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Work Order

Eine Work Order (im Deutschen auch Arbeitsauftrag) ist ein zentrales Dokument, das die Durchführung und Abrechnung einer bestimmten Arbeit, Aufgabe oder Dienstleistung unterstützt. Sie dient als Dreh- und Angelpunkt für die Kommunikation, Planung, Durchführung und Nachverfolgung von Arbeitspaketen jeglicher Art – von internen Wartungsaufgaben bis hin zu Aufgaben in komplexen, abrechenbaren Kundenprojekten.

Typische Beispiele für eine Work Order:

  • Durchführung eines Workshops oder Trainings
  • Konzeption und Entwicklung einer User Story
  • Erfassung und Lösung eines Fehlers (Bug)
  • Installation von Hardware oder Software
  • Durchführung von Wartungsarbeiten

Eigenschaften einer Work Order​

Jede Work Order hat eine Reihe von Eigenschaften, die die Aufgabe genauer beschreiben und die Planung und Abrechnung der eingesetzen Ressourcen ermöglichen. Sie lassen sich in folgende Kategorien einteilen:

  1. Identifikation und Beschreibung: Was soll getan werden?

  2. Zuordnung und Kontext: Für wen und durch wen wird die Arbeit geleistet?

  3. Planung und Schätzung: Wann soll es getan werden und wie hoch ist der Aufwand?

  4. Kaufmännische Details: Wie wird der Aufwand abgerechnet?

Identifikation und Beschreibung​

Diese Eigenschaften definieren das Was der Aufgabe. Dazu gehören vor allem verschiedene Arten von Texten (z.B. Titel und Beschreibung), die die Aufgabe beschreiben.

  • Work Order Nummer: Eine eindeutige Kennung zur Identifikation. Diese wird über Work Order Nummernserie automatisch vergeben.
  • Titel: Eine kurze, prägnante Überschrift.
  • Beschreibung: Eine detaillierte Beschreibung der zu erledigenden Arbeit
  • Interne Bemerkungen: Notizen zur internen Verwendung, nur für Anwender sichtbar
  • Lösung: Beschreibung der Lösung, durchgeführte Maßnahmen, usw.
  • Art: Eine Klassifizierung der Work Order (z.B. Story, Task, Bug, Wartung, Installation, Supportanfrage).
  • Historie: Informationen zur Erstellung und zu den letzten Änderungen.

Zuordnung und Kontext​

Diese Eigenschaften definieren das Für wen und Durch wen. Eine Dienstleistung wird immer von einer Ressource für einen Kunden und ein Projekt erbracht (selbst, wenn es sich um interne Tätigkeiten handelt).

  • Kunde: Der externe oder interne Auftraggeber.
  • Projektfelder: Die Zuordnung zu einem übergeordneten Projekt, einer Projektaufgabe, einer Projektplanzeile und einer Tätigkeit
  • Ort: Der physische oder virtuelle Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wird.
  • Ressource: Der Mitarbeiter, der für die Ausführung verantwortlich ist.
Zuordnung einer vs. mehrerer Ressourcen

Einer Work Order wird immer nur eine Ressource zugewiesen, die die Verantwortung dafür trägt, dass die Aufgabe bearbeitet wird. Würden mehrere Personen zugewiesen werden, wäre nicht klar, wer verantwortlich ist und sich um die Aufgabe kümmern soll. Weiterhin werden von Jira und Azure DevOps standardmäßig ebenfalls nur eine zugeordnete Ressource unterstützt.

Über Work Order Events können dennoch weitere Ressourcen zeitlich auf eine Work Order eingeplant werden.

Planung und Schätzung​

Diese Eigenschaften definieren das Wann und den erwarteten Umfang. Eine Work Order kann mit einer konkreten Einsatzplanung (einem Event) versehen werden, welche ähnlich wie Termine funktionieren: Eine Person erledigt an einem gewissen Zeitpunkt eine Aufgabe.

  • Aufwände: Der geschätzte Zeitaufwand (in Stunden oder Tagen) und verbleibender Aufwand.
  • Events: Einer oder mehrere Termine für die Ausführung.
  • Abgeschlossen: Der aktuelle Status der Work Order (Offen, Erledigt).

