Projektabrechnung (Freigabe)
Die Seite Projektabrechnung (Freigabe) ist das work-order-zentrierte Gegenstück zur regulären Project Billing-Seite. Während Project Billing Zeiterfassungen ausschließlich nach Projektaufgabe organisiert, gliedert die Projektabrechnung (Freigabe) diese nach Work Order Abrechnung – sofern sie einem Work Order zugeordnet sind. Das macht sie zum bevorzugten Einstiegspunkt, wenn Work Orders im Einsatz sind. Zeiterfassungen ohne Work Order können ebenfalls problemlos über die Projektabrechnung (Freigabe) abgewickelt werden.
Typische Benutzerrollen:
- Projektleiter – prüft und gibt offene Zeiterfassungen für die Work Orders frei, für die er verantwortlich ist.
- Inside Sales – bucht alle freigegebenen Zeiterfassungen und bereitet das Projekt für die Fakturierung vor.
Voraussetzung: Work Order Buchung muss in der Projekteinrichtung aktiviert sein. Siehe Work Order Buchung.
Aufruf: Über das Rollencenter oder per Suche (Alt+Q) nach Projektabrechnung (Freigabe).
Projektabrechnung Ansichten
Was sind Ansichten?
Ansichten sind benutzerbezogene Filtersets, die steuern, welche Daten auf der Seite Projektabrechnung (Freigabe) geladen werden. Jeder Benutzer sieht ausschließlich die Ansichten, die seiner eigenen Benutzer-ID zugewiesen sind – so wird verhindert, dass Benutzer versehentlich in den Ansichten anderer arbeiten.
Ansichten werden zentral auf der Seite Projektabrechnung Ansichten verwaltet (in der Regel durch einen benannten Key User, z. B. einen Projektmanagement-Lead). Der Key User erstellt und pflegt alle Ansichten und verteilt sie mithilfe der unten beschriebenen Kopieraktionen an die Benutzer.
Erstellen Sie den vollständigen Satz an Ansichten einmalig und verwenden Sie anschließend Ansicht für Benutzer kopieren, um sie zu verteilen. Benutzer sollten ihre Ansichten in der Regel nicht selbst verwalten müssen.
Ansichten erstellen und verteilen
Benutzer können eigene Ansichten erstellen und bearbeiten, indem sie die Liste ihrer Ansichten in der Projektabrechnung (Freigabe) öffnen. Eine zentrale Verteilung ist für die Benutzer in der Regel einfacher. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Seite Projektabrechnung Ansichten (Suche
Alt+Q). - Legen Sie pro Anwendungsfall eine Ansicht an – setzen Sie dabei das Feld Benutzer-ID auf den jeweiligen Zielbenutzer.
- Um eine vorhandene Ansicht für denselben Benutzer zu duplizieren (z. B. eine Variante Zu buchen aus einer Ansicht Freizugeben), markieren Sie die Zeile und verwenden Sie Ansicht kopieren.
- Um eine oder mehrere Ansichten an andere Benutzer zu kopieren, markieren Sie die Ansichten und verwenden Sie Ansicht für Benutzer kopieren. Dies ist der primäre Verteilungsmechanismus.
