Projektabrechnung (Freigabe)
Die Seite Projektabrechnung (Freigabe) dient zum Freigeben, Zurücksetzen und Buchen von Zeiterfassungen. Sie gruppiert diese nach Projekt und Verkaufsauftrag. Die Anzeige ist entweder je Projektaufgabe oder je Work Order: Mit Work Order Buchung (= Ja) werden Zeiterfassungen mit Work Order je Billing Work Order gruppiert, andernfalls werden alle Zeiterfassungen je Projektaufgabe gruppiert (siehe Zeilenhierarchie und Gruppierung). Anders als die Projektabrechnung, die je Projektaufgabe arbeitet, kann sie auch alle Zeiterfassungen einer solchen Gruppe auf einmal freigeben, zurücksetzen und buchen.
Typische Benutzerrollen:
- Projektleiter – prüft und gibt offene Zeiterfassungen für die Work Orders frei, für die er verantwortlich ist.
- Inside Sales – bucht alle freigegebenen Zeiterfassungen und bereitet das Projekt für die Fakturierung vor.
Aufruf: Über das Rollencenter oder per Suche (Alt+Q) nach Projektabrechnung (Freigabe).
Projektabrechnung Ansichten
Was sind Ansichten?
Ansichten sind benutzerbezogene Filtersets, die steuern, welche Daten auf der Seite Projektabrechnung (Freigabe) geladen werden. Jeder Benutzer sieht ausschließlich die Ansichten, die seiner eigenen Benutzer-ID zugewiesen sind – so wird verhindert, dass Benutzer versehentlich in den Ansichten anderer arbeiten.
Ansichten werden zentral auf der Seite Projektabrechnung Ansichten verwaltet (in der Regel durch einen benannten Key User, z. B. einen Projektmanagement-Lead). Der Key User erstellt und pflegt alle Ansichten und verteilt sie mithilfe der unten beschriebenen Kopieraktionen an die Benutzer.
Der vollständige Satz an Ansichten wird einmalig erstellt und anschließend mit Ansicht für Benutzer kopieren verteilt. Benutzer sollten ihre Ansichten in der Regel nicht selbst verwalten müssen.
Ansichten erstellen und verteilen
Benutzer können eigene Ansichten erstellen und bearbeiten, indem sie die Liste ihrer Ansichten in der Projektabrechnung (Freigabe) öffnen. Eine zentrale Verteilung ist für die Benutzer in der Regel einfacher. Dazu wie folgt vorgehen:
- Die Seite Projektabrechnung Ansichten (Suche
Alt+Q) öffnen. - Pro Anwendungsfall eine Ansicht anlegen – dabei das Feld Benutzer-ID auf den jeweiligen Zielbenutzer setzen.
- Um eine vorhandene Ansicht für denselben Benutzer zu duplizieren (z. B. eine Variante Zu buchen aus einer Ansicht Freizugeben), die Zeile markieren und Ansicht kopieren verwenden.
- Um eine oder mehrere Ansichten an andere Benutzer zu kopieren, die Ansichten markieren und Ansicht für Benutzer kopieren verwenden. Dies ist der primäre Verteilungsmechanismus.
Felder der Ansicht
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Beschreibung | Name der Ansicht |
| Zeiterfassungsformel | Datumsformel (z.B. <-LM>) für die dynamische Datumsberechnung. Befüllt Zeiterfassungen berücksichtigen bis automatisch. |
| Anzeigeeinheit | Stunde oder Tag – steuert, wie Mengen dargestellt werden |
| Meine Projekte | Wenn aktiviert, werden nur Projekte angezeigt, die unter Meine Projekte aufgeführt sind (Rollencenter DYCE Projekt Administrator und Projektleiter) |
| Zeiterfassung Filter | Freizugeben zeigt den Datensatz (Work Order oder Projektaufgabe) an, wenn mindestens eine offene Zeiterfassung vorhanden ist; Zu buchen, wenn mindestens eine freigegebene Zeiterfassung vorhanden ist |
| Sortierung | Nach Debitor oder Nach Projekt – steuert die Reihenfolge der Kopfzeilen (siehe unten) |
| Projektfilter | Optional: Filter für ein oder mehrere Projekte |
| Work Order-Filter | Optional: Filter für bestimmte Work Orders |
Empfohlene Ansichten:
| Rolle | Zeiterfassung Filter | Meine Projekte |
|---|---|---|
| Projektleiter | Freizugeben | Ja |
| Sachbearbeiter Buchhaltung | Zu buchen | Nein |
Der Projektleiter sollte pro Prozess eine eigene Ansicht haben, um Zeiterfassungen effizienter freizugeben. Durch die Einteilung der Projekte nach Projekttyp kann der Projektleiter dies strukturiert durchführen. Typische Beispiele für Projekttypen sind Implementierung und Wartung. So lassen sich geplante und voraussichtlich abrechenbare Zeiterfassungen sowie ungeplante Leistungen (Fehler) in getrennten Schritten freigeben. Die Trennung schafft Fokus: Fehler werden häufig nicht berechnet, während geplante Leistungen in der Regel vollständig fakturiert werden, jedoch eine Budgetkontrolle erfordern. Zusätzliche Filter wie Work Order-Typ und Abgeschlossen können den Prozess weiter verfeinern.
