Zeiterfassungen

Die Seite zeigt alle eigenen Zeiterfassungen der ausgewählten Woche an. Tage, für die keine Soll-Arbeitszeit erstellt ist, werden nicht angezeigt. Sobald Zeiterfassungen für Tage ohne Soll-Arbeitszeit erstellt werden, werden diese Tage dennoch angezeigt. Die Zeiterfassungen sind anhand der Tage gruppiert. Innerhalb eines Tages werden die Zeiterfassung anhand der Startzeit geordnet. Wird keine Startzeit angegeben, werden die Zeiterfassungen in der Reihenfolge der Erstellung sortiert. An jeder Zeiterfassung wird das Verhältnis ihrer erfassten Dauer zur Soll-Arbeitszeit angezeigt; pro Tag werden die Dauern summiert und dem jeweiligen Tagessoll gegenübergestellt.

Neue Zeiterfassung erstellen

Zeiterfassungen können auf verschiedenen Wegen erstellt werden:

1. Schnellerfassung
   Die Schnellerfassung kann mit einem Klick auf die Stoppuhr oder der Tastenkombination Alt+S geöffnet werden. In der sich öffnenden Box kann eine Beschreibung eingegeben und mit Start die Schnellerfassung gestartet werden. Mit der Tastenkombination Strg+Enter kann die Schnellerfassung auch direkt gestartet werden. Wenn die Schnellerfassung läuft, wird dies im Browsertab und neben der Stoppuhr angezeigt. Speichern (Strg+Enter) erstellt eine neue Zeiterfassung mit Start- und Endzeit und der eingegebenen Beschreibung. Verwerfen erstellt keine Zeiterfassung.
2. Neue Zeiterfassung über das Menü erstellen
   Der große PLUS-Button über der Anzeige der Tage erstellt eine neue Zeiterfassung am heutigen Tag. Dabei wird die Startzeit mit der spätesten bekannten Endzeit vorbelegt.
3. Neue Zeiterfassung am Tag erstellen
   Vor jedem Tag ist ein PLUS-Button. Mit diesem Button kann eine neue Zeiterfassung für den entsprechenden Tag erstellt werden. Dabei wird die Startzeit mit der spätesten bekannten Endzeit vorbelegt.
4. Speichern & Neu
   In jeder Zeiterfassung kann Speichern & Schließen oder Speichern & Neu ausgewählt werden. Speichern & Neu finden Sie im Dropdown-Menü. Die Aktion speichert die aktuelle Zeiterfassung und erstellt für denselben Tag eine neue.
5. Übersicht
   In der Übersicht Zeiterfassungen befindet sich unter jedem Tag ein PLUS. Mit diesem Button kann eine neue Zeiterfassung an dem jeweiligen Tag erstellt werden. Beim Erstellen springt die Ansicht direkt an den Tag und zeigt die Zeiterfassung.
6. Vorlagen
   In der Seite Vorlagen können Vorlagen für Zeiterfassungen angelegt und gespeichert werden. Die Vorlagen können verwendet werden, um Zeiterfassungen zu erstellen oder zu komplettieren.
7. Aufgaben
   In der Seite Aufgaben werden alle zugeordneten Aufgaben angezeigt. Zeiterfassungen können auf Basis der Aufgaben erstellt werden.
8. Kalender
   In der Seite Kalender werden alle Termine aus dem Exchange-Kalender angezeigt, sofern die Leseberechtigung erteilt wurde. Die Termine können verwendet werden, um Zeiterfassungen zu erstellen. Alternativ können Zeiterfassungen durch das Markieren eines Zeitraumes im Kalender erstellt werden.
9. Kopieren
   Mit der Aktion Kopieren im Kontextmenü der Zeiterfassungen können Zeiterfassungen kopiert werden. Beim Kopieren von Zeiterfassungen, die in Azure DevOps oder Jira erstellt wurden, wird die Verbindung zu dem jeweiligen Work Item bzw. Issue nicht mit kopiert.

Felder in der Zeiterfassung

Zeiterfassungen können durch einen Klick für die Bearbeitung geöffnet werden.

