Prestations additionnelles
Les prestations additionnelles permettent de lier des frais forfaitaires – par exemple un forfait de déplacement, des nuitées ou des majorations spéciales comme un service express – directement à un enregistrement de temps, puis de les facturer au client.
Principe de base : le lien est 1:1. Un enregistrement de temps correspond exactement à une unité de la prestation additionnelle sélectionnée, quelle que soit la durée de travail enregistrée.
Cas d'utilisation typiques :
- Forfait de déplacement par visite client
- Forfait nuitée
- Majoration pour service express ou intempéries
- Autres prestations annexes forfaitaires
Les majorations sont calculées automatiquement en fonction de l'heure de la journée et du modèle de majoration (par ex. majorations de nuit ou de jour férié). Les prestations additionnelles, en revanche, sont sélectionnées manuellement dans l'enregistrement de temps et représentent des frais forfaitaires autonomes.
Cas d'utilisation
Les prestations additionnelles sont conçues pour réduire au minimum l'effort nécessaire à la saisie de frais supplémentaires. L'idée clé : la prestation additionnelle est simplement ajoutée à l'enregistrement de temps qui doit de toute façon être créé — aucun enregistrement de temps distinct n'est nécessaire uniquement pour la prestation additionnelle.
Aucune commande vente n'est nécessaire pour travailler avec les prestations additionnelles. La seule condition préalable est une ligne de planification de projet avec le type de facturation service Prestation additionnelle comme budget. Celle-ci peut être créée manuellement ou générée à partir d'une commande vente.
Frais de déplacement
Un cas d'utilisation fréquent concerne les frais de déplacement pour les visites sur site chez le client. En général, un accord est conclu avec le client sur le montant à facturer — par exemple un forfait par déplacement. Cet accord est repris dans la commande vente et configuré comme ligne de planification de projet (budget).
Lors d'un atelier dans les locaux du client, un enregistrement de temps est créé comme d'habitude pour le travail effectué, et la prestation additionnelle "Déplacement chez le client" est sélectionnée directement dans cet enregistrement de temps. Un enregistrement de temps distinct pour le temps de trajet lui-même n'est pas techniquement nécessaire, mais il peut être créé si le temps de trajet doit être enregistré séparément.
Si l'atelier s'étend sur deux jours et qu'une nuitée sur place est préférée à un aller-retour, une deuxième prestation additionnelle "Nuitée" est ajoutée à la commande vente. Elle est utilisée dans l'enregistrement de temps du deuxième jour d'atelier, et la nuitée est automatiquement facturée au client.
Technicien chez plusieurs clients
Un technicien qui se rend chez plusieurs clients dans la même journée sélectionne, dans chaque enregistrement de temps, la prestation additionnelle appropriée pour le déplacement chez chaque client. Chaque déplacement est automatiquement affecté au bon client et au bon projet, et inclus dans la facture.
Frais de traitement et d'activation
Certaines entreprises facturent des frais forfaitaires pour l'activation d'utilisateurs, de licences ou de modules supplémentaires. Comme ces frais sont toujours du même montant, ils se prêtent parfaitement à une prestation additionnelle : le technicien crée un enregistrement de temps pour le travail effectif et le définit sur Interne, de sorte que le temps de travail n'est ni facturé ni visible dans l'aperçu détaillé de la facture. La prestation additionnelle correspondant aux frais d'activation est ajoutée et facturée séparément au client.
Comme décrit dans Règles et comportement, le motif de non-facturation d'un enregistrement de temps n'a aucun effet sur la prestation additionnelle — celle-ci est comptabilisée comme facturable dans tous les cas.
Frais express
Si un client demande que des travaux soient réalisés le plus rapidement possible, des frais express peuvent être configurés comme prestation additionnelle et ajoutés à l'enregistrement de temps concerné.
Forfaits par ticket
Les forfaits par ticket peuvent être saisis par l'utilisateur lui-même. Toutefois, si chaque ticket entraîne systématiquement des frais forfaitaires, il peut être intéressant de faire réaliser une petite personnalisation qui ajoute automatiquement la prestation additionnelle au premier enregistrement de temps de chaque ticket.
Configuration
La configuration commence dans les données de base par la création d'un article. L'article est créé de manière analogue aux autres articles de service, avec les différences suivantes :
- Type de facturation service :
Additional Service(au lieu de Sur base du temps et matériel, Budget ou Prix fixe) - Unité : généralement Pièce ou une autre unité basée sur la quantité – pas des heures, puisqu'il s'agit de frais forfaitaires.
L'article peut être utilisé dans les devis et les commandes vente comme les autres articles de service. Les tâches projet et les lignes de planification de projet peuvent être créées à partir de la commande vente.