Infoboxen der Ansicht
Die Seiten Ansichten und Projektabrechnung Ansichten zeigen den Inhalt der ausgewählten Ansicht in drei Infoboxen an, sodass eine Ansicht geprüft werden kann, ohne ihre Filterdialoge zu öffnen:
| Infobox | Inhalt |
|---|---|
| Ansichtsdetails | Beschreibung und Zeiterfassung Filter der Ansicht. Weitere Felder der Ansicht (z. B. Sortierung oder Anzeigeeinheit) können per Personalisierung ergänzt werden. |
| Projekt Filter | Eine Zeile pro angewendetem Kriterium des Projektfilters, mit den Spalten Feld und Wert |
| Work Order Filter | Eine Zeile pro angewendetem Kriterium des Work Order-Filters, mit den Spalten Feld und Wert |
Die Aktion Bearbeiten in den Infoboxen Projekt Filter und Work Order Filter öffnet direkt den zugehörigen Filterdialog (siehe Filterverhalten). Geänderte Kriterien werden nach dem Bestätigen des Dialogs sofort in der Infobox angezeigt.
Filterverhalten
Jedes Feld in den Dialogen Projektfilter und Work Order-Filter – außer den einfachen Ja/Nein/leer-Dropdowns – akzeptiert die Standard-Filtersyntax von Business Central, genau wie jedes andere Filterfeld in Business Central:
- Ausschließen eines Werts mit
<>, auch mehrfach kombinierbar, z. B.<>PROJ001&<>PROJ002 - Auflisten mehrerer Werte mit
|, z. B.Handling Error|Missing Setup - Bereich mit
.., z. B.Job000001..Job000099 - Platzhalter mit
*, z. B.C*
Ein einfacher Wert ohne Operatorzeichen wird weiterhin exakt abgeglichen, wie bisher. Für keines dieser Felder besteht eine Längenbegrenzung – ein Filterausdruck beliebiger Länge wird vollständig übernommen und nie abgeschnitten.
Die Aufklapp-Schaltfläche an jedem dieser Felder öffnet jetzt eine Liste, in der mehrere Zeilen ausgewählt werden können; das Bestätigen einer Mehrfachauswahl ersetzt den gesamten Feldinhalt durch einen mit | verknüpften Filterausdruck der ausgewählten Werte. Projektnr. und Verk. an Deb.-Nr. verwenden stattdessen, sofern die Auswahl es zulässt, einen Bereichsfilter (z. B. A..C).
Die einzigen Felder, die ein reines Dropdown ohne Filtersyntax und ohne Mehrfachauswahl bleiben, sind Abgeschlossen und Gesperrt im Work Order-Filter. Das Kopfzeilenfeld Zeiterfassungen berücksichtigen bis ist davon unabhängig – es bleibt eine einfache obere Datumsgrenze.
Project Billing (Approval) verwendet eine Abfrage zum Filtern. Dies ist notwendig, um in mehreren Tabellen (Work Orders, Projekte und Zeiterfassungen) filtern zu können und dabei eine geringe Verarbeitungszeit und gute Performance zu gewährleisten. Der Nachteil ist, dass jeder Filter einzeln programmiert werden muss.
Neue Filteroptionen werden regelmäßig hinzugefügt. Wenn ein für den Anwendungsfall benötigter Filter fehlt, sollte dies dem Business Central-Partner gemeldet werden.
