mengen einsetzen. Für Zeiterfassungen, die direkt auf Projektaufgaben ohne Work Order erfasst werden, hat die Einstellung keine Auswirkung.

Die vollständige Beschreibung der Freigabeseite, die diese Einstellung verwendet, finden Sie unter Projektabrechnung (Freigabe).

Vorschläge für grundlegende Einrichtungen

In der Praxis werden oft sprechende Projektnamen gegenüber einer durchlaufenden Nummerierung bevorzugt. Ist dies gewünscht, muss in der Nummernserie das Feld Manuelle Nr. auf JA gesetzt werden.
Darüber hinaus sollte zur Verbesserung der allgemeinen Übersichtlichkeit überlegt werden, die Bezeichnung für Dienstleistungsartikel und Ressourcen ebenfalls sprechend zu gestalten. Konkrete Vorschläge hierfür sind in den Stammdaten-Abschnitten Artikel und Ressourcen der DYCE Dokumentation zu finden.

Vorlagen

Die Artikel- und Debitorenvorlagen enthalten DYCE-spezifische Felder, so dass diese einfach für neue Stammdatensätze vorbelegt werden können.

Einrichtung Debitoren und Verkauf

Das Feld Kulanz drucken gibt an, ob in der Detailübersicht zur Projektauftragsrechnung die erfassten Kulanzzeiten ausgegeben werden.
Auch das Feld Start- und Endzeit drucken hat Einfluss auf die Detailübersicht zur Projektauftragsrechnung. Hiermit wird die Ausgabe der Tätigkeit inkl. Start- und Endzeit gesteuert.

Im Feld Einheit für Druck Festpreisartikel kann die Einheit hinterlegt werden, die in den Druckbelegen für Festpreis-Artikel verwendet wird. Die hier hinterlegte Einheit wird in den Druckbelegen zusammen mit der Menge 1 verwendet. So wird erreicht, dass für Festpreis-Positionen intern mit den tatsächlichen Mengen gerechnet werden kan, diese aber nicht für den Kunden ersichtlich sind.

Erläuterungen zu dem Feld Autom. Anlage Dimensionswert Debitor finden Sie in diesem Teil der DYCE Dokumentation.

Über Stapelversand Belege wird gesteuert, ob beim Stapelversand von gebuchten Belegen die am Debitor hinterlegten Einstellungen verwendet werden oder der Standard-Dialog angezeigt wird. Für die Standard-Einstellung Einrichtung pro Debitor verwenden wird kein Dialog angezeigt.

Bundles

Details zu den Einstellungen und Vorgaben für Bundles entnehmen Sie bitte diesem Teil der DYCE Dokumentation.

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) für einzelne Projekte

Disclaimer: Feature in Preview

Da für dieses Feature noch die abschließende Beurteilung anhand von Produktivdaten aussteht, wird es bis aus Weiteres als Preview behandelt. Das bedeutet in erster Linie, dass es vor einer produktiven Verwendung durch den Kunden sorgfältig getestet werden sollte.

Um diese Funktion nutzen können, muss das Feld Statistische Konten verwenden in dem Inforegister Kostenrechnung auf der Seite Einrichtung Projekte aktiviert werden. Anschließend werden Statistikposten erstellt und aktualisiert, immer wenn der Stapelreport Fakturierte Anteile berechnen ausgeführt wird. Um Statistikposten zu erstellen, muss ein Buch.-Blattname Statistisches Konto auf derselben Registerkarte ausgewählt sein. In diesem Buchblatt werden durch den Stapelreport Fakturierte Anteile berechnen Zeilen erstellt und anhand der Vorgaben (s. nächster Abschnitt) gebucht.

Analyse nach Statistikkonten

Zusätzlich zu der Aktivierung (s. Statistische Konten verwenden) müssen in der Matrix in diesem Inforegister die Statistischen Konten definiert werden, auf die die Werte gebucht werden sollen. Sie besteht aus vier Zeilen und vier Spalten. In der ersten Spalte wird je Zeile eine Berechnungsart aus den Projektposten (s. auch Grund für Nichtberechnung) eingestellt. Die drei übrigen Spalten beziehen sich ebenfalls auf die Projektposten und stehen jeweils für die drei verschiedenen Werte Einstandspreis, Verkaufspreis und Anteilig berechnet (Anteilig fakturierter Betrag).
Mithilfe der Matrixfelder werden die Statistischen Konten festgelegt, für die die Statistikposten registriert werden.

Feste Matrix

Die nachfolgende Matrix ist fest definiert. Daher ist es nicht möglich, Zeilen oder Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen.

Berechnungsart	Einstandspreis	Verkaufspreis	Anteilig berechnet
Fakturierung	Statistisches Konto	Statistisches Konto	Statistisches Konto
Intern	Statistisches Konto	Statistisches Konto	Statistisches Konto
Kulanz	Statistisches Konto	Statistisches Konto	Statistisches Konto
Garantie	Statistisches Konto	Statistisches Konto	Statistisches Konto

Berichte

Zusammen mit DYCE Project Billing wird die App DYCE Essentials installiert. Die App enthält u.a. Erweiterungen am Dataset der folgenden Standard-Reports:

• Einkauf
  
  • Bestellung
    
  • Rahmenbestellung
    
• Verkauf
  
  • Angebot
    
  • Auftragsbestätigung
    
  • Rahmenauftrag
    
  • Lieferschein
    
  • Rechnung (inkl. Details zu den in Rechnung gestellten Leistungen)
    
  • Gutschrift
    
  • Mahnung
    

Darüber hinaus werden je Report zwei zusätzliche Berichtslayouts für WORD und für RDL mitgeliefert.