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Zuschläge

Ein Zuschlag ist eine zusätzliche Gebühr, die für Arbeitsleistungen außerhalb der regulären Geschäftszeiten erhoben wird, beispielsweise für Spät-, Nacht- oder Feiertagsarbeit. Dieser Zuschlag kann dem Kunden zusätzlich in Rechnung gestellt werden. Wichtig ist, dass die Dauer, für die ein Zuschlag berechnet wird (die Zuschlagsdauer), unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit (Anwesenheit) ist, da sie sich aus der Kombination der Dauer in der Zeiterfassung und dem entsprechenden Prozentsatz des Zuschlagsmodells ergibt. Zuschläge verringern bei Erhebung und Berechnung das verbleibende Budget.

Konfiguration und Verwaltung von Zuschlägen​

Die Grundlage bildet das Zuschlagsmodell, das in den Stammdaten hinterlegt wird. Hier werden unterschiedliche Zuschlagssätze für verschiedene Tageszeiten und Wochentage definiert.

  • Zuweisung auf Debitor- und Projektebene: Das Zuschlagsmodell kann direkt auf der Debitorenkarte und der Projektkarte hinterlegt werden. Bei der Erstellung eines neuen Projekts wird das Zuschlagsmodell automatisch vom Rechnungsdebitor übernommen. Ist kein Zuschlagsmodell am Projekt hinterlegt, können keine Zuschläge ermittelt werden.

  • Zeitliche Festlegung: Im Zuschlagsmodell können Start- und Endzeiten für Zuschläge festgelegt werden. Wenn diese Felder leer bleiben, gilt der Zuschlag für den gesamten Tag (z.B. für einen Sonntag oder Feiertag).

  • Arten von Tagen: Die Zuschläge werden für verschiedene Tagesarten, wie Werktage (Mo-Fr), Samstage, Sonntage und Feiertage definiert. Letztere erfordern einen Basiskalender in der Ressource. Business Central kann mit dem Datum in der Zeiterfassung den Wochentag identifizieren. Anhand des Wochentags (Mo-Fr, Samstag oder Sonntag) können dafür Zuschläge ermittelt werden, ohne einen Basiskalender zu verwenden. Zuschläge für Feiertage können nur ermittelt werden, wenn an der Ressource der Basiskalender eingetragen (Personenressourcen Vorgaben) ist und darin die Feiertage gepflegt sind.

  • Prozentsätze: Für jede Zuschlagszeile wird ein Prozentsatz (z.B. 50% oder 100%) festgelegt.

  • Deaktivierung: Es gibt eine Option "Zuschläge deaktivieren" in der Zeiterfassung. Diese kann manuell gesetzt werden, um die Zuschlagsermittlung für eine spezifische Zeiterfassung zu unterbinden. Bei Projekten mit dem Abrechnungstyp "Festpreis" wird diese Option automatisch auf "Ja" gesetzt und kann vom Benutzer nicht geändert werden.

Der Prozess der Zuschlagsermittlung​

Die Berechnung der Zuschläge erfolgt automatisch, sobald Datum oder Dauer einer Zeiterfassung geändert werden. Sie wird auf Basis der in den Stammdaten hinterlegten Regeln durchgeführt.

  1. Bestimmung der Tagesart: Zuerst wird der Tagesart der Zeiterfassung ermittelt (z.B. Werktag, Samstag, Sonntag oder Feiertag). Bitte beachten Sie, dass Feiertage nur ermittelt werden können, wenn an der Ressource in den Personenressourcen Vorgaben ein Basiskalender eingetragen ist.

  2. Anwendbare Zuschlagsmodellzeilen finden: Das System sucht im zugehörigen Zuschlagsmodell nach relevanten Zeilen. Eine Zeile ist relevant, wenn sich ihre definierten Zeiten mit der Zeiterfassung übereinstimmen und der Zuschlagsprozentsatz größer als 0% ist. Bitte beachten Sie, dass Zuschlagsmodellzeilen die nicht für den gesamten Tag gelten, nur angewendet werden können wenn die Zeiterfassung ein Start und Ende haben (z.B. Zuschläge an Arbeitstagen 20:00 - 0:00 können nur angewendet werden, wenn die Zeiterfassung nach 20:00 endet. Ohne Start und Ende in der Zeiterfassung kann kein Zuschlag angewendet werden.). Gilt die Zuschlagsmodellzeile für den gesamten Tag, kann ein Zuschlag ohne Start und Ende in der Zeiterfassung ermittelt werden.

  3. Berechnung der Zuschlagsdauer: Die Dauer innerhalb jeder relevanten Zuschlagsmodellzeile wird mit dem jeweiligen Prozentsatz multipliziert, um die jeweilige Dauer des Zuschlags in Minuten zu ermitteln. Die Summe dieser einzelnen Zuschlagsdauern ergibt die gesamte Zuschlagsdauer der Zeiterfassung. Hinweis: Die für die Zuschlagsberechnung berücksichtigte Dauer kann die Gesamtdauer der Zeiterfassung nicht überschreiten (z.B. Start 20:00, Ende 23:00, Pause 2:59 lässt nur 1 Minute für die Zuschlagsermittlung zu.). Wenn eine Zuschlagsmodellzeile 0% Zuschlag hat, wird sie nicht zur Berechnung herangezogen und "verbraucht" auch keine Dauer (z.B. Wenn sich die Zeiterfassung sich mit 2 Zuschlagsmodellzeilen überschneidet.).

  4. Addition zur berechenbaren Dauer: Die berechnete Zuschlagsdauer wird zur ursprünglichen berechenbaren Dauer der Zeiterfassung addiert. Die Dauer der Zeiterfassung wird nicht verändert. Erst danach wird die Rundung, wie im Time & Travel Modell hinterlegt, angewendet.

