Vorlagen
Vorlagen sind das ideale Werkzeug, um die Erstellung von Zeiterfassungen schnell und einfach zu gestalten. Zeiterfassungen können anhand von Vorlagen befüllt oder direkt aus den Vorlagen erstellt werden. Vorlagen werden in der gleichnamigen Seite angezeigt.
Erstellung von Vorlagen
Vorlagen können direkt aus Zeiterfassungen und in der Seite Vorlagen erstellt werden. Im Kontextmenü jeder Zeiterfassung kann über die Aktion Als Vorlage speichern eine Vorlage aus der aktuellen Zeiterfassung erstellt werden. In der Seite Vorlagen können neue Vorlagen direkt an den Kategorien oder über die Aktion Vorlage erstellen angelegt werden.
Im Kontextmenü kann mit der Aktion Vorlage kopieren kopiert werden. Als Teil des Prozesses muss die Kopie einer Kategorie zugeordnet werden.
Vorlagen bearbeiten
Die Vorlagen können in der Seite Vorlagen editiert werden. In Vorlagen kann kein Datum eingetragen werden. Darüber hinaus verhalten sich Vorlagen genau gleich wie Zeiterfassungen.
Nach oben verschieben kann im Kontextmenü aufgerufen werden und verschiebt die Vorlage eine Position nach oben. Mit der Aktion Vorlage verschieben kann die Vorlage zu einer anderen Kategorie zugeordnet werden.
Organisation anhand von Kategorien
Vorlagen lassen sich anhand von Kategorien unterscheiden. Neue Kategorien können in der Seite Vorlagen erstellt werden. Die Vorlagen sind nach Kategorien gruppiert. Zu einer Kategorie können mehrere Vorlagen zugeordnet sein. Wird die Vorlage zu einer Kategorie angelegt, wird sie automatisch verwendet. Anderenfalls muss eine Kategorie für die Vorlage ausgewählt werden. Gibt es keine Kategorie, wird automatisch eine angelegt.
Kategorien eignen sich ideal, um Vorlagen zu organisieren und gruppieren. Consultants und Entwickler im Projektgeschäft legen in der Regel Kategorien (und Vorlagen) für die aktuellen Projekte an. In der Produktentwicklung werden Kategorien oft je Produkt oder je größerem Feature angelegt. Eine Kategorie für interne Meetings, Organisation etc. ist ebenfalls sinnvoll.
Die Reihenfolge von Kategorien kann mit der Aktion Nach oben verschieben im Kontextmenü, geändert werden. Wird eine Kategorie um eine Position nach oben verschoben, werden alle zugehörigen Vorlage mit ihr verschoben. Bei der Auswahl von Vorlagen in der Zeiterfassung, wird die gleiche Reihenfolge wie in der Seite Vorlagen verwendet. Die Änderung der Reihenfolge kann die Erstellung von Zeiterfassungen sehr erleichtern.
Bearbeiten von Kategorien
Kategorien können über das Kontextmenü umbenannt und gelöscht werden. Wird eine Kategorie umbenannt, bleiben die Vorlagen weiterhin zugeordnet. Wird eine Kategorie gelöscht, werden alle zugehörigen Vorlagen ebenfalls gelöscht.
Vorlagen für Zeiterfassung verwenden
In der Bearbeitungsmaske einer Zeiterfassung kann die Auswahl der Vorlagen auch über das Tastenkürzel (Alt+T) aufgerufen werden. Die Vorlagen werden in der gleichen Reihenfolge wie in der Seite Vorlagen angezeigt. Wird eine Vorlage ausgewählt, werden die Angaben aus der Vorlage in die Zeiterfassung übernommen. Dabei werden keine bestehenden Daten in der Zeiterfassung überschrieben. Wenn beispielsweise die Dauer und die Beschreibung in einer Zeiterfassung bereits ausgefüllt sind, werden diese nicht durch die Vorlage überschrieben. Angaben zu Kunde, Projekt, Projektaufgabe und Tätigkeit können in diesem Fall durch die Vorlage gefüllt werden.
Die Verwendung von Vorlagen ermöglicht eine vereinfachte Erfassung. Wird eine Zeiterfassung mit der Stoppuhr erstellt, ist die Dauer und eventuell die Beschreibung bereits gefüllt. Mit einer Vorlage kann die Zeiterfassung in wenigen Klicks ergänzt werden.
Das Anwenden einer Vorlage in einer leeren Zeiterfassung, um dann nur noch Beschreibung und/oder Dauer anzupassen, ist ebenfalls ein sinnvoller Weg, um neue Zeiterfassungen zu erstellen.
Zeiterfassungen können direkt in der Seite Vorlagen erstellt werden. Die Aktion Neue Zeiterfassung an der Vorlage öffnet einen Kalender, um ein Datum auszuwählen. Die Auswahl ist notwendig, da in der Vorlage kein Datum hinterlegt werden kann. Mit Speichern wird die Zeiterfassung an dem ausgewählten Datum erstellt. Mit dem Kennzeichen Neue Zeiterfassung öffnen kann die Zeiterfassung direkt an den ausgewähltem Datum geöffnet und bearbeitet werden. Die Einstellung des Kennzeichens wird gespeichert.