Work Order

Die Work Orders bilden die Schnittstelle zwischen Planung, Projektmanagement und Abrechnung von Dienstleistungen. Sie ermöglichen das detaillierte Arbeiten in Business Central und die nahtlose Integration komplexer, hierarchischer Aufgabenstrukturen (wie Atlassian Jira und Azure DevOps) in eine präzise und kundenfreundliche Rechnungsstellung.

Eine Work Order in DYCE fungiert als zentrales Dokument, das den gesamten Lebenszyklus einer Aufgabe organisiert und die grundlegenden Fragen nach Was, Wer, Für Wen sowie detaillierte Angaben wie geschätzter Aufwand, Art und Budgetzuordnung beantwortet. Work Order können in externen Systemen wie Atlassian Jira und Azure DevOps erstellt und verwaltet werden. Dieser Abschnitt der Dokumentation fokussiert sich auf die Arbeit innerhalb von Project Billing, Business Central und DYCE Connect im weiteren Sinne.

Typische Beispiele für eine Work Order:

• Durchführung eines Workshops oder Trainings
• Konzeption und Entwicklung einer User Story
• Erfassung und Lösung eines Fehlers (Bug)
• Installation von Hardware oder Software
• Durchführung von Wartungsarbeiten

Wie Work Orders eingesetzt werden hängt stark von dem angestrebten Prozess ab. Generell gilt die Empfehlung so grob wie möglich und so fein wie nötig zu arbeiten, um den Aufwand durch Verwaltung und Management gering zu halten. So ist die Granularität von Aufgaben in Einführungsprojekten stark von dem Prozess abhängig. Sind Workshops eine Work Order und ein Work Order Event für jeden Termin oder wird jeweils eine Work Order pro Workshop benötigt. Beim Design des Prozesses sollte beachtet werden, wie Aufgaben geplant, aufgeteilt und vor allem berechnet werden sollen.

Aufbau und Struktur einer Work Order

Work Order sind vielseitig und flexibel. Im Folgenden werden Einrichtungsmöglichkeiten beschrieben und wie sie für verschiedene Prozesse zu verwenden sind. Die Work Order Karte ist in mehrere Bereiche unterteilt. Alle enthalten relevanten Informationen für die Durchführung und Abrechnung einer Work Order.

1. Details und Hierarchie (Für Wen)

Diese Angaben definieren das, Für Wen die Arbeit geleistet und wie sie organisiert ist. Eine Dienstleistung wird immer von einer Ressource für einen Kunden und ein Projekt erbracht (selbst, wenn es sich um interne Tätigkeiten handelt).