Auswirkung des Felds „Sortierung" auf die Seite
Das Feld Sortierung (sowie die Aktionsschaltflächen Nach Debitor sortieren / Nach Projekt sortieren auf der Seite) steuert ausschließlich die Reihenfolge der fettgedruckten Kopfzeilen – nicht die Gruppierung der Zeilen.
- Nach Debitor: Kopfzeilen werden nach Debitorennummer sortiert, dann nach Projektnummer und Verkaufsauftragsnummer innerhalb jedes Debitors.
- Nach Projekt: Kopfzeilen werden nach Projektnummer sortiert, dann nach Verkaufsauftragsnummer innerhalb jedes Projekts.
Die Seite Projektabrechnung (Freigabe) sollte basierend auf der gewählten Sortierung personalisiert werden, um die bevorzugte Arbeitsweise zu unterstützen. Dabei sollte die Projektnr. an erster Stelle angezeigt werden, wenn nach Projekt sortiert wird, und der Debitorenname, wenn nach Debitor sortiert wird. Andernfalls erscheint die Reihenfolge der Kopfzeilen zufällig. Zu beachten ist, dass die Seite Projektabrechnung (Freigabe) nach der Personalisierung geschlossen und erneut geöffnet werden muss, damit die Baumansicht neu aufgebaut wird.
Seitenaufbau
Kopffelder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Projektabrechnung Ansicht | Wählt die aktive Ansicht aus. Das Ändern dieses Felds löscht alle Seitendaten und baut sie neu auf. |
| Zeiterfassungen berücksichtigen bis | Datumsfilter – es werden nur Zeiterfassungen mit einem Leistungsdatum bis einschließlich dieses Datums angezeigt und freigegeben. Ob das Datum auch das Buchen begrenzt, hängt von Datumsfilter beim Buchen in der Einrichtung Projekte ab: Mit Anwenden werden nur Zeiterfassungen bis zu diesem Datum gebucht, mit Ignorieren alle freigegebenen Zeiterfassungen der ausgewählten Zeilen. |
| Buchungsdatum Zeiterfassungen | Das Datum, das bei der Buchung von Zeiterfassungen auf Projektposten und Projektplanzeilen (Fakturierbar) geschrieben wird. |
Zeilenhierarchie und Gruppierung
Die Seite zeigt Daten in zwei Ebenen an:
Ebene 1 – Fettgedruckte Kopfzeilen (Zeilentyp: Projekt)
Für jede eindeutige Kombination aus Debitor + Projekt + Verkaufsauftrag (bei Sortierung nach Debitor) bzw. Projekt + Verkaufsauftrag (bei Sortierung nach Projekt) wird eine fettgedruckte Kopfzeile angezeigt. Darunter werden alle Work Orders und Projektaufgaben dieser Kombination gruppiert. Ein Verkaufsauftrag repräsentiert in der Regel ein dediziertes Budget. Die Gruppierung ermöglicht es, innerhalb dieses Kontexts und Budgets zu arbeiten.
Die Kopfzeile zeigt in den Spalten Zeiterfassungen nicht freigegeben, Freigegebene Zeiterfassungen, Menge Berechenbar Offen und Berechenbar Freigegeben die Summen aller Zeiterfassungen der Gruppe, eingeschränkt durch den Work Order Filter der Ansicht und durch Zeiterfassungen berücksichtigen bis. Ein Klick auf eine dieser Summen öffnet die Liste Zeiterfassungen mit den Zeiterfassungen der Gruppe in diesem Status (offen oder freigegeben) bis Zeiterfassungen berücksichtigen bis.
Ebene 2 – Detailzeilen
Wie die Detailzeilen aufgebaut werden, hängt von Work Order Buchung aktivieren in der Einrichtung Projekte ab (siehe Work Order Buchung):
| Zeilentyp | Was wird dargestellt |
|---|---|
| Projektaufgabe | Mit Work Order Buchung aktivieren = Ja: Projektaufgaben für Zeiterfassungen, die ohne Work Order erfasst wurden. Mit Work Order Buchung aktivieren = Nein: Projektaufgaben für alle Zeiterfassungen, auch für solche mit Work Order. |
| Work Order | Nur mit Work Order Buchung aktivieren = Ja: Work Orders Abrechnung. Eine Work Order Abrechnung fasst Zeiterfassungen aus allen zugehörigen Sub-Work Orders zusammen |
Mit Work Order Buchung aktivieren = Nein werden keine Work Order-Zeilen angezeigt. Die Verknüpfung zum Work Order bleibt an der Zeiterfassung erhalten, und der Work Order Filter der Ansicht schränkt weiterhin ein, welche Zeiterfassungen berücksichtigt werden.
