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Work Order

Eine Work Order (im Deutschen auch Arbeitsauftrag) ist ein zentrales Dokument, das die Durchführung und Abrechnung einer bestimmten Arbeit, Aufgabe oder Dienstleistung unterstützt. Für Anwender in der Zeiterfassung stellt eine Work Order eine konkrete Arbeitsanweisung dar. Sie dient als Dreh- und Angelpunkt für die Kommunikation, Planung, Durchführung und Nachverfolgung von Arbeitspaketen jeglicher Art – von internen Wartungsaufgaben bis hin zu Aufgaben in komplexen, abrechenbaren Kundenprojekten.

Die Dokumentation zu DYCE Project Billing enthält eine allgemeine Einführung zur Abrechnung von Dienstleistungen mit DYCE und detaillierte Informationen zu den Eigenschaften von Work Order.

Diese Dokumentation beschreibt die Handhabung von Work Order aus der Perspektive der Zeiterfassung in DYCE Time Tracking.

Billing Work Orders und Sub-Work Orders​

Kunden und Planer denken in Themen — eine Änderungsanforderung, eine Projektphase, ein Workshop. Sie möchten Aufwand, Kosten und Fortschritt auf dieser Ebene aggregiert sehen und auf dieser Ebene schätzen, anbieten und vom Kunden freigeben lassen. Wie das Team das Thema intern in einzelne Aufgaben oder Tickets aufteilt, ist eine andere Frage. Work Orders unterstützen beide Sichten mit einer zweistufigen Struktur:

  • Die Billing Work Order repräsentiert das Thema. Sie trägt Kunde, Projekt und die Master-Liste der Budgetzuordnungen (Work Order Lines), und auf dieser Ebene werden Zeit und Kosten ausgewertet und abgerechnet.
  • Sub-Work Orders sind die einzelnen Arbeitsstücke darunter. Jede Sub-Work Order rollt ihre Zeiterfassungen zur Billing Work Order hoch, übernimmt Kunde, Projekt und Budgettyp vom übergeordneten Eintrag und darf nur Work Order Lines verwenden, die auf der Billing Work Order existieren.

Für überschaubare Arbeiten reicht eine einzelne Work Order. Sub-Work Orders sind dann sinnvoll, wenn ein Thema in mehrere Phasen aufgeteilt oder auf unterschiedliche Ressourcen verteilt wird, aber als Ganzes ausgewertet und abgerechnet werden soll. Sie werden typischerweise in dem Quellsystem angelegt, das die Arbeit bereits hierarchisch organisiert — derzeit Business Central, Jira oder Azure DevOps — und gelangen über die Synchronisation in Connect.

Die Work Order Liste​

Die Work Order Liste bietet eine umfassende Übersicht über alle Work Order, die dem aktuell angemeldeten Benutzer zugewiesen sind. Sie ist über den Hauptmenüpunkt Work Order erreichbar.

Der primäre Zweck dieser Seite ist es, dem Benutzer einen schnellen und direkten Zugriff auf alle für ihn relevanten Aufgaben zu ermöglichen. Die Liste ist daher immer automatisch auf die dem Benutzer zugewiesenen Work Order gefiltert. Um die Ansicht weiter einzuschränken, können zusätzlich beliebig viele gespeicherte Filter pro Anwender angelegt werden.

Standardmäßig werden folgende Spalten angezeigt:

  • Nr.: Die eindeutige Nummer der Work Order (z.B. WO00092).
  • Titel: Eine kurze, prägnante Überschrift.
  • Beschreibung: Eine detaillierte Beschreibung der zu erledigenden Arbeit.
  • Kunde: Der externe oder interne Auftraggeber.
  • Projektnr. und -beschreibung: Das übergeordnete Projekt dieser Work Order.
  • Ressource: Die zugewiesene Hauptressource.
  • Ressourcengruppe: Die zugewiesene Ressourcengruppe.
  • Ort: Der physische oder virtuelle Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wird.
  • Ursprüngliche Schätzung: Der geschätzte Zeitaufwand (in Stunden oder Tagen).
  • Abgeschlossen: Der aktuelle Status (ja/nein).

Auf Wunsch können über das Spaltenmenü (…) weitere Spalten zusätzlich angezeigt werden.

Die Work Order Karte kann entweder über einen Doppelklick oder über das Kontextmenü (Rechtsklick) auf die entsprechende Zeile geöffnet werden.