Si la tâche projet et la ligne de planification de projet Budget sont créées manuellement, l'article avec le type de facturation service Prestation additionnelle doit être sélectionné dans la ligne de planification de projet.
Les lignes de planification de projet avec le type de facturation service Prestation additionnelle ne sont pas affichées dans les recherches standard des champs Activité, Ligne de planification de projet et Tâche projet de l'enregistrement de temps, afin d'éviter les saisies accidentelles. L'accès n'est possible que via les champs dédiés aux prestations additionnelles.
Enregistrement de temps avec prestation additionnelle
Champs de l'enregistrement de temps
Les champs suivants permettent de lier une prestation additionnelle à un enregistrement de temps. Ils sont masqués par défaut et peuvent être affichés via la personnalisation :
| Champ | Description |
|---|---|
| Description de la prestation additionnelle | Sélection de la prestation additionnelle via la description de la ligne de planification de projet (recherche) |
| N° ligne de planification prestation additionnelle | Saisie directe ou sélection de la ligne de planification de projet (recherche) |
| N° tâche projet prestation additionnelle | Sélection de la tâche projet associée |
Les trois champs se complètent : le renseignement de l'un complète automatiquement les autres, à condition que le résultat soit univoque.
Règles et comportement
- Projet : la prestation additionnelle doit appartenir au même projet que l'enregistrement de temps. Si le projet de l'enregistrement de temps est modifié, la prestation additionnelle est automatiquement effacée.
- Statut de la tâche projet :
- Ouvert – la prestation additionnelle peut être sélectionnée.
- Verrouillé ou Clôturé – la prestation additionnelle ne peut pas être sélectionnée.
- Enregistrements de temps non facturables : le Motif de non-facturation d'un enregistrement de temps (par ex. Geste commercial/Garantie) n'a aucun effet sur la prestation additionnelle. La prestation additionnelle est comptabilisée comme facturable, quelle que soit la durée facturable de l'enregistrement de temps.
Lignes Work Order
Les prestations additionnelles fonctionnent de la même manière pour les deux types de budget (Ouvert et Projet) : la prestation additionnelle peut être sélectionnée, qu'une ligne Work Order existe déjà ou non pour celle-ci. Lorsqu'un enregistrement de temps avec une prestation additionnelle est enregistré, le système crée automatiquement la ligne Work Order correspondante si elle n'existe pas encore.
Pour plus d'informations sur les lignes Work Order, consultez la documentation Work Order.
Approbation et comptabilisation
Les enregistrements de temps avec prestations additionnelles sont approuvés et comptabilisés comme les enregistrements de temps ordinaires. Lorsqu'un enregistrement de temps avec une prestation additionnelle est libéré, la quantité à facturer des lignes de planification de projet ou des lignes Work Order est augmentée de 1.
Lors de la comptabilisation, en plus de la ligne de planification de projet (facturable) de l'enregistrement de temps, une deuxième ligne de planification de projet (facturable) est créée pour la prestation additionnelle. Comme l'enregistrement de temps et la prestation additionnelle sont généralement affectés à des tâches projet différentes, ces lignes de planification de projet (facturables) sont créées dans leurs tâches projet respectives.
Sans Work Order
Lors de la comptabilisation, tous les enregistrements de temps avec la même prestation additionnelle sont comptés. Si une ligne de planification de projet (facturable) existe déjà pour la prestation additionnelle (sans type de document facturation), sa quantité est augmentée. Sinon, une nouvelle ligne de planification de projet (facturable) est créée.
Avec Work Order
La quantité à facturer de la ligne Work Order de la prestation additionnelle détermine, au moment de la comptabilisation, si une nouvelle ligne de planification de projet (facturable) est créée pour la prestation additionnelle ou si une ligne existante est mise à jour.
Dépassement de quantité (augmentation automatique)
Si la quantité de la ligne de planification de projet ou de la commande vente est dépassée, le système l'augmente automatiquement lors de la comptabilisation – de manière analogue au type de facturation service Sur base du temps et matériel.
Annulation
Lorsqu'un enregistrement de temps comptabilisé est annulé, la ligne de planification de projet (facturable) liée de la prestation additionnelle est également contrepassée automatiquement.
Facturation
Les lignes de planification de projet (facturables) des prestations additionnelles sont facturées comme les lignes de planification de projet facturables ordinaires dans Project Billing. Dans l'aperçu détaillé de la facture, l'enregistrement de temps est listé normalement et, en dessous, sous forme abrégée pour la prestation additionnelle.
Dans Project Billing (Aperçu/Approbation), la colonne Prestation additionnelle peut être affichée via la personnalisation. Elle indique si des enregistrements de temps ouverts ou libérés avec une prestation additionnelle existent.