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Dienstleistung

Im Kontext von DYCE wird unter diesem Begriff die von Fachleuten oder Experten in einem bestimmten Bereich erbrachten Tätigkeiten verstanden.

In der IT bzw. der IT-Beratung handelt es sich dabei um Dienstleistungen von IT-Experten, die Unternehmen bei der Implementierung und Wartung von IT-Systemen unterstützen. Dazu gehören auch der Einsatz von IT-Spezialkräften, Mitarbeiter im (technischen) Support sowie Firmen aus den Bereichen Software Entwicklung oder Managed Service Provider.

Andere Beispiele - außerhalb der IT - sind u.a. Dienstleistungen von Anwälten oder Rechtsberatern oder die Tätigkeiten von Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern.

Dienstleistungen planen, budgetieren und abrechnen​

Eines der Ziele von DYCE ist es, den gesamten Wertschöpfungsprozess rund um Dienstleistungen abzubilden. Dabei arbeiten mehrere DYCE Apps Hand in Hand: DYCE Project Billing für die administrative Verwaltung, DYCE Time Tracking für die Zeiterfassung, DYCE Project & Resource Planning für die zeitliche Planung von Projekten und Dienstleistungen, sowie optional Jira und Azure DevOps als verbundene Systeme.

Für die Erfassung und Abrechnung von Zeiten werden Projektaufgaben/-planzeilen benötigt, auf die sich die erfassten Zeiten beziehen. Die Projektaufgaben/-planzeilen können wahlweise mit einem Kundenauftrag verbunden sein oder auch losgelöst sein. Die gegen Projektaufgaben/-planzeilen erfassten Zeiten können in Rechnung gestellt werden, i.d.R. erfolgt dies zeitraumsbezogen (bspw. monatlich).

Für Zeiterfassungen gibt es zwei Varianten. Die erste bezieht sich direkt auf die Projektaufgabe und eignet sich z.B. für (nicht abrechenbare) Vertragsleistungen, kleine Aufträge ("2 Tage Training") oder wenn allgemein gegen einen großen Budgettopf abgerechnet werden soll. Die andere ist der Bezug auf eine Work Order, mit der es möglich ist, eine Projektplanzeile auf mehrere Teilbudgets aufzuteilen.

Work Order​

In DYCE können Zeiterfassungen direkt auf Projektaufgaben angelegt werden, die in den Projekten beliebig detailliert angelegt werden können.

Gerade in umfangreichen Projekten mit verschiedenen Budgets und mehreren beteiligten Personen kann die Aufteilung der Budgetpositionen eines Verkaufsauftrags in zahlreiche Projektaufgaben und -planzeilen aber umständlich und fehleranfällig sein. Hier kommen mit DYCE Project Billing die sogenannten Work Order ins Spiel.

Eine Work Order (im Deutschen auch Arbeitsauftrag) ist ein zentrales Dokument, das die Durchführung und Abrechnung einer bestimmten Arbeit, Aufgabe oder Dienstleistung unterstützt. Sie dient als Dreh- und Angelpunkt für die Kommunikation, Planung, Durchführung und Nachverfolgung von Arbeitspaketen jeglicher Art – von internen Wartungsaufgaben bis hin zu Aufgaben in komplexen, abrechenbaren Kundenprojekten.

Im Kern beantwortet eine Work Order die grundlegenden Fragen zu einer Aufgabe:

  • Was soll getan werden?
  • Für wen wird die Arbeit geleistet?
  • Wer ist für die Ausführung verantwortlich?
  • Wann soll die Arbeit stattfinden?
  • Wie wird der Aufwand abgerechnet?

Work Order sind das Bindeglied zwischen der Planung (DYCE Project & Resource Planning) und der operativen Ausführung (Zeiterfassung in DYCE Time Tracking) sowie der anschließenden kaufmännischen Abwicklung (DYCE Project Billing).

Einbindung von Jira und Azure DevOps​

In DYCE können Work Order für sich alleine existieren oder als Bindeglied zu externen Systemen wie Jira und Azure DevOps fungieren.

Die ITSM Lösung Jira Service Management / Software deckt die Themen Support, Softwareentwicklung mit Change Requests, Freigabe von Aufwandsschätzungen und externe Kommunikation ab. Die Dienstleistungserbringung kann alternativ zu Jira auch in Azure DevOps erfolgen (dann allerdings ohne Portal).

Dabei ist das System, in dem die Anwender arbeiten, unerheblich - Work Order sind überall vorhanden:

  • in DYCE Time Tracking und DYCE Project & Resource Planning,
  • in Jira entsprechen die Issues (ab 2025: Work Items) den Work Order, in Azure DevOps sind es die Work Items.

Falls ein externes System zum Einsatz kommt, werden Work Order aus diesem abgeleitet und synchronisiert. Die Anbindung von weiteren Systemen (z.B. andere ITSM- / Helpdesk-Lösungen) kann ebenfalls über die Work Order und den verbundenen Entitäten realisiert werden.

Weiterführende Informationen​

Diese Seite gibt einen Überblick, wie Dienstleistungen mit DYCE abgerechnet werden können.

Um diesen Kern herum gibt es viele weitere Bausteine, die weiterführende Anforderungen abdecken. Dazu zählen:

  • Langtexte für Aufgabenstellungen, interne Bemerkungen, Lösungen etc.
  • Zentrale & visuelle Terminplanung (in DYCE Project & Resourceplanning)
  • Zeiterfassungen auf Work Order (mit unterschiedlichen Einstiegspunkten)
  • Status zur Beschreibung des Zustands einer Work Order (Beispiel: Zeiterfasser können Fertigstellung melden)
  • Selektion der Work Order in der Abrechnung nach verschiedenen Kriterien, wie bspw. Abrechnung aller abgeschlossenen Work Order
  • Berücksichtigung weiterer Details, wie bspw. Aufwandsschätzungen