• Titel: Eine kurze, prägnante Überschrift.
• Debitorenname: Name des Debitors, für den die Leistung erbracht wird (Verkauf an).
• Projektbeschreibung: Die Zuordnung zu einem Projekt, in dem die Budgets und Dienstleistungen zusammengefasst werden. Zeiterfassungen für die Work Order müssen das Projekt verwenden.
• Budget Art: Gibt mit den Optionen Offen (Default) und Projekt den Freiheitsgrad für die Zeiterfassungen an.
  • Offen: Die Budget Art erlaubt maximale Flexibilität. Wenn in der Work Order kein Kunde oder Projekt eingetragen sind (z.B. für neue Tickets) werden diese durch die erste Zeiterfassung mit Kunde und Projekt gefüllt. Die Budget Art erlaubt es dem Benutzer, Projektaufgaben und Projektplanzeilen frei in der Zeiterfassung auszuwählen. Work Order zeilen werden automatisch angelegt, um Freigabe und Abrechnung zu erleichtern. Diese Option ist besonders sinnvoll für Tickets und Sammler, in denen die Art der Dienstleistung/ Zeiterfassung nicht eingeschränkt werden soll.
  • Projekt: schränkt die Auswahl in der Zeiterfassung auf die Projektaufgaben und Projektplanungszeilen ein, auf die in den Budgetzeilen verwendeten. Diese Option wird verwendet, wenn das zu verwendende Budget durch einen Projektleiter bestimmt wird (z.B. Workshops, kundenindividuelle Entwicklungen im Zusammenhang mit einem Auftrag).
• Work Order Abrechnung Nr.: Tools wie Jira oder Azure DevOps verwenden komplexe Hierarchien (Feature >> User Story >> Task). Project Billing in Business Central fasst diese auf zwei Ebenen zusammen, um die Abrechnung zu vereinfachen:
  • Work Order Abrechnung: Die Work Order, die dem Kunden bekannt ist, dient in der Regel als Work Order Abrechnung. Bei der Freigabe und Abrechnung werden die Zeiterfassungen auf diese Work Order aggregiert. D.h. dass die Zeiterfassungen der Sub-Work Order bei der Freigabe in der Work Order Abrechnung angezeigt werden.
  • Sub-Work Order: Alle Work Orders, die in Work Order Abrechnung Nr.: nicht sich selbst sondern eine andere Work Order Nr. verwenden. Sie dienen der internen Organisation und Unterteilung (z.B. Entwicklung und Code Review für eine Kundenentwicklung). Sub-Work Orders werden nicht separat in Rechnungen gedruckt.
  • Zuordnung: Eine Work Order wird einer anderen als Sub-Work Order zugewiesen, indem die Work Order Abrechnung in Work Order Abrechnung Nr. in der Sub-Work Order ausgewählt wird.
  • IsBilling (Work Order Abrechnung): Wenn die Work Order sich selbst als Work Order Abrechnung verwendet ist das Kennzeichen IsBilling = Ja. Anderenfalls ist es Nein. Das Kennzeichen kann über die Seitenüberprüfung und zu filtern verwendet werden. In der Work Order Liste kann danach gefiltert werden.

2. Dokumentation und Beschreibung (Was)

Diese Angaben definieren das, Was der Aufgabe. Dazu gehören vor allem verschiedene Arten von Texten (z.B. Titel und Beschreibung), die die Aufgabe beschreiben.

• Beschreibung: Eine detaillierte Beschreibung der zu erledigenden Arbeit oder Problemstellung.
• Interne Bemerkungen: Notizen zur internen Verwendung, die nur für Anwender sichtbar sind. Hier werden vorzugsweise Hinweise, Checklisten und sonstige Informationen gespeichert, die nicht zur Beschreibung des Sachverhaltes beitragen, aber situativ einen Mehrwert bieten. So können beispielsweise Änderungen auf Wunsch des Kunden festgehalten und im Zweifel schnell gefunden werden.
• Lösung: Beschreibung der Lösung, durchgeführte Maßnahmen, usw. Die Beschreibung der Lösung sollte der tatsächlich umgesetzten Lösung entsprechen. Anderenfalls ist sie später nur schwer nachzuvollziehen.

info

Die Arbeitsweise von Jira und Azure DevOps basiert teilweise auf der Hierarchie. Die Arbeit mit mehreren Ebenen in Business Central (ohne Jira oder Azure DevOps) ist möglich, resultiert aber potenziell in einem höheren organisatorischen Aufwand.

3. Planung und Aufwand (Wann & Wer)

Diese Eigenschaften definieren das Wann, Durch wen und den erwarteten Aufwand. Eine Work Order kann mit einer konkreten Einsatzplanung (Events) versehen werden, welche ähnlich wie Termine funktionieren: Eine Person erledigt an einem gewissen Zeitpunkt eine Aufgabe.