Felder der Ansicht
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Beschreibung | Name der Ansicht |
| Zeiterfassungsformel | Datumsformel (z.B. <-LM>) für die dynamische Datumsberechnung. Befüllt Zeiterfassungen berücksichtigen bis automatisch. |
| Anzeigeeinheit | Stunde oder Tag – steuert, wie Mengen dargestellt werden |
| Meine Projekte | Wenn aktiviert, werden nur Projekte angezeigt, bei denen der angemeldete Benutzer als Projektleiter eingetragen ist |
| Zeiterfassungsstatusfilter | Freizugeben zeigt den Datensatz (Work Order oder Projektaufgabe) an, wenn mindestens eine offene Zeiterfassung vorhanden ist; Zu buchen, wenn mindestens eine freigegebene Zeiterfassung vorhanden ist |
| Sortierung | Nach Debitor oder Nach Projekt – steuert die Reihenfolge der Kopfzeilen (siehe unten) |
| Projektfilter | Optional: Filter für ein oder mehrere Projekte |
| Work Order-Filter | Optional: Filter für bestimmte Work Orders |
Empfohlene Ansichten:
| Rolle | Zeiterfassungsstatusfilter | Meine Projekte |
|---|---|---|
| Projektleiter | Freizugeben | Ja |
| Sachbearbeiter Buchhaltung | Zu buchen | Nein |
Der Projektleiter sollte pro Prozess eine eigene Ansicht haben, um Zeiterfassungen effizienter freizugeben. Durch die Einteilung der Projekte nach Projekttyp kann der Projektleiter dies strukturiert durchführen. Typische Beispiele für Projekttypen sind Implementierung und Wartung. So lassen sich geplante und voraussichtlich abrechenbare Zeiterfassungen sowie ungeplante Leistungen (Fehler) in getrennten Schritten freigeben. Die Trennung schafft Fokus: Fehler werden häufig nicht berechnet, während geplante Leistungen in der Regel vollständig fakturiert werden, jedoch eine Budgetkontrolle erfordern. Zusätzliche Filter wie Work Order-Typ und Abgeschlossen können den Prozess weiter verfeinern.
Filterverhalten
Alle Filterdialoge – Projektfilter und Work Order-Filter – verwenden intern eine exakte Einzelwertübereinstimmung. Das bedeutet:
- Nur ein Wert pro Feld – mehrere Werte per ODER-Logik (
|) werden nicht unterstützt - Keine Platzhalter – Teilübereinstimmungen mit
*werden nicht unterstützt - Keine Bereiche – die Bereichssyntax (
..) wird nicht unterstützt
Die einzige Ausnahme bildet das Kopfzeilenfeld Zeiterfassungen berücksichtigen bis, das als obere Datumsgrenze wirkt.
Projektfilter
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Projektnr. | Exakter Einzelwert |
| Projektleiter | Exakter Einzelwert |
| Projekttyp | Exakter Einzelwert |
| Verk. an Deb.-Nr. | Exakter Einzelwert |
| Verkäufercode | Exakter Einzelwert |
| Verantwortliche Person | Exakter Einzelwert |
| Globale Dimension 1 | Exakter Einzelwert |
Work Order-Filter
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Abgeschlossen | Dropdown: leer / Nein / Ja |
| Gesperrt | Dropdown: leer / Nein / Ja |
| Typ | Exakter Einzelwert |
| Externer Status | Exakter Einzelwert |
| Quelle | Exakter Einzelwert |
| Externe Organisation | Exakter Einzelwert |
| Externes Projekt | Exakter Einzelwert |
Project Billing (Approval) verwendet eine Abfrage zum Filtern. Dies ist notwendig, um in mehreren Tabellen (Work Orders, Projekte und Zeiterfassungen) filtern zu können und dabei eine geringe Verarbeitungszeit und gute Performance zu gewährleisten. Der Nachteil ist, dass jeder Filter einzeln programmiert werden muss.
Neue Filteroptionen werden regelmäßig hinzugefügt. Wenn ein für Ihren Anwendungsfall benötigter Filter fehlt, melden Sie dies Ihrem Business Central-Partner.
Auswirkung des Felds „Sortierung" auf die Seite
Das Feld Sortierung (sowie die Aktionsschaltflächen Nach Debitor sortieren / Nach Projekt sortieren auf der Seite) steuert ausschließlich die Reihenfolge der fettgedruckten Kopfzeilen – nicht die Gruppierung der Zeilen.
- Nach Debitor: Kopfzeilen werden nach Debitorennummer sortiert, dann nach Projektnummer und Verkaufsauftragsnummer innerhalb jedes Debitors.
- Nach Projekt: Kopfzeilen werden nach Projektnummer sortiert, dann nach Verkaufsauftragsnummer innerhalb jedes Projekts.