  5. Time & Travel Modell: Die Einrichtung aus dem Time & Travel Model wird bei der Auswahl einer Tätigkeit angewendet. Die Rundung der brechenbaren Dauer wird nach der Ermittlung von Zuschlägen angewendet. Wenn die Time & Travel Modellzeile als nicht berechenbar gekennzeichnet ist, wird kein Zuschlag ermittelt und die berechenbare Dauer auf 0 gesetzt.

Transparenz und Abrechnung​

  • Sichtbarkeit in der Zeiterfassung: Die "Zuschlagsdauer" wird als nicht editierbares Feld in der Zeiterfassung gespeichert, bleibt aber standardmäßig ausgeblendet. Wenn ein Zuschlag ermittelt wurde, kann die berechenbare Dauer nicht editierbar werden. Um sie zu editieren zu können müssen Zuschläge in der Zeiterfassung deaktiviert werden.

  • Auswirkungen auf das Budget: Zuschläge erhöhen die berechenbare Dauer der Zeiterfassungen und wirken sich damit direkt auf das Budget aus. (z.B. Bleiben von 50 Tage Budget nach Abrechnung einer Zeiterfassung für 1 Tag plus 100% Zuschlag noch 48 Tage Restbudget.)

  • Detaillierte Übersicht: Es besteht die Möglichkeit, das verwendete Zuschlagsmodell auf der detaillierten Rechnungsübersicht auszudrucken. Zeiterfassungen, für die Zuschläge berechnet wurden, werden hier mit einem Sternchen gekennzeichnet werden, um die Transparenz für den Debitoren zu erhöhen. Diese Druckoption kann auf Ebene des Projekts oder manuell bei Druck der Rechnung gesteuert werden.

  • Manuelle Eingriffe: Die "Zuschläge deaktivieren"-Option in der Zeiterfassung erlaubt es, die automatische Berechnung zu überschreiben, falls in einem speziellen Fall keine Zuschläge berechnet werden sollen.

  • Synchronisation: Die Zuschlagsmodelle und die Zuschlagsdaten der Zeiterfassungen werden mit der DYCE Connect-Plattform synchronisiert, um eine konsistente Datenbasis zu gewährleisten.

Zeitzonen und Zuschläge​

Bei international tätigen Teams ist die Berücksichtigung von Zeitzonen entscheidend. DYCE Time Tracking stellt sicher, dass Zuschläge immer basierend auf der lokalen Zeit des Benutzers (Browsereinstellung) berechnet werden.

Grundregel: Die lokale Uhrzeit zählt!
Ein Zuschlag wird dann fällig, wenn der Anwender in seiner eigenen Zeitzone während der im Modell definierten Stunden arbeitet (für die ein Zuschlag gilt). Es spielt keine Rolle, ob sich das Hauptsystem (Business Central) in einer anderen Zeitzone befindet.

Beispiel: Ein Zuschlagsmodell definiert einen Zuschlag ab 20:00 Uhr.

  • Business Central steht auf Berlin-Zeit (UTC+1).
  • Der Benutzer befindet sich in San Francisco (UTC-8).
Nr.Zeit des Benutzers (Lokal)Zuschlag fällig?Zeit in Business Central
1.11:00 - 12:00Nein20:00 - 21:00
2.05:00 - 06:00Nein14:00 - 15:00
3.20:00 - 21:00Ja05:00 - 06:00

  • Zu Zeiterfassung 1: Obwohl die Zeit in Berlin (20:00 Uhr) zuschlagspflichtig wäre, wird kein Zuschlag berechnet, da der Anwender vor Ort zur Mittagszeit (11:00 Uhr) gearbeitet hat.

  • Zu Zeiterfassung 3: Hier wird ein Zuschlag berechnet, da der Anwender lokal um 20:00 Uhr gearbeitet hat. In Business Central wird diese Zeit jedoch als 05:00 Uhr morgens angezeigt.

Wichtiger Hinweis für die Abrechnung

Auf dem Detailschein der Rechnung werden die Zeiterfassungen so angedruckt, wie sie in Business Central gespeichert sind (Systemzeit). Ein Kunde sieht also eventuell Start- und Endzeiten, die von der tatsächlichen lokalen Arbeitszeit des Erfassers abweichen.

Vorsicht bei nachträglichen Änderungen in Business Central
Business Central speichert lediglich den Zeitpunkt, nicht aber die ursprüngliche Zeitzone des Benutzers. Dies führt zu einem wichtigen Punkt bei der Nachbearbeitung:

Wenn Sie in Business Central Felder wie Start/Ende, Dauer, Datum oder Ressource ändern, wird der Zuschlag automatisch neu berechnet. Da Business Central dabei seine eigene Zeitzone (z.B. Berlin) als Basis verwendet, kann sich das Ergebnis ändern:

  • Im obigen Beispiel 1 würde eine Neuberechnung in Business Central plötzlich einen Zuschlag hinzufügen, weil das System davon ausgeht, die Arbeit hätte um 20:00 Uhr stattgefunden.
  • Im Beispiel 3 würde ein bestehender Zuschlag bei einer Neuberechnung in Business Central gelöscht werden, da 05:00 Uhr morgens laut Systemzeit nicht zuschlagspflichtig ist.

Empfehlung: Um die korrekte (lokale) Zeitzone beizubehalten, sollten Änderungen an Zeiterfassungen aus anderen Zeitzonen idealerweise direkt durch den Anwender in DYCE Time Tracking vorgenommen werden (s. Details zu Time Tracking und Zeitzonen).