• Ressourcenname: Der Mitarbeiter, der für die Ausführung verantwortlich ist. Um eine klare Verantwortlichkeit sicherzustellen, kann nur eine Ressource zugeordnet werden.
• Events: Einer oder mehrere Termine für die Ausführung. Events werden über den Menüpunkt Events in der Work Order geöffnet. Es können nur Ressourcen geplant werden, die das Kennzeichen Planbar haben.
• Ursprüngliche Schätzung: Der geschätzte Zeitaufwand (in Stunden oder Tagen).
• Verbleibende Schätzung: Der verbleibende Zeitaufwand (in Stunden oder Tagen).
• Abgeschlossen: Der aktuelle Status der Work Order. Der Status Abgeschlossen kann automatisch gesetzt und zu filtern in Projekt Abrechnung Freigabe verwendet werden.
• Gesperrt: Verhindert das Erstellen neuer Zeiterfassungen für die Work Order.
  • Schutzfunktion: Benutzer können keine neuen Zeiterfassungen für diese Work Order erstellen.
  • Flexibilität: Bestehende Zeiterfassungen können weiterhin geändert, freigegeben und gebucht werden. Dies ist ideal für Phasen, in denen die Arbeit abgeschlossen ist, die erfassten Zeiten aber noch bereinigt werden müssen.
• Ort: Der physische oder virtuelle Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wird.
• Art: Eine Klassifizierung der Work Order (z.B. Story, Task, Bug, Wartung, Installation, Supportanfrage). Die Unterscheidung der Work Orders nach Art bietet die Möglichkeit sie in der Planung und Abrechnung zu unterscheiden.
  

Wir empfehlen mindestens eine Unterscheidung zwischen Work Order, die periodisch am Monatsende und die nach Fertigstellung freigegeben und fakturiert werden. Bei der Freigabe kann nach der Art gefiltert werden, was den Prozess effektiver gestaltet.

• Bereich: Eine Klassifizierung der Work Order.
• Sprint Angabe des Sprints.

Anzeigeformat Menge

In Einrichtung Projekte im Tab Work Order ist das Anzeigeformat für Ursprüngliche Schätzung und Verbleibende Schätzung hinterlegt.

• Stunde: eingegebene Zahlen werden als Stunden interpretiert und angezeigt.
• Tag: eingegebene Zahlen werden als Tage interpretiert und angezeigt.
• Dynamisch: zeigt Stunde an und schaltet automatisch auf Tag um, wenn die Menge größer als Stunde pro Tag ist. Die Eingabe unterstützt die Kürzel h und d.

Zuordnung einer vs. mehrerer Ressourcen

Zu Work Order wird immer nur eine Ressource zugewiesen. Diese trägt die Verantwortung für die Aufgabe. Würden mehrere Personen zugewiesen werden, wäre nicht klar, wer verantwortlich ist. Weiterhin werden von Jira und Azure DevOps standardmäßig ebenfalls nur eine zugeordnete Ressource unterstützt.

Über Work Order Events können weitere Ressourcen zeitlich auf eine Work Order eingeplant werden.

4. Work Order Zeilen

Work Order Lines erlauben es, flexibel und einfach an Aufgaben zu arbeiten, während im Hintergrund automatisch sichergestellt wird, dass jede gearbeitete Minute sofort dem richtigen Budget zugeordnet und so schnell wie möglich abgerechnet wird. Sie verknüpfen die Work Order mit Projektplanzeilen der Zeilenart Budget und definieren, wie Zeiterfassungen erfasst und abgerechnet werden. Die grundlegende Regeln können hier nachgelesen werden.

4.1. Anlage von Work Order Zeilen

Mit der Aktion Zeilen aus Projektplanzeilen hinzufügen im Tab Zeilen der Work Order Karte, werden Work Order Zeilen manuell erstellt. Sie öffnet die Seite Zeilen erstellen. Wählen Sie die gewünschten Projektplanzeilen aus und bestätigen Sie mit Ok. Ohne Projekt oder Projektplanzeile Budget im Projekt kann keine Work Order Zeile erstellt werden.