Die Seite Projektabrechnung (Freigabe) sollte basierend auf der gewählten Sortierung personalisiert werden, um die bevorzugte Arbeitsweise zu unterstützen. Stellen Sie sicher, dass die Projektnr. an erster Stelle angezeigt wird, wenn nach Projekt sortiert wird, und der Debitorenname, wenn nach Debitor sortiert wird. Andernfalls erscheint die Reihenfolge der Kopfzeilen zufällig. Bitte beachten Sie, dass die Seite Projektabrechnung (Freigabe) nach der Personalisierung geschlossen und erneut geöffnet werden muss, damit die Baumansicht neu aufgebaut wird.
Seitenaufbau
Kopffelder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Projektabrechnung Ansicht | Wählt die aktive Ansicht aus. Das Ändern dieses Felds löscht alle Seitendaten und baut sie neu auf. |
| Zeiterfassungen berücksichtigen bis | Datumsfilter – es werden nur Zeiterfassungen mit einem Leistungsdatum bis einschließlich dieses Datums angezeigt. Dieses Feld hat keinen Einfluss darauf, welche Zeiterfassungen beim Buchen berücksichtigt werden. Es wirkt sich nur auf die Freigabe aus. |
| Buchungsdatum | Das Datum, das bei der Buchung von Zeiterfassungen auf Projektposten und Projektplanzeilen (Fakturierbar) geschrieben wird. |
Zeilenhierarchie und Gruppierung
Die Seite zeigt Daten in zwei Ebenen an:
Ebene 1 – Fettgedruckte Kopfzeilen (Zeilentyp: Projekt)
Für jede eindeutige Kombination aus Debitor + Projekt + Verkaufsauftrag (bei Sortierung nach Debitor) bzw. Projekt + Verkaufsauftrag (bei Sortierung nach Projekt) wird eine fettgedruckte Kopfzeile angezeigt. Darunter werden alle Work Orders und Projektaufgaben dieser Kombination gruppiert. Ein Verkaufsauftrag repräsentiert in der Regel ein dediziertes Budget. Die Gruppierung ermöglicht es, innerhalb dieses Kontexts und Budgets zu arbeiten.
Ebene 2 – Detailzeilen
| Zeilentyp | Was wird dargestellt |
|---|---|
| Projektaufgabe | Zeigt Projektaufgaben für Zeiterfassungen an, die ohne Work Order erfasst wurden |
| Work Order | Zeigt Work Orders Abrechnung an. Eine Work Order Abrechnung fasst Zeiterfassungen aus allen zugehörigen Sub-Work Orders zusammen |
Sub-Work Orders werden unter ihrer Work Order Abrechnung zusammengefasst. Alle ihre Zeiterfassungen erscheinen in der Zeile der Work Order Abrechnung, nicht separat.
Felder in den Detailzeilen
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Nummer | Die Nummer des Projekts (Kopfzeile), der Projektaufgabe oder der Work Order – je nach Zeilentyp. Klick öffnet die zugehörige Karte. |
| Titel | Titel der Work Order oder Beschreibung der Projektaufgabe |
| Ursprüngliche Schätzung | Geplanter Aufwand (nur Work Orders) |
| Zeiterfassungen nicht freigegeben | Summe der Dauer offener Zeiterfassungen. Klick öffnet die Detailseite zur Überprüfung und einzelnen Freigabe. |
| Freigegebene Zeiterfassungen | Summe der Dauer freigegebener Zeiterfassungen. Klick zum Einsehen. |
| Menge Berechenbar Offen | Gesamte berechenbare Dauer offener Zeiterfassungen |
| Berechenbar Freigegeben | Gesamte berechenbare Dauer freigegebener Zeiterfassungen |
| Zusatzleistung | Zeigt an, ob offene oder freigegebene Zeiterfassungen mit Zusatzleistungen vorhanden sind (standardmäßig sichtbar; kann auch per Personalisierung eingeblendet werden) |
Visuelle Hinweise:
- Kopfzeilen werden fett dargestellt.
- Detailzeilen, bei denen die berechenbare Dauer das Budget überschreitet, werden rot hervorgehoben. (Abrechnungsart Nach Aufwand wird nicht rot markiert, da das Budget beim Buchen automatisch erweitert wird.)
