Zusatzleistungen

Zusatzleistungen ermöglichen es, pauschale Gebühren – z. B. eine Anfahrtspauschale, Übernachtungskosten oder Sonderzuschläge wie einen Expressdienst – direkt mit einer Zeiterfassung zu verknüpfen und anschließend zu fakturieren.

Kernprinzip: Die Verknüpfung ist 1:1. Eine Zeiterfassung entspricht genau einer Einheit der gewählten Zusatzleistung, unabhängig von der erfassten Arbeitsdauer.

Typische Anwendungsfälle:

• Anfahrtspauschale pro Besuch beim Kunden
• Übernachtungspauschale
• Expressdienst oder Schlechtwetterzuschlag
• Sonstige pauschal abzurechnende Nebenleistungen

Abgrenzung zu Zuschlägen

Zuschläge werden automatisch auf Basis von Uhrzeit und Zuschlagsmodell berechnet (z. B. Nacht- oder Feiertagszuschlag). Zusatzleistungen hingegen werden manuell in der Zeiterfassung ausgewählt und stellen eine eigenständige, pauschale Gebühr dar.

Einrichtung

Die Einrichtung beginnt in den Stammdaten mit der Anlage eines Artikels. Der Artikel wird analog zu anderen Dienstleistungsartikeln angelegt, mit folgenden Besonderheiten:

• Abrechnungsart: Zusatzleistung (statt Nach Aufwand, Budget oder Festpreis)
• Einheit: Typischerweise Stück oder eine andere mengenbezogene Einheit – nicht Stunde, da es sich um eine Pauschale handelt.

Der Artikel kann wie andere Dienstleistungsartikel in Angeboten und Aufträgen verwendet werden. Aus dem Auftrag heraus können Projektaufgaben und Projektplanzeilen automatisch erstellt werden.

Werden Projektaufgabe und Projektplanzeile Budget manuell angelegt, muss der Artikel mit der Abrechnungsart Zusatzleistung in der Projektplanzeile ausgewählt werden.

caution

Projektplanzeilen mit der Abrechnungsart Zusatzleistung werden in den Standard-Lookups für Tätigkeit, Projektplanzeile und Projektaufgabe in der Zeiterfassung nicht angezeigt, um versehentliche Eingaben zu verhindern. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über die dedizierten Zusatzleistungs-Felder.

Zeiterfassung mit Zusatzleistung

Felder in der Zeiterfassung

Um eine Zusatzleistung zu einer Zeiterfassung hinzuzufügen, stehen folgende Felder zur Verfügung. Sie sind standardmäßig ausgeblendet und können über die Personalisierung eingeblendet werden:

Feld	Beschreibung
Zusatzleistung Beschreibung	Auswahl der Zusatzleistung über die Beschreibung der Projektplanzeile (Lookup)
Zusatzleistung Planzeile Nr.	Direkteingabe oder Auswahl der Projektplanzeile (Lookup)
Zusatzleistung Projektaufgabe Nr.	Auswahl der zugehörigen Projektaufgabe

Die drei Felder ergänzen sich gegenseitig: Wird eines ausgefüllt, werden die anderen automatisch vervollständigt, sofern eindeutig bestimmbar.

Regeln und Verhalten

• Projekt: Die Zusatzleistung muss zum gleichen Projekt wie die Zeiterfassung gehören. Wird das Projekt in der Zeiterfassung geändert, wird die Zusatzleistung automatisch geleert.
• Projektaufgaben-Status:
  • Offen – Zusatzleistung kann ausgewählt werden.
  • Gesperrt oder Abgeschlossen – Zusatzleistung kann nicht ausgewählt werden.
• Nicht berechenbare Zeiterfassungen: Der Nicht-Berechenbar-Grund einer Zeiterfassung (z. B. Kulanz/Gewährleistung) hat keinen Einfluss auf die Zusatzleistung. Die Zusatzleistung wird unabhängig von der berechenbaren Dauer der Zeiterfassung als berechenbar gebucht.

Work Order Zeilen

Zusatzleistungen funktionieren für beide Budget Arten (Offen und Projekt) gleich: Die Zusatzleistung kann unabhängig davon ausgewählt werden, ob bereits eine Work Order Zeile dafür existiert. Wird eine Zeiterfassung mit Zusatzleistung gespeichert, legt das System die entsprechende Work Order Zeile automatisch an, sofern sie noch nicht vorhanden ist.

Weiterführende Informationen zu Work Order Zeilen finden Sie in der Work Order Dokumentation.

Freigabe und Buchung

Zeiterfassungen mit Zusatzleistungen werden wie reguläre Zeiterfassungen freigegeben und gebucht. Beim Freigeben einer Zeiterfassung mit Zusatzleistung wird die Menge zu fakturieren der Projektplanzeile oder Work Order Zeile um 1 erhöht.

Beim Buchen wird zusätzlich zur Projektplanzeile (Fakturierbar) der Zeiterfassung eine zweite Projektplanzeile (Fakturierbar) für die Zusatzleistung erstellt. Da Zeiterfassung und Zusatzleistung in der Regel unterschiedlichen Projektaufgaben zugeordnet sind, werden diese Projektplanzeilen (Fakturierbar) in den jeweiligen Projektaufgaben angelegt.

Ohne Work Order

Beim Buchen werden alle Zeiterfassungen mit derselben Zusatzleistung gezählt. Existiert bereits eine Projektplanzeile (Fakturierbar) für die Zusatzleistung (ohne Berechnung Belegart), wird deren Menge erhöht. Andernfalls wird eine neue Projektplanzeile (Fakturierbar) erstellt.

Mit Work Order

Die Menge-zu-fakturieren der Work Order Zeile für die Zusatzleistung bestimmt beim Buchen, ob eine neue Projektplanzeile (Fakturierbar) für die Zusatzleistung erstellt oder eine bestehende aktualisiert wird.

Mengenüberschreitung (Automatische Erhöhung)

Wird die Menge in der Projektplanzeile oder im Verkaufsauftrag überschritten, erhöht das System diese automatisch beim Buchen – analog zur Abrechnungsart Nach Aufwand.

Stornierung

Beim Stornieren einer gebuchten Zeiterfassung wird die verknüpfte Projektplanzeile (Fakturierbar) der Zusatzleistung automatisch mit storniert.

Fakturierung

Projektplanzeilen (Fakturierbar) für Zusatzleistungen werden wie reguläre Projektplanzeilen (Fakturierbar) in der Projektabrechnung fakturiert. In der Detailübersicht der Rechnung wird die Zeiterfassung normal aufgeführt und darunter zusätzlich in Kurzform für die Zusatzleistung ausgewiesen.

In der Projektabrechnung (Übersicht/Freigabe) kann über die Personalisierung die Spalte Zusatzleistung eingeblendet werden. Sie zeigt an, ob offene oder freigegebene Zeiterfassungen mit einer Zusatzleistung vorhanden sind.