In der Eingabemaske stehen folgende Felder zur Verfügung:

• Start
  Die (optionale) Startzeit der Erfassung.

  Eingabeformate

  Geben Sie j für die aktuelle Uhrzeit ein oder Ziffern ohne Trennzeichen:

  • 1–2 Ziffern = Stunden: 8 → 08:00, 15 → 15:00

  • 3–4 Ziffern = Stunden und Minuten: 830 → 08:30, 1530 → 15:30

  Führende Nullen sind erlaubt (08 ist dasselbe wie 8).

• Ende
  Ende wird automatisch berechnet, wenn Start und Dauer eingetragen sind. Die Eingabe erfolgt analog zu Start.

• Dauer
  Wenn Start und Ende gefüllt sind, wird die Dauer automatisch berechnet. Die Pause wird von der Dauer abgezogen.

  Eingabeformate

  Andernfalls geben Sie die Dauer als Ziffern oder Dezimalzahl ein:

  • 1–2 Ziffern = Stunden: 1 → 1:00, 10 → 10:00

  • 3–4 Ziffern = Stunden und Minuten: 130 → 1:30, 100 → 1:00, 0130 → 1:30

  • Dezimalstunden: 1,5 → 1:30

  Eine führende Null interpretiert die Eingabe als Minuten statt Stunden: 01 → 0:10, 010 → 0:10, 001 → 0:01.

• Pause
  Nur verfügbar, wenn Start und Ende gefüllt sind. Das Eingabeformat entspricht dem der Dauer.

• Beschreibung
  Eine freitextliche Beschreibung der Tätigkeit. Klicken Sie auf das Stift-Icon in der unteren rechten Ecke des Feldes oder drücken Sie Alt + O, um einen größeren Editor zu öffnen.

• Kunde
  Der Kunde für diese Erfassung. Die Auswahl eines Kunden beschränkt die Projektliste auf Projekte, in denen dieser Kunde in Business Central als Verk. an Debitor hinterlegt ist; gibt es nur ein passendes Projekt, wird es automatisch eingetragen.

• Projekt
  Das Projekt für diese Erfassung. Die Auswahl eines Projekts beschränkt die Liste der Projektaufgaben. Projekte werden in Business Central gepflegt. In der Zeiterfassungsmaske Einfach wird die Projektliste nicht nach Kunde gefiltert, da das Feld Kunde dort nicht angezeigt wird.

• Projektaufgabe
  Die Aufgabe innerhalb des Projekts, zu der diese Erfassung gehört. Das Verhalten dieses Feldes hängt davon ab, ob eine Work Order ausgewählt ist, und in dem Fall vom Budgettyp der Work Order — siehe die Fälle unten.

  Ohne Work Order:

  • Die Liste zeigt alle verfügbaren Projektaufgaben aus dem Projekt des Kunden. Gesperrte oder geschlossene Projektaufgaben sind ausgeblendet.
  • Die Sortierung der Liste basiert auf der von Ihrem Administrator definierten Einrichtung.

  Mit einer Work Order vom Budgettyp Open:

  • Die Liste zeigt weiterhin alle Projektaufgaben aus dem Projekt der Work Order.
  • Projektaufgaben, für die auf dieser Work Order bereits eine Work Order Line existiert, sind in der Auswahl mit einem kleinen blauen Stern markiert — ein Hinweis darauf, dass das Budget bereits eingerichtet ist.
  • Sie können auch eine unmarkierte Projektaufgabe wählen. Beim Speichern der Zeiterfassung wird im Hintergrund eine Work Order Line angelegt — dieser Vorgang ist in der Maske nicht sichtbar.

  Mit einer Work Order vom Budgettyp Project:

  • Die Liste ist auf Projektaufgaben beschränkt, für die auf dieser Work Order bereits eine Work Order Line existiert.
  • Hat die Work Order überhaupt keine Work Order Lines, sind die Felder Projektaufgabe und Tätigkeit deaktiviert und die Zeiterfassung kann nicht gespeichert werden. Der Planer muss zunächst eine Work Order Line hinzufügen.