Welche Zeilen werden angezeigt und warum
Die Seite zeigt ausschließlich Daten an, die den aktiven Ansicht-Filtern entsprechen:
- Es werden nur Zeiterfassungen berücksichtigt, die den Projekt-, Work Order- und Zeiterfassungsfiltern der Ansicht entsprechen.
- Es werden nur Zeiterfassungen mit einem Leistungsdatum ≤ „Zeiterfassungen berücksichtigen bis" berücksichtigt.
- Der Zeiterfassungsstatusfilter bestimmt den Fokus:
- Freizugeben: Zeigt Zeilen an, die mindestens eine offene Zeiterfassung haben.
- Zu buchen: Zeigt Zeilen an, die mindestens eine freigegebene Zeiterfassung haben.
- In beiden Fällen zeigt eine Zeile immer alle Zeiterfassungen (sowohl offene als auch freigegebene), um das vollständige Bild zu liefern. Der Statusfilter bestimmt nur, welche Zeilen erscheinen, nicht welche Zeiterfassungen in der jeweiligen Zeile sichtbar sind.
Die angezeigten Daten werden speziell für den angemeldeten Benutzer auf Basis der Ansicht aufgebaut. Aktualisierungen durch andere Benutzer (z. B. neu eingereichte Zeiterfassungen eines Kollegen) werden nicht automatisch übernommen. Verwenden Sie Aktualisieren, um neu zu laden.
Die Aktion „Aktualisieren"
Die Seite Projektabrechnung (Freigabe) aktualisiert sich nicht automatisch. Alle Daten müssen manuell über Aktualisieren neu aufgebaut werden.
Aktualisieren löscht alle vorhandenen Zeilen und befüllt die Seite neu auf Basis der aktuellen Ansicht und des aktuellen Datums Zeiterfassungen berücksichtigen bis. Die Projektabrechnung (Freigabe) wird automatisch aktualisiert, wenn die Ansicht gewechselt wird.
Wenn Sie die Seite verlassen und zurückkehren, können die zuvor geladenen Daten noch sichtbar sein – diese spiegeln jedoch den Stand zum Zeitpunkt der letzten Aktualisierung wider. Aktualisieren Sie immer, bevor Sie mit den Daten arbeiten.
Aktionen
| Aktion | Geltungsbereich | Beschreibung |
|---|---|---|
| Aktualisieren | — | Baut alle Seitendaten auf Basis der aktuellen Ansicht und des Datums neu auf |
| Freigeben | Ausgewählte Zeilen | Gibt alle offenen Zeiterfassungen der ausgewählten Zeilen frei |
| Status zurücksetzen | Ausgewählte Zeilen | Setzt freigegebene Zeiterfassungen für die ausgewählten Zeilen wieder auf „Offen" |
| Buchen | Ausgewählte Zeilen | Bucht alle freigegebenen Zeiterfassungen der ausgewählten Zeilen (setzt Work Order Buchung voraus) |
| Nach Debitor sortieren | — | Sortiert fettgedruckte Kopfzeilen nach Debitorennummer (nur Reihenfolge, keine Gruppierung) |
| Nach Projekt sortieren | — | Sortiert fettgedruckte Kopfzeilen nach Projektnummer (nur Reihenfolge, keine Gruppierung) |
Zeiterfassungen freigeben
Voraussetzungen
Eine Zeiterfassung kann nur freigegeben werden, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Leistungsdatum ist ausgefüllt.
- Ressourcennr. ist ausgefüllt.
- Dauer ist größer als 0.
- Eine Projektplanzeile (Budget) ist zugeordnet.
- Beschreibung ist ausgefüllt.
- (Wenn Work Order Buchung aktiviert ist) Eine passende Work Order-Zeile existiert für die Kombination aus Work Order und Projektplanzeile.
Wenn Work Order Buchung aktiviert ist, werden Zeiterfassungen nur dann auf der Seite Projektabrechnung (Freigabe) angezeigt, wenn eine entsprechende Work Order-Zeile vorhanden ist. Ohne eine passende Work Order-Zeile wird die Zeiterfassung nicht angezeigt.