• Multi-Zeilen Auswahl: Die Seite Zeilen erstellen erlaubt das Markieren mehrerer Projektplanzeilen und das Erstellen von Work Order Zeilen.
• Keine doppelten Projektplanzeilen: Die gleiche Projektplanzeile Budget kann nicht zweimal in einer Work Order als Work Order Zeilen angelegt werden. Dies vereinfacht die Zeiterfassung, weil es hinreichend ist, eine Work Order und Planzeile in der Zeiterfassung auszuwählen, um die Work Order Zeile zu identifizieren.
• Automatisch erstellte Work Order Zeilen: In Zeiterfassungen mit einer Work Order (Budget Art = Offen), werden im Lookup Projektaufgabe und Planzeile diejenigen hervorgehoben, für die es eine Work Order Zeile gibt. Wählt der Anwender eine Projektaufgabe und Planzeile, für die es keine Work Order Zeile gibt, wird diese automatisch angelegt. Die Budget Art Offen ist besonders nützlich für reaktive Aufgaben. In einem neuen Ticket wurden potentiell noch keine Work Order Zeilen angelegt. Dadurch, dass sie direkt mit Erstellung der Zeiterfassungen angelegt werden, sind automatisch alle Daten für Freigabe und Abrechnung vorhanden, ohne dass ein Anwender eingreifen muss.
• Die Work Order Abrechnung enthält das Masterset: In der Work Order Abrechnung können neue Work Order Zeilen erstellt werden, um Budget aus Projektplanzeilen mit der Work Order zu verbinden. Sub-Work Orders können nur die Work Order Zeilen aus der Work Order Abrechnung zugeordnet werden. Ein neues Budget/ Projektplanzeile muss immer in der Work Order Abrechnung angelegt werden, bevor es in einer Sub-Work Order zugeordnet werden kann.
• Projekt der Work Order: Das Projekt der Work Order Zeile muss nicht das gleiche wie das der Work Order sein. Wurde beispielsweise initial das falsche Projekt gewählt und jetzt sind bereits Zeilen und Zeiterfassungen vorhanden, muss das Projekt geändert werden, danach die Zeiterfassungen verschoben und neue Work Order Zeilen angelegt werden. Bevor die Zeiterfassungen verschoben und die alten Zeilen gelöscht sind, haben sie ein anderes Projekt als die Work Order (gilt für beide Budget Arten).
• Abrechnungsarten: Die Abrechnungsarten Nach Aufwand, Budget, und Festpreis werden aus der Projektplanzeile Budget übernommen.
• Tätigkeit: Die Tätigkeit kann in der Work Order Zeile eingetragen werden, dient allerdings nur als Defaultwert für die Zeiterfassungen. Dem Anwender steht es jederzeit frei die Tätigkeit in der Zeiterfassung zu ändern.

4.2. Zeiterfassungen mit Work Order Zeilen

Es ist nicht möglich Work Order Zeilen in der Erfassungsmaske der Zeiterfassungen auszuwählen. Die Zuordnung funktioniert über die Auswahl der Work Order Nr., Projekt Projektplanzeilen Nr. (z.B. über die Aktivität). Wenn es nur eine Work Order Zeile mit Abrechnungsart Nach Aufwand, Budget oder Festpreis gibt, wird die Zeiterfassung automatisch beim Eintragen der Work Order vervollständigt. Die Budget Art in der Work Order gibt einige Regeln für die Zeiterfassung vor.