Suchfunktion​

Das Suchfeld ermöglicht eine schnelle Suche über die folgenden Eigenschaften:

  • Nr.
  • Ressource
  • Titel
  • Beschreibung
  • Kunde
  • Projektnr.
  • Projektbeschreibung

Eine Suche beschränkt die Liste auf die Work Order, auf die der eingegebene Suchbegriff zutrifft. Mit einem Klick auf das x-Symbol im Suchfeld kann die Einschränkung auf die Treffer wieder aufgehoben werden.

Filter definieren, speichern und abrufen​

Die Liste kann über einen Klick auf das Filtersymbol (Y) anhand einer oder mehrerer Eigenschaften und Kriterien gefiltert werden. Die Liste merkt sich die aktiven Filterkriterien dauerhaft und zeigt daher bei jedem Aufruf wieder die gleiche Liste an.

Wird ein Satz von gefilterten Kriterien öfters benötigt, kann er als Gespeicherter Filter über das Speichersymbol abgelegt (💾) werden. Ein erneuter Aufruf der gespeicherten Kriterien ist dann einfach über einen einfachen Klick auf den Filternamen möglich.

tip

Die Farbe des Filtersymbols zeigt an, ob Filterkriterien definiert wurden.

  • Graues Symbol: keine Filterkriterien aktiv
  • Blaues Symbol: Auf eine oder mehrere Eigenschaften wird gefiltert

Work Order Karte​

Die Work Order Karte ist die zentrale Detailansicht für eine einzelne Work Order. Sie bündelt alle relevanten Eigenschaften aus den Bereichen Beschreibung, Zuordnung, kaufmännische Details und Planung an einem Ort.

Diese Ansicht wird typischerweise geöffnet, indem ein Benutzer in der Work Order Liste auf einen Eintrag doppelklickt oder indem er von anderen Stellen in der Anwendung, wie der Aufgaben-Seite oder dem Kontextmenü einer Zeiterfassung, zu einer verknüpften Work Order navigiert.

Allgemeiner Aufbau​

Die Work Order Karte ist übersichtlich in drei Hauptbereiche gegliedert: den Kopfbereich, die Registerkarten und eine dynamische Seitenleiste.

  • Der Kopfbereich stellt die wichtigsten Identifikationsmerkmale der Work Order dar: Die Work Order Nummer, den Titel sowie Kurzinfos zu Kunde, Art und Status.
  • Die Registerkarten gruppieren die Eigenschaften in die vier Bereiche: Allgemein, Abrechnung, Planung und Details.
  • Die rechte Seitenleiste enthält ein dynamisches Dashboard, das die wichtigsten Kennzahlen der Work Order zusammenfasst. Der Inhalt dieser Leiste passt sich je nach ausgewählter Registerkarte leicht an.

Register Allgemein​

Diese Registerkarte enthält die grundlegenden beschreibenden Informationen der Work Order, die für das Verständnis der Aufgabe notwendig sind. Folgende Felder können vom Zeiterfasser bearbeitet werden:

  • Titel, Beschreibung und Lösung: Definieren, worum es in der Work Order geht.
  • Interne Bemerkung: Textfeld für zusätzliche, nicht-öffentliche Informationen.
  • Art: Eine Klassifizierung des Arbeitstyps (z.B. Story, Bug, Task). Die Liste der möglichen Werte wird zentral im jeweiligen Quellsystem (z.B. Business Central, Jira, Azure DevOps) gepflegt.
  • Abgeschlossen (Umschalter): Legt fest, ob die Work Order als erledigt gilt. Der Status im Kopfbereich (Offen / Abgeschlossen) wird direkt von diesem Schalter abgeleitet.
  • Gesperrt (Umschalter): Kann verwendet werden, um eine Work Order für weitere Zeiterfassungen zu sperren.

Weiterführende Informationen enthält das Kapitel Eigenschaften einer Work Order.

Register Abrechnung​

Hier werden alle für die Abrechnung und Budgetierung relevanten Informationen konfiguriert und eingesehen. Die Registerkarte ist in vier Abschnitte unterteilt: Kunde & Projekt, Budget, Work Order Schätzungen und Zeiterfassungen.

Für einen Zeiterfasser ist die Registerkarte überwiegend schreibgeschützt — die Felder werden vom Planer und durch die Integrationen (Jira, Azure DevOps, Business Central) gefüllt. Die Verbleibende Schätzung ist die Ausnahme und kann aktualisiert werden, um dem Planer Rückmeldung zum Fortschritt zu geben. Dieser Abschnitt erklärt, was die Werte bedeuten.