So wird freigegeben
- Massenfreigabe: Markieren Sie eine oder mehrere Zeilen und wählen Sie Freigeben. Alle offenen Zeiterfassungen unterhalb der ausgewählten Zeilen werden auf einmal freigegeben.
- Einzelfreigabe: Klicken Sie auf die Anzahl Zeiterfassungen Nicht Freigegeben in einer Zeile, um die Detailseite zu öffnen, auf der einzelne Zeiterfassungen geprüft und umgeschaltet werden können.
Nach der Freigabe – Zu fakturierende Menge wird aktualisiert
Bei der Freigabe einer Zeiterfassung wird die Zu fakturierende Menge neu berechnet:
Ohne Work Order Buchung: Die Zu fakturierende Menge wird auf der Projektplanzeile (Budget) gesetzt – berechnet als Summe der berechenbaren Dauer aller freigegebenen Zeiterfassungen für diese Zeile.
Mit Work Order Buchung: Die Zu fakturierende Menge wird auf der Work Order-Zeile gesetzt – individuell pro Work Order berechnet.
- Budget und Festpreis: Die Zu fakturierende Menge ist auf die Reservierte Menge der Work Order-Zeile begrenzt. Sie kann diesen Wert nicht überschreiten. Wenn die Reservierte Menge in den Work Order-Zeilen leer ist oder die Zeiterfassung ohne Work Order erstellt wurde, kann die Zu fakturierende Menge nicht größer sein als die Menge der Projektplanzeile (Budget) minus der Mengen der Projektplanzeilen (Fakturierbar) und des gesperrten Budgets. Budget wird gesperrt, weil es entweder in einer anderen Work Order-Zeile reserviert wurde oder die Zu fakturierende Menge anderer Work Order-Zeilen – sofern diese ebenfalls keine Reservierung haben – dieses bereits belegt.
- Nach Aufwand: Keine Begrenzung. Die Zu fakturierende Menge entspricht der vollständigen berechenbaren Dauer. Die Reservierte Menge und Menge der Projektplanzeilen (sowie der Verkaufszeile) werden beim Buchen der Zeiterfassungen automatisch aktualisiert.
- First-come, first-served: Wenn mehrere Work Orders eine Projektplanzeile ohne Reservierte Menge teilen, sichert sich das erste Work Order, das seine Zeiterfassungen freigibt, die Zu fakturierende Menge. Das verbleibende Budget kann dann für nachfolgende Work Orders unzureichend sein – diese werden rot hervorgehoben.
Eine detaillierte Erläuterung der Reservierungslogik finden Sie unter Work Order Buchung.
Wenn Zeilen verschwinden
Zeilen werden automatisch von der Seite entfernt, wenn keine weiteren Aktionen möglich sind:
- Freizugeben-Ansicht: Eine Zeile verschwindet, wenn alle ihre Zeiterfassungen freigegeben oder gebucht sind – es gibt nichts mehr freizugeben.
- Zu buchen-Ansicht: Eine Zeile verschwindet, wenn alle ihre Zeiterfassungen gebucht sind – es gibt nichts mehr zu buchen.
Dieses Verhalten ist beabsichtigt. Verwenden Sie nach dem Verschwinden von Zeilen Aktualisieren, um zu prüfen, ob seit dem letzten Seitenaufbau neue Zeiterfassungen hinzugekommen sind (z. B. von Kollegen eingereicht, nachdem die Seite zuletzt geladen wurde).
Wenn ein Work Order nicht aus der Liste verschwindet, wurden eine oder mehrere Zeiterfassungen nicht freigegeben. Wenn die Zeiterfassung auf der Detailseite nicht angezeigt wird, hat sie entweder keine Projektaufgabe und Projektplanzeile zugeordnet, oder die Work Order-Zeile fehlt. Verwenden Sie die Aktion Zeilen erstellen, um potenziell fehlende Work Order-Zeilen anzulegen. Wenn keine Zeilen erstellt werden, öffnen und filtern Sie die Zeiterfassungsseite nach dem Work Order und Status Offen, um die betreffenden Zeiterfassungen zu überprüfen.
