Abwesenheiten
Durch die Erfassung von Abwesenheiten können Unternehmen sicherstellen, dass die Betriebsabläufe reibungslos funktionieren. Dies hilft, Engpässe zu vermeiden und die Produktivität aufrechtzuerhalten. Ein gutes Abwesenheitsmanagement trägt zur besseren Planung von Ressourcen und zur Minimierung negativer Auswirkungen auf den Betrieb bei.
Die Planbarkeit von Mitarbeitern hängt direkt mit deren Verfügbarkeit zusammen. Von daher ist es wichtig, dass dem Planungssystem, bspw. DYCE Project & Resource Planning, die Abwesenheiten der Personen bekannt sind. Darüber hinaus hilft dies zu bewerten, ob die Zeiterfassung von Mitarbeitern für einen Zeitraum vollständig sind.
In der Seite Abwesenheiten können Mitarbeiter Ihre Abwesenheiten erfassen und abändern. Die Darstellung des Zeitraums kann zwischen Monat und Woche umgeschaltet werden. Je nach gewähltem Zeitraum wird jeder Tag der Woche bzw. des Monats in der Liste angezeigt. Um die Darstellung schlank zu halten, entspricht jede Zeile einer Abwesenheit. Sie enthält Start- und Enddatum der Abwesenheit, die Anzahl der abwesenden Arbeitstage und die den Abwesenheitsgrund bzw. dessen Beschreibung.
Noch bevorstehende Abwesenheiten werden im oberen Teil der Liste, bereits vergangene im unteren Teil der Liste dargestellt.
Abwesenheit erstellen
Eine neue Abwesenheit wird über den blauen PLUS-Button in der rechten oberen Ecke der Seite angelegt. Es öffnet sich ein Dialog, in dem zunächst der Abwesenheitsgrund ausgewählt wird. Anschließend können Start- und Enddatum eingegeben oder über den Kalender ausgewählt werden. Dabei berechnet das System die Dauer der Abwesenheit und - anhand des Arbeitszeitmodells - die tatsächliche Abwesenheit. Die kleinste Einheit für eine Abwesenheit ist dabei ein halber Tag. Abwesenheiten für einzelne Stunden können nicht erfasst werden.
Überschneidet sich eine neue Abwesenheit mit einer bereits bestehenden, gibt das System einen entsprechenden Hinweis aus.
Hinweis: Die auswählbaren Abwesenheitsgründe werden in Business Central gepflegt.
Abwesenheit bearbeiten und löschen
In der Übersicht der Abwesenheiten wird auf der rechten Seite der Liste jeweils ein Kontextmenü angeboten. Hierüber kann eine Abwesenheit geöffnet und bearbeitet oder auch gelöscht werden.
Auswirkungen auf DYCE Time Tracking
Für Tage mit Abwesenheiten werden keine Zeiterfassungen erwartet. In der Übersicht und in der Liste der Zeiterfassungen werden die Sollstunden entsprechend verringert. Im Zeiterfassungskalender werden Abwesenheiten als ganztägige Termine dargestellt.
Auswirkungen auf DYCE Project & Resource Planning
Abwesenheiten werden, unabhängig davon, ob sie aus einem externen System übertragen oder über DYCE Time Tracking erfasst werden, bei der Berechnung der Verfügbarkeiten von Ressourcen berücksichtigt. Sie werden für die zentrale Planung außerdem im Work Order Kalender angezeigt.
Synchronisation mit Tools anderer Hersteller
Es ist weder beabsichtigt noch geplant den Funktionsumfang einer HR-Software in DYCE Time Tracking abzubilden. Der Schwerpunkt liegt vielmehr in der Bereitstellung von Kapazitäten für die Planung und die Zeiterfassung.
Werden erweiterte Funktionalitäten wie Urlaubsansprüche und Resturlaubstage benötigt, so ist eine entsprechende Software anzubinden. Diese Anbindung kann entweder über die Business Central API oder die DYCE Connect Plattform API unter Verwendung eines Client Keys realisiert werden.
Einstellungen
Je nach dem ob die DYCE Web App mit einem (HR-)System eines Drittherstellers verbunden wird, muss die Möglichkeit zur Erfassung von Abwesenheiten ggf. eingeschränkt werden. Die hierfür benötigen Einstellungen befinden sich im Administrationsbereich der DYCE Web App.