• Budget Art Projekt: Work Orders mit der Budget Art Projekt beschränken die Auswahl in der Zeiterfassung.
  • Hat die Work Order einen Debitor und Projekt werden diese automatisch in der Zeiterfassung vervollständigt.
  • Gibt es nur eine Work Order Zeile wird die Projektaufgabe und Planzeile mit Abrechnungsart Nach Aufwand, Budget, oder Festpreis automatisch in der Zeiterfassung vervollständigt.
  • Work Orders mit der Budget Art Projekt lassen es nicht zu, dass in Zeiterfassungen Projektaufgaben und Planzeilen ausgewählt werden, für die es keine Work Order Zeile gibt.
  • Wenn die Work Order nicht Work Order Abrechnung ist (eine andere Work Order in Work Order Abrechnung eingetragen hat) und keine eigene Work Order Zeile hat, können alle Work Order Zeilen der Work Order Abrechnung in den Zeiterfassungen verwendet werden. So wird für eine Task Workshops die Work Order Zeile in der Task angelegt. In den Sub-Work Orders, welche die einzelnen Workshops plant, müssen keine Zeilen angelegt werden.
  • Wenn die Work Order nicht Work Order Abrechnung ist und mindestens eine eigene Work Order Zeile hat, können Zeiterfassungen für diese Work Order nur diese Work Order Zeilen verwenden. Durch den Akt der Zuordnung wird die Auswahl in der Zeiterfassung eingeschränkt. Dies minimiert den administrativen Aufwand für die Zuordnung von Work Order Zeilen zu Sub-Work Order. Es ist nur notwendig wenn die Auswahl explizit eingeschränkt werden soll. Für Software Change mit Sub-Work Order "Entwicklung", "Code Review" und "Consulting Test" gibt es 2 Work Order Zeilen (Development und Consulting). Hier kann die Auswahl für den Zeiterfasser durch die Zuordnung von Work Order Zeilen auf die Sub-Work Order sinnvoll eingeschränkt werden.
• Budget Art Offen: Die Budget Art Offen lässt dem Zeiterfasser deutlich mehr Freiheit. Die UI und Lookups steuern den Zeiterfasser, aber er kann zu jedem Zeitpunkt die Vorschläge übersteuern.
  • Die erste Zeiterfassung mit einem Debitor und Projekt füllen diese in der Work Order.
  • Hat die Work Order einen Debitor und Projekt werden diese automatisch in der Zeiterfassung vervollständigt.
  • Gibt es nur eine Work Order Zeile wird die Projektaufgabe und Planzeile automatisch in der Zeiterfassung vervollständigt.
  • Zeiterfassungen für Work Order mit Budget Art Offen, sind nicht auf die Projektaufgaben und Planzeilen aus den Work Order Zeilen beschränkt. Der Benutzer kann andere Projektaufgaben und Planzeilen auswählen. Die Projektaufgaben und Planzeilen, für die es Work Order Zeilen gibt werden hervorgehoben.
  • Wird eine neue Projektplanzeile in der Zeiterfassung ausgewählt, wird dafür eine Work Order Zeile angelegt.
  • Die Budget Art Offen ermöglicht es dem Benutzer auch einen anderen Debitor und Projekt auszuwählen. Der Lookup Work Order Nr. in der Zeiterfassung zeigt nur Work Order mit gleichem Projekt an, das Feld verhindert aber nicht die Eingabe einer anderen Work Order. Zudem kann Debitor und Projekt nach dem Eintragen der Work Order geändert werden.

Zusatzleistungen

Zusatzleistungen folgen der gleichen Logik. Sie legen Work Order Zeilen für Work Orders mit Budget Art Offen an, und Budget Art Projekt beschränkt die Auswahl auf die Projektplanzeilen, für die es eine Work Order Zeile gibt. Ein nennenswerter Unterschied ist, dass die Zusatzleistung nicht automatisch in der Zeiterfassung eingetragen wird, wenn es nur eine Work Order Zeile gibt. Der Zeiterfasser ist nicht automatisch gereist, nur weil es eine entsprechende Work Order Zeile gibt.

4.3. Reservieren und Kennzahlen

Work Order Zeilen sind essenziell nur Verbindungen zu einer Projektplanzeile Budget. Die Menge in der Projektplanzeile kann zwischen den Work Orders aufgeteilt werden. Mit der Reservierung haben die Work Order Zeilen einen exklusiven Zugriff auf die reservierte Menge und die reservierte Menge wird für die Berechnung der Kennzahlen sowie Freigabe von Zeiterfassungen verwendet.

• Reservierte Menge: Gibt die Menge an, die exklusiv für die Work Order reserviert wurde. Ist eine Menge reserviert, können andere Work Order Zeilen diesen Teil des Budgets nicht für die Faktura verwenden. Es kann, mit Ausnahme für die Abrechnungsart Nach Aufwand nicht mehr als die reservierte Menge abgerechnet werden.
  Achtung: Es kann mehr als die vorhandene Menge in der Projektplanzeile Budget reserviert werden. Die Überreservierung kann aber nicht abgerechnet werden, solange die Menge in der Planzeile nicht erhöht wird. Dies ermöglicht es Budget zu verteilen bevor es formal im Auftrag und Projektplanzeile erhöht wurde. Die reservierte Menge und Menge für Projektplanzeilen/ Work Order Zeilen mit Abrechnungsart Nach Aufwand erhöht sich beim Buchen der Zeiterfassungen automatisch.
• Menge Verfügbar zur Reservierung: Gibt die Menge an, die noch reserviert werden kann. In der Berechnung werden gebuchte sowie fakturierte Mengen, reservierte Mengen aber keine offene Zeiterfassungen berücksichtigt.
  