Zeiterfassungen buchen
Was das Buchen bewirkt
Das Buchen überführt Zeiterfassungen von „Freigegeben" in „Gebucht" und erstellt die für die Fakturierung erforderlichen Finanzdatensätze:
- Status der Zeiterfassung ändert sich: Freigegeben → Gebucht.
- Projektposten (Verbrauch) werden erstellt. Wenn Work Order Buchung aktiviert ist, werden die Work Order-Nummer und die Work Order Abrechnung-Nummer auf jedem Posten gespeichert.
- Projektplanzeilen (Fakturierbar) werden erstellt oder aktualisiert:
- Ohne Work Order Buchung: eine Projektplanzeile Fakturierbar pro Projektplanzeile Budget.
- Mit Work Order Buchung: eine Projektplanzeile Fakturierbar pro Work Order-Zeile (Kombination aus Work Order Abrechnung und Projektplanzeile Budget).
- Verknüpfte Verkaufsauftragszeilen werden aktualisiert (Zu liefernde Menge und Zu fakturierende Menge).
Verhalten der Abrechnungsart beim Buchen
| Abrechnungsart | Verhalten |
|---|---|
| Nach Aufwand | Die gesamte berechenbare Zeit wird gebucht und fakturiert. Die Menge der Projektplanzeile und der verknüpften Verkaufsauftragszeile wird automatisch erhöht, wenn gebuchte Zeiterfassungen die geplante Menge überschreiten. |
| Budget (Gedeckelt) | Zeiterfassungen können über die Budgetobergrenze hinaus gebucht werden, es wird jedoch nur bis zur Obergrenze fakturiert. |
| Festpreis | Zeiterfassungen dienen nur der Aufwandserfassung. Die Fakturierung wird durch den Abschluss der Arbeit gesteuert, nicht durch die Gesamtdauer. |
Buchen ausführen
- In der Projektabrechnung (Freigabe): Markieren Sie Zeilen und wählen Sie Buchen. Es werden nur die ausgewählten Zeilen gebucht.
- Unbeaufsichtigt über die Aufgabenwarteschlange: Report 70920909 „Zeiterfassungen buchen" kann zur automatischen Ausführung eingeplant werden. Er überspringt Zeiterfassungen, die aktuell nicht gebucht werden können (z. B. Status = Offen), und fährt mit den übrigen fort.
Fakturierung
Mit Verkaufsauftrag
Projektplanzeilen (Fakturierbar), die mit dem Verkaufsauftrag verknüpft sind, werden im Verkaufsauftrag fakturiert.
Die Rechnungsstruktur wird durch Projektplanzeilen (Fakturierbar) bestimmt, nicht durch die ursprünglichen Verkaufsauftragszeilen. Wenn mehrere Work Orders Abrechnung jeweils eine eigene Projektplanzeile (Fakturierbar) unter derselben Verkaufsauftragszeile haben, kann die Rechnung mehr Positionen enthalten als der Verkaufsauftrag.
Ohne Verkaufsauftrag
Verwenden Sie die Funktion Projektverkaufsrechnung erstellen auf der Projektkarte, um eine Rechnung direkt aus dem Projekt zu erstellen.
Wenn gebuchte Zeiterfassungen storniert wurden und die daraus resultierenden Gutschriften noch nicht gebucht sind, können keine neuen Rechnungen erstellt werden. Buchen Sie alle ausstehenden Gutschriften, bevor Sie neue Rechnungen erstellen.
Auswirkung von Work Order Buchung auf die Rechnungsstruktur
Ohne Verkaufsauftrag ändert Work Order Buchung die Art, wie Rechnungszeilen erstellt werden. Jede Work Order-Zeile (Kombination aus Work Order Abrechnung und Projektplanzeile Budget) erzeugt eine Projektplanzeile (Fakturierbar), die wiederum eine Verkaufsrechnungszeile erstellt. Die Detailübersicht der gebuchten Verkaufsrechnung enthält automatisch eine Aufschlüsselung der Work Orders und deren Zeiterfassungen.
Einen detaillierten Vergleich des Verhaltens mit und ohne Work Order Buchung finden Sie unter Work Order Buchung.