Work Order

Eine Work Order (im Deutschen auch Arbeitsauftrag) ist ein zentrales Dokument, das die Durchführung und Abrechnung einer bestimmten Arbeit, Aufgabe oder Dienstleistung unterstützt. Sie dient als Dreh- und Angelpunkt für die Kommunikation, Planung, Durchführung und Nachverfolgung von Arbeitspaketen jeglicher Art – von internen Wartungsaufgaben bis hin zu Aufgaben in komplexen, abrechenbaren Kundenprojekten.

Typische Beispiele für eine Work Order:

• Durchführung eines Workshops oder Trainings
• Konzeption und Entwicklung einer User Story
• Erfassung und Lösung eines Fehlers (Bug)
• Installation von Hardware oder Software
• Durchführung von Wartungsarbeiten

Eigenschaften einer Work Order

Jede Work Order hat eine Reihe von Eigenschaften, die die Aufgabe genauer beschreiben und die Planung und Abrechnung der eingesetzen Ressourcen ermöglichen. Sie lassen sich in folgende Kategorien einteilen:

1. Identifikation und Beschreibung: Was soll getan werden?

2. Zuordnung und Kontext: Für wen und durch wen wird die Arbeit geleistet?

3. Planung und Schätzung: Wann soll es getan werden und wie hoch ist der Aufwand?

4. Kaufmännische Details: Wie wird der Aufwand abgerechnet?

Identifikation und Beschreibung

Diese Eigenschaften definieren das Was der Aufgabe. Dazu gehören vor allem verschiedene Arten von Texten (z.B. Titel und Beschreibung), die die Aufgabe beschreiben.

• Work Order Nummer: Eine eindeutige Kennung zur Identifikation. Diese wird über Work Order Nummernserie automatisch vergeben.
• Titel: Eine kurze, prägnante Überschrift.
• Beschreibung: Eine detaillierte Beschreibung der zu erledigenden Arbeit
• Interne Bemerkungen: Notizen zur internen Verwendung, nur für Anwender sichtbar
• Lösung: Beschreibung der Lösung, durchgeführte Maßnahmen, usw.
• Art: Eine Klassifizierung der Work Order (z.B. Story, Task, Bug, Wartung, Installation, Supportanfrage).
• Historie: Informationen zur Erstellung und zu den letzten Änderungen.

Zuordnung und Kontext

Diese Eigenschaften definieren das Für wen und Durch wen. Eine Dienstleistung wird immer von einer Ressource für einen Kunden und ein Projekt erbracht (selbst, wenn es sich um interne Tätigkeiten handelt).

• Kunde: Der externe oder interne Auftraggeber.
• Projektfelder: Die Zuordnung zu einem übergeordneten Projekt, einer Projektaufgabe, einer Projektplanzeile und einer Tätigkeit
• Ort: Der physische oder virtuelle Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wird.
• Ressource: Der Mitarbeiter, der für die Ausführung verantwortlich ist.

Zuordnung einer vs. mehrerer Ressourcen

Einer Work Order wird immer nur eine Ressource zugewiesen, die die Verantwortung dafür trägt, dass die Aufgabe bearbeitet wird. Würden mehrere Personen zugewiesen werden, wäre nicht klar, wer verantwortlich ist und sich um die Aufgabe kümmern soll. Weiterhin werden von Jira und Azure DevOps standardmäßig ebenfalls nur eine zugeordnete Ressource unterstützt.

Über Work Order Events können dennoch weitere Ressourcen zeitlich auf eine Work Order eingeplant werden.

Planung und Schätzung

Diese Eigenschaften definieren das Wann und den erwarteten Umfang. Eine Work Order kann mit einer konkreten Einsatzplanung (einem Event) versehen werden, welche ähnlich wie Termine funktionieren: Eine Person erledigt an einem gewissen Zeitpunkt eine Aufgabe.

• Aufwände: Der geschätzte Zeitaufwand (in Stunden oder Tagen) und verbleibender Aufwand.
• Events: Einer oder mehrere Termine für die Ausführung.
• Abgeschlossen: Der aktuelle Status der Work Order (Offen, Erledigt).

Kaufmännische Details

Diese Eigenschaften sind für die finanzielle Abwicklung entscheidend. Eine Work Order kann einem Budget zugewiesen werden. Ein Budget legt fest, wie die Zeiterfassungen dieser Work Order erfasst und abgerechnet werden sollen. Es kann in der Work Order fest vorgegeben und vom Zeiterfasser in DYCE Time Tracking dann nicht mehr abgeändert werden, oder auch offen gestaltet sein und dem Zeiterfasser verschiedene Freiheiten bei der Erfassung ermöglichen.