$$Menge \ Verfügbar \ zur \ Reservierung = Menge \ der \ Projektplanzeile \ (Budget) Menge$$ $$- Special \ Work \ Order \$$ $$Special \ Work \ Order = \sum\limits_1^n(wenn \ reservierte \ Menge > 0, verwendet \ reservierte \ Menge \$$ $$,sonst \ verwende \ Menge \ zu \ Fakturieren + \sum\limits_1^n Menge \ Projektplanzeilen_i \ (Fakturierbar))$$

• Einheitencode: Gibt die verwendete Einheit an.
• Restbudget: Gibt die Menge an, die noch gebucht werden kann. Menge die in anderen Work Orders reserviert und noch nicht gebucht wurde, kann noch gebucht werden. Sie wird berechnet, indem die fakturierten und noch zu fakturierenden Mengen (inkl. Projektplanzeilen (Fakturierbar) sowie zu fakturierender Mengen in Work Order Zeilen und Projektplanzeile) von der Menge des Projektplanzeilen (Budget) abgezogen werden. Offene Zeiterfassungen werden bei der Berechnung nicht berücksichtigt.

$$Restmenge = Menge \ der \ Projektplanzeile \ (Budget) Menge (Fakturierbar)$$ $$- Menge \ zu \ Fakturieren \ der \ Projektplanzeile \ (Budget)$$ $$- \sum\limits_1^n Menge \ Projektplanzeilen_i \ (Fakturierbar)$$ $$- \sum\limits_1^n Menge \ zu \ Fakturieren \ der \ Work \ Order \ Zeile_i$$

• Menge Berechenbar Offen: Errechnet sich aus der Summe der berechenbaren Dauer der Zeiterfassungen für die Work Order mit der Projektplanzeile Budget mit Status Offen.
• Ursprüngliche Menge: Gibt die initial eingetragene Menge in reservierte Menge an. Dieses Feld wird nicht automatisch aktualisiert, um bei Budgeterhöhungen (z.B. Abrechnung Nach Aufwand) nachvollziehen zu können, welches Budget ursprünglich reserviert wurde.

Work Order Zeilen können ohne Reservierung verwendet werden. Wenn es mehrere Work Order Zeilen ohne Reservierung gibt, "teilen" sie sich die Menge von der Projektplanzeile Budget. Bei der Freigabe von Zeiterfassungen gilt first come first served, was bedeutet, dass die zuerst freigegebene Zeiterfassung das Budget/ Menge fest belegt. Wenn es keinen expliziten Grund gibt eine Menge für die Work Order zu reservieren, ist es einfacher und weniger Aufwand keine Reservierung vorzunehmen.

5. Herkunft

Im Tab Herkunft wird der Erstellungsort der Work Order festgehalten. Keines der Felder ist editierbar. Wurde die Work Order in Business Central oder DYCE Connect erstellt, wird in Herkunft automatisch DYCE eingetragen. Wurde die Work Order in Jira oder Azure DevOps erstellt, spiegeln Herkunft, Organisation (extern), und Projekt (extern) dies wider. Der Link zeigt entweder auf die Work Order in dem externen Tool oder in DYCE Project & Resource Planning.

Herkunft DYCE

Wenn in der Herkunft DYCE eingetragen ist, können alle Felder wie oben beschrieben bearbeitet werden. Wenn in der Herkunft nicht DYCE eingetragen ist, können einige Felder nicht editiert werden. Dadurch wird vermieden, dass die Daten in dem externen Tool und Business Central voneinander abweichen.