Sub-Work Orders werden unter ihrer Work Order Abrechnung zusammengefasst. Alle ihre Zeiterfassungen erscheinen in der Zeile der Work Order Abrechnung, nicht separat.
Felder in den Detailzeilen
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Nummer | Die Nummer des Projekts (Kopfzeile), der Projektaufgabe oder der Work Order – je nach Zeilentyp. Klick öffnet die zugehörige Karte. |
| Titel | Titel der Work Order oder Beschreibung der Projektaufgabe |
| Ursprüngliche Schätzung | Geplanter Aufwand (nur Work Orders) |
| Zeiterfassungen nicht freigegeben | Summe der Dauer offener Zeiterfassungen. Klick öffnet die Detailseite zur Überprüfung und einzelnen Freigabe. |
| Freigegebene Zeiterfassungen | Summe der Dauer freigegebener Zeiterfassungen. Klick zum Einsehen. |
| Menge Berechenbar Offen | Gesamte berechenbare Dauer offener Zeiterfassungen |
| Berechenbar Freigegeben | Gesamte berechenbare Dauer freigegebener Zeiterfassungen |
| Zusatzleistung | Zeigt an, ob offene oder freigegebene Zeiterfassungen mit Zusatzleistungen vorhanden sind (standardmäßig sichtbar; kann auch per Personalisierung eingeblendet werden) |
Visuelle Hinweise:
- Kopfzeilen werden fett dargestellt.
- Detailzeilen, bei denen die berechenbare Dauer das Budget überschreitet, werden rot hervorgehoben. (Abrechnungsart Nach Aufwand wird nicht rot markiert, da das Budget beim Buchen automatisch erweitert wird.)
Welche Zeilen werden angezeigt und warum
Die Seite zeigt ausschließlich Daten an, die den aktiven Ansicht-Filtern entsprechen:
- Es werden nur Zeiterfassungen berücksichtigt, die den Projekt-, Work Order- und Zeiterfassungsfiltern der Ansicht entsprechen.
- Es werden nur Zeiterfassungen mit einem Leistungsdatum ≤ „Zeiterfassungen berücksichtigen bis" berücksichtigt.
- Der Zeiterfassung Filter bestimmt den Fokus:
- Freizugeben: Zeigt Zeilen an, die mindestens eine offene Zeiterfassung haben.
- Zu buchen: Zeigt Zeilen an, die mindestens eine freigegebene Zeiterfassung haben.
- In beiden Fällen zeigt eine Zeile immer alle Zeiterfassungen (sowohl offene als auch freigegebene), um das vollständige Bild zu liefern. Der Statusfilter bestimmt nur, welche Zeilen erscheinen, nicht welche Zeiterfassungen in der jeweiligen Zeile sichtbar sind.
Die angezeigten Daten werden speziell für den angemeldeten Benutzer auf Basis der Ansicht aufgebaut. Aktualisierungen durch andere Benutzer (z. B. neu eingereichte Zeiterfassungen eines Kollegen) werden nicht automatisch übernommen. Mit Aktualisieren werden die Daten neu geladen.
Die Aktion „Aktualisieren"
Die Seite Projektabrechnung (Freigabe) aktualisiert sich nicht automatisch. Alle Daten müssen manuell über Aktualisieren neu aufgebaut werden.
Aktualisieren löscht alle vorhandenen Zeilen und befüllt die Seite neu auf Basis der aktuellen Ansicht und des aktuellen Datums Zeiterfassungen berücksichtigen bis. Die Projektabrechnung (Freigabe) wird automatisch aktualisiert, wenn die Ansicht gewechselt wird.
Wird die Seite verlassen und erneut aufgerufen, können die zuvor geladenen Daten noch sichtbar sein – diese spiegeln jedoch den Stand zum Zeitpunkt der letzten Aktualisierung wider. Vor dem Arbeiten mit den Daten sollte immer aktualisiert werden.
