Work Order

Eine Work Order (im Deutschen auch Arbeitsauftrag) ist ein zentrales Dokument, das die Durchführung und Abrechnung einer bestimmten Arbeit, Aufgabe oder Dienstleistung unterstützt. Für Anwender in der Zeiterfassung stellt eine Work Order eine konkrete Arbeitsanweisung dar. Sie dient als Dreh- und Angelpunkt für die Kommunikation, Planung, Durchführung und Nachverfolgung von Arbeitspaketen jeglicher Art – von internen Wartungsaufgaben bis hin zu Aufgaben in komplexen, abrechenbaren Kundenprojekten.

Die Dokumentation zu DYCE Project Billing enthält eine allgemeine Einführung zur Abrechnung von Dienstleistungen mit DYCE und detaillierte Informationen zu den Eigenschaften von Work Order.

Diese Dokumentation beschreibt die Handhabung von Work Order aus der Perspektive der Zeiterfassung in DYCE Time Tracking.

Die Work Order Liste

Die Work Order Liste bietet eine umfassende Übersicht über alle Work Order, die dem aktuell angemeldeten Benutzer zugewiesen sind. Sie ist über den Hauptmenüpunkt Work Order erreichbar.

Der primäre Zweck dieser Seite ist es, dem Benutzer einen schnellen und direkten Zugriff auf alle für ihn relevanten Aufgaben zu ermöglichen. Die Liste ist daher immer automatisch auf die dem Benutzer zugewiesenen Work Order gefiltert. Um die Ansicht weiter einzuschränken, können zusätzlich beliebig viele gespeicherte Filter pro Anwender angelegt werden.

Standardmäßig werden folgende Spalten angezeigt:

• Nr.: Die eindeutige Nummer der Work Order (z.B. WO00092).
• Titel: Eine kurze, prägnante Überschrift.
• Beschreibung: Eine detaillierte Beschreibung der zu erledigenden Arbeit.
• Kunde: Der externe oder interne Auftraggeber.
• Projektnr. und -beschreibung: Das übergeordnete Projekt dieser Work Order.
• Ressource: Die zugewiesene Hauptressource.
• Ressourcengruppe: Die zugewiesene Ressourcengruppe.
• Ort: Der physische oder virtuelle Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wird.
• Ursprüngliche Schätzung: Der geschätzte Zeitaufwand (in Stunden oder Tagen).
• Abgeschlossen: Der aktuelle Status (ja/nein).

Auf Wunsch können über das Spaltenmenü (…) weitere Spalten zusätzlich angezeigt werden.

Die Work Order Karte kann entweder über einen Doppelklick oder über das Kontextmenü (Rechtsklick) auf die entsprechende Zeile geöffnet werden.

Suchfunktion

Das Suchfeld ermöglicht eine schnelle Suche über die folgenden Eigenschaften:

• Nr.
• Ressource
• Titel
• Beschreibung
• Kunde
• Projektnr.
• Projektbeschreibung

Eine Suche beschränkt die Liste auf die Work Order, auf die der eingegebene Suchbegriff zutrifft. Mit einem Klick auf das x-Symbol im Suchfeld kann die Einschränkung auf die Treffer wieder aufgehoben werden.

Filter definieren, speichern und abrufen

Die Liste kann über einen Klick auf das Filtersymbol (Y) anhand einer oder mehrerer Eigenschaften und Kriterien gefiltert werden. Die Liste merkt sich die aktiven Filterkriterien dauerhaft und zeigt daher bei jedem Aufruf wieder die gleiche Liste an.

Wird ein Satz von gefilterten Kriterien öfters benötigt, kann er als Gespeicherter Filter über das Speichersymbol abgelegt (💾) werden. Ein erneuter Aufruf der gespeicherten Kriterien ist dann einfach über einen einfachen Klick auf den Filternamen möglich.

tip

Die Farbe des Filtersymbols zeigt an, ob Filterkriterien definiert wurden.

• Graues Symbol: keine Filterkriterien aktiv
• Blaues Symbol: Auf eine oder mehrere Eigenschaften wird gefiltert

Work Order Karte

Die Work Order Karte ist die zentrale Detailansicht für eine einzelne Work Order. Sie bündelt alle relevanten Eigenschaften aus den Bereichen Beschreibung, Zuordnung, kaufmännische Details und Planung an einem Ort.