  Vorbelegungs-Abkürzungen (beide Budgettypen):

  • Hat die Work Order genau eine Work Order Line, werden Projektaufgabe und Projektplanzeile sofort beim Auswählen der Work Order vorbelegt.
  • Trägt die passende Work Order Line eine Standard-Tätigkeit, wird auch diese vorbelegt — und bleibt änderbar.

• Tätigkeit
  Eine Tätigkeit verknüpft eine Projektplanzeile (das Budget, aus dem die Erfassung schöpft) mit einer Zeile des Time & Travel Modells. Diese Zeile gibt vor, ob die Erfassung berechenbar ist und wie die Berechenbare Dauer gerundet wird; der endgültige Status der Erfassung richtet sich nach ihrer Berechenbaren Dauer (unter mehr zeigen), die Sie jederzeit überschreiben können. Das Time & Travel Modell wird in der Projektkarte in Business Central zugewiesen.
  

  Abrechnungssymbole

  Das Symbol an jeder Tätigkeit zeigt die Abrechnung, die sie vorgibt:

  • $ (grün): gibt die Erfassung als berechenbar vor
  • $$ (grün): berechenbar, und Zuschläge gelten
  • $ (grau): gibt die Erfassung als nicht berechenbar vor

  Wenn eine Work Order ausgewählt ist (siehe das Feld Work Order unten), verhält sich die Tätigkeitsauswahl analog zur Projektaufgabenauswahl: Beim Budgettyp Open werden alle Tätigkeiten angezeigt, und diejenigen, die auf dieser Work Order bereits durch eine Work Order Line abgedeckt sind, sind mit einem kleinen blauen Stern markiert; beim Budgettyp Project ist die Auswahl auf Tätigkeiten mit zugehöriger Work Order Line beschränkt. Trägt die passende Work Order Line eine Standard-Tätigkeit, wird diese beim Auswählen der Projektaufgabe vorbelegt und bleibt änderbar.

• Work Order
  Wählen Sie die zugehörige Work Order für diese Zeiterfassung aus. Das Work-Order-Feld interagiert mit den Feldern Kunde, Projekt, Projektaufgabe und Tätigkeit, um Ihren Arbeitsablauf zu beschleunigen:

  • Filterung: Die Liste der verfügbaren Work Orders wird automatisch nach dem bereits ausgewählten Kunden und Projekt gefiltert.
  • Automatisches Ausfüllen: Umgekehrt füllt die Auswahl einer Work Order automatisch Kunde und Projekt aus der Work Order. Projektaufgabe, Projektplanzeile und Tätigkeit werden zusätzlich vorbelegt, wenn die Work Order genau eine Work Order Line hat.
  • Suche: Sie können nach einer Work Order suchen, indem Sie in das Feld tippen. Die Suche umfasst die Nr., den Titel, die Id und weitere zugehörige Details der Work Order.
  • Details anzeigen: Klicken Sie auf das Work-Order-Symbol (im Feld und in der Auswahlliste verfügbar), um die detaillierte Work Order Karte zu öffnen, ohne Ihre Zeiterfassung zu verlassen.

  Wenn die ausgewählte Work Order den Budgettyp Project hat, sind die Felder Kunde und Projekt in der Zeiterfassung auf die Werte der Work Order festgelegt, und die Auswahl von Projektaufgabe, Projektplanzeile und Tätigkeit ist auf bestehende Work Order Lines beschränkt — siehe das Feld Projektaufgabe oben für das vollständige Verhalten. Beim Budgettyp Open bleiben Kunde und Projekt änderbar; bei einer Open-Work Order ohne Kunde oder Projekt füllt die erste Zeiterfassung diese Werte in die Work Order.

  Bei einer Sub-Work Order ohne eigene Work Order Lines werden für Filterung und Vorbelegung automatisch die Zeilen der übergeordneten Billing Work Order verwendet.

• Über mehr zeigen können zusätzliche Felder eingeblendet werden:

  • Datum
    Vorbelegt mit dem Datum des Tages, an dem die Erfassung erstellt wird.