• Budgetinformationen: Die Verknüpfung zu einem spezifischen Budget innerhalb eines Projekts (genauer: einer Projektplanzeile) erfolgt über die bereits erwähnten Projektfelder.
• Budgettyp: Beeinflusst die Möglichkeiten bei der späteren Zeiterfassung (Offen oder Projekt) (s. Budgettyp).

Budgettyp

Der Budgettyp hängt eng mit den Eigenschaften Kunde, Projekt, Projektaufgabe, Projektplanzeile und Tätigkeit zusammen. Über ihn wird gesteuert, welche der Eigenschaften für Zeiterfassungen auf die Work Order bindend und welche frei wählbar sind.

• Offen schlägt dem Zeiterfasser den Kunden und das Projekt der Work Order vor, es kann aber jederzeit davon abgewichen werden. Die Eigenschaften Projektaufgabe, Projektplanzeile und Tätigkeit können in der Work Order nicht vorbelegt werden.
• Projekt ermöglicht die feste Vorgabe aller Eigenschaften vom Kunden bis zur Tätigkeit. Jede Vorbelegung ist für Zeiterfassungen festgelegt und kann vom Zeiterfasser nicht abgeändert werden. Nicht ausgefüllte Felder bleiben hingegen frei wählbar, sodass z.B. die Tätigkeit vom Anwender ausgewählt werden kann, wenn die Work Order keine Vorgabe macht.

Aufwandsschätzung

Jede Work Order hat zwei Eigenschaften, in denen Schätzungen für den insgesamt anfallenden Arbeitsaufwand und den noch verbleibenden Restaufwand eingetragen werden können. Die Schätzungen können entweder in Tagen oder Stunden erfolgen.

• Ursprüngliche Schätzung: Der gesamte Aufwand für diese Work Order. Dient als Orientierung für Zeiterfasser, wie viel Zeit für diese Aufgabe höchstens aufgewendet werden soll. Im Vergleich mit der Summe der Zeiterfassungen können der tatsächliche und der geschätzte Aufwand verglichen werden.
• Verbleibende Schätzung: Der verbleibende Aufwand für diese Work Order. Hier können Zeiterfasser den erwarteten Restaufwand eintragen und so dem Projektleiter Rückmeldung über den Bearbeitungsstand geben. In Verbindung mit der Summe der Zeiterfassungen auf die Work Order kann daraus gefolgert werden, ob die ursprüngliche Schätzung den Aufwand voraussichtlich abdecken wird, oder nicht.

Zeiterfassungen

Work Order können assoziierte Zeiterfassungen haben. Diese werden primär von der der Work Order zugeordneten Ressource stammen, können aber auch von anderen Ressourcen erfasst werden, die z.B. bei der Bearbeitung geholfen haben.

Werden die Budgetfelder (s. Budgettyp) in einer Work Order geändert, die bereits Zeiterfassungen besitzt, wirken sich diese Änderungen nicht auf die bestehenden Zeiterfassungen aus, sie beziehen sich also weiterhin auf das ursprüngliche Budget.

Eine Work Order kann solange gelöscht werden, bis ihr freigegebene oder gebuchte Zeiterfassungen zugeordnet sind. Andernfalls werden für alle nicht freigegebenen Zeiterfassungen die Verbindungen zur Work Order gelöst.

Work Order Events

Für eine zeitliche Einplanung von Arbeiten in Form von konkreten Terminen mit Datum und Uhrzeit können pro Work Order sogenannte Events (Termine) angelegt werden.

Sobald ein Event für eine Ressource angelegt wurde, erscheint die Work Order in DYCE Time Tracking in der Liste der Aufgaben der geplanten Ressource.

tip

DYCE Project & Resource Planning erleichtert die Planung mehrerer Ressourcen auf beliebige Work Order in einer funktionalen und übersichtlichen graphischen Oberfläche, dem Work Order Kalender.

Status (extern)

Bei Dienstleistungen hängt die Abrechnung meist vom Arbeitsfortschritt ab. Der Status (extern) spiegelt den aktuellen Zustand der Aufgabe wider und wird (z.B. aus Jira) nach Connect und Business Central synchronisiert. Basierend auf der Art (Work Order) und ihrem Status steuert das System automatisch, ob neue Zeiterfassungen erstellt werden können und wann eine Work Order als bereit für die Fakturierung markiert wird. Wird in Jira ein neuer Status verwendet, der in Business Central noch nicht existiert, erstellt das System diesen automatisch während der Synchronisation. Der Status (extern) kann in Business Central nur geändert werden, wenn die Herkunft DYCE ist (die Work Order wurde also nicht in einem externen Tool erstellt).