Kunde & Projekt​

Die grundlegende Zuordnung der Work Order. Kunde und Projekt bestimmen alles weitere: welche Planzeilen ausgewählt werden können, welche Tätigkeitssätze gelten und wo die Rechnung landet.

info

Auf einer Sub-Work Order werden die beiden Felder von der übergeordneten Billing Work Order übernommen und können nicht geändert werden, sodass jede Sub-Work Order unterhalb derselben Billing Work Order gegen denselben Kunden und dasselbe Projekt bucht.

Die vollständige Begründung finden Sie unter Customer and Project Rules.

Budget​

  • Billing Work Order: Schreibgeschützter Verweis auf die Billing Work Order, auf der die Zeit abgerechnet wird.

  • Budgettyp: Entweder Open oder Project, vom Planer gesetzt. Die Einstellung legt fest, wie strikt Ihre Zeiterfassungen zu den Planzeilen der Work Order passen müssen — was die jeweiligen Optionen bedeuten, beschreibt das Kapitel Budget Type.

  • Work Order Lines: Ein Raster, das anzeigt, welche Projektplanzeilen für diese Work Order budgetiert sind — jede Zeile ist eine Zuordnung.

    Spalten:

    • Projektaufgabe Nr., Projektaufgabenbeschreibung und Projektplanzeile Beschreibung — gemeinsam identifizieren sie die Projektaufgabe und die Projektplanzeile, auf die die Work Order Line verweist. Dies ist der Verweis auf das Budget; Zeiterfassungen, die gegen die Zeile gebucht werden, verbrauchen das Budget dieser Planzeile.
    • Tätigkeit — optional. Wenn der Planer eine Tätigkeit setzt, dient sie als Standard-Tätigkeit für Zeiterfassungen gegen diese Zeile; der Benutzer kann sie in der Zeiterfassung jederzeit ändern.
    • Service Billing Type — Time & Material, Budget oder Fixed Price; ein Dollar-Icon neben der Tätigkeit zeigt den Abrechnungsstatus an.
    • Reserved Qty. — optional; wie viel vom Budget der Planzeile exklusiv für diese Work Order reserviert ist. Betrachten Sie diesen Wert als Ihr Zeiterfassungsbudget für die Aufgabe. Wenn 0, ist keine exklusive Reservierung in Kraft und das vollständige Planzeilen-Budget steht zur Verfügung.
    • Qty. Available to Reserve — wie viel vom Planzeilen-Budget nach den aktuellen Reservierungen verbleibt.

    Mengen unter 8 Stunden werden in Stunden angezeigt; 8 Stunden und mehr in Tagen (1 Tag = 8 Stunden).

Work Order Schätzungen​

  • Ursprüngliche Schätzung: Der initial geschätzte Aufwand.
  • Verbleibende Schätzung: Kann aktualisiert werden, um den Restaufwand zu verfolgen und dem Projektleiter Rückmeldung über den Bearbeitungsstand zu geben.

Zeiterfassungen​

Zeigt eine Liste aller Zeiterfassungen, die auf diese Work Order gebucht wurden. Alle Benutzer können alle Einträge sehen, jedoch kann jeder Benutzer nur seine eigenen Zeiterfassungen bearbeiten. Die Bearbeitung erfolgt per Doppelklick oder über das Kontextmenü. Das Anlegen neuer Einträge ist an dieser Stelle nicht möglich.

Register Planung​

Dieser Tab dient der operativen Planung und Zuweisung von Ressourcen.

  • Planungsfelder: Zeigt die primär zugewiesene Ressource, eine Ressourcengruppe sowie optional einen Ort, Sprint oder Bereich an. Die primäre Ressource und Ressourcengruppe können vom Zeiterfasser nicht geändert werden.
  • Events: "Events" sind konkrete Termine oder geplante Arbeitsblöcke. Anwender können hier ihre Arbeit an der Work Order detailliert für eine oder mehrere Ressourcen planen, inklusive spezifischer Start- und Endzeiten. Über ⊕ NEU können neue Events angelegt, bestehende bearbeitet oder gelöscht werden.

Weiterführende Informationen enthält das Kapitel Eigenschaften einer Work Order.

Register Details​

Diese Registerkarte enthält Verknüpfungen, Links und historische Daten, die nur zur Information dienen und generell nicht bearbeitet werden können.