Kaufmännische Details​

Diese Eigenschaften sind für die finanzielle Abwicklung entscheidend. Eine Work Order kann einem Budget zugewiesen werden. Ein Budget legt fest, wie die Zeiterfassungen dieser Work Order erfasst und abgerechnet werden sollen. Es kann in der Work Order fest vorgegeben und vom Zeiterfasser in DYCE Time Tracking dann nicht mehr abgeändert werden, oder auch offen gestaltet sein und dem Zeiterfasser verschiedene Freiheiten bei der Erfassung ermöglichen.

  • Budgetinformationen: Die Verknüpfung zu einem spezifischen Budget innerhalb eines Projekts (genauer: einer Projektplanzeile) erfolgt über die bereits erwähnten Projektfelder.
  • Budgettyp: Beeinflusst die Möglichkeiten bei der späteren Zeiterfassung (Offen oder Projekt) (s. Budgettyp).

Budgettyp​

Der Budgettyp hängt eng mit den Eigenschaften Kunde, Projekt, Projektaufgabe, Projektplanzeile und Tätigkeit zusammen. Über ihn wird gesteuert, welche der Eigenschaften für Zeiterfassungen auf die Work Order bindend und welche frei wählbar sind.

  • Offen schlägt dem Zeiterfasser den Kunden und das Projekt der Work Order vor, es kann aber jederzeit davon abgewichen werden. Die Eigenschaften Projektaufgabe, Projektplanzeile und Tätigkeit können in der Work Order nicht vorbelegt werden.
  • Projekt ermöglicht die feste Vorgabe aller Eigenschaften vom Kunden bis zur Tätigkeit. Jede Vorbelegung ist für Zeiterfassungen festgelegt und kann vom Zeiterfasser nicht abgeändert werden. Nicht ausgefüllte Felder bleiben hingegen frei wählbar, sodass z.B. die Tätigkeit vom Anwender ausgewählt werden kann, wenn die Work Order keine Vorgabe macht.

Aufwandsschätzung​

Jede Work Order hat zwei Eigenschaften, in denen Schätzungen für den insgesamt anfallenden Arbeitsaufwand und den noch verbleibenden Restaufwand eingetragen werden können. Die Schätzungen können entweder in Tagen oder Stunden erfolgen.

  • Ursprüngliche Schätzung: Der gesamte Aufwand für diese Work Order. Dient als Orientierung für Zeiterfasser, wie viel Zeit für diese Aufgabe höchstens aufgewendet werden soll. Im Vergleich mit der Summe der Zeiterfassungen können der tatsächliche und der geschätzte Aufwand verglichen werden.
  • Verbleibende Schätzung: Der verbleibende Aufwand für diese Work Order. Hier können Zeiterfasser den erwarteten Restaufwand eintragen und so dem Projektleiter Rückmeldung über den Bearbeitungsstand geben. In Verbindung mit der Summe der Zeiterfassungen auf die Work Order kann daraus gefolgert werden, ob die ursprüngliche Schätzung den Aufwand voraussichtlich abdecken wird, oder nicht.

Zeiterfassungen​

Work Order können assoziierte Zeiterfassungen haben. Diese werden primär von der der Work Order zugeordneten Ressource stammen, können aber auch von anderen Ressourcen erfasst werden, die z.B. bei der Bearbeitung geholfen haben.

Werden die Budgetfelder (s. Budgettyp) in einer Work Order geändert, die bereits Zeiterfassungen besitzt, wirken sich diese Änderungen nicht auf die bestehenden Zeiterfassungen aus, sie beziehen sich also weiterhin auf das ursprüngliche Budget.

Eine Work Order kann solange gelöscht werden, bis ihr freigegebene oder gebuchte Zeiterfassungen zugeordnet sind. Andernfalls werden für alle nicht freigegebenen Zeiterfassungen die Verbindungen zur Work Order gelöst.

Work Order Events​

Für eine zeitliche Einplanung von Arbeiten in Form von konkreten Terminen mit Datum und Uhrzeit können pro Work Order sogenannte Events (Termine) angelegt werden.

Sobald ein Event für eine Ressource angelegt wurde, erscheint die Work Order in DYCE Time Tracking in der Liste der Aufgaben der geplanten Ressource.

tip

DYCE Project & Resource Planning erleichtert die Planung mehrerer Ressourcen auf beliebige Work Order in einer funktionalen und übersichtlichen graphischen Oberfläche, dem Work Order Kalender.