Aktionen
| Aktion | Geltungsbereich | Beschreibung |
|---|---|---|
| Aktualisieren | — | Baut alle Seitendaten auf Basis der aktuellen Ansicht und des Datums neu auf |
| Freigeben | Ausgewählte Zeilen | Gibt alle offenen Zeiterfassungen der ausgewählten Zeilen frei |
| Stapelfreigeben | Alle Zeilen innerhalb des angewendeten Filters | Gibt alle offenen Zeiterfassungen innerhalb des angewendeten Filters frei |
| Status zurücksetzen | Ausgewählte Zeilen | Setzt freigegebene Zeiterfassungen für die ausgewählten Zeilen wieder auf „Offen" |
| Stapel Status zurücksetzen | Alle Zeilen innerhalb des angewendeten Filters | Setzt alle freigegebenen Zeiterfassungen innerhalb des angewendeten Filters wieder auf „Offen", nach der Rückfrage „Alle freigegebenen Zeiterfassungen innerhalb des angewendeten Filters erneut öffnen?" |
| Buchen | Ausgewählte Zeilen | Bucht die freigegebenen Zeiterfassungen der ausgewählten Zeilen – bei Datumsfilter beim Buchen = Anwenden nur die bis Zeiterfassungen berücksichtigen bis; bei Ignorieren alle, unabhängig vom Datum |
| Stapelbuchen | Alle Zeilen innerhalb des angewendeten Filters | Bucht alle freigegebenen Zeiterfassungen innerhalb des angewendeten Filters; Datumsfilter beim Buchen gilt wie bei Buchen |
| Nach Debitor sortieren | — | Sortiert fettgedruckte Kopfzeilen nach Debitorennummer (nur Reihenfolge, keine Gruppierung) |
| Nach Projekt sortieren | — | Sortiert fettgedruckte Kopfzeilen nach Projektnummer (nur Reihenfolge, keine Gruppierung) |
Auf einer ausgewählten fettgedruckten Kopfzeile verarbeiten Freigeben, Status zurücksetzen und Buchen alle passenden Zeiterfassungen der gesamten Gruppe, einschließlich derer ihrer Detailzeilen: offene Zeiterfassungen bei Freigeben, freigegebene Zeiterfassungen bei Status zurücksetzen und Buchen. Anschließend wird die Seite wie bei Aktualisieren neu aufgebaut.
Stapelfreigeben, Stapel Status zurücksetzen und Stapelbuchen befinden sich als Split-Buttons unter den hervorgehobenen Schaltflächen Freigeben, Status zurücksetzen und Buchen. Sie übernehmen die aktuell auf der Seite angewendeten Filter und verarbeiten alle Zeilen innerhalb dieser Filter, unabhängig davon, welche Zeilen ausgewählt oder geladen sind.
Zeiterfassungen freigeben
Voraussetzungen
Eine Zeiterfassung kann nur freigegeben werden, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Leistungsdatum ist ausgefüllt.
- Ressourcennr. ist ausgefüllt.
- Dauer ist größer als 0.
- Eine Projektplanzeile (Budget) ist zugeordnet.
- Beschreibung ist ausgefüllt.
- (Wenn Work Order Buchung aktiviert ist) Eine passende Work Order-Zeile existiert für die Kombination aus Work Order und Projektplanzeile.
Wenn Work Order Buchung aktiviert ist, werden Zeiterfassungen nur dann auf der Seite Projektabrechnung (Freigabe) angezeigt, wenn eine entsprechende Work Order-Zeile vorhanden ist. Ohne eine passende Work Order-Zeile wird die Zeiterfassung nicht angezeigt.
So wird freigegeben
- Massenfreigabe: Eine oder mehrere Zeilen markieren und Freigeben wählen. Alle offenen Zeiterfassungen unterhalb der ausgewählten Zeilen werden auf einmal freigegeben.
- Stapelfreigabe: Stapelfreigeben gibt alle offenen Zeiterfassungen innerhalb der auf der Seite angewendeten Filter frei, unabhängig von der Auswahl.
- Einzelfreigabe: Ein Klick auf die Anzahl Zeiterfassungen nicht freigegeben in einer Zeile öffnet die Detailseite, auf der einzelne Zeiterfassungen geprüft und umgeschaltet werden können.