  • Externe Verknüpfung: Verlinkt die Work Order mit dem ursprünglichen Element in einem externen System (z.B. ein Issue in Jira).
  • Billing Work Order: Verweist auf eine übergeordnete Work Order, falls es sich um eine Teilaufgabe handelt.
  • Link: Ein direkter Link zu dieser Work Order Karte.

Seitenleiste​

Die Seitenleiste bietet einen schnellen Überblick über den Zustand der Work Order:

  • Planung:
    • Geplant: Ein Statusindikator (visualisiert durch ein grünes Häkchen neben der Ressource) zeigt an, ob die Work Order terminiert ist. Das Häkchen erscheint, sobald im Register Planung mindestens ein Event (geplanter Arbeitsblock) existiert.
    • Ressource: Zeigt die primär zugewiesene Ressource an.
  • Zeiterfassung:
    • Geschätzt: Der ursprünglich geschätzte Aufwand in Stunden (dieser Wert stammt aus dem Feld Ursprüngliche Schätzung im Register Abrechnung).
    • Tatsächlich: Die Summe aller tatsächlich auf diese Work Order erfassten Stunden, unabhängig von der buchenden Ressource.
  • Budget:
    • Budgettyp: Der auf der Registerkarte Abrechnung ausgewählte Budgettyp.
    • Menge: Das für die Work Order festgelegte Budget (z.B. in Tagen), abgeleitet von der verknüpften Projektplanzeile (Art Budget) (erscheint nur, wenn eine Projektplanzeile ausgewählt wurde).
    • Tatsächlich: Der bereits verbrauchte Anteil des Budgets (erscheint nur, wenn eine Projektplanzeile ausgewählt wurde).

Work Order Events in der Aufgabenliste​

Ein Work Order Event ist ein konkret geplanter Arbeitsblock für eine bestimmte Ressource zu einer festgelegten Zeit. Während die Work Order die Aufgabe an sich beschreibt, definiert das Event den genauen Zeitpunkt der Durchführung.

Sobald ein Planer ein Event für eine Ressource anlegt, erscheint dieses automatisch in der Ansicht Aufgaben des jeweiligen Benutzers. Diese Einträge dienen als persönlicher Tages- oder Wochenplan und zeigen, welche Arbeiten wann erledigt werden sollen.

Jedes Event in der Aufgabenliste bietet eine Funktion zur schnellen Zeiterfassung. Mit einem Klick auf Neue Zeiterfassung wird eine Zeiterfassung erstellt, die bereits vollständig mit den Daten aus der Work Order und dem Event vorausgefüllt ist:

  • Datum, Start- und Endzeit werden direkt aus dem geplanten Event übernommen.
  • Kunde, Projekt, Projektaufgabe und Tätigkeit werden aus den Rechnungsdetails der verknüpften Work Order übernommen.
  • Die Beschreibung kann mit dem Titel der Work Order vorbelegt werden.

Dadurch entfällt die manuelle Suche nach den korrekten Projektdaten, die Zeiterfassung wird erheblich beschleunigt und die Fehleranfälligkeit reduziert. Der Anwender muss die erfasste Zeit lediglich bestätigen oder geringfügig anpassen.

Einschränkungen für Zeiterfasser​

Für Anwender mit der Rolle Zeiterfasser gelten bestimmte Einschränkungen, um die Konsistenz der Planungs- und Budgetdaten zu gewährleisten.

Nicht erlaubte Aktionen:

  • Work Order können nicht gelöscht werden.
  • Kaufmännische und budgetrelevante Felder können nicht geändert werden. Dazu gehören:
    • Kunde
    • Projekt
    • Budgettyp
    • Ursprüngliche Schätzung
  • Das Raster Work Order Lines ist schreibgeschützt: Zeilen können nicht angelegt, übernommen, bearbeitet (Tätigkeit, Reserved Qty.) oder gelöscht werden.
  • Planungsrelevante Felder wie die primäre Ressource oder Ressourcengruppe können nicht geändert werden.

Erlaubte Aktionen:

Zeiterfasser können alle Felder bearbeiten, die für die Beschreibung und den Status ihrer eigenen Arbeit relevant sind:

  • Titel
  • Beschreibung
  • Interne Bemerkung
  • Lösung
  • Art
  • Abgeschlossen (Status)
  • Verbleibende Schätzung
  • Bereich
  • Sprint
  • Events verwalten (anlegen, bearbeiten, löschen)