Ressourcen

Personen (Mitarbeiter und externe Dienstleister) werden als Ressourcen angelegt. Sie erbringen die Dienstleistungen. Der Nachweis über erbrachte Dienstleistungen erfolgt in Form von Zeiterfassungen, die die Ressourcen für ihre jeweiligen Aufgaben erstellen. Über DYCE Project Billing (Seite Projektabrechnung) werden diese Zeiterfassung geprüft und freigegeben. Anschließend erfolgt die Abrechnung der erbrachten Dienstleistungen.

Die Planung von Ressourcen (bspw. hinsichtlich konkreter Mitarbeitereinsätze) erfolgt außerhalb von DYCE Project Billing. Dies kann aber grundsätzlich in jedem anderen Tool erfolgen. Es können Stammdaten bzgl. Kapazität etc. dieser Mitarbeiter hinterlegt werden, damit sie ggf. in anderen Systemen weiterverarbeitet werden können.

Personenressourcen

Zeiterfassungen werden immer für eine konkrete Personenressource erstellt. Daher muss jeder Mitarbeiter, der Dienstleistungen erbringt, als Ressource (der Art Person) angelegt werden.

• Das Feld Nr. wird i.d.R. manuell mit einer Kurzbezeichnung für die Person gefüllt (s. unten).
• Im Feld Name werden Vorname und Familienname erfasst.
• Als Art wird der Wert Person ausgewählt.
• Im Feld Basiseinheit wird die Arbeitseinheit angeben, die als Grundlage für Buchungen verwendet wird. Über den Lookup gelangt man zu der entsprechenden Auswahl, i.d.R. wird für Personenressourcen die Basiseinheit Stunde verwendet.
• Mithilfe des Feldes Res.-Gruppennr. werden Personen einer Ressourcengruppe bzw. einem Team zugeordnet. Das Feld kann für Planung und Auswertungen verwendet werden.
• Gesperrt wird gesetzt, wenn die Ressource nicht mehr verwendet werden darf.
• Handelt es sich bei einer Person um einen externen Dienstleister, muss im Feld Kreditorennr. des Inforegisters Fakturierung der zugehörige Kreditor angegeben werden.
• Als Voraussetzung für die Buchung von Zeiterfassungen muss im Feld Produktbuchungsgruppe eine passende Produktbuchungsgruppe angegeben werden.

Vorgaben für Personenressourcen

Personenressourcen können und sollten eine Kapazität erhalten. Sie ergibt sich aus der Arbeitszeitvorlage, dem Basiskalender (der die arbeitsfreien Tage beinhaltet) und den Abwesenheiten der Ressource. Mit den Personenressourcen Vorgaben (Aktion in der Menügruppe Ressource) gibt es für die Pflege in DYCE Project Billing eine komfortable Möglichkeit. Der Aufruf der Aktion öffnet die gleichnamige Seite. Neben der Arbeitszeitvorlage und dem Basiskalender können hier auch die Kostenstelle und die Ressourcengruppe unter Angabe eines Gültigkeitsdatums vorgegeben werden. So ist es möglich, eine geplante Änderung bereits im Vorfeld zu erfassen.

Die Stapelverarbeitung hinter der Aktion Personenressourcen Vorgaben übernehmen übernimmt die Vorgaben an alle relevanten Stellen. Bei der manuellen Ausführung kann auf einzelne Ressourcen gefiltert werden. Dabei werden (unter Berücksichtigung der Felder Übertragen am/um und Gültig ab) die zum Arbeitsdatum bzw. Kalendertag gültigen Vorgaben übernommen und ggf. die Kapazität erzeugt. Die Stapelverarbeitung kann über die Ressourcenkarte, die Suche oder (automatisch) über die Aufgabenwarteschlange (Report 70920903) ausgeführt werden. Mit Installation von DYCE Project Billing wird eine Aufgabe zur täglichen Ausführung um 3:00 Uhr erstellt, aber nicht aktiviert.

Wird eine bestehende Vorgabe geändert, wird das Feld Übertragen am/um zurückgesetzt und somit eine erneute Aktualisierung vorbereitet.

Ressourcenkapazitäten

Zur Unterstützung einer automatisierten Ressourcenplanung können die Kapazitäten der Ressourcen automatisch erstellt und aktuell gehalten werden. Dazu dienen in der Einrichtung Projekte die folgenden Felder (im Inforegister Allgemein):

• Ressourcenkapazitätsposten automatisch erstellen legt fest, ob Ressourcenkapazitätsposten automatisch erstellt werden, wenn Personenressourcenvorgaben angewendet werden.
• Ressourcenkapazitätsposten erstellen ab gibt die Datumsformel an, ab wann Kapazitätsposten erstellt werden sollen.
• Ressourcenkapazitätsposten erstellen bis gibt die Datumsformel an, bis wann Kapazitätsposten erstellt werden sollen.

Zeitraum sinnvoll wählen

Mithilfe der Datumsformeln kann ein Zeitraum flexibel vorgegeben werden. Empfehlenswert ist bspw. folgende Einstellung:

• Ressourcenkapazitätsposten erstellen ab = -LM-1M
• Ressourcenkapazitätsposten erstellen bis = LJ+1J Damit werden die Kapazitäten immer einen Monat rückwirkend und ein Jahr im Voraus anhand des aktuellen Arbeitsdatums bzw. Kalendertags erstellt.