Alle Inhalte, die im Zusammenhang mit der Abrechnung stehen können immer in BC bearbeitet werden

• Debitor
• Projekt
• Work Order Abrechnung Nr.
• Work Order Zeilen
• Abgeschlossen
• Gesperrt
• Geplant
• Ort

Änderungen in diesen Feldern können nicht zuverlässig an das externe Tool übergeben werden. Bitte beachten Sie diesen Umstand, wenn Sie Work Order über eine API oder andere Mittel importieren.

Work Order Events

Für eine zeitliche Einplanung von Arbeiten in Form von konkreten Terminen mit Datum und Uhrzeit können pro Work Order sogenannte Events (Termine) angelegt werden.

Sobald ein Event für eine Ressource angelegt wurde, erscheint die Work Order in DYCE Time Tracking in der Liste der Aufgaben der geplanten Ressource.

tip

DYCE Project & Resource Planning erleichtert die Planung mehrerer Ressourcen auf beliebige Work Order in einer funktionalen und übersichtlichen graphischen Oberfläche, dem Work Order Kalender.

Status (extern)

Bei Dienstleistungen hängt die Abrechnung meist vom Arbeitsfortschritt ab. Der Status (extern) spiegelt den aktuellen Zustand der Aufgabe wider und wird (z. B. aus Jira) nach Connect und Business Central synchronisiert. Basierend auf der Art (Work Order) und ihrem Status steuert das System automatisch, ob neue Zeiterfassungen erstellt werden können und wann eine Work Order als bereit für die Fakturierung markiert wird. Wird in Jira ein neuer Status verwendet, der in Business Central noch nicht existiert, erstellt das System diesen automatisch während der Synchronisation. Der Status (extern) kann in Business Central nur geändert werden, wenn die Herkunft DYCE ist (die Work Order wurde also nicht in einem externen Tool erstellt).

Konfiguration: Status (extern) Aktionen

Um Ihren Workflow zu automatisieren, definieren Sie Regeln auf der neuen Seite Status (extern) Aktionen. Dies teilt Business Central mit, wie auf einen bestimmten Status aus Jira reagiert werden soll.

Schritt 1: Aufrufen der Konfiguration Es gibt zwei Wege, um die Einrichtung zu erreichen:

• Über die Suche: Suchen Sie nach Status (extern) Aktionen über das „Lupen“-Symbol (Alt+Q).
• Über die Art (Work Order): Gehen Sie auf die Seite „Art (Work Order)“. Sie sehen eine neue Spalte namens Status (extern) Aktionen, die eine Anzahl anzeigt (z. B. „0“). Klicken Sie auf die Zahl, um die für diese spezifische Art gefilterte Konfiguration zu öffnen.

Schritt 2: Eine neue Zuordnung erstellen Klicken Sie auf der Seite Status (extern) Aktionen auf Neu, um eine Regel zu erstellen:

• Status (extern): Wählen Sie den Statusnamen aus Ihrem externen Tool (z. B. „Done“ oder „Resolved“).
• Art (Work Order): Wählen Sie die Art aus, für die diese Regel gilt (z. B. „Bug“).
• Gesperrt: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie verhindern möchten, dass Benutzer neue Zeiterfassungen erstellen, sobald dieser Status erreicht ist.
• Abgeschlossen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Work Order als „bereit für die Abrechnung“ gelten soll, wenn sie diesen Status erreicht.

Status (extern)	Art (Work Order)	Gesperrt	Abgeschlossen
Resolved	Bug	Ja	Nein
Closed	Bug	Ja	Ja
Done	User Story	Ja	Ja
Cancelled	(Leer)	Ja	Ja

Wichtige Regeln:

• Art + Status: Sie können unterschiedliche Verhaltensweisen für verschiedene Arten definieren (z. B. könnte ein „Resolved“ Bug die Erstellung neuer Zeiterfassungen bereits sperren, aber noch nicht auf Abgeschlossen für die Abrechnung gesetzt werden, da er zuerst ausgeliefert werden muss).
• Globale Regeln: Wenn Sie die Art leer lassen, gilt die Regel für alle Work Orders, bei denen die Art (Work Order) ebenfalls leer ist. Dadurch sind Sie nicht gezwungen, eine Art zu verwenden, wenn kein externes System genutzt wird.
• Trigger: Die Flags werden in dem Moment aktualisiert, in dem sich der Status durch Synchronisierung oder manuelle Eingabe ändert.