Diese Ansicht wird typischerweise geöffnet, indem ein Benutzer in der Work Order Liste auf einen Eintrag doppelklickt oder indem er von anderen Stellen in der Anwendung, wie der Aufgaben-Seite oder dem Kontextmenü einer Zeiterfassung, zu einer verknüpften Work Order navigiert.

Allgemeiner Aufbau

Die Work Order Karte ist übersichtlich in drei Hauptbereiche gegliedert: den Kopfbereich, die Registerkarten und eine dynamische Seitenleiste.

• Der Kopfbereich stellt die wichtigsten Identifikationsmerkmale der Work Order dar: Die Work Order Nummer, den Titel sowie Kurzinfos zu Kunde, Art und Status.
• Die Registerkarten gruppieren die Eigenschaften in die vier Bereiche: Allgemein, Rechnungsdetails, Planung und Details.
• Die rechte Seitenleiste enthält ein dynamisches Dashboard, das die wichtigsten Kennzahlen der Work Order zusammenfasst. Der Inhalt dieser Leiste passt sich je nach ausgewählter Registerkarte leicht an.

Register Allgemein

Diese Registerkarte enthält die grundlegenden beschreibenden Informationen der Work Order, die für das Verständnis der Aufgabe notwendig sind. Folgende Felder können vom Zeiterfasser bearbeitet werden:

• Titel, Beschreibung und Lösung: Definieren, worum es in der Work Order geht.
• Interne Bemerkung: Textfeld für zusätzliche, nicht-öffentliche Informationen.
• Art: Eine Klassifizierung des Arbeitstyps (z.B. Story, Bug, Task). Die Liste der möglichen Werte wird zentral im jeweiligen Quellsystem (z.B. Business Central, Jira, Azure DevOps) gepflegt.
• Abgeschlossen (Umschalter): Legt fest, ob die Work Order als erledigt gilt. Der Status im Kopfbereich (Offen / Abgeschlossen) wird direkt von diesem Schalter abgeleitet.
• Gesperrt (Umschalter): Kann verwendet werden, um eine Work Order für weitere Zeiterfassungen zu sperren.

Weiterführende Informationen enthält das Kapitel Eigenschaften einer Work Order.

Register Rechnungsdetails

Hier werden alle für die Verrechnung und Budgetierung relevanten Informationen konfiguriert und eingesehen.

• Kunde & Projekt: Die grundlegende Zuordnung der Work Order.
• Budget: Hier wird die Verknüpfung zum kaufmännischen Budget (Projektaufgabe, Projektplanzeile, Tätigkeit) angezeigt.
• Aufwandsschätzung:
  • Ursprüngliche Schätzung: Der initial geschätzte Aufwand.
  • Verbleibende Schätzung: Kann vom Anwender aktualisiert werden, um den Restaufwand zu verfolgen und dem Projektleiter Rückmeldung über den Bearbeitungsstand zu geben.

Weiterführende Informationen enthält das Kapitel Eigenschaften einer Work Order.

Zeiterfassungen

Zeigt eine Liste aller Zeiterfassungen, die auf diese Work Order gebucht wurden. Alle Benutzer können alle Einträge sehen, jedoch kann jeder Benutzer nur seine eigenen Zeiterfassungen bearbeiten oder löschen. Die Bearbeitung erfolgt per Doppelklick oder über das Kontextmenü. Das Anlegen neuer Einträge ist an dieser Stelle nicht möglich.

Register Planung

Dieser Tab dient der operativen Planung und Zuweisung von Ressourcen.

• Planungsfelder: Zeigt die primär zugewiesene Ressource, eine Ressourcengruppe sowie optional einen Ort, Sprint oder Bereich an. Die primäre Ressource und Ressourcengruppe können vom Zeiterfasser nicht geändert werden.
• Events: "Events" sind konkrete Termine oder geplante Arbeitsblöcke. Anwender können hier ihre Arbeit an der Work Order detailliert für eine oder mehrere Ressourcen planen, inklusive spezifischer Start- und Endzeiten. Über ⊕ NEU können neue Events angelegt, bestehende bearbeitet oder gelöscht werden.

Weiterführende Informationen enthält das Kapitel Eigenschaften einer Work Order.