    Eingabeformate

    • h → heute
    • Zwei-Buchstaben-Wochentag (Mo, Di, Mi, …) → der entsprechende Tag der aktuellen Woche
    • Ziffern ohne Trennzeichen werden als Tag, Monat, Jahr gelesen (aktuelles Jahr/Monat wird ergänzt, wenn nicht angegeben):
      • 01 → 1. des aktuellen Monats
      • 0102 → 1. Februar des aktuellen Jahres
      • 01022026 → 1. Februar 2026
    • Oder das vollständige Datum mit Trennzeichen: 01.02.2026

  • Berechenbare Dauer
    Der Teil der Dauer, der berechnet wird, und der Wert, der den Berechenbarkeitsstatus der Erfassung bestimmt: größer als null macht sie Berechenbar, null macht sie Nicht Berechenbar. Wenn eine Tätigkeit ausgewählt ist, belegt deren Time & Travel Modellzeile diesen Wert vor und rundet ihn; andernfalls entspricht er der vollständigen Dauer. Sie können die Vorbelegung jederzeit manuell überschreiben.

    Hinweis: Wenn Zuschläge gelten, wird das Feld schreibgeschützt (mit einem Schloss-Symbol angezeigt) und auf die Dauer plus die Zuschlagsdauer gesetzt.

  • Grund für Nichtberechnung
    Wird automatisch eingetragen, wenn die berechenbare Dauer kleiner als die Dauer ist. Der Grund stammt aus der zugehörigen Time & Travel Modellzeile der Tätigkeit oder ist Intern, wenn keine Tätigkeit ausgewählt ist.

  • Zuschläge deaktivieren
    Nur sichtbar, wenn für das Projekt ein Zuschlagsmodell hinterlegt ist. Aktivieren Sie ihn, um die Zuschlagsberechnung für diese spezifische Erfassung zu überspringen.

  • Zusatzleistung
    Bucht eine pauschale Zusatzleistung auf die Erfassung. Nur verfügbar, sobald ein Projekt ausgewählt ist; die Auswahl listet die Zusatzleistungen dieses Projekts auf. Siehe Zusatzleistungen für Details.

Zuschläge

Ein Zuschlag ist eine zusätzliche Gebühr, die für Arbeiten außerhalb der regulären Geschäftszeiten erhoben wird, z. B. für Arbeiten am Abend, in der Nacht oder an Feiertagen. DYCE Time Tracking berechnet Zuschläge automatisch basierend auf dem in Business Central im Projekt definierten Zuschlagsmodell. Detaillierte Informationen zur Konfiguration und Verwaltung von Zuschlägen finden Sie in der Dokumentation über Zuschläge.

Ob Zuschläge auf eine Zeiterfassung angewendet werden, wird im Tätigkeitsfeld angezeigt. Wenn die Tätigkeit das Symbol $$ anzeigt, werden Zuschläge angewendet. Wenn nur das Symbol $ angezeigt wird, werden keine Zuschläge angewendet. Wenn keine Tätigkeit ausgewählt ist, werden keine Zuschläge angewendet.

Nutzer können die automatische Zuschlagsberechnung für einzelne Zeiterfassungen durch die Verwendung des Schalters Zuschläge deaktivieren in der Zeiterfassung überschreiben. Diese Option ist im Bereich "mehr zeigen" der Zeiterfassung verfügbar und kann in Fällen gesetzt werden, in denen normalerweise gemäß den Projekteinstellungen Zuschläge angewendet würden, diese jedoch für diesen spezifischen Eintrag ausgeschlossen werden sollen.

Zusatzleistungen

Eine Zusatzleistung ist ein pauschaler Zusatz – zum Beispiel eine einmalige Servicegebühr oder eine Reisekostenpauschale –, den Sie zusätzlich zur erfassten Zeit auf einer Zeiterfassung buchen. Die verfügbaren Zusatzleistungen werden je Projekt in Business Central definiert.