Nach der Freigabe – Zu fakturierende Menge wird aktualisiert
Bei der Freigabe einer Zeiterfassung wird die Zu fakturierende Menge neu berechnet:
Ohne Work Order Buchung: Die Zu fakturierende Menge wird auf der Projektplanzeile (Budget) gesetzt – berechnet als Summe der berechenbaren Dauer aller freigegebenen Zeiterfassungen für diese Zeile.
Mit Work Order Buchung: Die Zu fakturierende Menge wird auf der Work Order-Zeile gesetzt – individuell pro Work Order berechnet.
- Budget und Festpreis: Die Zu fakturierende Menge ist auf die Reservierte Menge der Work Order-Zeile begrenzt. Sie kann diesen Wert nicht überschreiten. Wenn die Reservierte Menge in den Work Order-Zeilen leer ist oder die Zeiterfassung ohne Work Order erstellt wurde, kann die Zu fakturierende Menge nicht größer sein als die Menge der Projektplanzeile (Budget) minus der Mengen der Projektplanzeilen (Fakturierbar) und des gesperrten Budgets. Budget wird gesperrt, weil es entweder in einer anderen Work Order-Zeile reserviert wurde oder die Zu fakturierende Menge anderer Work Order-Zeilen – sofern diese ebenfalls keine Reservierung haben – dieses bereits belegt.
- Nach Aufwand: Keine Begrenzung. Die Zu fakturierende Menge entspricht der vollständigen berechenbaren Dauer. Die Reservierte Menge und Menge der Projektplanzeilen (sowie der Verkaufszeile) werden beim Buchen der Zeiterfassungen automatisch aktualisiert.
- First-come, first-served: Wenn mehrere Work Orders eine Projektplanzeile ohne Reservierte Menge teilen, sichert sich das erste Work Order, das seine Zeiterfassungen freigibt, die Zu fakturierende Menge. Das verbleibende Budget kann dann für nachfolgende Work Orders unzureichend sein – diese werden rot hervorgehoben.
Eine detaillierte Erläuterung der Reservierungslogik finden Sie unter Work Order Buchung.
Wenn Zeilen verschwinden
Zeilen werden automatisch von der Seite entfernt, wenn keine weiteren Aktionen möglich sind:
- Freizugeben-Ansicht: Eine Zeile verschwindet, wenn alle ihre Zeiterfassungen freigegeben oder gebucht sind – es gibt nichts mehr freizugeben.
- Zu buchen-Ansicht: Eine Zeile verschwindet, wenn alle ihre Zeiterfassungen gebucht sind – es gibt nichts mehr zu buchen.
Dieses Verhalten ist beabsichtigt. Nach dem Verschwinden von Zeilen kann mit Aktualisieren geprüft werden, ob seit dem letzten Seitenaufbau neue Zeiterfassungen hinzugekommen sind (z. B. von Kollegen eingereicht, nachdem die Seite zuletzt geladen wurde).
Wenn ein Work Order nicht aus der Liste verschwindet, wurden eine oder mehrere Zeiterfassungen nicht freigegeben. Wenn die Zeiterfassung auf der Detailseite nicht angezeigt wird, kann es mehrere Gründe haben.
- Die Work Order-Zeile fehlt: Die Aktion Zeilen erstellen verwenden, um potenziell fehlende Work Order-Zeilen anzulegen. Wenn keine Zeilen erstellt werden, die Zeiterfassungsseite öffnen und filtern.
- Zeiterfassung hat keine Projektaufgabe und Projektplanzeile: Die Zeiterfassung in Zeiterfassung (Alt + Q) suchen. Zu beachten ist, dass die Zeiterfassung zu einer Sub-Work Order gehören kann. Ein Filter auf Work Order Abrechnung Nr. ist einfacher.
Zeiterfassungen buchen
Was das Buchen bewirkt
Das Buchen überführt Zeiterfassungen von „Freigegeben" in „Gebucht" und erstellt die für die Fakturierung erforderlichen Finanzdatensätze:
- Status der Zeiterfassung ändert sich: Freigegeben → Gebucht.
- Projektposten (Verbrauch) werden erstellt. Wenn Work Order Buchung aktiviert ist, werden die Work Order-Nummer und die Work Order Abrechnung-Nummer auf jedem Posten gespeichert.
- Projektplanzeilen (Fakturierbar) werden erstellt oder aktualisiert:
- Ohne Work Order Buchung: eine Projektplanzeile Fakturierbar pro Projektplanzeile Budget.