Register Details

Diese Registerkarte enthält Verknüpfungen, Links und historische Daten, die nur zur Information dienen und generell nicht bearbeitet werden können.

• Externe Verknüpfung: Verlinkt die Work Order mit dem ursprünglichen Element in einem externen System (z.B. ein Issue in Jira).
• Billing Work Order: Verweist auf eine übergeordnete Work Order, falls es sich um eine Teilaufgabe handelt.
• Link: Ein direkter Link zu dieser Work Order Karte.

Seitenleiste

Die Seitenleiste bietet einen schnellen Überblick über den Zustand der Work Order:

• Planung:
  • Geplant: Ein Statusindikator (visualisiert durch ein grünes Häkchen neben der Ressource) zeigt an, ob die Work Order terminiert ist. Das Häkchen erscheint, sobald im Register Planung mindestens ein Event (geplanter Arbeitsblock) existiert.
  • Ressource: Zeigt die primär zugewiesene Ressource an.
• Zeiterfassung:
  • Geschätzt: Der ursprünglich geschätzte Aufwand in Stunden (dieser Wert stammt aus dem Feld Ursprüngliche Schätzung im Register Rechnungsdetails).
  • Tatsächlich: Die Summe aller tatsächlich auf diese Work Order erfassten Stunden, unabhängig von der buchenden Ressource.
• Budget:
  • Budgettyp: Der auf der Registerkarte Rechnungsdetails ausgewählte Budgettyp.
  • Menge: Das für die Work Order festgelegte Budget (z.B. in Tagen), abgeleitet von der verknüpften Projektplanzeile (Art Budget) (erscheint nur, wenn eine Projektplanzeile ausgewählt wurde).
  • Tatsächlich: Der bereits verbrauchte Anteil des Budgets (erscheint nur, wenn eine Projektplanzeile ausgewählt wurde).

Work Order Events in der Aufgabenliste

Ein Work Order Event ist ein konkret geplanter Arbeitsblock für eine bestimmte Ressource zu einer festgelegten Zeit. Während die Work Order die Aufgabe an sich beschreibt, definiert das Event den genauen Zeitpunkt der Durchführung.

Sobald ein Planer ein Event für eine Ressource anlegt, erscheint dieses automatisch in der Ansicht Aufgaben des jeweiligen Benutzers. Diese Einträge dienen als persönlicher Tages- oder Wochenplan und zeigen, welche Arbeiten wann erledigt werden sollen.

Jedes Event in der Aufgabenliste bietet eine Funktion zur schnellen Zeiterfassung. Mit einem Klick auf Neue Zeiterfassung wird eine Zeiterfassung erstellt, die bereits vollständig mit den Daten aus der Work Order und dem Event vorausgefüllt ist:

• Datum, Start- und Endzeit werden direkt aus dem geplanten Event übernommen.
• Kunde, Projekt, Projektaufgabe und Tätigkeit werden aus den Rechnungsdetails der verknüpften Work Order übernommen.
• Die Beschreibung kann mit dem Titel der Work Order vorbelegt werden.

Dadurch entfällt die manuelle Suche nach den korrekten Projektdaten, die Zeiterfassung wird erheblich beschleunigt und die Fehleranfälligkeit reduziert. Der Anwender muss die erfasste Zeit lediglich bestätigen oder geringfügig anpassen.

Einschränkungen für Zeiterfasser

Für Anwender mit der Rolle Zeiterfasser gelten bestimmte Einschränkungen, um die Konsistenz der Planungs- und Budgetdaten zu gewährleisten.

Nicht erlaubte Aktionen:

• Work Order können nicht gelöscht werden.
• Kaufmännische und budgetrelevante Felder können nicht geändert werden. Dazu gehören:
  • Kunde
  • Projekt
  • Budgettyp und die zugehörigen Projektfelder
  • Ursprüngliche Schätzung
• Planungsrelevante Felder wie die primäre Ressource oder Ressourcengruppe können nicht geändert werden.

Erlaubte Aktionen:

Zeiterfasser können alle Felder bearbeiten, die für die Beschreibung und den Status ihrer eigenen Arbeit relevant sind:

• Titel
• Beschreibung
• Interne Bemerkung
• Lösung
• Art
• Abgeschlossen (Status)
• Verbleibende Schätzung
• Bereich
• Sprint
• Events verwalten (anlegen, bearbeiten, löschen)