Buchungsbelege
Als Buchungsbelege werden Rechnungen und Gutschriften bezeichnet, da diese Belege gebucht werden können. Beim Erstellen dieser Belege über die Projektabrechnung erkennt das System anhand der zugrunde liegenden Projektplanzeilen, ob eine Rechnung oder eine Gutschrift zu erstellen ist. Dies gilt für Projektaufgaben sowohl mit als auch ohne Auftragsbezug.
Fakturieren von Dienstleistungen
Das Erzeugen der Dienstleistungsrechnungen kann über mehrere Wege erfolgen. Über die Seite Projektaufträge - Dienstleistungsabrechnung werden diejenigen Verkaufsaufträge angezeigt, die eine erbrachte aber noch nicht fakturierte Dienstleistung enthalten. Von hier aus kann entweder der Auftrag geöffnet und die Rechnung direkt über diesen Verkaufsauftrag gebucht oder die Rechnungen per Stapelverarbeitung erzeugt werden.
Alternativ zeigt die Seite Fakturierbare Planzeilen alle fakturierbaren Projektplanzeilen der markierten Projektaufgaben ohne Auftragsbezug an. Auch hier können die Rechnungen per Stapelverarbeitung erzeugt werden. Die Seite wird über die Aktion Fakturierung in der Projektabrechnung (Aktionsgruppe Start) geöffnet.
Die Seite Projektaufträge - Dienstleistungsabrechnung eignet sich somit ausschließlich für die Fakturierung von Verkaufsaufträgen (mit einem Projektbezug). Über die Seite Fakturierbare Planzeilen können Dienstleistungen auch ohne Auftragsbezug fakturiert werden.
Die Stapelverarbeitung in der Seite Fakturierbare Planzeilen durchläuft alle fakturierbaren Projektplanzeilen ohne Auftragsbezug und erstellt pro Projekt eine Gesamtrechnung. Dabei wird geprüft, ob es stornierte Dienstleitungen gibt, für die die entsprechende Gutschrift noch nicht gebucht wurde. Da Gutschriften zu stornierten Dienstleistungen einen Einfluss auf das Budget haben (s. hier), müssen Gutschriften gebucht werden, bevor die nächste Rechnung erstellt und gebucht werden kann. Wird daher (pro Auftrag oder pro Projekt) eine noch nicht gebuchte, stornierte Dienstleistung gefunden, wird zunächst nur die Gutschrift, nicht aber die Rechnung erstellt.
Generell entspricht dem Buchen der Zeiterfassungen die Erbringung und damit der Lieferung einer Dienstleistung. Dabei entstehen immer fakturierbare Projektplanzeilen und auch Projektposten der Art Verbrauch.
Abrechnung von Festpreis-Positionen
Wird mit der Buchung (Lieferung) die Gesamtmenge einer Festpreis-Position erreicht, wird das Feld Zu fakturieren in der Auftragszeile mit dieser Menge automatisch vorbelegt. Weitere Informationen zur Abrechnung von Dienstleistungen zum Festpreis finden sich hier.
Rechnungs- und Gutschriftsvorschau
Neben der Buchungsvorschau aus Business Central gibt es mit DYCE auch eine Druckvorschau für noch nicht gebuchte Verkaufsrechnungen und -gutschriften.
Belege buchen
Buchungsbelege zu Dienstleistungen bzw. Projekten können - wie im Einkaufs- und Verkaufsbereich üblich - einzeln oder im Stapel gebucht und gedruckt bzw. versendet werden. Gerade bei einer größeren Anzahl von Rechnungen bietet es sich an, die Buchungsbelege nach der Generierung per Stapel zu prüfen, im Stapel zu buchen und ggf. auch im Stapel zu drucken bzw. zu senden. Zusätzlich kann pro Dienstleistungsrechnung eine Detailübersicht automatisch der Rechnung hinzugefügt werden. Diese enthält Details zu den berechneten Zeiterfassungen und ggf. auch Kulanzzeiten.