Die Stapelverarbeitung Personenressourcen Vorgaben übernehmen berücksichtigt die Einstellung aus der Einrichtung Projekte und schlägt die Erzeugung der Kapazitäten ggf. entsprechend vor bzw. erstellt diese selbstständig. Dabei wird geprüft, ob Ressourcenkapazitäten erzeugt bzw. aktualisiert werden müssen. Es werden die Felder Ressourcenkapazität erstellt am/um und Gültig ab berücksichtigt. Auch wenn sich die Vorgaben nicht geändert haben, werden Kapazitäten für den gewählten Zeitraum (manuell oder über die Einrichtung Projekte) erstellt, um sicherzustellen, dass der Planungszeitraum abgedeckt ist. Dazu wird das Datum des letzten Kapazitätspostens mit dem berechneten Startdatum verglichen.

Kapazitätsposten werden pro Kalendertag erstellt und berücksichtigen (pro Ressource):

• Arbeitszeitmodell
• Basiskalender → arbeitsfreie Tage entsprechen einer Kapazität von 0
• Abwesenheiten (leer, Genehmigt oder Genehmigung ausstehend) → Kapazität wird entsprechend reduziert:
  • Ganztägig → volle Kapazität wird abgezogen
  • Halbtägig → halbe Kapazität wird abgezogen
  • Stundenweise → entsprechende Stunden wird abgezogen Wenn sich die neue Kapazität oder zugehörige Metadaten (z. B. Ressourcengruppe, Kostenstelle) vom bestehenden Eintrag unterscheiden, wird der alte Eintrag gelöscht und ein neuer erstellt (Tabelle Posten Ressourcenkapazität, 160). Für jeden Kalendertag muss ein Eintrag vorhanden sein – auch mit Kapazität 0.

Wird eine bestehende Vorgabe oder eine Abwesenheit erstellt oder geändert, wird das Feld Ressourcenkapazität erstellt am/um zurückgesetzt und somit die Neuerstellung der Kapazität vorbereitet. Gleichzeitig wird durch die idealerweise tägliche Ausführung sichergestellt, dass die Kapazitäten der Ressourcen ständig aktuell sind. Darüber hinaus werden die Kapazitäten der Ressourcengruppen ebenfalls automatisch aktualisiert, wenn sich Kapazitäten einzelner Ressourcen ändern.

Zusätzlich werden die Ressourcenkapazitäten über eine API-Seite zur Verfügung gestellt.

Standardaktion Kapazität festlegen ausgeblendet

Um Verwirrung zu vermeiden wird mit der Installation von DYCE Project Billing die Standardaktion Kapazität festlegen auf der Seite Ressourcenkapazität ausgeblendet, da diese Funktionalität über die Stapelverarbeitung Personenressourcen Vorgaben übernehmen abgedeckt wird.

Platzhalter

Ressourcen können als Platzhalter gekennzeichnet werden. Dies dient der Verwendung in DYCE Project & Resource Planning. So gekennzeichnete Ressourcen verhalten sich wie eine Personenressource (inkl. Personenressourcen Vorgaben und Qualifikationen). Bei der Verwendung im Projektplan von DYCE Project & Resource Planning reduziert eine Zuordnung auf einen Vorgang allerdings nicht dessen benötigte Kapazität.

Mehrstufige Ressourcenqualifikationen

Bereits im Standard von Business Central ist es möglich, Qualifikationen (engl. Skills) zu definieren und diese Ressourcen zuzuweisen (Aufruf über Ressource / Qualifikation). Mit DYCE Project Billing lassen sich darüber hinaus beliebig viele Stufen je Qualifikation definieren, um eine graduelle Abstufung des Qualifikationslevels innerhalb einer Qualifikation zu ermöglichen. Diese Stufen können dann bei der Zuweisung der Qualifikation zu einer Ressource berücksichtigt werden.
Die Qualifikationscode Stufen werden in der gleichnamigen Seite definiert, welche über den Lookup im Feld Stufen in der Seite Ressourcenqualifikation geöffnet wird. Zur besseren Übersichtlichkeit wird die Anzahl der hinterlegten Qualifikationen pro Ressource in der Infobox Ressourcenstatistik angezeigt.

Sortierung

Die Sortierung der Qualifikationscode Stufen bzw. deren Anzeige erfolgt alphanumerisch anhand der Stufe. Daher kann es ggf. sinnvoll sein, der Stufe zu Sortierungszwecken eine führende Ziffer voranzustellen.

Vorschlag zur Bezeichnung von Personenressourcen

Ein einheitliches Namensschema trägt zur allgemeinen Übersichtlichkeit bei. Nachfolgend daher ein Vorschlag für ein solches Schema für Personenressourcen. Dabei ist allerdings zu prüfen, wie viele Buchstaben benötigt werden, um einen eindeutigen Code zu gewährleisten. So kann im gleichen Unternehmen sowohl ein Joseph Doe als auch eine Jane Doe arbeiten.
Aufbau: Ersten drei Buchstaben des Vornamens, anschließend der Nachname
Beispiel: John Doe ==> JOHDOE