Zusatzleistungen
Zusatzleistungen ermöglichen es, pauschale Gebühren – z. B. eine Anfahrtspauschale, Übernachtungskosten oder Sonderzuschläge wie einen Expressdienst – direkt mit einer Zeiterfassung zu verknüpfen und anschließend zu fakturieren.
Kernprinzip: Die Verknüpfung ist 1:1. Eine Zeiterfassung entspricht genau einer Einheit der gewählten Zusatzleistung, unabhängig von der erfassten Arbeitsdauer.
Typische Anwendungsfälle:
- Anfahrtspauschale pro Besuch beim Kunden
- Übernachtungspauschale
- Expressdienst oder Schlechtwetterzuschlag
- Sonstige pauschal abzurechnende Nebenleistungen
Zuschläge werden automatisch auf Basis von Uhrzeit und Zuschlagsmodell berechnet (z. B. Nacht- oder Feiertagszuschlag). Zusatzleistungen hingegen werden manuell in der Zeiterfassung ausgewählt und stellen eine eigenständige, pauschale Gebühr dar.
Anwendungsbeispiele
Zusatzleistungen sind darauf ausgelegt, den Erfassungsaufwand so gering wie möglich zu halten. Die Grundidee: Die Zusatzleistung wird einfach der Zeiterfassung hinzugef ügt, die ohnehin erstellt werden muss – eine separate Zeiterfassung nur für die Zusatzleistung ist nicht erforderlich.
Für die Nutzung von Zusatzleistungen ist kein Verkaufsauftrag erforderlich. Entscheidend ist allein die Projektplanzeile mit der Abrechnungsart Zusatzleistung als Budget. Diese kann manuell angelegt oder aus einem Verkaufsauftrag heraus erstellt werden.
Reisekosten
Ein häufiger Anwendungsfall sind Reisekosten bei Kundenterminen. In der Regel gibt es eine Vereinbarung mit dem Kunden über den abzurechnenden Betrag – zum Beispiel eine Pauschale pro Fahrt. Dieser Betrag wird im Verkaufsauftrag hinterlegt und als Projektplanzeile (Budget) angelegt.
Führen Sie einen Workshop beim Kunden durch, erstellen Sie wie gewohnt eine Zeiterfassung für die geleistete Arbeit und wählen Sie die Zusatzleistung „Fahrt zum Kunden" direkt in dieser Zeiterfassung aus. Eine eigene Zeiterfassung für die Reisezeit selbst ist technisch nicht notwendig, kann aber zusätzlich angelegt werden, wenn die Reisezeit separat erfasst werden soll.
Dauert der Workshop zwei Tage und entscheiden Sie sich statt zweimaliger Anreise für eine Hotelübernachtung, legen Sie im Verkaufsauftrag eine zweite Zusatzleistung „Hotelübernachtung" an. Fügen Sie diese der Zeiterfassung des zweiten Workshop-Tags hinzu, und die Übernachtung wird automatisch mit dem Kunden abgerechnet.
Monteur mit mehreren Kundenterminen
Ein Monteur, der mehrere Kunden an einem Tag besucht, wählt bei jeder Zeiterfassung die entsprechende Zusatzleistung für die jeweilige Anfahrt aus. Jede Fahrt wird so automatisch dem richtigen Kunden und Projekt zugeordnet und in Rechnung gestellt.
Bearbeitungs- und Freischaltungsgebühren
Manche Kunden verlangen eine pauschale Gebühr für das Freischalten von Benutzern, Lizenzen oder Modulen. Da diese Gebühr immer gleich hoch ist, lässt sie sich ideal als Zusatzleistung abbilden: Der Anwender erstellt eine Zeiterfassung für die eigentliche Arbeit und setzt diese auf Intern, damit die Arbeitszeit nicht abgerechnet wird oder in der Detailübersicht der Rechnung sichtbar ist. Die Zusatzleistung für die Freischaltungsgebühr wird hinzugefügt und dem Kunden separat in Rechnung gestellt.
Wie im Abschnitt Regeln und Verhalten beschrieben, hat der Nicht-Berechenbar-Grund einer Zeiterfassung keinen Einfluss auf die Zusatzleistung – diese wird unabhängig davon als berechenbar gebucht.
Expressaufschlag
Wünscht ein Kunde eine besonders schnelle Bearbeitung, können Sie einen Expressaufschlag als Zusatzleistung anlegen und diesen der entsprechenden Zeiterfassung hinzufügen.
Ticket-Pauschalen
Ticket-Pauschalen können durch den Benutzer selbst erfasst werden. Wird jedoch für jedes Ticket grundsätzlich eine Pauschale in Rechnung gestellt, empfiehlt es sich, eine kleine Anpassung vornehmen zu lassen, die die Zusatzleistung automatisch zur ersten Zeiterfassung des jeweiligen Tickets hinzufügt.
Einrichtung
Die Einrichtung beginnt in den Stammdaten mit der Anlage eines Artikels. Der Artikel wird analog zu anderen Dienstleistungsartikeln angelegt, mit folgenden Besonderheiten:
- Abrechnungsart:
Zusatzleistung(statt Nach Aufwand, Budget oder Festpreis) - Einheit: Typischerweise Stück oder eine andere mengenbezogene Einheit – nicht Stunde, da es sich um eine Pauschale handelt.
