Projektplanzeilen aus Verträgen erstellen
DYCE Project Billing ermöglicht das Erstellen von Projektaufgaben und Projektplanzeilen direkt aus einem Debitoren-Abonnementvertrag oder einem Abonnement, ohne separat zum Projekt navigieren zu müssen. Eine dedizierte Aktion Projektplanzeilen am Vertrag oder Abonnement gibt einen konsolidierten Überblick über alle bereits verknüpften Planzeilen und bietet die Möglichkeit, neue zu erstellen. Jede auf diesem Weg erstellte Aufgabe erfasst ihren Ursprung automatisch über die Herkunftsart (Vertrag oder Abonnement), sodass die Verbindung zwischen Vertrag und zugehöriger Projektarbeit jederzeit eindeutig nachvollziehbar ist.
Seite Projektplanzeilen
Die Aktion Projektplanzeilen ist auf der Debitoren-Abonnementvertrag Karte, der Abonnement Karte und in der Debitoren-Abonnementverträge Liste in den Registerkarten Navigieren und Zugehörig verfügbar sowie im Kontextmenü auf Zeilenebene einer Vertragszeile oder Abonnementzeile. Der Seitentitel zeigt die Belegnummer und den Kundennamen, erweitert um die Zeilennummer beim Öffnen aus einer bestimmten Zeile. Die Seite ist ausschließlich über den Vertrag oder das Abonnement aufrufbar, nicht über die Suche.
Die Felder Herkunft Nr., Herkunftszeilennr. und Projektnr. sind Drilldown-Links. Beschreibung, Menge und Status können direkt bearbeitet werden und aktualisieren Aufgabenbeschreibung, Planzeilen-Menge bzw. Aufgabenstatus. Die Felder Projektaufgabennr. und Beschreibung sind standardmäßig ausgeblendet und können über die Personalisierung hinzugefügt werden.
Neue Projektplanzeilen werden über die Aktion Erstellen in der Aktionsleiste angelegt. Der Prozess wird im folgenden Abschnitt beschrieben.
Projektplanzeile erstellen
Mit Erstellen öffnet sich eine Karte, über die nach Bestätigung eine Projektaufgabe und eine Projektplanzeile erstellt wird.
Das Feld Vertrag / Abonnement (mit der Beschriftung Vertrag oder Abonnement - je nach Kontext) ist schreibgeschützt und gibt das Dokument wieder, aus dem die Seite geöffnet wurde. Wurde die Aktion aus einer bestimmten Zeile geöffnet, ist das Feld Zeilennr. ebenfalls gefüllt und die Suche ist auf Zeilen dieses Vertrags oder Abonnements beschränkt. Andernfalls ist das Feld optional und kann genutzt werden, um die neue Aufgabe einer bestimmten Zeile zuzuordnen.
Die Projektnr. ist ein Pflichtfeld und wird auf Projekte des Quellkunden gefiltert. Die Auswahl eines Projekts aktiviert Artikelnr., eingeschränkt auf Artikel mit einer Abrechnungsart. Nach Auswahl eines Artikels werden Menge und das optionale Feld Vorausbezahlte Leistung Nr. aktiviert. Wird eine Vorausbezahlte Leistung Nr. angegeben, wird sie bei der Erstellung sowohl der Projektaufgabe als auch der Projektplanzeile zugewiesen.
Die Beschreibung enthält standardmäßig die Herkunftsart und die Belegnummer. Ist eine Zeile ausgewählt, wird zusätzlich die Zeilenbeschreibung übernommen. Der Wert kann vor der Bestätigung geändert werden. Die Bestätigung mit OK erstellt die Projektaufgabe und die Projektplanzeile. Zeiterfassungen können anschließend direkt gegen die Projektaufgabe (siehe Zeiterfassung) oder über eine Work Order erfasst werden.
Jede Projektaufgabe verfügt über ein Feld Herkunftsart, das auf der Projektaufgabenseite sichtbar ist. Für manuell oder aus einem Verkaufsauftrag erstellte Aufgaben existierten bereits die Werte (leer) und Auftrag. Zwei neue Werte ergänzen dies:
- Vertrag: Die Aufgabe wurde aus einem Debitoren-Abonnementvertrag erstellt.
- Abonnement: Die Aufgabe wurde aus einem Abonnement erstellt.
Die Herkunftsart und die zugehörige Herkunft Nr. werden automatisch gesetzt, wenn eine Aufgabe über die Karte Projektplanzeile erstellt wird. Sie können auf der Projektaufgabenseite nicht manuell bearbeitet werden, sodass der Ursprung jeder Aufgabe verlässlich bleibt.
Wird eine Projektaufgabe mit einer ausgewählten Zeilennr. erstellt, erbt sie die Dimensionen der ausgewählten Vertrags- oder Abonnementzeile. Ist keine Zeile ausgewählt, werden die Dimensionen aus dem Vertrags- oder Abonnementkopf übernommen. Wenn das ausgewählte Projekt oder der Artikel Dimensionen enthält, die sich überschneiden, haben Projekt- und Artikeldimensionen Vorrang; die verbleibenden Dimensionen werden aus dem Quelldokument übernommen.
Projektaufgaben und Projektplanzeilen, die mit einem Vertrag verknüpft sind, werden automatisch aktualisiert, wenn sich der Vertrag ändert. Wird eine Vertrags- oder Abonnementzeile gelöscht und existieren keine Zeiterfassungen für die verknüpfte Aufgabe, werden Aufgabe und Projektplanzeile gelöscht.
Wird eine Vertragszeile auf Abgeschlossen gesetzt oder der Vertrag deaktiviert (Aktiv = Nein), werden alle verknüpften Aufgaben abgeschlossen. Sind Zeiterfassungen vorhanden, wird der Status stattdessen auf Zeiterfassung gesperrt gesetzt.