Wählen Sie eine Zusatzleistung im Feld Zusatzleistung im Bereich mehr zeigen der Zeiterfassung aus. Das Feld verhält sich wie folgt:

• Es ist nur verfügbar, sobald ein Projekt ausgewählt ist. Wird das Projekt geändert oder geleert, wird die Zusatzleistung geleert.
• Die Auswahl listet nur die Zusatzleistungen des ausgewählten Projekts auf. Sie können nach Beschreibung und Projektaufgaben-Beschreibung suchen.
• Zusatzleistungen werden von der regulären Arbeit getrennt gehalten: Sie erscheinen nicht in den Auswahllisten für Tätigkeit, Projektplanzeile oder Projektaufgabe, und die Zusatzleistung wird nie automatisch gesetzt — die Auswahl einer Work Order belegt sie nicht vor.
• Sie ist bei neuen und bestehenden offenen Zeiterfassungen bearbeitbar. Sie kann nicht gesetzt oder geändert werden, solange die zugehörige Projektaufgabe abgeschlossen oder für die Zeiterfassung gesperrt ist.

In der Zeiterfassungsmaske und in der Liste werden Erfassungen mit einer Zusatzleistung mit einem +-Symbol gekennzeichnet.

Eine Zusatzleistung wird immer als berechenbare Pauschale fakturiert, unabhängig davon, ob die erfasste Zeit selbst berechenbar ist. Einzelheiten zu Einrichtung, Buchung und Fakturierung finden Sie in der Dokumentation zu Zusatzleistungen.

Status der Zeiterfassung

Jede Zeiterfassung hat einen Status. Solange ein oder mehrere Pflichtfelder nicht ausgefüllt sind, ist sie unvollständig. Sind die Pflichtfelder ausgefüllt, wird die Erfassung entweder Berechenbar oder Nicht Berechenbar — angezeigt als Kennzeichnung neben dem Umschalter mehr zeigen / weniger zeigen:

• Berechenbar (grünes $-Symbol) — die Erfassung wird dem Kunden berechnet; ihre berechenbare Dauer ist größer als null.
• Nicht Berechenbar (graues $-Symbol) — es wird nichts berechnet, da die berechenbare Dauer null ist, obwohl Zeit erfasst wurde.

Wenn eine Zusatzleistung ausgewählt ist, erscheint direkt neben der Abrechnungs-Kennzeichnung eine weitere Kennzeichnung, die die Beschreibung der Zusatzleistung mit einem +-Symbol anzeigt.

Budget-/ Mengenanzeige in der Zeiterfassung

In der Zeiterfassung wird die budgetierte Menge der zugehörigen Projektplanzeilen und die bereits verbrauchte Menge dieses Budgets angezeigt. Diese Anzeige ermöglicht es zu erkennen, ob und wie viel Stunden bzw. Tage des Budgets noch verfügbar sind.

Wird eine Zeiterfassung gegen eine Work Order gebucht, ist die Reserved Qty. der passenden Work Order Line das Budget, aus dem die Zeiterfassung schöpft — sichtbar auf der Registerkarte Abrechnung der Work Order. Ist die Reserved Qty. der Zeile 0, ist keine exklusive Reservierung in Kraft und das gesamte Projektplanzeilen-Budget steht zur Verfügung, geteilt mit allen anderen Work Orders, die dieselbe Zeile verwenden.

Durch die Auswahl einer Tätigkeit, wird eine Projektplanzeile Budget ausgewählt. Anhand der Projektplanzeile kann sowohl die budgetierte als auch die verbrauchte Menge ermittelt werden.

• Die gesamte budgetierte Menge entspricht der Menge in der ausgewählten Projektplanzeile Budget.
• Die verbrauchte Menge entspricht der Summe der berechenbaren Dauer aller Zeiterfassungen mit Status Offen oder Freigegeben zu der Projektplanzeile Budget plus der Summe der Mengen aller Projektplanzeilen Fakturierbar, die zu der ausgewählten Projektplanzeile Budget gehören.
  Beim Buchen von Zeiterfassungen kann die zu berechnende Menge (Menge der Projektplanzeile Fakturierbar) geändert werden. Zudem können Projektplanzeilen Fakturierbar ohne das Buchen von Zeiterfassungen erstellt bzw. die Menge erhöht werden.