Der Artikel kann wie andere Dienstleistungsartikel in Angeboten und Aufträgen verwendet werden. Aus dem Auftrag heraus können Projektaufgaben und Projektplanzeilen automatisch erstellt werden.
Werden Projektaufgabe und Projektplanzeile Budget manuell angelegt, muss der Artikel mit der Abrechnungsart Zusatzleistung in der Projektplanzeile ausgewählt werden.
Projektplanzeilen mit der Abrechnungsart Zusatzleistung werden in den Standard-Lookups für Tätigkeit, Projektplanzeile und Projektaufgabe in der Zeiterfassung nicht angezeigt, um versehentliche Eingaben zu verhindern. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über die dedizierten Zusatzleistungs-Felder.
Zeiterfassung mit Zusatzleistung
Felder in der Zeiterfassung
Um eine Zusatzleistung zu einer Zeiterfassung hinzuzufügen, stehen folgende Felder zur Verfügung. Sie sind standardmäßig ausgeblendet und können über die Personalisierung eingeblendet werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zusatzleistung Beschreibung | Auswahl der Zusatzleistung über die Beschreibung der Projektplanzeile (Lookup) |
| Zusatzleistung Planzeile Nr. | Direkteingabe oder Auswahl der Projektplanzeile (Lookup) |
| Zusatzleistung Projektaufgabe Nr. | Auswahl der zugehörigen Projektaufgabe |
Die drei Felder ergänzen sich gegenseitig: Wird eines ausgefüllt, werden die anderen automatisch vervollständigt, sofern eindeutig bestimmbar.
Regeln und Verhalten
- Projekt: Die Zusatzleistung muss zum gleichen Projekt wie die Zeiterfassung gehören. Wird das Projekt in der Zeiterfassung geändert, wird die Zusatzleistung automatisch geleert.
- Projektaufgaben-Status:
- Offen – Zusatzleistung kann ausgewählt werden.
- Gesperrt oder Abgeschlossen – Zusatzleistung kann nicht ausgewählt werden.
- Nicht berechenbare Zeiterfassungen: Der Nicht-Berechenbar-Grund einer Zeiterfassung (z. B. Kulanz/Gewährleistung) hat keinen Einfluss auf die Zusatzleistung. Die Zusatzleistung wird unabhängig von der berechenbaren Dauer der Zeiterfassung als berechenbar gebucht.
Work Order Zeilen
Zusatzleistungen funktionieren für beide Budget Arten (Offen und Projekt) gleich: Die Zusatzleistung kann unabhängig davon ausgewählt werden, ob bereits eine Work Order Zeile dafür existiert. Wird eine Zeiterfassung mit Zusatzleistung gespeichert, legt das System die entsprechende Work Order Zeile automatisch an, sofern sie noch nicht vorhanden ist.
Weiterführende Informationen zu Work Order Zeilen finden Sie in der Work Order Dokumentation.
Freigabe und Buchung
Zeiterfassungen mit Zusatzleistungen werden wie reguläre Zeiterfassungen freigegeben und gebucht. Beim Freigeben einer Zeiterfassung mit Zusatzleistung wird die Menge zu fakturieren der Projektplanzeile oder Work Order Zeile um 1 erhöht.
Beim Buchen wird zusätzlich zur Projektplanzeile (Fakturierbar) der Zeiterfassung eine zweite Projektplanzeile (Fakturierbar) für die Zusatzleistung erstellt. Da Zeiterfassung und Zusatzleistung in der Regel unterschiedlichen Projektaufgaben zugeordnet sind, werden diese Projektplanzeilen (Fakturierbar) in den jeweiligen Projektaufgaben angelegt.
Ohne Work Order
Beim Buchen werden alle Zeiterfassungen mit derselben Zusatzleistung gezählt. Existiert bereits eine Projektplanzeile (Fakturierbar) für die Zusatzleistung (ohne Berechnung Belegart), wird deren Menge erhöht. Andernfalls wird eine neue Projektplanzeile (Fakturierbar) erstellt.
Mit Work Order
Die Menge-zu-fakturieren der Work Order Zeile für die Zusatzleistung bestimmt beim Buchen, ob eine neue Projektplanzeile (Fakturierbar) für die Zusatzleistung erstellt oder eine bestehende aktualisiert wird.
Mengenüberschreitung (Automatische Erhöhung)
Wird die Menge in der Projektplanzeile oder im Verkaufsauftrag überschritten, erhöht das System diese automatisch beim Buchen – analog zur Abrechnungsart Nach Aufwand.
Stornierung
Beim Stornieren einer gebuchten Zeiterfassung wird die verknüpfte Projektplanzeile (Fakturierbar) der Zusatzleistung automatisch mit storniert.
Fakturierung
Projektplanzeilen (Fakturierbar) für Zusatzleistungen werden wie reguläre Projektplanzeilen (Fakturierbar) in der Projektabrechnung fakturiert. In der Detailübersicht der Rechnung wird die Zeiterfassung normal aufgeführt und darunter zusätzlich in Kurzform für die Zusatzleistung ausgewiesen.
In der Projektabrechnung (Übersicht/Freigabe) kann über die Personalisierung die Spalte Zusatzleistung eingeblendet werden. Sie zeigt an, ob offene oder freigegebene Zeiterfassungen mit einer Zusatzleistung vorhanden sind.