Das Flag „Gesperrt“ Wenn eine Work Order als „Gesperrt“ markiert ist:

• Schutzfunktion: Benutzer können keine neuen Zeiterfassungen für diese Work Order erstellen.
• Flexibilität: Bestehende Zeiterfassungen können weiterhin geändert, freigegeben und gebucht werden. Dies ist ideal für Phasen, in denen die Arbeit abgeschlossen ist, die erfassten Zeiten aber noch bereinigt werden müssen.

Das Flag „Abgeschlossen“ Dieses Flag zeigt an, dass die Arbeit aus funktionaler Sicht abgeschlossen ist. Es ist ein primärer Filter in der Projektabrechnung (Freigabe), um Work Orders zu identifizieren, die bereit für die finale Fakturierung sind.

Wichtige Hinweise

• Manuelle Korrekturen: Auch wenn die Automatisierung ein Kennzeichen setzt, können Sie dieses auf der Work Order Karte weiterhin manuell deaktivieren, falls Sie eine nachträgliche Zeiterfassung zulassen müssen.
• Kennzeichen entfernen: Die Automatisierung kann ein Kennzeichen setzen und mit einem anderen Status wieder entfernen (z.B. Status Rework sollte Gesperrt und Abgeschlossen entfernen.)
• Löschen: Wenn Sie eine Zuordnungsregel löschen, behalten bestehende Work Orders ihre aktuellen Kennzeichen bei. Zukünftige Statusänderungen auf diesen spezifischen Status lösen jedoch keine automatischen Aktualisierungen mehr aus.

Wichtige Regeln:

• Art + Status: Sie können unterschiedliche Verhaltensweisen für verschiedene Arten definieren (z.B. könnte ein "Resolved" Bug die Erstellung neuer Zeiterfassungen bereits sperren, aber noch nicht auf Abgeschlossen für die Abrechnung gesetzt werden, da er zuerst ausgeliefert werden muss).
• Globale Regeln: Wenn Sie die Art leer lassen, gilt die Regel für alle Work Orders, bei denen die Art (Work Order) ebenfalls leer ist. Dadurch sind Sie nicht gezwungen, eine Art zu verwenden, wenn kein externes System genutzt wird.
• Trigger: Die Kennzeichen werden in dem Moment aktualisiert, in dem sich der Status durch Synchronisation oder manuelle Eingabe ändert.

Das Gesperrt Kennzeichen
Wenn eine Work Order als Gesperrt markiert ist:

• Schutzfunktion: Benutzer können keine neuen Zeiterfassungen für diese Work Order erstellen.
• Flexibilität: Bestehende Zeiterfassungen können weiterhin geändert, freigegeben und gebucht werden. Dies ist ideal für Phasen, in denen die Arbeit abgeschlossen ist, die erfassten Zeiten aber noch bereinigt werden müssen.

Das Abgeschlossen Kennzeichen
Dieses Flag zeigt an, dass die Arbeit aus funktionaler Sicht abgeschlossen ist. Es ist ein primärer Filter in der Projektabrechnung (Freigabe), um Work Orders zu identifizieren, die bereit für die finale Fakturierung sind.

Wichtige Hinweise

• Manuelle Korrekturen: Auch wenn die Automatisierung ein Kennzeichen setzt, können Sie dieses auf der Work Order Karte weiterhin manuell deaktivieren, falls Sie eine nachträgliche Zeiterfassung zulassen müssen.
• Kennzeichen entfernen: Die Automatisierung kann ein Kennzeichen setzen und mit einem anderen Status wieder entfernen (z.B. Status "Rework" sollte Gesperrt und Abgeschlossen entfernen.)
• Löschen: Wenn Sie eine Zuordnungsregel löschen, behalten bestehende Work Orders ihre aktuellen Kennzeichen bei. Zukünftige Statusänderungen auf diesen spezifischen Status lösen jedoch keine automatischen Aktualisierungen mehr aus.