Konfiguration: Status (extern) Aktionen

Um Ihren Workflow zu automatisieren, definieren Sie Regeln auf der neuen Seite Status (extern) Aktionen. Dies teilen Business Central mit, wie auf einen bestimmten Status aus Jira reagiert werden soll.

Schritt 1: Aufrufen der Konfiguration
Es gibt zwei Wege, um die Einrichtung zu erreichen:

• Über die Suche: Suchen Sie nach Status (extern) Aktionen über das Lupen-Symbol (Alt+Q).
• Über die Art (Work Order): Gehen Sie auf die Seite Art (Work Order). Sie sehen eine neue Spalte namens Status (extern) Aktionen, die eine Anzahl anzeigt (z.B. 0). Klicken Sie auf die Zahl, um die für diese spezifische Art gefilterte Konfiguration zu öffnen.

Schritt 2: Neue Zuordnung erstellen
Klicken Sie auf der Seite Status (extern) Aktionen auf Neu, um eine Regel zu erstellen:

• Status (extern): Wählen Sie den Statusnamen aus Ihrem externen Tool (z.B. "Done" oder "Resolved").
• Art (Work Order): Wählen Sie die Art aus, für die diese Regel gilt (z.B. "Bug").
• Gesperrt: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie verhindern möchten, dass Benutzer neue Zeiterfassungen erstellen, sobald dieser Status erreicht ist.
• Abgeschlossen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Work Order als bereit für die Abrechnung gelten soll, wenn sie diesen Status erreicht.

Status (extern)	Art (Work Order)	Gesperrt	Abgeschlossen
Resolved	Bug	Ja	Nein
Closed	Bug	Ja	Ja
Done	User Story	Ja	Ja
Cancelled	(Leer)	Ja	Ja

Wichtige Regeln:

• Art + Status: Sie können unterschiedliche Verhaltensweisen für verschiedene Arten definieren (z.B. könnte ein "Resolved" Bug die Erstellung neuer Zeiterfassungen bereits sperren, aber noch nicht auf Abgeschlossen für die Abrechnung gesetzt werden, da er zuerst ausgeliefert werden muss).
• Globale Regeln: Wenn Sie die Art leer lassen, gilt die Regel für alle Work Orders, bei denen die Art (Work Order) ebenfalls leer ist. Dadurch sind Sie nicht gezwungen, eine Art zu verwenden, wenn kein externes System genutzt wird.
• Trigger: Die Kennzeichen werden in dem Moment aktualisiert, in dem sich der Status durch Synchronisierung oder manuelle Eingabe ändert.

Das Gesperrt Kennzeichen
Wenn eine Work Order als Gesperrt markiert ist:

• Schutzfunktion: Benutzer können keine neuen Zeiterfassungen für diese Work Order erstellen.
• Flexibilität: Bestehende Zeiterfassungen können weiterhin geändert, freigegeben und gebucht werden. Dies ist ideal für Phasen, in denen die Arbeit abgeschlossen ist, die erfassten Zeiten aber noch bereinigt werden müssen.

Das Abgeschlossen Kennzeichen
Dieses Flag zeigt an, dass die Arbeit aus funktionaler Sicht abgeschlossen ist. Es ist ein primärer Filter in der Projektabrechnung (Freigabe), um Work Orders zu identifizieren, die bereit für die finale Fakturierung sind.

Wichtige Hinweise

• Manuelle Korrekturen: Auch wenn die Automatisierung ein Kennzeichen setzt, können Sie dieses auf der Work Order Karte weiterhin manuell deaktivieren, falls Sie eine nachträgliche Zeiterfassung zulassen müssen.
• Kennzeichen entfernen: Die Automatisierung kann ein Kennzeichen setzen und mit einem anderen Status wieder entfernen (z.B. Status "Rework" sollte Gesperrt und Abgeschlossen entfernen.)
• Löschen: Wenn Sie eine Zuordnungsregel löschen, behalten bestehende Work Orders ihre aktuellen Kennzeichen bei. Zukünftige Statusänderungen auf diesen spezifischen Status lösen jedoch keine automatischen Aktualisierungen mehr aus.