Ist keine Tätigkeit ausgewählt, kann die Projektplanzeile Budget nicht ermittelt werden. Die Anzeige wird in diesem Fall folgendermaßen berechnet:

• Die gesamte budgetierte Menge entspricht der Summe der Menge aller Projektplanzeilen Budget mit einer Abrechnungsart zu der Projektaufgabe.
  
• Für die verbrauchte Menge wird ebenfalls die Summe für die gesamte Projektaufgabe gebildet. Dabei wird die Berechnung für alle Projektplanzeilen Budget mit einer Abrechnungsart (Nach Aufwand, Budget, Festpreis) angewendet.

Gibt es nur eine Projektplanzeile Budget zu der Projektaufgabe, ist die Anzeige mit und ohne ausgewählter Tätigkeit identisch.

Der Fortschrittsbalken füllt sich je näher die verbrauchte Menge der Gesamtmenge kommt. Bei Überschreitung der Gesamtmenge wird der Fortschrittsbalken anteilig rot eingefärbt, wenn es sich um eine Projektplanzeile Budget mit der Abrechnungsart Budget oder Festpreis handelt. Bei einer 10%igen Überschreitung wird 10% des Balkens rot dargestellt. Ab einer Überschreitung von 100% wird der Balken vollständig rot eingefärbt.

Für die Abrechnungsart Nach Aufwand wird der Balken nicht eingefärbt, da sich das Budget automatisch bei Buchung der Zeiterfassungen erhöht.

Freigegebene und gebuchte Zeiterfassungen

Die Zeiterfassungen werden durch den Projektleiter in DYCE Project Billing in Business Central freigegeben. Nach der Freigabe können Zeiterfassungen gebucht werden. Dementsprechend dürfen Zeiterfassungen nach der Freigabe nicht mehr geändert werden. Sie werden ausgegraut angezeigt, um zu zeigen, dass sie nicht editiert werden können.

Gleichzeitige Bearbeitung

Wenn eine Zeiterfassung gleichzeitig in Business Central und DYCE Time Tracking bearbeitet wird, wird dem Benutzer in DYCE Time Tracking eine Meldung über den Konflikt angezeigt und die Änderungen werden nicht gespeichert. Eine ähnliche Meldung wird angezeigt, wenn die Zeiterfassung in Business Central freigegeben wird, während der Benutzer sie in DYCE Time Tracking bearbeitet.

Zeitzonen

DYCE Time Tracking berücksichtigt die Zeitzone des Benutzers (Browser). In Business Central werden alle Zeiterfassungen in UTC gespeichert und in der ausgewählten Zeitzone (s. Meine Einstellungen - Zeitzone) angezeigt. Alle Benutzer erstellen ihre Zeiterfassungen in ihrer eigenen Zeitzone. Die Zeitzone wird aus dem Browser übernommen. Es ist keine Einrichtung oder Umrechnung notwendig.

Ein Termin von 8:00 Uhr bis 9:00 Uhr in Berlin (UTC+1) wird in abweichenden Zeitzonen zu einer anderen Start- und Endzeiten angezeigt.
In London (UTC) beginnt der Termin um 7:00 Uhr und endet um 8:00 Uhr.
In Dubai (UTC+4) beginnt der Termin um 11:00 Uhr und endet um 12:00 Uhr.
Die Benutzer erstellen die Zeiterfassungen in ihren lokalen Zeitzonen.

Alle drei Zeiterfassungen werden in DYCE Time Tracking in den jeweils lokalen Zeitzonen angezeigt. In Business Central werden die Zeiterfassungen in der Zeitzone angezeigt, die für Business Central gilt. Wenn Business Central in UTC+1 arbeitet, werden die drei Zeiterfassungen von 8:00 bis 9:00 Uhr angezeigt. Auf diese Weise kann der Benutzer seine Zeiterfassungen für den Termin in der lokalen Zeitzone erstellen, ohne einen Offset berechnen zu müssen. Business Central zeigt die Zeiterfassungen für den Termin entsprechend der in Business Central eingestellten Zeitzone zusammen an.