- Mit Work Order Buchung: eine Projektplanzeile Fakturierbar pro Work Order-Zeile (Kombination aus Work Order Abrechnung und Projektplanzeile Budget).
- Verknüpfte Verkaufsauftragszeilen werden aktualisiert (Zu liefernde Menge und Zu fakturierende Menge).
Verhalten der Abrechnungsart beim Buchen
| Abrechnungsart | Verhalten |
|---|---|
| Nach Aufwand | Die gesamte berechenbare Zeit wird gebucht und fakturiert. Die Menge der Projektplanzeile und der verknüpften Verkaufsauftragszeile wird automatisch erhöht, wenn gebuchte Zeiterfassungen die geplante Menge überschreiten. |
| Budget (Gedeckelt) | Zeiterfassungen können über die Budgetobergrenze hinaus gebucht werden, es wird jedoch nur bis zur Obergrenze fakturiert. |
| Festpreis | Zeiterfassungen dienen nur der Aufwandserfassung. Die Fakturierung wird durch den Abschluss der Arbeit gesteuert, nicht durch die Gesamtdauer. |
Wie die Menge der Projektplanzeile (Fakturierbar) berechnet wird, wenn nur ein Teil der freigegebenen Zeiterfassungen gebucht wird, ist unter Datumsfilter beim Buchen beschrieben.
Buchen ausführen
- In der Projektabrechnung (Freigabe): Zeilen markieren und Buchen wählen. Es werden nur die ausgewählten Zeilen gebucht. Stapelbuchen bucht dagegen alle Zeilen innerhalb der auf der Seite angewendeten Filter, unabhängig von der Auswahl.
- Unbeaufsichtigt über die Aufgabenwarteschlange: Codeunit 70920977 kann zur automatischen Ausführung eingeplant werden, optional mit einer Datumsformel in der Parameterzeichenfolge, um nur Zeiterfassungen bis zu einem berechneten Datum zu buchen. Sie überspringt Zeiterfassungen, die aktuell nicht gebucht werden können (z. B. Status = Offen), und fährt mit den übrigen fort. Der bisher verwendete Report 70920909 „Zeiterfassungen buchen" ist veraltet und wendet nie einen Datumsfilter an. Siehe Buchen in der Aufgabenwarteschlange.
Fakturierung
Mit Verkaufsauftrag
Projektplanzeilen (Fakturierbar), die mit dem Verkaufsauftrag verknüpft sind, werden im Verkaufsauftrag fakturiert.
Die Rechnungsstruktur wird durch Projektplanzeilen (Fakturierbar) bestimmt, nicht durch die ursprünglichen Verkaufsauftragszeilen. Wenn mehrere Work Orders Abrechnung jeweils eine eigene Projektplanzeile (Fakturierbar) unter derselben Verkaufsauftragszeile haben, kann die Rechnung mehr Positionen enthalten als der Verkaufsauftrag.
Ohne Verkaufsauftrag
Mit der Funktion Projektverkaufsrechnung erstellen auf der Projektkarte wird eine Rechnung direkt aus dem Projekt erstellt. Die Anforderungsseite enthält außerdem das Feld MwSt.-Datum, das angezeigt wird, wenn MwSt.-Daten in der Finanzbuchhaltung Einrichtung aktiviert sind (Vorgabe: das Arbeitsdatum); es wird als MwSt.-Datum aller erstellten Verkaufsrechnungen übernommen.
Wenn gebuchte Zeiterfassungen storniert wurden und die daraus resultierenden Gutschriften noch nicht gebucht sind, können keine neuen Rechnungen erstellt werden. Vor dem Erstellen neuer Rechnungen müssen alle ausstehenden Gutschriften gebucht werden.
Auswirkung von Work Order Buchung auf die Rechnungsstruktur
Ohne Verkaufsauftrag ändert Work Order Buchung die Art, wie Rechnungszeilen erstellt werden. Jede Work Order-Zeile (Kombination aus Work Order Abrechnung und Projektplanzeile Budget) erzeugt eine Projektplanzeile (Fakturierbar), die wiederum eine Verkaufsrechnungszeile erstellt. Die Detailübersicht der gebuchten Verkaufsrechnung enthält automatisch eine Aufschlüsselung der Work Orders und deren Zeiterfassungen.
Einen detaillierten Vergleich des Verhaltens mit und ohne Work Order Buchung finden Sie unter Work Order Buchung.